Ghidul complet pentru comunicarea formală

Când vă gândiți la comunicare, vă puteți imagina o conversație obișnuită cu un prieten sau un coleg.

Cu toate acestea, în multe medii profesionale, comunicarea formală este necesară pentru o comunicare eficientă și organizată.

Deci, ce este comunicarea formală exact?

Ce este comunicarea formală?

Comunicarea formală se referă la canalele de comunicare predefinite care sunt utilizate pentru informații oficiale, ordine și instrucțiuni.

Este atunci când informațiile circulă prin canale de comunicare predefinite într-o manieră organizată. Aceste canale pot fi comunicare orizontală față în față între angajați de la același nivel sau comunicare diagonală între angajați de la diferite niveluri.

Scopul comunicării formale este de a se asigura că mesajele sunt clare și concise și ajung la persoanele potrivite în timp util.

În timp ce comunicarea formală poate părea consumatoare de timp în comparație cu conversațiile informale, este esențial pentru companii să mențină ordinea și structura.

Canalele de comunicare predefinite ajută, de asemenea, la stabilirea unui lanț de comandă clar, astfel încât angajații de nivel superior să poată da ordine sau instrucțiuni angajaților de nivel inferior.

Formele comune de comunicare formală includ e-mailuri, scrisori, rapoarte, memorii și prezentări.

Comunicarea formală este o parte esențială a oricărui mediu profesional, deoarece asigură că fluxul de informații este organizat și eficient.

Deși poate fi mai structurat decât conversațiile informale, canalele predefinite ajută la stabilirea ordinii în cadrul unei organizații, astfel încât toată lumea să își poată înțelege în mod clar rolurile și responsabilitățile.

Comunicații formale versus informale

Cea mai semnificativă diferență între comunicarea formală și cea informală este limbajul folosit. E-mailul unui manager către echipa sa despre un proiect viitor va conține un limbaj formal și precis.

Cu toate acestea, același manager ar folosi expresii mai relaxate atunci când trimitea felicitări pentru ziua de naștere a unui membru al echipei sau pentru pensionarea viitoare.

Mai jos sunt câteva alte diferențe între comunicarea formală și cea informală:

• Fiabilitate — Comunicarea formală este văzută ca fiind mai fiabilă, deoarece există întotdeauna o înregistrare scrisă sau electronică.
• Viteză — Comunicațiile oficiale se deplasează mai lent, deoarece există o ierarhie desemnată în jurul revizuirii și aprobării unei comunicări înainte de a o face disponibilă publicului.
• Consumatoare de timp — Crearea de comunicări formale necesită mai mult timp. Este posibil să fie nevoie să depășiți birocrația sau problemele legale cu limbajul. Comunicările informale sunt adesea trimise imediat fără nicio revizuire.

Caracteristicile cheie ale comunicării formale

Să explorăm mai multe detalii despre aspectele comune ale comunicării formale.

• Structură — Comunicările formale din e-mailurile și scrisorile de afaceri urmează de obicei un format stabilit. Există de obicei un antet, o formă comună de salut și o semnătură la sfârșit. Mulți oameni de afaceri folosesc șabloane pentru a crea memorii și alte documente oficiale pentru a se asigura că comunică corect informațiile oficiale.
• Limbă — Limbajul folosit în comunicările profesionale trebuie să fie precis și adecvat contextului. Argoul și alte expresii informale nu ar trebui să fie niciodată folosite. Comunicările formale ar trebui să includă gramatică adecvată și fără contracții. De exemplu, scriitorul ar trebui să scrie „nu” în loc de „nu”.
• Tonul — Tonul comunicării profesionale trebuie să rămână serios și profesionist. Nu ar trebui să existe opinii personale sau emoții evidente în scriere. În schimb, accentul ar trebui să fie pe transmiterea de informații exacte în mod respectuos și obiectiv. Alegeți cuvinte neutre, diplomatice, mai ales când atingeți subiecte sensibile.
• Ierarhie — Comunicările formale ar trebui să circule printr-o ierarhie stabilită a companiei. Canalele desemnate ar trebui să aibă proceduri și protocoale în vigoare pentru a guverna fluxul. Nicio comunicare oficială nu ar trebui să fie efectuată fără autorizarea prealabilă a unui oficial desemnat al companiei.
• Documentație — Toate comunicările formale ar trebui să facă obiectul unui proces de documentare de arhivă care asigură o înregistrare a oricăror decizii, politici sau acțiuni întreprinse în cadrul unei organizații. Acest lucru promovează un mediu de responsabilitate și face informațiile disponibile pentru referințe viitoare.
• Canale de comunicare — Comunicările oficiale ar trebui să treacă prin canale oficiale, cum ar fi un sistem de e-mail desemnat. De exemplu, acestea pot fi prezentate ca rapoarte, scrisori oficiale sau furnizate altor participanți la o întâlnire organizată. Doar canalele recunoscute și aprobate de o companie ar trebui folosite pentru comunicări formale.

