5 Șabloane de urmărire a timpului Google Sheets și 1 opțiune mult mai bună

Urmărirea precisă a timpului ajută la asigurarea faptului că angajații sunt plătiți corect, că turele se desfășoară fără probleme și eficient, iar orele de lucru efective se încadrează în programul săptămânal. De asemenea, ajută companiile să rămână conforme și să promoveze un echilibru sănătos între muncă și viață privată.

Multe companii se bazează în continuare pe Foi de calcul Google pentru a crea și gestiona foile de pontaj. Cu toate acestea, urmărirea manuală a timpului crește riscul unor greșeli costisitoare. Erorile din foile de pontaj ale angajaților pot duce la plăți insuficiente sau în exces, probleme cu orele suplimentare și timpul liber plătit și multe altele.

Greșeli ca acestea pot provoca nemulțumiri în rândul angajaților, pot dăuna reputației unei companii, pot limita timpul de administrare și chiar pot duce la taxe juridice costisitoare.

Din fericire, există o opțiune mai bună acolo. Software-ul dedicat de urmărire a timpului oferă mai multă acuratețe, funcții mai bune și mai mult suport decât un șablon de urmărire a timpului.

În acest articol, discutăm despre beneficiile software-ului dedicat de urmărire a timpului. Iar pentru cei interesați în continuare de urmărirea manuală a timpului, împărtășim 5 șabloane de urmărire a timpului liber mai jos.

Ce este urmărirea manuală a timpului?

Urmărirea manuală a timpului implică utilizarea unei foi de calcul, cum ar fi Foi de calcul Google sau Excel, pentru a înregistra orele de intrare și de ieșire. Orele sunt introduse manual, iar foaia de calcul calculează numărul total de ore lucrate.

De exemplu, un angajat sau managerul acestuia ar putea introduce ora de început ca 9:30 AM și ora de încheiere ca 4:15 PM. O formulă din foaia de calcul calculează acest lucru la 6,75 ore (6 ore și 45 de minute).

De asemenea, puteți pregăti în avans foile de pontaj manuale cu orele de lucru estimate, la fel ca un program, apoi puteți ajusta orele dacă angajații întârzie sau încep devreme.

Urmărirea timpului angajaților dvs. este crucială pentru a vă gestiona forța de muncă și pentru a asigura acuratețea salariilor. Cu toate acestea, urmărirea manuală a timpului este atât consumatoare de timp, cât și predispusă la erori .

Dezavantajele urmăririi manuale a timpului

Din păcate, urmărirea manuală a timpului are unele dezavantaje. Acestea includ:

• Timp pierdut. Introducerea manuală a orelor într-o foaie de pontaj este un proces care necesită timp. Timpul dvs. ar putea fi petrecut mai bine pe alte sarcini, mai ales atunci când software-ul dedicat de urmărire a timpului este pe piață. Automatizarea acestei sarcini va elibera timpul echipei dvs., astfel încât să poată realiza o muncă mai semnificativă.
• Creșterea erorilor. Crearea și actualizarea manuală a foilor de pontaj ale angajaților crește probabilitatea erorilor umane. Managerii și angajații vor face tot posibilul pentru a menține acuratețea 100%, dar se întâmplă greșeli și pot fi dificil de corectat. Există, de asemenea, posibilitatea ca dvs. sau angajații dvs. să nu observați erorile la timp, ceea ce va duce la erori de salarizare.
• Risc crescut de probleme de conformitate. Oricât de inocentă sau autentică ar fi o greșeală, erorile din foaia de pontaj a unui angajat pot duce la o încălcare a legislației muncii. Acest lucru ar putea rezulta dintr-o greșeală de scriere, nu urmărirea corectă a pauzelor sau necontabilizarea orelor suplimentare ale angajaților. Desigur, se pot întâmpla greșeli. Dar este esențial să fii atent la consecințe. Aceste încălcări pot duce la sancțiuni grave.

Din fericire, există o opțiune mult mai bună, astfel încât să puteți evita aceste dificultăți.

Cum să alegi un monitor digital al timpului

Un instrument digital de urmărire a timpului este un avantaj imens pentru companiile care doresc să eficientizeze și să automatizeze urmărirea timpului, programarea, salariile și multe altele.

