Cum să estimați timpul de finalizare pentru managementul proiectului

Planificarea și estimarea sunt cruciale pentru finalizarea unui proiect — trebuie să știți cât timp va dura un proiect, astfel încât să puteți crea termene realiste, să gestionați resursele, să stabiliți un buget adecvat și să stabiliți așteptări atât pentru angajați, cât și pentru părțile interesate.

Fără o planificare adecvată, proiectele care ar fi trebuit să dureze câteva săptămâni pot ajunge să se prelungească luni de zile. Această lipsă de productivitate vă poate depăși bugetul, vă poate costa banii afacerii pe costurile cu forța de muncă în exces și vă poate lăsa clienții nemulțumiți.

O tehnică populară pe care managerii de proiect o folosesc pentru a planifica și estima eficient este timpul estimat pentru finalizarea proiecției (ETC). În acest ghid, trecem peste exact ce este ETC, importanța unei estimări adecvate a timpului, cum să estimăm corect timpul și multe altele.

Care este timpul estimat de finalizare?

ETC presupune estimarea timpului total necesar pentru finalizarea unui proiect . Este mai precis decât simpla ghicire și vă oferă mai multă încredere atunci când vine vorba de alocarea personalului, stabilirea unui buget și alocarea resurselor. De asemenea, vă ajută să planificați sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți și vă asigură că toată lumea știe cât timp trebuie să lucreze.

ETC trebuie calculat cât mai devreme posibil în ciclul de viață al proiectului pentru a obține o estimare exactă a timpului necesar pentru finalizarea acestuia.

Importanța estimărilor corecte de timp

În primul rând, obținerea unor estimări adecvate de timp vă poate ajuta echipa să evite întârzierile și să livreze proiectele finalizate la timp .

Trebuie să fiți capabil să respectați în mod consecvent termenele limită pentru a construi încredere cu clienții sau clienții dvs., astfel încât aceștia să vă solicite serviciile din nou și din nou. ETC vă poate ajuta echipa să își gestioneze timpul eficient, astfel încât toate sarcinile să îndeplinească sau să depășească așteptările clienților .

O estimare precisă a timpului vă poate ajuta, de asemenea, să vă asigurați că aveți fondurile necesare pentru a finaliza fiecare proiect și pentru a avea angajații potriviți atunci când aveți nevoie de ei.

În plus, ETC poate ajuta managerii de proiect să creeze programe detaliate. Aceste programe vor evidenția ceea ce o persoană sau o echipă este responsabilă pentru a face, precum și termenele limită ale proiectelor bazate pe proiecțiile dvs.

Cunoașterea cât timp ar trebui să dureze pentru finalizare și ce angajați sunt responsabili pentru sarcinile sale vă ajută să vă gestionați echipa mai eficient.

Există, de asemenea , consecințe negative ale unor estimări proaste de timp . Riscați să vă deraiați termenele proiectului, să vă depășiți termenele și să vă suprasolicitați angajații. În plus, finalizarea unui proiect mai târziu decât se aștepta poate dezamăgi clienții și vă poate afecta reputația.

Neestimarea ETC adecvată poate duce, de asemenea, la un buget insuficient dacă un proiect durează prea mult, costându-vă banii pe dvs. și chiar pe clienți. În unele cazuri, proiectele pot eșua definitiv din cauza estimărilor proaste de timp.

Sfaturi pentru estimarea corectă a timpului

Estimarea necorespunzătoare a timpului poate fi costisitoare și periculoasă, așa că iată câteva sfaturi pentru a vă asigura că estimați timpul corect.

Fiți conștienți de tot ce aveți nevoie pentru a finaliza un proiect

Fără o listă completă de sarcini, întâlniri și alte cerințe pentru finalizarea unui proiect, veți găsi o provocare să estimați timpul de finalizare.

Orice lucru critic pentru succesul unui proiect ar trebui să fie înregistrat și luat în considerare. Lucrurile lipsă pot adăuga cu ușurință zile sau săptămâni la estimarea dvs., ceea ce vă poate distruge cronologia. Asigurați-vă că enumerați elementele de acțiune și cerințele proiectului în ordinea corespunzătoare - fie în ordine cronologică, fie în funcție de prioritate, fie ambele.

S-ar putea să luați în considerare utilizarea unei tehnici precum o structură de defalcare a muncii pentru a defalca proiecte mai mari și pentru a obține o idee clară a tot ceea ce trebuie făcut.

De asemenea, nu uitați să luați în considerare cât timp va dura să efectuați testarea pre-proiect, să comunicați cu angajații și clienții și să editați proiectele atunci când estimați timpul de finalizare.

Examinați datele din proiectele anterioare

Utilizarea datelor istorice din proiectele anterioare vă poate ajuta să vă ajustați estimările actuale. Parcurgeți cronologia și sarcinile de proiect din trecut pentru a obține o idee despre cât timp au durat, apoi utilizați aceste informații pentru a vă ghida proiecțiile ETC.