De ce este importantă comunicarea formală?

Comunicarea formală lasă mai puțin loc pentru neînțelegeri sau erori de interpretare. Dacă trimiteți o notă care prezintă detaliile noilor politici de muncă, angajații au ceva documentat la care să se refere atunci când au întrebări.

Bazându-ne pe comunicarea informală, cum ar fi o conversație obișnuită la telefon, poate duce la neînțelegeri care duc la greșeli costisitoare și periculoase.

Regulile stricte stabilite pentru diferitele tipuri de comunicări formale asigură o înregistrare adecvată. Dacă apare un audit al companiei sau o problemă juridică, este întotdeauna bine să aveți documente despre ce comunicări au avut loc și când au avut loc. Aceasta este o politică mai bună decât să te bazezi pe memoria unui angajat sau să trebuiască să contactezi pe cineva care nu mai face parte din companie.

Chiar dacă ar putea părea contraintuitiv, puteți economisi mai mult timp prin stabilirea unei comunicări oficiale. După ce ați terminat de scris, îl puteți trimite rapid la câte persoane aveți nevoie. Aceasta înseamnă mai puține conversații față în față pe care ar trebui să le aveți pentru a transmite mesajul la același număr de persoane.

Care sunt beneficiile comunicării formale?

Comunicarea formală este o parte vitală a procesului de afaceri, iar beneficiile acesteia sunt semnificative, în special în industriile non-desk, unde lucrătorii ar putea să nu aibă acces continuu la instrumente digitale sau interacțiune directă față în față cu managementul.

Asigurarea siguranței: industriile non-desk precum construcțiile, producția sau logistica implică adesea riscuri și pericole potențiale. Comunicarea formală asigură că protocoalele de siguranță, liniile directoare și actualizările importante sunt comunicate clar, înțelese și respectate de toți angajații.

Instrucțiuni clare: în industriile în care lucrătorii sunt pe teren sau pe linia de producție, comunicarea formală clară și concisă ajută la prevenirea neînțelegerilor. Asigură îndeplinirea corectă și eficientă a sarcinilor, minimizând greșelile și reluarea.

Menținerea coerenței: Comunicarea formală asigură consecvența transmiterii mesajelor, în special în industriile în care angajații lucrează în diferite ture sau locații. Acest lucru este esențial pentru ca toată lumea să fie pe aceeași pagină și să respecte standardele de calitate.

Conformitatea cu reglementările: comunicarea formală ajută la menținerea înregistrărilor care pot fi necesare pentru conformitatea cu reglementările. Ajută la demonstrarea faptului că angajații au fost informați corespunzător despre politici, proceduri și actualizări, ceea ce este crucial în multe industrii non-desk.

Reducerea decalajului de informații: lucrătorii care nu fac birouri se pot simți adesea detașați de operațiunile de bază ale afacerii datorită naturii rolurilor lor. Comunicarea formală poate reduce acest decalaj, oferindu-le actualizări regulate despre politicile companiei, schimbări și știri, stimulând un sentiment de incluziune.

Responsabilitate : comunicarea formală ajută la crearea unui sistem de responsabilitate în industriile non-desk. Cu comunicarea scrisă, există un istoric al directivelor date și primite, la care se poate trimite înapoi în cazul oricăror dispute.

Mecanism de feedback: comunicarea formală poate oferi, de asemenea, o platformă pentru lucrătorii care nu fac birouri pentru a-și exprima preocupările, ideile sau feedback-ul. Acest lucru poate fi de neprețuit pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri, a siguranței și a satisfacției lucrătorilor.

Construirea unui mediu profesional: comunicarea formală promovează un mediu de lucru profesional și întărește autoritatea și structura ierarhică a companiei. Transmite un mesaj că organizația își apreciază forța de muncă și comunică cu ei într-o manieră respectuoasă și profesională.

Formare și dezvoltare: în industriile în care joburile non-desk sunt predominante, comunicarea formală este adesea folosită în scopuri de formare și dezvoltare. Permite companiilor să partajeze materiale educaționale, ghiduri sau actualizări procedurale pentru a se asigura că lucrătorii au cunoștințele și abilitățile necesare.

Tipuri de comunicare formală

De obicei, organizațiile distribuie comunicări formale într-unul din cinci moduri.

Comunicare în jos

Comunicarea descendentă implică transmiterea de informații importante printr-o companie de la conducerea superioară.

În esență, urmați un lanț de comandă. De exemplu, un vicepreședinte ar putea trimite o notă informând directorii despre o modificare viitoare a politicilor PTO. Acei manageri ar transmite apoi informațiile membrilor echipei lor.