Vă recomandăm să căutați un software digital de urmărire a timpului care are următoarele caracteristici:

• Ceas cu o singură atingere. Căutați software cu un ceas orar încorporat pe care angajații dvs. pot porni și opri cu o singură atingere. Acest lucru va transforma dispozitivele mobile ale angajaților dvs. într-un ceas orar și le va permite să intre de oriunde.
• Urmărire automată, precisă a timpului. Prioritizează sistemele care urmăresc automat timpul petrecut de angajați pentru diverse sarcini, proiecte sau clienți. Acest lucru vă oferă o imagine clară asupra la ce lucrează angajații și vă asigură că sunt plătiți corespunzător pentru timpul în care stau la ceas. Cel mai bun software va avea un ceas care este exact la secundă.
• Crearea automată a foii de pontaj. Adunați fără efort orele de lucru ale angajaților dvs. în foi de pontaj precise, pregătite pentru revizuire.
• Integrarea salariilor. Căutați un software digital de urmărire a timpului care se va integra direct cu software-ul dvs. actual de salarizare sau ușurează exportul foilor de pontaj pentru a le importa ulterior către furnizorul dvs. de salarizare preferat. Acest lucru ajută la eliminarea durerii de cap din procesarea salariilor.
• GPS și geofencing . Urmărirea prin GPS vă permite să acordați prioritate siguranței angajaților și să vă asigurați că lucrătorii fac intrare și ieșire de la locurile de muncă potrivite. Geofencing vă permite să restricționați de unde pot angajații să înregistreze, ajutând la limitarea erorilor și a furtului de timp.
• Chioșc securizat . Funcționalitatea chioșc vă permite să transformați orice dispozitiv într-un ceas central de timp din care angajații pot intra sau ieși. Este excelent pentru șantiere, magazine de vânzare cu amănuntul, depozite și multe altele. Veți dori, de asemenea, un instrument de urmărire a timpului care vă permite să faceți selfie-uri, pentru a elimina posibilitatea de a lovi cu pumnul prietenului.
• Gestionarea pauzelor, orelor suplimentare și a concediilor plătite (PTO) . Reglementările și calculele pentru pauze, orele suplimentare și PTO pot fi complicate și dificil de gestionat manual. Un instrument digital de urmărire a timpului care face toate acestea pentru tine ajută la garantarea conformității și la promovarea bunăstării angajaților.
• Rapoarte personalizate pe care le puteți adapta nevoilor unice ale afacerii dvs. Vizualizați și analizați datele despre orice, de la ore facturabile și progresul proiectului până la productivitatea angajaților și costurile orelor suplimentare. Accesul la rapoarte detaliate vă ajută să luați decizii bazate pe date.
• Instrumente de programare a angajaților. Funcții precum programarea automată a turelor, programarea turelor prin glisare și plasare și aprobările schimbului de ture cu un singur clic simplifică procesul de programare a angajaților și vă permit dvs. și echipei să vă concentrați pe sarcini mai importante.
• O aplicație mobilă cu funcții complete, astfel încât angajații să poată urmări timpul din mers, să schimbe ture cu colegii, să solicite timp liber, să comunice cu membrii echipei lor și cu dvs. și multe altele.

Connecteam ca urmăritor de timp (cea mai bună opțiune)

Connecteam este cel mai bun instrument de urmărire a timpului digital all-in-one disponibil. Oferă funcții puternice și extrem de personalizabile pentru tot ceea ce aveți nevoie pentru a conduce o afacere eficientă, productivă și rentabilă.

Să ne aprofundăm în caracteristicile care fac din Connecteam cea mai bună opțiune pentru nevoile dvs. de urmărire a timpului – și multe altele.

Foile de pontaj digitale și integrările pentru procesarea fără întreruperi a salariilor

Connecteam convertește automat datele de urmărire a timpului angajaților în foi de pontaj digitale pe care le puteți consulta cu ușurință înainte de a rula salarizarea. Pentru fiecare angajat, puteți vedea numărul total de ore lucrate pe zi și perioada de salarizare, orice timp liber și ore suplimentare și salariul total al angajaților. Tabloul de bord admin semnalează, de asemenea, neregulile, astfel încât să puteți identifica și corecta cu ușurință greșelile potențial costisitoare.

Angajații își pot accesa foile de pontaj, pot solicita modificări și își pot trimite aprobarea direct din aplicația mobilă. Acest lucru economisește timp, limitează erorile și vă ajută să vă asigurați că salarizarea este întotdeauna exactă.

Cu Connecteam, puteți exporta cu ușurință foile de pontaj pentru a le utiliza cu furnizorul de salarizare preferat. Mai bine, Connecteam oferă integrări directe de salarizare cu QuickBooks Online și Gusto – și mai multe integrări sunt pe cale.

