Cum se calculează costul forței de muncă: un ghid complet
Publicat: 2023-04-30Costul forței de muncă poate fi una dintre cele mai mari cheltuieli pe care va trebui să le luați în considerare în buget, în funcție de afacerea dvs. În plus, există multe lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când stabiliți un salariu corect.
Oferirea de salarii competitive fără a renunța la rezultatul este un act de echilibru delicat, dar care este posibil.
Indiferent ce tip de afacere conduceți, dacă aveți angajați, trebuie să îi plătiți pentru timpul lor. Procesul de determinare a modului de calcul al costului forței de muncă poate fi intimidant - dar nu trebuie să fie înfricoșător!
Aici intervine acest ghid util. Aflați despre costul forței de muncă, instrucțiuni pas cu pas despre cum să îl calculați și cum să vă asigurați că nu vă distruge bugetul.
Care este costul forței de muncă?
Costul forței de muncă este suma totală plătită angajaților într-o anumită perioadă de timp, inclusiv salariile, beneficiile și impozitele pe salarii. Toate companiile sunt gata să facă bani, dar aveți nevoie de angajați care să vă ajute să ajungeți acolo - și trebuie să le plătiți.
O mare parte a managementului angajaților – indiferent dacă lucrați în HR sau dețineți propria afacere – determină tot ceea ce se înscrie în costul anual al forței de muncă. Amintiți-vă că, în unele industrii, aceasta va fi cea mai mare cheltuială a dvs.
În plus, cu salariile în creștere constantă, este important să fii conștient de beneficiile pe care ar trebui să le oferi angajaților tăi în plus față de tariful orar.
Depășește cu mult costul pe oră. De asemenea, ar trebui să includeți următoarele în calculele costului forței de muncă:
- Impozite
- Beneficii
- Peste orar
- Costuri de formare/onboarding
- Bonusuri
- Costuri generale de salarizare
Să aruncăm o privire mai atentă la câteva.
Impozite
Taxele pe salarii sunt o piesă a puzzle-ului costului forței de muncă. Aceste taxe includ taxa FICA de 7,65% care acoperă Securitatea Socială și, respectiv, Medicare, precum și taxa FUTA de 6%, mai puțin cunoscută, care plătește șomajul federal.
De asemenea, nu puteți uita de taxele de șomaj de stat și de taxele locale de șomaj.
De asemenea, este important să rețineți că impozitele pe salarii trebuie adăugate peste salariul brut - asta este ceea ce câștigă angajații înainte de beneficii, impozite și orice alte deduceri de salarii.
Beneficii
Beneficiile pot include asigurări standard de sănătate, dentare, de invaliditate și de viață, precum și planuri de pensionare, concediu plătit (PTO) și zile de concediu și de boală.
Aceste suplimente sunt extrem de importante atunci când vine vorba de a-ți face angajații să se simtă apreciați și pot ajuta la creșterea menținerii locului de muncă și la scăderea fluctuației angajaților. Un studiu Pew Research a constatat că 43% dintre respondenți au spus că au renunțat la un loc de muncă pentru că nu oferă beneficii bune.
Planurile de pensionare sunt, de asemenea, ceva de luat în considerare. Cele mai comune planuri de pensionare oferite de companiile din SUA sunt planurile finanțate de angajați, cum ar fi 401(k).
Care este diferența dintre costurile directe și indirecte cu forța de muncă?
Acum că știți tot ce implică calcularea costului real al forței de muncă, este esențial să înțelegeți diferența dintre costurile directe și indirecte ale forței de muncă.
Costul direct al forței de muncă este compensația totală pe care o oferiți angajaților dvs. - inclusiv orice beneficii și taxe - și costul materialelor pe care trebuie să le furnizați, cum ar fi birouri, computere și orice altceva de care ar putea avea nevoie pentru a-și face treaba.
Costurile indirecte cu forța de muncă sunt cunoscute și sub denumirea de „costuri generale”. Acestea cuprind orice întreținere a materialelor de care are nevoie echipa dumneavoastră, costuri de operare, chirie și utilități pentru spațiul de birouri și instruire. Costurile indirecte cu forța de muncă sunt adesea specifice industriei.
De exemplu, companiile care necesită o flotă de vehicule care au nevoie de întreținere vor avea în mod natural mai multe costuri indirecte generale decât o afacere de birou.
Puteți calcula cu ușurință costurile directe cu forța de muncă adunând salariile angajaților, beneficiile și costul materialelor de care au nevoie. Apoi, trebuie să calculați orice costuri indirecte asociate afacerii dvs.