Companiile folosesc de obicei comunicarea descendentă pentru a trimite informații despre:

• Definirea de noi politici
• Prezentarea modificărilor aduse politicilor existente
• Furnizarea de informații despre modificările responsabilităților de delegare
• Explicarea schimbărilor viitoare de personal

Comunicarea descendentă se poate întâmpla și cu comunicări informale. În loc să trimită un e-mail, un manager ar putea vorbi cu echipa sa față în față. Cu toate acestea, reformele majore ar trebui să utilizeze întotdeauna procesul formal de comunicare pentru a confirma transmiterea mesajului.

Comunicarea ascendentă

Comunicarea ascendentă este procesul pe care angajații îl folosesc pentru a oferi feedback managementului și liderilor companiei. Un exemplu ar fi răspunsul la un sondaj anual în care se întreabă ce simt lucrătorii cu privire la diferite aspecte ale companiei.

De asemenea, puteți avea o comunicare ascendentă într-o întâlnire. De obicei, angajații trimit întrebări scrise și primesc un răspuns oficial de la conducere. Multe companii au, de asemenea, casete de sugestii sau forumuri în care lucrătorii pot documenta probleme sau pot sugera îmbunătățiri.

Scopul comunicării ascendente este de a documenta sentimentele angajaților despre mediul lor de lucru. Este o modalitate prin care managementul poate înțelege mai bine personalitățile pe care le angajează.

Feedback-ul oferit de angajați le permite directorilor și conducerii să perfecționeze procesele în moduri care îi ajută pe angajați să devină mai productivi sau să îi facă pe angajați să se simtă mai apreciați pentru contribuțiile lor.

Comunicare orizontală

Comunicarea orizontală sau laterală are loc între lucrători la aproximativ același nivel. Ei pot lucra în același departament sau pot avea titluri de post similare.

Dacă un maistru de șantier trimite un mesaj legat de muncă unui alt maistru, acesta ar fi un exemplu de comunicare orizontală.

Adesea vezi comunicare orizontală între membrii echipei care lucrează la un proiect. Un membru al echipei aflat în vacanță își poate documenta procesele de lucru și le poate transmite persoanei care completează în timp ce este plecat.

Comunicarea orizontală este menită să încurajeze o mai bună colaborare și coordonare între colegi.

Comunicare diagonală

Comunicarea diagonală încurajează angajamentul direct între lucrători la diferite niveluri și sub lanțuri de comandă separate. Managerii ar putea fi nevoiți să transmită o comunicare oficială conducătorului de teren al unui nou proiect pentru a-i ajuta să înțeleagă mai bine contextul mai larg al muncii lor.

Același lider de teren poate transmite actualizări despre starea proiectului angajaților de nivel superior pentru a-i actualiza cu privire la progresul unui proiect.

Comunicare Externă

Comunicările externe descriu mesajele formale trimise de o organizație către o entitate externă. Exemplele includ departamentul juridic care răspunde la o solicitare din partea unui organism de reglementare. E-mailurile trimise clienților și acționarilor contează și ca comunicări externe.

Modul în care organizațiile comunică în exterior ajută la stabilirea imaginii lor. Formatul poate include totul, de la conținutul paginii web până la o prezentare de conferință. Orice comunicare externă ar trebui să transmită un mesaj de calitate și competență despre o organizație.

Exemple de comunicare formală

Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care organizațiile prezintă comunicările formale.

Întâlniri

Majoritatea angajaților sunt familiarizați cu utilizarea întâlnirilor pentru a transmite informații. Întâlnirile implică atât comunicarea ascendentă, cât și descendentă între o echipă și management. Când vine vorba de comunicări formale, structurarea unei agende asigură acoperirea tuturor subiectelor relevante.

Întâlnirile formale încep de obicei cu deschiderea și introducerea unor invitați speciali. Dacă ți-ai adunat echipa într-un singur loc, vrei să-i folosești timpul cu înțelepciune. Țineți-vă de agenda în timp ce invitați la un anumit nivel de participare și implicare din partea echipei.

Prezentări

Cele mai multe întâlniri formale și comunicări ale conferinței includ prezentări. Sunt folosiți pentru a comunica oficial idei, date sau propuneri într-un mod profesional și structurat.

Prezentările ar trebui să aibă un obiectiv clar, prezentatorul clarificând încă de la început ce vor să transmită publicului.

O prezentare se poate concentra pe previzualizarea unui produs viitor sau pe sublinierea scopului unui nou proiect de companie. Alții transmit actualizări despre inițiativele de afaceri sau oferă părților interesate informații despre o nouă propunere. Ajutoarele vizuale ajută la îmbunătățirea mesajului unei prezentări și la menținerea publicului implicat.

E-mailuri

E-mailurile sunt una dintre cele mai comune moduri de a transmite mesaje în cadrul organizațiilor.