Ceas de timp cu o singură atingere pentru urmărire ultra-preciză a timpului

Cu Connecteam, angajații tăi pot intra și ieși cu ușurință și încredere. Aceștia pot porni și opri ceasul cu o singură atingere și se simt siguri că software-ul Connecteam își înregistrează timpul la secundă.

Connecteam oferă, de asemenea, o aplicație chioșc , astfel încât mai mulți angajați să poată face ceasul de la o singură locație pe un dispozitiv partajat.

O altă caracteristică utilă pentru înregistrarea și ieșirea este instrumentul de recunoaștere facială. Scanează fețele angajaților atunci când intră, asigurându-se că chiar ei își încep tura. Acest lucru ajută la prevenirea furtului de timp prin pumnirea prietenilor, asigurându-vă că statul dvs. de plată este întotdeauna exact.

Tehnologia GPS și geofencing pentru a verifica locațiile angajaților

Connecteam transformă orice dispozitiv mobil într-un ceas cu GPS activat . Locațiile exacte ale angajaților sunt capturate atunci când întâlnesc și ies, și puteți utiliza, de asemenea, urmărirea locației în timp real pentru a verifica locațiile lucrătorilor. Acest lucru poate asigura siguranța lucrătorilor singuri în caz de urgență.

În plus, instrumentul de geofencing de la Connecteam vă permite să creați un „gard” virtual în jurul șantierelor de muncă sau a unui birou și să solicitați angajaților să se afle în zonă pentru a intra și ieși.

Pauzele automate și orele suplimentare vă mențin conform

Connecteam vă permite să creați pauză personalizată și reguli pentru orele suplimentare adecvate pentru afacerea, industria și locația dvs. Acest lucru nu numai că vă ajută să respectați conformitatea și să limiteze costurile datorate orelor suplimentare, dar asigură și că lucrătorii beneficiază de timpul de nefuncționare de care au nevoie și sunt plătiți corespunzător.

Tabloul de bord de administrare oferă o imagine clară a pauzelor și orelor suplimentare actuale, viitoare, săptămânale și lunare. Puteți chiar să optați pentru notificări pe măsură ce angajații se apropie de orele suplimentare și să setați mementouri pentru ca angajații să ia pauze sau să treacă.

Creați și implementați programe în câteva minute

Caracteristicile de programare automată a schimburilor de la Connecteam fac ca planificarea programului perfect să fie o simplă simplă. Puteți aloca angajați în ture în funcție de calificările lor, preferințele de ture și disponibilitatea acestora sau puteți stabili ture deschise pe care le poate face orice angajat.

În plus, puteți adăuga liste de verificare și formulare , fișiere, descrieri și multe altele la schimburi, astfel încât angajații să știe ce să facă corect atunci când intră. Angajații pot, de asemenea, să documenteze informații importante despre schimburile lor, cum ar fi câți kilometri au parcurs într-un vehicul al companiei, ce echipament au folosit sau cât de mult au făcut progrese într-un proiect .

Pentru a vă ajuta să vă gestionați costurile cu forța de muncă, instrumentele de verificare automate a conflictelor de la Connecteam vă vor avertiza cu privire la orice suprapunere între PTO-ul unui angajat și schimburile programate. Acest lucru asigură că nicio tură nu este dublată sau supraîncărcată.

PTO fără probleme și solicitări și aprobări de concediu

Connecteam facilitează urmărirea cererilor de concediu ale echipei tale și a alocațiilor PTO direct din aplicație.

Echipa ta poate solicita PTO de oriunde și oricând și vei primi o notificare direct pe dispozitiv. Odată ce aprobi o solicitare, Connecteam va introduce automat PTO în programul angajatului tău. Este atat de simplu!

Aplicație mobilă ușor de utilizat, cu funcții complete

Aplicația mobilă securizată Connecteam le permite angajaților să-și gestioneze ziua de lucru de oriunde. Ei pot să înregistreze și să iasă, să își vadă programul, să își actualizeze disponibilitatea, să discute cu managerii și colegii și multe altele.

De asemenea, puteți trimite angajaților mementouri despre turele lor, astfel încât să fie mai puțin probabil să lipsească de la serviciu și să îi informați despre actualizările importante ale companiei, astfel încât să fie mereu la curent.

În plus, aplicația mobilă Connecteam este bazată pe cloud, ceea ce înseamnă că toate modificările programelor, schimburilor, disponibilității și multe altele sunt actualizate în timp real.

Începeți încercarea gratuită de 14 zile a Connecteam astăzi pentru a simplifica programarea angajaților

5 Google Sheets Time Trackers

Șablonul săptămânal de pontaj al lui Toggl (foi de calcul Google)

Toggl oferă un șablon de urmărire a timpului Google Sheets care permite urmărirea orei de începere a schimbului, a orei de începere și de sfârșit a pauzei, a orei de încheiere a schimbului și a orelor suplimentare suplimentare pe care le lucrează angajații. Acest instrument de urmărire a foii de pontaj calculează apoi diferența dintre orele lucrate ale angajaților și orele programate (contând pauzele și orele suplimentare) și oferă un total săptămânal. De asemenea, afișează suma pe care trebuie să o plătească angajatul.

Toate calculele sunt automatizate, iar tarifele orare ale angajaților pot fi modificate în partea de jos a paginii.

Descărcați șablonul aici.

Șablon săptămânal de foaie de pontaj (Google Sheets) de la Smartsheets

Smartsheets este un șablon de urmărire a timpului Google Sheets care calculează automat câte salarii li se datorează angajaților. Cu acest șablon de foaie de pontaj, setați rata orelor suplimentare ale angajaților și urmăriți orele de boală și concediu ale angajaților.

Descărcați șablonul aici.

Șablon de foaie de pontaj săptămânal al Clockit (foi de calcul Google)

Clockit oferă mai multe șabloane de urmărire a timpului angajaților, inclusiv trackere săptămânale, foi de pontaj pentru proiecte, trackere bisăptămânale și un șablon lunar de foaie de pontaj. Acest lucru permite personalizări în funcție de modul în care sunt plătiți angajații.

Descărcați șablonul aici.

Șablon săptămânal de foaie de pontaj (Google Sheets) de la Quidlo

Șablonul de foaie de pontaj al lui Quidlo pentru Foi de calcul Google le permite managerilor să înregistreze timpul total petrecut pentru fiecare proiect pentru fiecare angajat. Principalul dezavantaj al acestui șablon este că nu există nicio opțiune de a include pauze sau plăți pentru ore suplimentare. Din acest motiv, este cel mai bine utilizat pentru managementul proiectelor sau pentru urmărirea orelor facturabile ale clienților, spre deosebire de orele de lucru ale angajaților.

Descărcați șablonul aici.

Șablon gratuit de foaie de pontaj Everhour (foi de calcul Google)

Acest șablon de foaie de pontaj Google permite managerilor să înregistreze contribuțiile angajaților pentru ore suplimentare, concediile medicale, PTO, pauzele și orele lucrate. Setați tarifele salariale și orele suplimentare ale angajaților și urmăriți timpul în zecimale. Șablonul gratuit Everhour include, de asemenea, o foaie de cheat time/zecimală.

Descărcați șablonul aici.

Șabloane de urmărire a timpului vs. software de urmărire a timpului

Încă nu ești sigur dacă un șablon de foaie de calcul Google sau un software dedicat de urmărire a timpului este potrivit pentru tine? Consultați tabelul nostru de comparație de mai jos pentru a vă ajuta să decideți.

rezumat

Urmărirea timpului este un aspect esențial al managementului angajaților și al muncii. Puteți utiliza Foi de calcul Google sau Excel pentru a urmări timpul lucrătorilor și pentru a crea și gestiona foile de pontaj ale angajaților. Cu toate acestea, utilizarea instrumentelor de urmărire manuale a timpului ca acestea necesită timp și vă lasă afacerea deschisă la greșelile de salarizare și problemele de conformitate.

Puteți folosi unul dintre cele 5 șabloane gratuite de foaie de pontaj pentru Foi de calcul Google menționate în acest articol, dar utilizarea unui software dedicat precum Connecteam este o opțiune mult mai bună .

Connecteam oferă funcții puternice și flexibile, cum ar fi un ceas cu GPS activat, programarea automată a schimburilor, șabloane de schimburi, PTO și instrumente de gestionare a concediilor și multe altele. Are un plan gratuit pe viață pentru întreprinderile mici cu până la 10 utilizatori, iar planurile sale plătite încep de la doar 29 USD pe lună pentru până la 30 de utilizatori.

În general, deși șabloanele gratuite de foi de pontaj Google Sheets pot fi utile, este posibil să nu răspundă nevoilor fiecărei echipe sau proiecte. Pentru o gestionare mai robustă și eficientă a foii de pontaj, vă recomandăm să utilizați Connecteam.

Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită pentru a vedea singur valoarea.