Urmăriți separat costurile directe și indirecte, astfel încât să știți exact ce implică costurile operaționale. Și, deși cunoașterea acestor informații vă va ajuta să înțelegeți mai bine cât costă compensarea angajaților dvs., vă va ajuta și să stabiliți prețul bunurilor și serviciilor.
Puteți să vă uitați la costurile directe cu forța de muncă și apoi să veniți cu prețuri care vă oferă un avantaj competitiv față de concurenții dvs.
Calcularea costurilor indirecte vă va ajuta să vă planificați viitorul, să veniți cu o strategie de scalare și să vă asigurați că aveți destui bani rezervați în buget pentru costurile de operare.
Ca o notă, costul mediu al forței de muncă este de obicei între 20-35% din vânzările dvs. brute, în funcție de industria dvs. Ținând cont de acest lucru, veți putea stabili prețul produselor și serviciilor dvs. într-un mod care să aibă sens pentru obiectivele dvs. de afaceri.
Ghid pas cu pas pentru calcularea costului forței de muncă
Acum că înțelegeți mai bine tot ceea ce este legat de costul forței de muncă, este timpul să învățați cum să calculați costul forței de muncă pe oră pentru afacerea dvs. Există mai multe formule de folosit pentru a-ți da seama - tot ce ai nevoie sunt niște numere foarte specifice.
Mai jos veți descoperi exact cum să calculați costul forței de muncă pentru un anumit angajat, inclusiv costul orar și costurile orelor suplimentare. Pentru a face lucrurile mai ușor de înțeles, să-i spunem Patricia.
Ea este designer grafic la o mică companie de tehnologie din New York City și face tariful orar mediu pentru postul ei, care este de aproximativ 35 de dolari pe oră, cu mult peste salariul minim.
Veți începe prin a calcula salariul ei brut, beneficiile și impozitele, precum și prin a determina câte ore a lucrat efectiv. Apoi veți lua în considerare orice alte cheltuieli, astfel încât să puteți calcula costul forței de muncă pentru un an pentru a afla care este adevăratul cost al forței de muncă pentru Patricia.
Pasul 1: Aflați salariul brut
Salariul brut poate fi calculat calculând câte ore a lucrat Patricia și salariul ei brut pe oră. Formula este foarte simplă.
Se așteaptă ca angajații cu normă întreagă să lucreze 40 de ore pe săptămână în 52 de săptămâni pe an, adică 2.080 de ore de lucru pe an. Dacă Patricia câștigă 35 de dolari pe oră, salariul ei brut anual ar fi de 72.800 de dolari.
După cum puteți vedea din acest exemplu, nu este de mirare că costul forței de muncă este una dintre cele mai mari cheltuieli pentru proprietarii de afaceri, în funcție de industrie. Deși, desigur, doriți să vă plătiți oamenii în mod corect, este important să fiți realist cu privire la cât de mult vă puteți permite să-i plătiți.
În acest exemplu, un singur angajat costă mai mult de 70.000 USD. Dacă vânzările dvs. anuale brute nu sunt foarte mari, poate fi necesar să vă regândiți modelul de afaceri dacă doriți să continuați să vă plătiți bine oamenii.
Este important să rețineți că salariul brut nu include beneficii, orele suplimentare sau taxe pe salariu. Veți învăța cum să luați în considerare aceste cheltuieli la Pasul 3.
Pasul 2: Determinați numărul real de ore lucrate
Pot exista 2.080 de ore lucrabile pe an pentru un angajat cu normă întreagă, dar realitatea este că oamenii au nevoie de pauze și vacanțe și uneori se îmbolnăvesc. Patrica își iubește meseria, dar asta nu înseamnă că vrea să lucreze 40 de ore pe săptămână, toate cele 52 de săptămâni ale anului.
Pentru a determina orele efective pe care Patricia lucrează, să presupunem că a avut 21 de zile libere plătite. Dacă într-o zi de lucru sunt 8 ore, înseamnă că a avut 168 de ore libere. Utilizați aceste numere într-o formulă nouă pentru a calcula câte ore a lucrat Patricia.
Folosind formula de mai sus cu orele de lucru efective ale Patriciei înseamnă că aceasta a lucrat 1.912 ore. Deși nu a marcat timpul ei, a decis să-și folosească timpul de vacanță.
