Cum să scrieți un angajat + Formular gratuit de înscriere pentru angajat

În calitate de manager, ești responsabil pentru a te asigura că membrii echipei tale îndeplinesc așteptările stabilite pentru ei. Dar uneori, va trebui să luați măsuri disciplinare atunci când un angajat nu se comportă corespunzător la locul de muncă.

O modalitate de a face acest lucru este să scrieți angajatul.

Scrierile angajaților oferă înregistrări oficiale ale comportamentului inacceptabil al lucrătorului. Este esențial să folosiți documentație consecventă atunci când scrieți un angajat. Acest lucru ajută la menținerea unei structuri echitabile în întreaga afacere și creează o înregistrare scrisă a comportamentului angajaților în timp.

Când este făcută corect, redactarea unui angajat poate ajuta la îmbunătățirea comportamentului acestuia și se poate asigura că îndeplinesc așteptările și standardele.

În acest articol, vă explicăm cum să scrieți un angajat și ce ar trebui să spuneți în timpul unei întâlniri de scris. De asemenea, oferim un șablon gratuit pentru un formular de înscriere a angajatului .

Ce este o rescriere a angajatului?

O fișă scrisă a angajatului este o înregistrare formală scrisă a comportamentului, comportamentului sau performanței inacceptabile a unui lucrător . Acesta informează un angajat că comportamentul său nu corespunde așteptărilor și îi oferă feedback cu privire la ceea ce trebuie să schimbe sau să îmbunătățească. De asemenea, detaliază consecințele ne îmbunătățiri.

Scrierile angajaților sunt folosite pentru probleme minore care nu justifică o întâlnire disciplinară, dar sunt încă inacceptabile. De exemplu, întârzieri frecvente, comportament perturbator, cum ar fi grosolănia sau încălcări minore ale codului vestimentar.

O rescriere a angajatului servește de obicei ca primă etapă a procesului dumneavoastră disciplinar. Cu toate acestea, îl puteți folosi și ca metodă independentă de disciplină a angajaților.

Diferența dintre o redacție și o ședință disciplinară

Scrierile și ședințele disciplinare sunt două metode de disciplină a angajaților. Managerii și supervizorii le folosesc pentru a aborda comportamentul angajaților care nu satisface așteptările. Deși cele două metode sunt similare, ele servesc unor scopuri diferite.

O redacție acționează ca o parte a „urmei de hârtie” pentru a documenta comportamentul inacceptabil al unui angajat. Este adesea primul pas într-un proces disciplinar formal.

O întâlnire disciplinară este o întâlnire oficială care are loc între un angajat și managerul sau supervizorul acestuia. De obicei, se întâmplă atunci când comportamentul angajatului este grav inadecvat . De exemplu, discriminare, hărțuire, furt, încălcări ale siguranței sau insubordonare gravă.

Întâlnirile disciplinare pot fi, de asemenea, folosite atunci când conduita unui lucrător nu s-a îmbunătățit după primirea unei notificări a angajatului . De exemplu, să presupunem că scrieți un angajat pentru o încălcare a codului vestimentar, dar acesta continuă să nu-și poarte uniforma corect. În acest caz, puteți continua cu o ședință disciplinară.

Întâlnirile disciplinare și scrierile vă oferă oportunitatea de a trasa o linie despre un anumit tip de comportament, de a-l corecta și de a merge mai departe împreună. Tonul pe care îl iei ar trebui să fie serios, dar de susținere.

Când ar trebui să scrieți un angajat?

De obicei, un angajat este scris pentru chestiuni disciplinare minore. Iată câteva exemple de tipuri de comportament care ar putea justifica un articol :

• Întârziere persistentă.
• Comportament perturbator sau neprofesionist care nu echivalează cu insubordonare. De exemplu, să înjurați în timpul unei întâlniri sau să fiți nepoliticos cu colegii.
• Probleme de prezență sau productivitate. De exemplu, folosirea rețelelor sociale în timpul orelor de lucru sau implicarea în alte distrageri care diminuează productivitatea.
• Nerespectarea politicilor sau procedurilor adecvate. De exemplu, nu completarea corectă a documentelor necesare.
• Încălcări minore ale codului vestimentar.
• Nu implementarea feedback-ului pentru probleme mici.

Puteți face față problemelor de performanță sau absențelor frecvente folosind scrieri, dar de obicei nu sunt cel mai bun instrument pentru a rezolva aceste probleme. În schimb, problemele de performanță pot fi gestionate prin politica de capacitate a companiei dvs. Absențele frecvente pot fi gestionate prin politica de absență.

În mod similar, unele chestiuni pot fi prea serioase pentru a justifica un raport al angajatului . Acestea pot include:

• Furt.
• Violență fizică față de un coleg, manager sau client.
• Hărțuire sexuală.
• Hărțuirea.
• Încălcări grave ale sănătății și siguranței.
• Insubordonare gravă.

Politica dvs. disciplinară ar trebui să precizeze în mod clar ce tipuri de comportament vor fi considerate o chestiune disciplinară și care ar putea duce la o rescriere.

Ce să includeți într-o redacție a angajatului

Deși nu există cerințe legale pentru ceea ce ar trebui să includeți într-un scris al angajatului, un formular vă poate ajuta să creați o structură în afacerea dvs.

Iată câteva exemple de ce să includeți în formularul dvs.:

• Numele și sigla companiei.
• Data scrierii.
• Numele angajatului și titlul postului.
• Numele managerului și titlul postului.
• Un spațiu pentru a documenta detaliile abaterii. Aceasta include descrierea a ceea ce s-a întâmplat, a datelor relevante, a orelor și a martorilor.
• Un spațiu pentru notițe ale discuției pe care ai avut-o cu angajatul. Acestea ar trebui să fie note scurte care rezumă conversația. Nu vă simțiți presați să captați conversația text.
• Un spațiu pentru a scrie un plan de îmbunătățire. Aceasta ar trebui să includă ce măsuri corective trebuie să ia angajatul pentru a se îmbunătăți și care ar putea fi consecințele dacă nu își îmbunătățesc comportamentul.
• Un spațiu atât pentru manager, cât și pentru angajat, pentru a semna documentul.

Ar trebui să completați un raport al angajatului la scurt timp după ce ați observat comportamentul inacceptabil.

Ce trebuie să faceți după completarea formularului de înscriere a angajatului

Programează o întâlnire informală cu angajatul tău pentru a-i prezenta formularul și pentru a-ți explica preocupările. În acest moment, puteți colecta note scurte ale discuției, puteți conveni asupra acțiunilor care vor merge mai departe și apoi cereți angajatului dvs. să semneze formularul.

Un angajat ar putea refuza să semneze documentul dacă consideră că este nedrept sau inexact. Amintiți-le că semnează pentru a recunoaște că au primit scrisul, pentru a nu fi de acord cu ceea ce se spune despre comportamentul lor.

Dacă totuși refuză să semneze formularul, notați refuzul lor în caseta de semnătură. Un simplu „angajat a refuzat să semneze” va acoperi acest lucru. Un angajat care refuză să semneze înscrisul nu invalidează documentul și nici nu împiedică utilizarea acestuia în viitoare proceduri disciplinare.

Apoi, ar trebui să creați o copie a scrierii semnate sau nesemnate. Dă-i o copie angajatului tău și păstrează-l pe celălalt în dosarul personal. Dacă angajatul refuză să le ia copia, păstrați-vă ambele copii. Atașați o notă care explică că angajatul nu a luat o copie cu ei.

De asemenea, puteți încărca o copie digitală a scrierii în soluția dvs. software de management de resurse umane dacă utilizați una. Acest lucru vă va asigura că aveți întotdeauna o copie a formularului în cazul în care originalul este pierdut sau deteriorat.

Ce ar trebui să faceți când scrieți un angajat?

Ceea ce ar trebui să spui în timpul unei scrieri va depinde de natura comportamentului angajatului. Cu toate acestea, indiferent de conținutul articolului, există cele mai bune practici comune de urmat.

Fii clar și minuțios

Poate fi dificil să scrii un angajat, dar este esențial să fii clar și minuțios.

În scris, explicați clar că comportamentul pe care l-ați observat nu este acceptabil și că ei primesc un articol din cauza lui. Detaliați exact despre ce comportament vorbiți, când s-a întâmplat și de ce nu este acceptabil. Este posibil ca comportamentul să afecteze alți angajați sau să fie împotriva codului dvs. de conduită. Ar putea fi și din orice alt motiv substanțial.

Dacă angajatul dvs. ridică întrebări în timpul ședinței de redactare, notați-le pe formular și adresați-le la sfârșit. Nu inventați un răspuns dacă nu sunteți sigur cum să răspundeți la întrebare. Spune-i angajatului că vei verifica și reveni la ei. Nu vă fie teamă să cereți sprijin altui manager dacă nu sunteți sigur.

Folosiți afirmații „eu”.

O afirmație „eu” este un instrument de comunicare care se concentrează pe convingerile sau sentimentele vorbitorului . După cum sugerează și numele, aceste afirmații încep cu „eu” mai degrabă decât cu „tu”.

Folosirea unei declarații „I” este o ușoară schimbare de limbă care poate face angajații mai receptivi la ceea ce le spui. Acest lucru previne schimbarea vinei și ajută la menținerea obiectivului conversației. Folosirea afirmațiilor „I” ajută, de asemenea, la construirea încrederii între tine și angajatul tău.

De exemplu:

• — Am observat că ai întârziat trei săptămâni săptămâna asta. În loc de: „Ai întârziat mult săptămâna aceasta”.
• „Sunt îngrijorat de faptul că comportamentul tău în timpul întâlnirilor de echipă a fost perturbator.” Spre deosebire de „Sunteți foarte nepoliticos în întâlniri”.
• „Sunt dezamăgit că feedbackul meu pentru tine nu a fost luat în considerare săptămâna trecută.” În loc de: „Nu m-ai ascultat săptămâna trecută”.

Fii înțelegător

O redacție nu înseamnă să-ți pedepsești angajatul. Este vorba despre documentarea și abordarea comportamentului prost în mod corect și consecvent. Este o modalitate de a ajuta angajații să știe că comportamentul lor nu corespunde așteptărilor și de a împărtăși îndrumări despre cum pot avea succes în viitor.

Tonul întâlnirii ar trebui să fie serios, dar și de susținere și înțelegere . Este important să le oferi angajaților tăi beneficiul îndoielii și să-i sprijini prin schimbarea comportamentului lor.

Iată modalități de a fi înțelegător atunci când scrieți un angajat:

• Folosiți un limbaj care nu judecă. De exemplu, nu scrie: „Ai fost complet neprofesionist în comportamentul tău la ultima noastră întâlnire de echipă”. În schimb, scrieți: „Am observat în timpul ultimei noastre întâlniri de echipă că ați vorbit despre colegii dvs. și le-ați întrerupt contribuțiile. Acest comportament a fost perturbator.”
• Furnizați context în explicația dvs. De exemplu, dacă angajatul a întârziat frecvent, explicați pe formular de ce este important să ajungeți la timp la serviciu. S-ar putea să observați că întârzierea afectează productivitatea, moralul echipei sau reputația companiei în fața clienților.
• Oferiți resurse și sprijin. De exemplu, dacă un angajat se luptă să îndeplinească așteptările de productivitate, oferiți-i sprijin suplimentar, cum ar fi mai multă instruire sau o actualizare a manualului angajatului.

Fiți pregătiți pentru conflict

În timp ce scrisul unui angajat este o oportunitate de a îmbunătăți comportamentul și performanța unui angajat, nimănui nu îi place să i se spună că nu fac o treabă bună.

Conflictul este o parte firească a scrierilor angajaților. Angajatul se poate simți emoționat, de parcă ar fi pedepsit sau chiar că decizia este nedreaptă. Ascultați activ și răspundeți la sentimentele angajatului dvs.

În timpul procesului de redactare, angajatul poate:

• Negați orice faptă greșită. Un angajat poate nega ceea ce le spui, poate pretinde că informația este neadevărată sau poate încerca să închidă conversația. Acesta este motivul pentru care este importantă venirea la întâlnire pregătită cu dovezi. Ei nu pot nega în mod rezonabil conținutul scrierii atunci când există dovezi în fața lor.
• Întrerupeți întâlnirea. Angajatul poate să strige, să înjure, să plângă sau să părăsească camera. Dacă se întâmplă acest lucru, rămâneți calm și obiectiv. Luați-le un pahar cu apă sau părăsiți camera și așteptați până când angajatul se liniștește.
• Deviați vina asupra unui coleg. Angajatul dvs. poate încerca să pretindă că colegul său este într-adevăr de vină pentru comportamentul lor prost. De exemplu, să presupunem că un angajat a ratat în mod constant termenele limită. Ei pot pretinde că colegul lor le distrage atenția și îngreunează munca. Încurajați angajatul să se concentreze asupra propriilor acțiuni. De exemplu, puteți spune: „Să ne concentrăm pe dezvoltarea strategiilor care vă vor ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să vă îndepliniți obiectivele.”
• Dă vina pe tine sau pe companie. Angajatul poate încerca să orienteze conversația pentru a vă ataca pe dumneavoastră sau compania ca motiv pentru comportamentul lor inacceptabil. Evitați să fiți defensiv sau să vă implicați într-o ceartă. Rămâneți calm și redirecționați conversația către problema comportamentală specifică în cauză.

Sfaturi de top pentru scrierile angajaților

Rămâneți calm și obiectiv

Să te simți dezamăgit, supărat sau chiar supărat pe angajatul tău este de înțeles atunci când trebuie să le scrii. Cu toate acestea, nu ar trebui să le scrieți niciodată sau să organizați întâlnirea în timp ce sunteți supărat sau supărat. Aceste sentimente fac dificil să fii corect și obiectiv.

Fă-ți timp să te calmezi. Mergeți la plimbare sau beți apă. Sau, puteți exersa reformularea afirmațiilor emoționale – cum ar fi „Întotdeauna întârzii!” – în afirmații „eu”. Acest lucru vă va ajuta să vă difuzați sentimentele și să vă pregătiți pentru a începe procesul de redactare cu capul limpede.

Odată ce te simți calm, completează formularul de scris în ritmul tău. Dacă emoțiile dificile apar din nou, luați o pauză de 10 minute. Apoi, continuați să scrieți. Amintiți-vă că este în regulă să completați formularul de scris a doua zi după un incident.

Documentați problemele în detaliu și păstrați o evidență

Includeți cât mai multe detalii posibil în scris. Aceasta include orice date, ore sau alte dovezi care susțin redactarea. A fi pregătit te va face să te simți încrezător în organizarea întâlnirii și te va ajuta să obții cel mai bun rezultat posibil pentru tine și angajatul tău.

După ce ați completat formularul de înscriere și ați organizat întâlnirea cu angajatul dvs., păstrați copia originală a documentului pentru referință ulterioară. Acest document poate fi util dacă angajatul ridică o dispută juridică.

De asemenea, este important să păstrați o evidență a scrierii la:

• Creați o urmă de hârtie pentru măsuri disciplinare ulterioare
• Sprijiniți orice decizii viitoare cu privire la promoții sau schimbări laterale
• Păstrați o evidență oficială a performanței la locul de muncă.

Consultați politica companiei

Politica companiei dvs. ar trebui să vă sprijine decizia de a scrie un angajat.

Dacă scrieți un angajat din motive în afara poliței dvs., angajații ar putea pretinde tratament inechitabil sau pot ridica o reclamație împotriva dvs.

Politica ar trebui să sublinieze ce comportament este acceptabil, ce poate justifica o rescriere și ce poate constitui o conduită greșită sau o conduită greșită gravă. Puteți face acest lucru fie sub formă de listă, fie sub formă de tabel.

Iată câteva exemple de moduri diferite în care ați putea formata:

Formular de listă

Notează

• Întârziere persistentă
• Încălcări ale codului vestimentar
• Comportament lipsit de respect
• Continuare…

Conduita greșită

• Nesupunere
• A lipsi fără permisiune (AWOL)
• Falsificarea documentelor
• Continuare…

Abatere gravă

• Furt
• Încălcări grave ale sănătății și siguranței
• Hărțuirea
• Continuare…

Formular de masă

În plus, politica companiei dumneavoastră ar trebui să includă o clauză care să acopere toate bazele în cazul în care angajații prezintă un comportament inacceptabil care nu este acoperit de poliță.

De exemplu, o clauză care spune: „Următoarele comportamente și acțiuni sunt exemple de chestiuni care în mod normal vor fi considerate abateri și vor fi tratate în conformitate cu Procedura noastră disciplinară. Această listă are rolul de ghid și nu este exhaustivă.”

Discutați cu echipa de resurse umane despre includerea acestei clauze în politica dumneavoastră disciplinară.

Urmăriți cu angajatul dvs

Odată ce ați completat formularul de redactare, ați avut o conversație cu angajatul dvs. și ați depus documentele pentru păstrare, este important să luați legătura cu angajatul dvs.

Acesta ar putea fi o verificare obișnuită pentru a vedea cum se descurcă de când au fost scrise sau pentru a verifica dacă și-au atins obiectivele din formularul de scris.

O întâlnire ulterioară nu este o oportunitate de a-i reaminti angajatului de faptele sale greșite. În schimb, este o șansă de a întreba dacă au nevoie de sprijin suplimentar sau de îndrumare pentru a-și îmbunătăți comportamentul.

Un control ar trebui să fie suficient. Cu toate acestea, dacă se ridică alte puncte în cadrul întâlnirii, poate fi necesar să programați întâlniri suplimentare pentru a vă sprijini angajatul.

Concluzia scrierilor angajaților

Scrierile angajaților sunt un instrument eficient pentru a gestiona comportamentul angajaților, pentru a oferi feedback corectiv și pentru a comunica așteptările. Ele nu sunt o oportunitate de a pedepsi angajații, ci sunt o șansă pentru lucrători de a înțelege cum își pot îmbunătăți comportamentul.

Scrierile sunt de obicei folosite pentru abateri minore, cum ar fi comportamentul nerespectuos, întârzierea persistentă sau o încălcare minoră a codului vestimentar. Ele pot face parte din procesul dumneavoastră disciplinar ca avertisment verbal sau pot servi ca instrument de sine stătător.

Scrierile ar trebui să fie ancorate de comportamentele stabilite în politica dumneavoastră disciplinară. Formularele de redactare trebuie completate cu cât mai multe detalii posibil, prezentate angajatului în timpul unei întâlniri informale, semnate și stocate în siguranță pentru referințe viitoare.

Șablon gratuit de redactare a angajaților

Acest exemplu de formular de înscriere a angajaților este gata pentru a fi folosit de organizația dvs. Personalizați sigla și textul pentru a se potrivi cu informațiile relevante. Salvați o copie semnată pentru referință și predați cealaltă versiune angajatului în curs de redactare.

Descărcați șablonul gratuit de scriere a angajaților

Exemplu de redactare

Dacă nu sunteți sigur cum trebuie formatat șablonul, am pregătit un exemplu de redactare din care să vă inspirați.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici