Cum să calculați orele de salarizare și diferite instrumente de utilizat

Calcularea salariilor pentru angajații tăi orar începe cu ținerea evidenței câte ore lucrează. Puteți urmări manual orele, dar foile de pontaj scrise de mână și ceasurile manuale sunt predispuse la erori umane care pot fi costisitoare.

Din fericire, acum există multe platforme digitale de ceas orar care vă pot ajuta să urmăriți timpul și să calculați cu acuratețe orele pentru salarizare. În acest ghid, explicăm cum să calculăm orele de salarizare și să evidențiem 3 dintre cele mai bune aplicații de urmărire a timpului pe care compania ta le poate folosi astăzi.

Diferite metode de urmărire a orelor lucrate

Pentru a calcula câte ore a lucrat un angajat, trebuie mai întâi să țineți evidența orelor pe care le-a lucrat pe parcursul săptămânii. Există mai multe abordări diferite pe care le puteți lua.

Fișe de pontaj scrise de mână

Fișele de pontaj scrise de mână sunt cel mai simplu mod de a ține evidența timpului, dar și cel mai predispus la erori. Cu fișele de pontaj scrise de mână, depinde de angajați sau manageri să noteze pur și simplu orele pe care le lucrează în fiecare zi pe o bucată de hârtie.

Această metodă este problematică deoarece este ușor pentru angajați să uite să-și noteze orele de lucru . Dacă uită, este dificil să se întoarcă și să completeze din memorie orele de intrare și de terminare.

Chiar dacă angajații dvs. își înregistrează orele cu o acuratețe de 100%, fișele de pontaj scrise de mână ridică în continuare probleme. Va trebui să numărați manual orele fiecărui angajat, ceea ce poate duce la erori la calcularea orelor pentru salarizare.

De asemenea, va trebui să păstrați aceste carduri de pontaj fizice pentru cel puțin 3 ani pentru a respecta reglementările fiscale federale. Acest lucru ocupă spațiu în biroul dvs. care ar putea fi folosit mai bine.

Ceasuri manuale

Ceasurile manuale folosesc carduri perforate, carduri cu glisare sau citiri biometrice (cum ar fi scanarea amprentelor digitale) pentru a observa angajații la locul de muncă și la plecare. Aceste ceasuri de timp sunt de obicei situate într-o zonă centrală unde angajații trebuie să treacă pe lângă ele, ceea ce face mai greu pentru angajați să uite să-și urmărească orele.

Avantaje

Un avantaj al ceasurilor manuale este acela că angajații trebuie să fie prezenți fizic la ceasul pentru a intra sau ieși. Acest lucru poate ajuta la reducerea furtului de timp, care apare atunci când un angajat face timp suplimentar înainte de a ajunge la serviciu sau după ce pleacă.

Dezavantaje

Un dezavantaj major al ceasurilor manuale este că nu funcționează bine pentru angajații care își petrec cea mai mare parte a timpului pe teren . Dacă un angajat nu vine la birou sau la locul de muncă central, este posibil să nu aibă o modalitate de a intra sau ieși.

Un alt dezavantaj al ceasurilor manuale este acela că produc de obicei fișe de timp pe hârtie. La fel ca și fișele de pontaj scrise de mână, acestea necesită să adăugați manual orele angajaților și trebuie să fie stocate în biroul dvs.

Foi de calcul

O foaie de calcul oferă o alternativă digitală de bază la cardurile de pontaj fizice. Puteți crea foi de calcul folosind platforme precum Microsoft Excel sau Google Sheets.

Avantaje

Trecerea la digital are numeroase avantaje. În primul rând, este ușor să accesați carduri digitale de pontaj de pe computer sau dispozitiv mobil. Nu există niciun risc ca o fișă digitală de pontaj să se piardă în amestecul documentelor.

Dvs. și lucrătorii dvs. puteți, de asemenea, să partajați accesul la o fișă digitală de pontaj, permițând echipei dvs. să lase note sau comentarii unul pentru celălalt.

În plus, foile de calcul permit, de asemenea, angajaților să urmărească alte informații decât doar orele de intrare și de plecare. De exemplu, ar putea furniza note despre sarcina la care lucrau. Acest lucru poate fi foarte util pentru a înțelege cât de productivi sunt angajații tăi și cât timp durează finalizarea unui anumit proiect.