La compania ei, fiecare angajat primește 14 zile libere standard, ca parte a politicii de concediu. Și-a folosit șapte zile PTO pentru a-și putea lua o vacanță completă de trei săptămâni.
Ca o reamintire, angajatorii nu sunt obligați să ofere PTO ca parte a pachetului lor de beneficii pentru angajați. Acestea fiind spuse, este atractiv pentru potențialii angajați, iar un program solid PTO poate încuraja membrii echipei să rămână pe termen lung. Este ceva de avut în vedere!
Pasul 3: Luați în considerare orice cheltuieli suplimentare
Este timpul să ținem cont de toate celelalte cheltuieli care au fost atinse mai sus. Beneficiile ar trebui adăugate peste salariul brut pentru a calcula costul total al forței de muncă pentru un anumit angajat. Veți adăuga aceste costuri într-o altă formulă pentru a obține acea cifră finală.
Deci, de ce fel de beneficii se bucură Patricia ca designer grafic la o companie de tehnologie?
- Asigurare de sanatate
- Asigurare de viata
- Asigurare de invaliditate
- Un plan de pensionare finanțat de angajați cu potrivire angajator
- Prânz gratuit la cantina companiei
- Un laptop și o tabletă
- Oportunități trimestriale de educație continuă
Pentru a vă oferi o idee mai bună despre cât de multe beneficii ca acestea pot afecta salariile pe oră, Departamentul Muncii al Statelor Unite a publicat un studiu în 2021 care a arătat că un muncitor mediu din industria privată a câștigat 38,07 USD pe oră.
Salariul mediu pe oră a fost de 26,86 USD, sau 70,5% din total. Restul de 11,22 USD au intrat în beneficii.
Costul beneficiilor nu este singura cheltuială de luat în considerare. De asemenea, trebuie să includeți orele suplimentare și bonusurile pentru a găsi adevăratul cost al forței de muncă.
Qualtrics a publicat un studiu care a constatat că 57% dintre angajați doresc să lucreze în schimburi suplimentare ca o modalitate de a combate inflația. Asta înseamnă că devine din ce în ce mai important ca niciodată să îl includeți în formula costului total al forței de muncă.
Să presupunem că Patricia a lucrat câteva săptămâni de 50 de ore pe parcursul anului. Orele suplimentare sunt adesea mai mari decât salariul orar standard - unele companii oferă timp și jumătate, în timp ce altele oferă dublu.
Amintiți-vă: weekendurile și sărbătorile legale sunt adesea supuse unor salarii mai mari ale angajaților.
Patricia a scos-o din parc pentru câteva proiecte de-a lungul anului, așa că i s-a acordat un bonus pentru eforturile ei. Trebuie să adăugați orele suplimentare, precum și bonusul ei în calculele dvs. pentru a determina costul total al forței de muncă.
În cele din urmă, nu uitați de acele taxe pe salarii mereu importante! FICA iese direct din salariul săptămânal al Patriciei, iar compania de tehnologie este obligată să plătească FUCA. Și, pentru că se află în New York City, trebuie să plătească și taxe de șomaj la New York.
În timp ce toate aceste beneficii pot părea excesive, angajații tăi te vor aprecia mult mai mult dacă le oferi. Adevărul este că un angajat fericit este un angajat mai productiv, iar un angajat productiv este de neprețuit.
Pasul 4: Calculați costul total al forței de muncă pe an
Știi salariul brut al Patriciei, orele efective pe care le-a lucrat și toate celelalte cheltuieli care intră în salariul ei. Acum este timpul să determinați costul total al forței de muncă pe an cu o altă formulă.
Formula costului total al forței de muncă este destul de simplă. Să aruncăm o privire la cât costă Patricia compania pe an, pe baza salariului ei brut și a altor cheltuieli.
Dacă vă amintiți, ea a înregistrat un total de 2.080 de ore pe parcursul anului și câștigă 35 USD pe oră, ceea ce înseamnă că a câștigat 72.800 USD. Și-a luat ceva vacanță, precum și PTO, dar a fost plătită pentru acele ore.
Acum haideți să defalcăm acele cheltuieli și să adăugăm câteva cifre din viața reală pentru a vă ajuta să înțelegeți.
- Securitate socială: 6,2% din 72.800 USD = 4.513,60 USD
- Medicare: 1,45% din 72.800 USD = 1.055,60 USD
- Taxa de șomaj din statul New York: 4,1% la primii 7.000 USD = 287 USD
- Taxa FUTA: 0,6% din primii 7.000 USD = 42 USD
- Asigurare de sănătate: 4.000 USD
- Orele suplimentare: 1.000 USD
- Alte beneficii: 1.500 USD
Pe baza acestor cifre, cheltuielile suplimentare pe care trebuie să le adăugați la salariul de bază al Patriciei de 72.800 USD ies la 8.402,20 USD. Costul efectiv al forței de muncă pentru a menține Patricia în echipa companiei de tehnologie este de 81.202,20 USD.
Formula costului total al forței de muncă este foarte ușor de utilizat atâta timp cât aveți acces la toate numerele de care aveți nevoie. Din nou, consultați departamentul de finanțe sau discutați cu contabilul sau contabilul dvs. dacă aveți întrebări sau începeți să vă simțiți pierdut. Pentru asta sunt acolo!
Dar procentul costului forței de muncă?
Deși vorbim despre costul forței de muncă, trebuie, de asemenea, să fii conștient de procentul costului forței de muncă al companiei tale.
Cunoașterea acestuia vă va permite să cercetați și mai profund costul forței de muncă pentru afacerea dvs. Vă va ajuta să determinați dacă costul forței de muncă este prea mare, ceea ce vă poate afecta negativ profiturile.
Procentajul costului forței de muncă compară costurile cu forța de muncă cu vânzările brute și cunoașterea acestor cifre este esențială pentru buget, creștere și planificare.
Pentru a-l calcula, mai întâi, trebuie să știți venitul anual brut. Ar trebui să puteți găsi aceste informații pe foaia de venituri a companiei dvs., pe care o puteți lua de la cineva din departamentul financiar.
Apoi, determinați costurile totale ale forței de muncă ale companiei dvs. (după cum este indicat în instrucțiunile pas cu pas de mai sus) și utilizați această formulă utilă pentru a calcula procentul costului forței de muncă:
(Costul total al forței de muncă / Vânzări brute) x 100 = Procentajul costului muncii
Acest procentaj variază de obicei în funcție de industria în care vă aflați. Dacă vindeți un produs, probabil că al dvs. se va încadra în intervalul de 25-30% menționat mai sus. Costurile cu forța de muncă la restaurant sunt de obicei puțin mai mari, deoarece este o afacere bazată pe servicii.
Tipul de muncă pe care o desfășurați, precum și ceea ce oferiți pentru salariile pe oră vă vor afecta direct procentajul costului forței de muncă. Formula de mai sus poate fi utilizată pentru a afla procentul anual al costului forței de muncă.
De asemenea, poate doriți să vă uitați la alte perioade de timp, cum ar fi săptămâni, luni sau trimestre în loc de ani, mai ales dacă ați înregistrat recent profituri brute mai mari sau ați crescut salariile angajaților dvs.
Puteți utiliza aceeași formulă, dar va trebui să vă uitați la rapoartele intermediare de vânzări ale companiei dvs. pentru a obține numerele corecte pentru a le conecta.
Deși ați putea fi tentat să reduceți costurile oriunde puteți, dacă nu sunteți mulțumit de procentul costului forței de muncă, este important să mergeți cu atenție. Dacă vă reduceți salariile pe oră sau salariile, riscați să pierdeți angajați esențiali sau o calitate slabă a muncii.
Este un act de echilibru pe care trebuie să-l stăpânești dacă vrei ca afacerea ta să reușească și să-ți faci membrii echipei fericiți.
Calculați costul forței de muncă astăzi
Acum știi cum să calculezi costul forței de muncă pentru afacerea ta. După cum ați descoperit, costul forței de muncă depășește salariile pe oră și ia în considerare mulți alți factori, cum ar fi beneficiile, impozitele și alte cheltuieli esențiale.
Când folosiți datele pentru a calcula cât vă costă să plătiți angajații, veți fi mai bine poziționat pentru a oferi o compensație echitabilă și competitivă, fără a afecta negativ rezultatul final.
Specialiștii în resurse umane pot fi însărcinați să calculeze costurile forței de muncă ca parte a MO lor - utilizați formulele de mai sus pentru a face acest lucru și nu puteți greși!
Cunoașterea costului forței de muncă este cheia unui management adecvat al angajaților. Rămâneți la curent cu costul forței de muncă al afacerii dvs. cu cel mai avansat instrument de urmărire a timpului și de creare a fișelor de pontaj de pe piață.
Începeți acum cu Connecteam gratuit și mențineți costul forței de muncă sub control.