Cum să organizați fișierele de personal ale angajaților

Fișierele de personal ale angajaților conțin informații importante despre angajații dvs., cum ar fi documente fiscale, analize de performanță, contracte de muncă și multe altele.

Fără o structură organizatorică clară pentru fișierele de personal, datele importante pot fi pierdute sau deplasate. Acest lucru face mai dificil pentru lucrătorii din resursele umane (HR), administratorii de salarizare și managerii să găsească informațiile de care au nevoie. În plus, pierderea evidenței datelor angajaților ar putea lăsa compania dvs. să nu respecte legile statului și federale ale muncii. De asemenea, este mai dificil să știți când documentele trebuie actualizate sau înlocuite.

În acest ghid, vom explica ce este inclus într-un dosar de personal al angajaților și vom oferi cinci sfaturi despre cum să organizați dosarele de personal ale angajaților.

Ce este un dosar de personal?

Un dosar de personal al angajatului este o colecție de documente legate de mandatul unui angajat în compania dumneavoastră. Acesta servește ca o înregistrare a angajării lor din momentul în care solicită un loc de muncă până în momentul în care pleacă.

Fișierele de personal sunt importante pentru o varietate de scopuri interne de afaceri și cerințe legale. Acestea servesc drept punct de referință pentru toate întrebările administrative, manageriale, contractuale și compensatorii, de dezvoltare și disciplinare legate de un angajat.

Fișierele angajaților sunt, de asemenea, importante pentru conformitatea cu reglementările și conțin de obicei date pe care angajatorii sunt obligați prin lege să le păstreze. Acestea includ documentele fiscale ale angajaților, cum ar fi Formularul W-4, care este cerut de IRS, și înregistrările de compensare, care sunt cerute de Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA).

În plus, dosarele angajaților oferă o casă sigură pentru documentele legale , cum ar fi contractele de muncă și acordurile de neconcurență. Este esențial ca firma dumneavoastră să aibă aceste documente ușor accesibile în cazul unui conflict de muncă.

Cine este responsabil pentru organizarea dosarelor de resurse umane?

Administratorii de resurse umane sunt de obicei responsabili pentru organizarea dosarelor de resurse umane și gestionarea documentelor din dosarele de personal în fiecare zi. De asemenea, sunt responsabili pentru a se asigura că documentele sunt actualizate și pentru a oferi acces la fișiere pentru cei care au nevoie de ele.

Managerii pot fi, de asemenea, însărcinați să adauge documente precum recenzii de performanță în fișierele angajaților. În acest caz, ar trebui să aibă o înțelegere funcțională a sistemului de organizare a fișierelor.

Ce se înscrie într-un dosar al personalului angajat?

Primul pas pentru a învăța cum să organizați fișierele de resurse umane este să decideți ce formulare și date ar trebui incluse în ele. Vom enumera câteva dintre documentele comune pe care resursele umane le păstrează de obicei în dosarele de personal.

Documente de conformitate

Documentele de conformitate sunt orice documente legate de angajați pe care afacerea dvs. trebuie să le păstreze conform legii federale sau ale statului. Acestea includ:

• taxa IRS formulare de reținere (cum ar fi formularele W-4 și W-9)
• Documente de imigrare (cum ar fi formularele I-9)
• Foile de pontaj ale angajaților, taloanele de plată și alte înregistrări ale salariilor
• Date demografice (inclusiv numele, numărul de securitate socială, sexul și adresa)
• Descrierea postului pentru fiecare post de angajat
• Formulare de înscriere pentru beneficiile angajaților (cum ar fi formularele de înscriere 401(k))
• Documente de compensare a lucrătorilor
• Date de încetare, inclusiv documente de asigurare și șomaj COBRA

Documentele companiei

Documentele companiei sunt orice fișiere care sunt utilizate intern de compania dvs. sau oferă o înregistrare a istoricului unui angajat cu compania dvs. Acestea pot include:

• CV-ul și scrisoarea de intenție pentru cererea de angajare
• Scrisoare de ofertă de muncă semnată
• Contract de muncă
• Documente de evaluare a performanței
• Evidența promoțiilor și creșterilor
• Confirmare semnată a politicilor companiei, inclusiv manualul angajaților
• Acorduri de neconcurență sau de nedezvăluire
• Dosarele disciplinare
• Scrisoarea de demisie și documentația interviului de ieșire

Fișiere confidențiale ale angajaților

Important este că compania dvs. va trebui probabil să păstreze unul sau mai multe seturi de înregistrări confidențiale ale personalului, care sunt separate de fișierele principale ale angajaților dvs. .

Documentele din aceste fișiere confidențiale ar trebui să fie accesibile numai administratorilor de resurse umane care trebuie să le vizualizeze. Ele nu ar trebui să fie accesibile managerilor, iar procesul de vizualizare a acestora ar trebui să fie strict controlat.