Asigurați-vă că revizuiți proiecte similare pentru a vă asigura că informațiile pe care le analizați sunt relevante și utile.

În unele cazuri, este posibil să puteți revizui datele istorice de la alte companii care au finalizat proiecte similare. Cu toate acestea, accesarea acestuia poate fi dificilă și costisitoare în unele cazuri.

Asigurați-vă că urmăriți timpul în care lucrează angajații, astfel încât să puteți vedea exact cât timp au durat anumite sarcini și proiecte. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți proiectul dvs. curent și, de asemenea, să ușureze mult estimările viitoare.

Implicați-vă echipa în estimări

Faceți eforturi pentru a implica membrii echipei în estimările pe care le creați. Consultarea cu alții vă poate ajuta să vă asigurați că estimările dumneavoastră sunt rezonabile și reflectă cu exactitate timpul necesar echipei dumneavoastră pentru a finaliza proiectele.

În plus, implicarea echipei dvs. poate ajuta la îmbunătățirea satisfacției angajaților . Cererea de părere îi face pe angajați să se simtă valoroși și capabili, făcându-i mai implicați. În plus, vor fi mai motivați să muncească din greu și să respecte cronologia unui proiect dacă au contribuit la crearea acestuia.

De asemenea, nu ezitați să contactați experți sau specialiști care au lucrat la proiecte similare. Un ochi proaspăt poate face minuni. Oamenii cu experiență și cunoștințe de specialitate vă pot oferi o idee mai bună despre cât de mult ar trebui să dureze un proiect și vă pot oferi informații suplimentare despre managementul eficient al proiectului.

Fiți conștienți de riscuri

În eforturile tale de a crea o estimare precisă a timpului, trebuie să fii conștient de riscuri. Riscurile pot duce la probleme cum ar fi întârzieri și probleme bugetare care pot opri proiectele.

Riscurile pot fi interne, cum ar fi faptul că nu aveți finanțarea de care aveți nevoie pentru un proiect sau ca lucrătorii să renunțe în mod neașteptat. Riscurile externe, cum ar fi vremea nefavorabilă care vă ține departe de un șantier de lucru, pot, de asemenea, să arunce un proiect din curs.

Luând în considerare riscurile potențiale și având un plan de urgență în vigoare, puteți reduce întârzierile la minimum și puteți evita ca o singură problemă să ducă la eșecul proiectului.

Lucrați cu o oarecare flexibilitate

Când creați planuri de proiect și stabiliți calendarul, este important să programați timp suplimentar în cazul în care ajungeți să aveți nevoie de el. De exemplu, luați în considerare timpul suplimentar pentru a face față provocărilor precum lipsa forței de muncă, defecțiunea echipamentelor, întreruperile de curent, vremea nefavorabilă și chiar lipsa anumitor resurse.

Planurile cu timpi de răspuns strânși care nu permit flexibilitate se pot destrama atunci când apare o singură problemă. Este mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău, iar adăugarea unui timp de urgență poate fi o salvare.

De asemenea, fii atent la timpul pe care îl petreci cu alte lucruri în timp ce lucrezi la proiecte. Nicio echipă nu este 100% eficientă tot timpul și trebuie să planificați acest lucru. Chiar și atunci când dvs. și echipa dvs. lucrați la cele mai importante proiecte, sunteți obligat să discutați unul cu celălalt, să puneți și să răspundeți la întrebări, să luați ceva de mâncare sau de băut sau să vă distrași în orice alt mod.

Evitarea totală a pierderii de timp este pur și simplu nerealistă, așa că este mai bine să o includeți în estimarea totală.

Examinați-vă întotdeauna cronologia după finalizarea proiectului

Când un proiect este finalizat, revizuiți-i în detaliu cronologia. Acest lucru vă poate oferi o privire clară asupra duratei reale a proiectului în comparație cu estimarea dvs. Puteți identifica cu ușurință orice diferență între estimare și rezultat și puteți lua decizii cu privire la modul în care le puteți aborda în următorul proiect.

În plus, ar trebui să depuneți eforturi pentru a urmări progresul pe parcursul fiecărui proiect. Vă puteți ajusta cronologia din mers dacă apar probleme.

Urmărirea vă asigură, de asemenea, că sunteți mereu la curent cu modul în care progresează un proiect. Având acces la instrumentele potrivite de gestionare a sarcinilor (cea mai bună revizuire a aplicațiilor de gestionare a sarcinilor) - cum ar fi liste de verificare, alocarea sarcinilor în curs și notificări de sarcini trimise direct pe dispozitivele angajaților - poate face acest lucru ușor.

Urmărind progresul, puteți compara cum merg lucrurile de fapt cu modul în care ați estimat că vor merge pentru a face estimările viitoare mai precise. Cu cât depui mai multă muncă în analiza și înțelegerea proiectelor tale, cu atât estimările tale vor fi mai precise.

Cele mai bune metode pentru estimarea timpului

Odată ce aveți informațiile necesare și sunteți la curent cu tot ceea ce presupune un proiect, puteți începe să vă faceți estimările. V-ați blocat cum să estimați timpul pentru un proiect? Iată câteva dintre cele mai bune și mai populare metode pe care le puteți urma.

Estimarea de jos în sus

Metoda de estimare de jos în sus implică analiza individuală a sarcinilor și analizarea cât timp este probabil să dureze fiecare. Apoi, pur și simplu adunați timpul sarcinilor individuale și rămâneți cu estimarea totală pentru întregul proiect.

Aceasta poate fi o modalitate foarte precisă de a estima orele pentru proiecte, deoarece vă obligă să priviți mai întâi fiecare sarcină specifică și apoi proiectul în ansamblu.

Această metodă necesită adesea mai mult timp și efort, dar în cele din urmă ajută la eliminarea stresului din estimarea timpului prin împărțirea unui proiect mare în sarcini individuale mai ușor de gestionat.

Estimare de sus în jos

Estimarea de sus în jos este opusul estimării de jos în sus. Constă în a afla cât timp aveți pentru a lucra la un proiect și apoi împărțiți timpul între sarcinile sale.

S-ar putea să luați în considerare utilizarea datelor istorice pentru a vă da o idee a cât timp ar trebui să dureze întregul proiect și pentru a vă face estimări de acolo. Sau puteți estima pur și simplu timpul de finalizare pe baza specificațiilor unui client.

În general, estimarea de sus în jos poate fi o abordare mai rapidă și mai simplă, deoarece vă concentrați mai mult pe proiect în ansamblu și nu pe fiecare sarcină în detaliu.

Estimarea în trei puncte

După cum sugerează și numele, metoda de estimare în trei puncte implică efectuarea a trei estimări privind durata proiectului: scenariul cel mai bun, scenariul cel mai rău și scenariul cel mai probabil.

Scenariul estimat în cel mai bun caz este dacă totul decurge conform planului cu zero probleme, iar cel mai rău caz estimare este dacă tot ce ar putea merge prost merge prost. Estimarea cea mai probabilă este una care reprezintă doar câteva sughițuri pe parcurs.

Estimarea în trei puncte este adesea cea mai sigură modalitate de a estima calendarul, deoarece vă ajută să vă asigurați că sunteți pregătit, indiferent de modul în care decurge un proiect. Acestea fiind spuse, este nevoie de mult efort. Mulți manageri de proiect vor ajunge să folosească media tuturor celor trei scenarii pentru a ajunge la o estimare reală.

Estimarea parametrică

Această metodă implică determinarea timpului necesar pentru o singură sarcină și apoi înmulțirea timpului respectiv cu numărul de sarcini similare implicate în proiect. Multe sarcini dintr-un proiect sunt similare, iar această metodă vă permite să faceți estimări precise fără a fi nevoie să le analizați pe fiecare.

Deoarece estimarea parametrică necesită să grupați sarcini similare pentru a estima timpul proiectului, pot apărea unele variații, mai ales dacă sarcinile nu sunt atât de asemănătoare cum credeați inițial. Cu toate acestea, această metodă poate fi utilă atâta timp cât cunoașteți sarcinile și ce necesită acestea.

Estimarea comparativă

Estimarea comparativă (cunoscută și ca estimare analogă) este atunci când examinați cât de mult au durat proiectele anterioare și apoi aplicați aceste informații la proiectul dvs. actual. De exemplu, este rezonabil să presupunem că un proiect curent va dura patru luni pentru a se finaliza dacă tu și echipa ta ați petrecut patru luni într-un proiect similar în trecut.

Puteți estima timpul rapid și ușor folosind această metodă, dar precizia poate avea de suferit dacă proiectul actual și proiectul trecut la care vă referiți au cerințe diferite.

Concluzie

Fără să știți cum să estimați timpul pentru un proiect, puteți ajunge cu proiecte eșuate, bugete inexacte și probleme cu programul dvs. Angajații pot rămâne blocați să lucreze ore lungi, iar termenele limită pot fi ratate. Estimarea proastă a timpului ajunge să piardă o mulțime de timp și bani și îi lasă pe clienți mai puțin încântați.

Indiferent de tipul de proiecte pe care le asumă afacerea dvs., utilizarea estimată a timpului de finalizare (ETC) vă poate ajuta să respectați termenele limită, să creați programe mai bune, să gestionați timpul în mod corespunzător și să rămâneți în limita bugetului. Angajații dvs. vor înțelege mai bine ce trebuie să facă – și până când – și vă veți menține o reputație puternică prin livrarea constantă a proiectelor la timp.