Ele sunt de obicei utilizate în următoarele scopuri în comunicările formale.

• Trimiterea comenzilor și a instrucțiunilor
• Efectuarea cererilor
• Furnizarea de informații oficiale
• Transmiterea de anunțuri

E-mailurile formale includ un subiect precis și profesional care clarifică intenția mesajului.

Se adresează destinatarilor folosind salutări formale și închis profesional. Corpul mesajului trebuie să conțină un limbaj concis conceput pentru livrarea eficientă a mesajului. În mod ideal, doriți să evitați orice limbaj înflorit sau pronunțat care diminuează mesajul general și să utilizați un ton profesional pe tot parcursul.

Note

Memourile transmit anunțuri, politici noi și instrucțiuni în cadrul unei organizații. Directivele formale pot fi relevante pentru un anumit departament sau pentru o întreagă organizație. De obicei, oamenii trimit note atunci când este nevoie de a distribui informații sensibile.

Companiile păstrează de obicei note interne ale organizației. Sunt trimise prin canale de comunicare predefinite pentru a se asigura că ajung la publicul țintă. De exemplu, notele pot fi trimise numai anumitor persoane sau liste de distribuție.

Odată trimise, notele sunt de obicei arhivate pentru a se asigura că există o înregistrare istorică disponibilă în legătură cu luarea deciziilor sau modificările politicii.

6 sfaturi pentru îmbunătățirea comunicării formale

Să ne uităm la câteva moduri în care organizațiile pot îmbunătăți modul în care gestionează comunicările formale.

1. Furnizați informații în timp util

Deși poate fi nevoie să revizuiți formularea comunicării oficiale, încercați să obțineți informațiile cât mai repede posibil. Acest lucru poate fi deosebit de important dacă încercați să eliminați zvonurile care ar putea afecta modul în care clienții și alți lideri din industrie văd compania dvs. De asemenea, este bine să evitați orice griji pe care le-ar putea avea angajații cu privire la schimbările organizaționale viitoare.

2. Fii transparent

Fii clar cu privire la scopul comunicării tale oficiale. Încercați să oferiți cât mai multe informații posibil. În acest fel, lucrătorii nu se simt obișnuiți când aud știri mai târziu care par să contrazică ceea ce spui.

3. Faceți din consecvență o prioritate

Oferiți angajaților șabloane care să îi ajute să proiecteze comunicări formale. De asemenea, ar trebui să le oferiți îndrumări cu privire la canalele utilizate pentru fluxul de informații. Acest lucru evită ca cei care au nevoie de informații să nu primească mesajul sau să aibă un document să ajungă la un destinatar neintenționat.

4. Creați mesaje personalizate

Feriți-vă de formularea excesivă care poate bloca intenția mesajelor dvs. De asemenea, este o idee bună să evitați contracțiile care vă fac comunicarea să pară prea informală.

Adresați-vă în mod oficial colegilor și partenerilor de afaceri folosind titlurile lor oficiale. Evitați pronumele personale pentru a păstra corpul mesajului impersonal.

5. Întăriți-vă mesajul

Deși anecdotele pot funcționa bine atunci când faci o prezentare, concentrează-te pe accentuarea punctului principal al comunicării tale oficiale. În acest fel, cititorul iese cu informațiile de care are nevoie.

6. Solicitați feedback

Încurajați destinatarii să vă ofere informații despre comunicarea dvs., ceea ce vă va oferi o idee dacă ați livrat eficient mesajul.

Concluzie

Comunicarea formală este un pilon esențial al oricărei organizații, servind drept coloana vertebrală a diseminării informațiilor bine structurate, eficiente și consecvente. Este deosebit de vital pentru industriile non-desk, unde lucrătorii ar putea să nu aibă acces regulat la instrumentele tradiționale de comunicare. Prin aderarea la comunicarea formală, companiile pot asigura claritate și consecvență, susțin standardele de siguranță, respectă reglementările și pot spori productivitatea.

Integrarea instrumentelor de comunicare digitală precum Connecteam poate spori considerabil eficiența comunicării formale în cadrul unei companii. Astfel de platforme permit comunicarea precisă și în timp real, indiferent de locația angajatului. De la mesagerie instantanee, managementul sarcinilor, programare până la efectuarea de sondaje pentru feedback, aceste instrumente încapsulează toate aspectele vitale ale comunicării companiei.

La sfârșitul zilei, comunicarea formală eficientă, cuplată cu instrumentele digitale potrivite, poate ajuta companiile să promoveze un mediu de lucru mai bun, să promoveze responsabilitatea și să mențină o forță de muncă foarte informată și conectată. Indiferent dacă angajații tăi sunt la birou sau pe teren, comunicarea eficientă va fi întotdeauna un element critic al succesului afacerii.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici