Echilibrarea securității, interoperabilității și utilizării în software-ul de comunicații și operațiuni

Operațiunile de afaceri și software-ul de comunicații interne pot ajuta echipele să fie mai productive și mai implicate. Acestea asigură angajații acces la informații critice și oferă managerilor instrumente practice pentru conducere.

Cu toate acestea, astfel de platforme găzduiesc o mare parte din datele critice și confidențiale ale unei companii, inclusiv conversații între angajați, politici și bune practici și resurse umane. Drept urmare, problemele de securitate, confidențialitatea datelor și conformitatea cu reglementările sunt mari.

De asemenea, managerii IT trebuie să asigure o bună interoperabilitate cu software-ul existent și o experiență generală bună pentru utilizator. În caz contrar, operațiunile au de suferit și lucrătorii pot apela la soluții neautorizate și mai puțin sigure, cum ar fi trimiterea de mesaje text.

În acest articol, explorăm aceste și alte preocupări pe care managerii IT trebuie să le aibă în vedere atunci când aleg sau implementează software pentru comunicații interne și operațiuni de afaceri.

Securitate, confidențialitate a datelor și ușurință în utilizare

Angajații trebuie să poată împărtăși informații și resurse cu ușurință. Managementul sarcinilor, siguranța și securitatea lucrătorilor și cultura companiei depind toate de aceasta.

Managerii IT, pe de altă parte, trebuie să se asigure că aceste date sunt schimbate în siguranță. Scurgerile de date – potențial devastatoare pentru operațiunile și imaginea publică a unei companii – au loc în mod regulat.

Din fericire, cel mai bun software de operațiuni și comunicații este construit cu o bună securitate în minte. De exemplu, Connecteam permite managerilor și profesioniștilor IT să monitorizeze și să elimine accesul angajaților la chat-urile de grup, bazele de cunoștințe și alte active în orice moment. Datele sunt, de asemenea, criptate, fie în cloud, fie pe dispozitivul unui angajat.

De fapt, studiile au arătat că cel mai mare risc pentru securitatea datelor vine de fapt de la angajații înșiși, ale căror practici de securitate slabe pun în pericol activele companiei.

Managerii IT ar trebui astfel să se concentreze pe:

• Asigurarea că lucrătorii primesc o pregătire adecvată și pot detecta atacurile de phishing și alte trucuri comune de securitate cibernetică.
• Implementarea politicilor puternice de parole.
• Restricționarea accesului la datele sensibile.
• Faceți în mod regulat copii de rezervă ale datelor importante sau asigurați-vă că furnizorul dvs. de software face acest lucru.

Acest lucru permite managerilor și angajaților să partajeze informații și să comunice eficient, fără a fi nevoiți să treacă prin cercuri de securitate suplimentare, adesea greoaie.

Compatibilitate, integrări și interoperabilitate

Compania obișnuită folosește cel puțin câteva bucăți diferite de software. Mulți folosesc zeci. Ecosistemele complexe ca acesta sunt greu de întreținut și dau naștere la probleme frecvente de compatibilitate și interoperabilitate.

Platformele all-in-one care reunesc operațiuni, comunicații, resurse umane și multe altele într-o singură soluție oferă o soluție elegantă la această problemă și îmbunătățesc compatibilitatea și interoperabilitatea la nivel de companie.

Compatibilitatea cu fluxurile de lucru existente și practicile de zi cu zi este, de asemenea, importantă. „Forțarea” unei soluții asupra lucrătorilor care au deja un mod stabilit de a face ceva duce la frustrare și la umbră IT (utilizarea aplicațiilor neautorizate ca o soluție pentru deficiențele percepute sau reale ale unei platforme oficiale).

Personalizarea și flexibilitatea salvează ziua în acest sens. Software-ul care poate fi personalizat pentru a satisface nevoile afacerii asigură că software-ul servește angajaților și nu invers.

Asigurarea conformității cu reglementările

Problemele de confidențialitate și conformitatea cu reglementările sunt la fel de importante pentru securitate și compatibilitate.

Managerii IT vor dori să acorde prioritate platformelor care facilitează conformitatea cu legile relevante privind protecția datelor angajaților. Acestea includ:

• Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California (CCPA);
• Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA);
• Legea americanilor cu dizabilități (ADA);
• Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) al Uniunii Europene.

În plus, legile impun angajatorilor să mențină în siguranță înregistrări specifice. De exemplu, Comisia pentru șanse egale în muncă (EEOC) din SUA prevede ca angajatorii să păstreze evidența angajării și a personalului timp de un an după o încetare involuntară. Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) cere ca registrele de salarizare și evidențele angajaților să fie păstrate timp de trei ani.

Prin urmare, veți avea nevoie de abilitatea de a arhiva și nu doar de a șterge datele de la angajații care nu au ieșit la bord sau din afara sezonului. Connecteam, de exemplu, vă permite să revocați accesul la activele companiei, păstrând în același timp documentele de resurse umane. Acestora li se poate atribui un anumit termen limită după care ar trebui să fie șterse sau actualizate.

Îndeplinirea costurilor și a constrângerilor bugetare

Software-ul de operațiuni și comunicații tinde să urmeze un model de preț pe utilizator. Pe măsură ce echipele cresc, costurile cresc. Acest lucru poate deveni prohibitiv de costisitor pentru întreprinderile de toate dimensiunile. Dar poate fi deosebit de dificil pentru întreprinderile mici și start-up-uri, unde costul pe angajat tinde să fie mai mare.

Modelele care percep o rată lunară fixă ​​sau o sumă suplimentară foarte mică pentru fiecare angajat oferă companiilor spațiu de respirație și de dezvoltare. Nivelul plătit al Connecteam, de exemplu, începe de la 29 USD pe lună pentru până la 30 de utilizatori, utilizatorii suplimentari costând doar 0,50 USD. Există, de asemenea, un plan gratuit pentru afaceri mici pentru până la 10 utilizatori.

În cele din urmă, aplicațiile care pot fi utilizate în siguranță pe dispozitivele personale scutesc companiile de a trebui să furnizeze hardware angajaților. Pentru ca acest lucru să funcționeze, platforma ar trebui să fie ușor de instalat, simplu de utilizat și să funcționeze pe toate dispozitivele mobile.

Cum să găsești soluția potrivită

Alegerea finală a software-ului poate sau nu să revină managerului IT. Oricum ar fi, ca manager IT, ar trebui să fii pregătit cu o listă de elemente obligatorii care să te ajute să ghidezi procesul de luare a deciziilor.

Această listă ar trebui să includă factorii abordați în acest articol: interoperabilitate și compatibilitate, cost, ușurință în utilizare și securitate și protecție a datelor. Comparați furnizorii folosind acești factori pentru a obține o imagine clară despre care este cel mai bun pentru afacerea dvs.

Dacă este posibil, managerii IT ar trebui să fie, de asemenea, implicați în demonstrații practice sau virtuale și să se asigure că au timp să încerce software-ul înainte de a fi implementat. Recenziile de pe site-uri web precum Captera și TrustPilot pot ajuta la dezvăluirea oricăror puncte de blocare IT obișnuite.

Soluția potrivită oferă instrumente eficiente și simple pentru operațiuni și comunicații, asigurând în același timp îndeplinirea preocupărilor principale ale managerilor IT. Mulți manageri IT consideră că Connecteam este cea mai bună soluție pentru comunicarea internă și operațiuni. Este o soluție all-in-one, scalabilă și rentabilă.