Fișierele care ar trebui să intre în dosarul confidențial al unui angajat includ:

• Verificări de antecedente
• Rezultatele testelor antidrog
• Acte de întreținere a copilului
• Evidența popririi salariului
• Informații despre beneficiar
• Orice înregistrări legate de litigii în curs

De asemenea, va trebui să luați în considerare modul de stocare a fișierelor angajaților care includ informații medicale . Datele medicale sunt protejate prin Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA). Acesta trebuie să fie stocat în propriul dosar medical confidențial, separat de alte tipuri de date confidențiale.

Dosarele medicale pot include:

• Formulare de înscriere pentru asigurări de sănătate, dentare și vedere
• Formulare de înscriere la asigurări de viață
• Daune de asigurare și note medicale
• Documentatie cerere concediu medical
• Solicitări de cazare pentru persoane cu dizabilități

Fișiere pe hârtie vs. electronice ale angajaților

O decizie importantă pe care va trebui să o iei este dacă să folosești fișiere pe hârtie sau electronice.

Timp de decenii, dosarele angajaților au fost toate înregistrări pe hârtie. Majoritatea companiilor aveau dulapuri încuiate la care aveau acces doar administratorii de resurse umane. Fiecare angajat avea propriul plic manila care se umplea treptat cu documente de hârtie în timp.

În zilele noastre, este rar să vezi companii care dețin înregistrări pe hârtie. Cel mai bun mod de a organiza dosarele angajaților este electronic. Fișierele digitale ale angajaților sunt de obicei mai convenabile și oferă câteva avantaje importante.

În primul rând, documentele electronice pot fi căutate. Puteți obține rapid cea mai recentă evaluare a performanței unui anumit angajat doar căutând numele angajatului în managerul de fișiere sau în sistemul de gestionare a documentelor. Acest lucru economisește mult timp în comparație cu săpatul printr-un dulap și căutarea unei anumite bucăți de hârtie.

Este, de asemenea , mai eficient din punct de vedere al costurilor și al spațiului să păstrați înregistrările electronice . Nu trebuie să vă ocupați de bunuri imobiliare valoroase cu un dulap masiv în biroul dvs. principal. Nu există nici costuri de imprimare sau mărunțire.

În plus, înregistrările electronice pot fi mai sigure decât înregistrările pe hârtie . Administratorii de resurse umane pot configura permisiunile de acces astfel încât managerii să poată vedea doar fișierele angajaților pentru subordonații lor directe. Aceste permisiuni elimină riscul ca fișierele angajaților să poată fi văzute de cineva care nu este autorizat să le vizualizeze.

Din punct de vedere normativ , documentele pe hârtie și cele electronice sunt în mare măsură echivalente. Compania dvs. poate folosi software pentru a completa și semna formulare în întregime online sau poate scana formulare pe hârtie pentru a crea copii digitale. În cele mai multe cazuri, odată ce creați o copie digitală a unui document, sunteți liber să eliminați copia originală pe hârtie. Există câteva excepții notabile, cum ar fi imaginile cu raze X, așa cum este cerut de Administrația pentru securitate și sănătate în muncă.

Indiferent dacă alegeți să păstrați fișierele pe hârtie sau digitale ale angajaților, este o idee bună să păstrați copii de siguranță . Pentru înregistrările pe hârtie, aceasta înseamnă stocarea copiilor ale tuturor documentelor dvs. în afara amplasamentului - la o unitate comercială de depozitare a documentelor, de exemplu.

Pentru înregistrările digitale, puteți salva copii de rezervă pe un hard disk sau le puteți stoca în cloud folosind un serviciu precum Google Drive. Multe sisteme de management al resurselor umane care oferă stocare de documente, cum ar fi Connecteam, fac backup automat pentru fișierele angajaților dvs. în cloud.

Citiți recenzia noastră aprofundată a celor mai bune sisteme de gestionare a documentelor din 2023

Cum să organizați fișierele angajaților: 5 sfaturi

Acum că am răspuns ce este un dosar de personal și știți ce să includeți într-unul, avem 5 sfaturi despre cum să organizați electronic dosarele angajaților.

Primul nostru sfat despre cum să organizați fișierele de resurse umane se referă la consecvență. Oricum ați decide să vă organizați fișierele, faceți acest lucru în întregul sistem de resurse umane.

La nivelul fișierelor individuale , utilizați o abordare standardizată pentru denumirea documentelor. De exemplu, puteți numi documente folosind formula:

[Numele angajatului] [Numele angajatului] – [Numele documentului] – [Anul]

Această schemă de denumire face ușor să vedeți cui aparține un document, care este documentul și cât de vechi este.

La nivelul dosarelor angajaților , puteți aplica o standardizare similară. De exemplu, fiecare angajat poate avea un folder cu numele sau numărul de angajat. În acel dosar, puteți avea subdosare etichetate „Incorporare”, „Statul de plată”, „Evaluări de performanță” și așa mai departe. Apoi, puneți aceleași tipuri de documente în fiecare dintre aceste subdosare pentru fiecare angajat.

Utilizarea unei aplicații dedicate pentru organizarea documentelor poate facilita semnificativ gestionarea fișierelor angajaților. Sistemele de gestionare a documentelor vă permit să glisați și să plasați fișiere între dosare, să căutați documente după nume sau conținut și multe altele.

Unele sisteme de gestionare a documentelor, cum ar fi Connecteam , le permit angajaților să încarce ei înșiși în siguranță documentele de resurse umane necesare în sistemul dvs. Software-ul folosește automatizări pentru a pune fișierul și formularul fiecărui angajat acolo unde ar trebui să meargă, economisind timp și reducând erorile.

Connecteam oferă, de asemenea, un portal de autoservire pentru manageri și angajați pentru a vizualiza documente. De exemplu, ați putea dori să le permiteți managerilor să vadă evaluările performanței angajaților și angajaților să vadă taloanele de plată. Acest lucru eliberează echipa dvs. de resurse umane să se concentreze pe sarcini mai importante decât să răspundă în mod constant la solicitările de documente.

Începeți acum încercarea gratuită de 14 zile a Connecteam

O parte importantă a învățării cum să organizați electronic fișierele angajaților este configurarea permisiunilor de acces. Permisiunile de acces determină cine din compania dvs. poate vedea ce fișiere ale angajaților. Acestea sunt esențiale pentru a vă asigura că datele sensibile ale angajaților sunt vizibile numai pentru cei care trebuie să le vadă. Permisiunile ajută, de asemenea, să prevină mutarea, modificarea sau ștergerea accidentală a fișierelor.

Cu o aplicație de gestionare a fișierelor pentru organizarea documentelor, ar trebui să fie simplu să stabiliți permisiunile de acces. Un loc bun pentru a începe este să oferi managerilor acces la fișiere neconfidențiale numai pentru subordonații lor directe. Managerii superiori pot avea nevoie de acces la fișierele pentru rapoarte cu două niveluri mai jos.

Doar administratorii seniori de resurse umane și managerii de beneficii ar trebui să aibă acces la informații despre beneficiile angajaților și alte documente confidențiale. Doar membrii echipei juridice a companiei dvs. ar trebui să aibă acces la fișierele legate de litigiile aflate în desfășurare.

Un alt sfat despre cum să organizați fișierele de personal este să utilizați formulare și liste de verificare , precum cele disponibile cu Connecteam. Acestea asigură că angajații completează fiecare document pe care trebuie să-l facă.

Atât formularele, cât și listele de verificare sunt deosebit de utile în timpul îmbarcării și la începutul fiecărui an, când angajații au de furnizat numeroase documente. Va fi ușor atât pentru angajați, cât și pentru managerii de resurse umane să vadă dacă lipsește un fișier sau un formular important.

Unul dintre aspectele mai dificile ale gestionării fișierelor angajaților este să rămâi la curent cu reînnoirile formularelor și expirările certificării . Întrebarea este cum să organizați dosarele de personal ale angajaților în așa fel încât să puteți fi sigur că formularele de angajați sunt mereu la zi.

Încă o dată, utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor poate ajuta. Când un administrator de resurse umane încarcă un document, îi poate atribui o dată de expirare. Acesta poate dura un an de la data încărcării formularului, de la data expirării unei certificări sau din ultima zi a anului.

Connecteam, de exemplu, vă permite să setați date de expirare pentru fiecare intrare de document sau pentru fiecare tip. Atribuirea datelor de expirare în funcție de tip (de exemplu, un an sau 18 luni) vă scutește de a fi necesar să faceți acest lucru manual pentru fiecare document.

Sistemul dumneavoastră de gestionare a documentelor vă va anunța automat pe dumneavoastră sau pe angajat când se apropie o dată de expirare. Acest lucru asigură că fișierele și formularele sunt reînnoite înainte de a expira, astfel încât să nu existe o depășire a conformității.

rezumat

Înțelegerea modului de organizare a fișierelor angajaților poate face o diferență uriașă în operațiunile de resurse umane ale companiei dvs. Fișierele bine organizate ale angajaților le ajută administratorilor și managerilor de resurse umane să găsească informațiile de care au nevoie. Ele sunt, de asemenea, esențiale pentru a vă asigura că afacerea dvs. rămâne în conformitate cu legile fiscale și ale muncii.

Cel mai bun mod de a organiza fișierele angajaților este electronic, în mod ideal, folosind un sistem dedicat de gestionare a documentelor de resurse umane precum Connecteam . Puteți crea un sistem standardizat de denumire a fișierelor, puteți controla permisiunile de acces, puteți rămâne cu ușurință la curent cu expirarea documentelor și multe altele.

Gestionați cu ușurință fișierele de personal ale angajaților cu Connecteam

Connecteam este soluția supremă pentru gestionarea dosarelor personalului angajaților. Platforma noastră dedicată de management al resurselor umane oferă stocare sigură a documentelor, acces ușor și permisiuni avansate pentru informații confidențiale.

De la contractele angajaților și evaluările de performanță la certificatele de formare și cererile de concediu, Connecteam vă ajută să vă eficientizați procesele de HR, astfel încât să vă puteți concentra pe ceea ce contează cel mai mult - afacerea dvs.

Înscrieți-vă astăzi pentru o încercare gratuită de 14 zile și experimentați singuri beneficiile Connecteam.