Un alt avantaj al urmăririi digitale a timpului este că puteți adăuga automat orele . Majoritatea software-ului pentru foi de calcul oferă o funcție de sumă care ajută la eliminarea erorilor la calcularea orelor de salarizare.
În cele din urmă, foile de pontaj digitale sunt ușor de stocat . Ele pot locui pe un hard disk sau în stocarea în cloud a companiei dvs. în loc să ocupe spațiu valoros în biroul dumneavoastră. Acest lucru este, de asemenea, benefic pentru conformitatea cu cerințele de păstrare a evidenței, deoarece există mai puține șanse ca foile de pontaj digitale să fie pierdute în comparație cu foile de pontaj fizice.

Dezavantaje

În timp ce foile de calcul oferă avantaje majore față de ceasurile manuale și notele scrise de mână, ele au totuși dezavantaje.  

În primul rând, este ușor să introduceți greșit informații despre timp într-o foaie de calcul, ceea ce poate duce la erori în statul de plată.

De asemenea, angajații trebuie să-și amintească să-și introducă orele manual, la fel ca în cazul fișelor de pontaj scrise de mână.

De asemenea , nu există nicio modalitate încorporată de a verifica orele pe care un angajat le introduce într-o foaie de calcul de urmărire a timpului. Acest lucru poate crește incidența furtului de timp la afacerea dvs., costându-vă bani.

Software de ceas digital

Software-ul de ceas digital este cea mai bună soluție pentru urmărirea timpului angajaților și calcularea orelor pentru salarizare.

Avantaje

Acest software oferă toate avantajele urmăririi digitale a timpului, plus abordează unele dintre deficiențele cheie ale foilor de calcul.

Aplicațiile de urmărire a timpului pot porni și opri automat urmărirea timpului în funcție de ceea ce face un angajat. De exemplu, o aplicație de urmărire a timpului poate începe să urmărească timpul când un angajat își deschide e-mailul. Unele opțiuni, cum ar fi Connecteam, vor trimite angajaților mementouri pentru a-și porni ceasul când ajung la un loc de muncă.

Un alt avantaj al software-ului de ceas digital de timp este că acesta include de obicei funcții pentru a preveni furtul de timp. Angajaților li se poate cere să facă un selfie, de exemplu, ceea ce împiedică altcineva să intre în numele lor.

De asemenea, puteți implementa software-ul pentru ceasul de timp pe un chioșc central , la care angajații trebuie să fie prezenți fizic pentru a intra sau ieși. Acest lucru reproduce unul dintre avantajele cheie ale ceasurilor manuale.

În plus, multe aplicații de ceas de timp calculează automat orele de salarizare , eliminând deloc nevoia de a adăuga orele angajaților.

De asemenea, se pot integra direct cu software-ul dvs. de salarizare. Așadar, puteți rula statul de plată în câteva clicuri, în loc să petreceți o zi întreagă numărând orele și să vă verificați de două ori matematica.

Cum se calculează orele de salarizare

Odată ce aveți fișa de pontaj a unui angajat, puteți calcula numărul total de ore lucrate pentru salarizare. Cum procedați în acest sens depinde dacă urmăriți timpul manual sau dacă utilizați un software de urmărire a timpului.

Metoda 1: Calculați orele lucrate manual

Dacă urmăriți timpul cu fișe fizice sau cu o foaie de calcul, va trebui să calculați manual orele lucrate.

Începeți prin a converti toate orele dintr-un format am/pm într-un format de 24 de ore . De exemplu, 3 pm devine 15:00. Acest lucru face mult mai simplu să scazi ora de începere a unui angajat din ora de încheiere.

Apoi, convertiți minutele în format zecimal . Puteți face acest lucru împărțind minutele fiecărei intrări de timp la 60. De exemplu, 14:15 ar deveni 14,25 (15/60 este egal cu 0,25).

Acum puteți scădea ora de începere a angajatului din ora de încheiere . Dacă un angajat a început munca la ora 9:05 și s-a încheiat la ora 17:15, aceasta devine 17,25 – 9,08 = 8,17 ore lucrate.

În cele din urmă, nu uitați să scădeți orice pauze pe care angajatul le-a luat în timpul zilei. Dacă au luat o pauză de masă de 45 de minute, de exemplu, ai calcula 8,17 – 0,75 = 7,42 ore lucrate.

Metoda 2: Calculați timpul lucrat cu un calculator de salarii

În loc să calculați orele manual, puteți utiliza un calculator gratuit de salarizare .

Acest calculator de card de timp vă permite să introduceți ora de începere și de sfârșit a unui angajat în fiecare zi și să calculeze automat orele zilnice ale acestuia. Puteți calcula ore pentru 1 sau 2 săptămâni la un moment dat.

Dacă introduceți rata de plată a unui angajat și pragul orelor suplimentare, calculatorul va determina, de asemenea, plata acestuia pentru perioada de plată. Puteți să imprimați foaia de pontaj sau să o descărcați și să o transferați în software-ul dvs. de salarizare.

Metoda 3: Calculați automat orele lucrate

Dacă urmăriți timpul utilizând o aplicație de ceas, software-ul dvs. va calcula automat orele lucrate . Se ocupă de toate calculele de mai sus în culise și afișează orele lucrate în fiecare zi.

În mod util, multe aplicații pentru ceasul de timp evidențiază, de asemenea, inconsecvențele din fișa de pontaj a unui angajat. De exemplu, dacă un angajat nu a introdus nicio oră pe parcursul unei zile, software-ul poate semnala asta pentru ca dvs. să le revizuiți. Acest lucru vă oferă posibilitatea de a întreba angajatul dacă a uitat să-și activeze ceasul de timp sau să găsească alte probleme înainte de a rula salarizarea.

Folosirea orelor lucrate pentru a calcula salariul brut

Odată ce știți numărul total de ore pe care un angajat a lucrat într-o săptămână, puteți calcula salariul brut.

Dacă un angajat a lucrat 40 de ore sau mai puțin , pur și simplu înmulțiți orele săptămânale cu salariul de bază pentru a determina salariul brut.

Dacă un angajat a lucrat mai mult de 40 de ore pe săptămână , trebuie să îi plătiți ore suplimentare. Iată cum să o faci:

1. Înmulțiți salariul de bază al angajatului cu 40 și apoi notați acest număr.
2. Înmulțiți numărul de ore suplimentare pe care le-a lucrat un angajat cu salariul de bază, apoi cu 1,5 pentru a calcula plata orelor suplimentare.
3. Adăugați primul număr și plata orelor suplimentare pentru a determina salariul brut al angajatului.

De exemplu, să presupunem că un angajat a lucrat 46 de ore la un salariu de bază de 10 USD pe oră. Veți calcula: (40 x 10 USD) + (6 x 10 USD x 1,5) = 490 USD.

Cel mai bun software pentru urmărirea orelor angajaților

Software-ul de ceas digital este cea mai bună soluție pentru urmărirea orelor de lucru ale angajaților și calcularea orelor pentru salarizare.

Să aruncăm o privire mai atentă la 3 dintre cele mai importante platforme de ceas orar pe care compania ta le poate folosi astăzi.

Connecteam este o soluție all-in-one de gestionare a muncii, cu un ceas digital încorporat și o mulțime de funcții care vă ajută să urmăriți orele, să gestionați salariile și să vă eficientizați afacerea.

Ceasul este automat și precis până la secundă . Dar dacă angajații uită să intre sau să iasă, pot adăuga manual și intrări de timp.

Platforma noastră este disponibilă pe web și pentru dispozitive mobile, astfel încât angajații își pot urmări cu ușurință orele de lucru la birou sau în deplasare.

Connecteam oferă, de asemenea, un chioșc de timp centralizat . Puteți configura Connecteam pe o tabletă sau un smartphone partajat și solicitați angajaților să înregistreze și să iasă pe acest dispozitiv central.

Pentru a reduce furtul de timp, puteți solicita angajaților să facă un selfie atunci când intră.

În plus, puteți configura geofence în jurul biroului sau al locului de muncă. (Nu există limită în ceea ce privește numărul de garduri geografice pe care le puteți crea.) Connecteam folosește urmărirea locației prin GPS pentru a se asigura că angajații pot intra doar din interiorul zonei izolate. Angajații vor primi un memento să înregistreze când ajung la un loc de muncă.

Funcția de urmărire a locației prin GPS este, de asemenea, utilă pentru a verifica locațiile angajaților la ceas.

În plus, dacă angajații sunt pe cale să intre în ore suplimentare, veți primi o alertă. Acest lucru vă poate ajuta să reduceți orele suplimentare inutile și să economisiți bani pe statul de plată.

Apropo, Connecteam facilitează calcularea orelor pentru salarizare. Software-ul nostru calculează automat timpul de pauză, absențele, orele suplimentare și timpul liber plătit și generează foi de pontaj digitale automate în câteva secunde. De asemenea, semnalează intrările de timp eronate și le permite managerilor să aprobe sau să respingă foile de pontaj de pe orice dispozitiv.

Odată ce sunteți gata să rulați statul de plată, vă puteți exporta foile de pontaj în câteva clicuri. Connecteam oferă integrări directe cu QuickBooks Online și Gusto pentru salarizare și mai rapidă.

Toate datele pe care le colectează Connecteam sunt disponibile pentru vizualizare prin rapoarte automate și un tablou de bord centralizat. Acesta ține chiar evidența soldurilor de concediu ale angajaților, facilitând gestionarea solicitărilor PTO ale angajaților.

Connecteam este complet gratuit pentru companiile cu până la 10 angajați . Pentru companiile mai mari, prețurile pornesc de la doar 29 USD pe lună pentru până la 30 de angajați.

Încercați Connecteam gratuit timp de 14 zile pentru a vedea cum vă poate ajuta să urmăriți orele și să gestionați cu ușurință salariile.

Timely este un software de urmărire a timpului alimentat de inteligență artificială, care surprinde automat cât timp petrec angajații în diferite aplicații de productivitate. Învață ce muncă este asociată cu ce proiect, devenind mai precis cu cât mai mulți angajați folosesc platforma.

Angajații pot marca intrările de timp pe care Timely le creează ca ore facturabile sau nefacturabile. Acest lucru este util pentru crearea facturilor pentru clienți, deoarece managerii pot obține un raport cu toate orele facturabile petrecute pe un proiect. Managerii pot folosi aceste date și pentru a monitoriza productivitatea și pentru a vedea ce proiecte ar putea beneficia de mai multă forță de muncă.

Timely poate crea automat foi de pontaj, dar nu are un sistem de aprobare încorporat. Angajații trebuie să trimită manual foile de pontaj către manageri, iar orice întrebări despre înregistrările de timp trebuie să fie rezolvate în afara Timely.

Timpul începe de la 9 USD per utilizator, pe lună.

Harvest este un software de urmărire a timpului conceput pentru liber profesioniști și echipe mici. Le permite utilizatorilor să urmărească timpul pe web, desktop sau dispozitive mobile. De asemenea, utilizatorii pot crea mementouri personalizate pentru a se asigura că nu uită niciodată să pornească și să oprească instrumentul de urmărire a timpului.

Harvest le permite utilizatorilor să organizeze intrările de timp în proiecte și să eticheteze orele ca facturabile sau nefacturabile. Software-ul poate crea automat facturi pentru clienți și se integrează cu PayPal și Stripe pentru a le permite clienților să plătească online. Harvest se integrează și cu QuickBooks Online și Xero.

În special, Harvest nu generează foi de pontaj pentru angajați. Acesta acceptă rapoarte personalizabile care includ numărul total de ore ale angajaților, dar managerii vor trebui să introducă manual aceste ore în software-ul lor de salarizare.

Harvest este gratuit pentru un utilizator individual cu până la 2 proiecte. Recoltarea pentru echipe începe de la 10,80 USD per utilizator, pe lună.

Concluzie

Urmărirea cu precizie a timpului pe care angajații îl petrec lucrând este cheia pentru calcularea orelor de salarizare. În timp ce puteți urmări timpul și adăugați manual orele angajaților, software-ul cu ceas digital este o abordare superioară care economisește timp și elimină erorile costisitoare.

Cea mai bună aplicație de ceas digital de azi este Connecteam. Oferă un ceas mobil, un chioșc central de timp, alerte pentru angajații de pe teren, un tablou de bord centralizat de raportare pentru manageri și multe altele. Este o soluție pentru toate nevoile dvs. de management al muncii.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Întrebări frecvente

Cum calculezi orele lucrate în Excel?

Dacă aveți ora de intrare și cea de ieșire a unui angajat în Excel, puteți pur și simplu să scădeți ora de intrare din cea de plecare. Pentru ca calculul să fie precis, intrările de timp trebuie formatate ca date de timp în Excel, nu ca text sau numere.

Care este cel mai bun mod de a calcula orele de salarizare?

Cea mai bună modalitate de a calcula orele de salarizare este să utilizați software-ul digital de urmărire a timpului , cunoscut și sub numele de aplicații pentru ceasul de timp. Aceste instrumente vă ajută să urmăriți cu exactitate orele angajaților și pot genera automat foi de pontaj pentru salarizare.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici