Cum să creați un program de gardă eficient pentru întreaga dvs. echipă
Publicat: 2023-02-26Crearea unui program eficient de gardă pentru echipa ta poate fi o provocare și consumatoare de timp. Poate fi dificil să vă asigurați că volumul de muncă al angajaților este distribuit în mod echitabil și că au suficient timp de odihnă între turele obișnuite și cele de gardă. Găsirea unui echilibru între disponibilitatea membrilor echipei, abilități și vechime este, de asemenea, dificilă.
Cu un program bine planificat, echipa ta va fi pregătită să gestioneze urgențele și problemele neașteptate în afara orelor normale de lucru. Un program eficient poate, de asemenea, să ridice moralul, să prevină epuizarea și să îmbunătățească relațiile cu clienții.
În acest ghid, ne uităm la modul în care funcționează programarea la gardă și împărtășim 11 sfaturi de top pentru a crea unul care să răspundă nevoilor organizației dvs.
Ce este programarea la apel?
Un program de gardă stabilește ce angajați vor fi disponibili pentru a face față situațiilor de urgență în afara orelor de lucru.
Când un lucrător este de gardă, va trebui de obicei să răspundă la o solicitare de a lucra într-un termen scurt. Acest lucru ar putea fi în orice moment al zilei sau al nopții.
Este posibil să aveți nevoie de un program de gardă dacă trebuie să aveți asistență 24/7 disponibilă pentru clienții dvs. sau dacă afacerea dvs. se bazează pe menținerea în funcțiune a anumitor echipamente cheie în orice moment.
Industriile care necesită adesea acest tip de program includ:
- Instalatii sanitare
- Electricieni
- Securitatea acasă
- Servicii de asistență medicală sau de urgență
- Industrii de servicii — poate fi nevoie de personal suplimentar în perioadele aglomerate.
În mod normal, lucrătorii de gardă trebuie să fie disponibili prin telefon sau prin intermediul aplicațiilor de mesagerie. De asemenea, ar putea fi nevoiți să răspundă într-un anumit interval de timp.
În calitate de angajator, s-ar putea să vi se solicite să plătiți angajaților dvs. o rată mai mare de compensație atunci când aceștia sunt de gardă.
Alegerea modelului de programare potrivit
Există multe tipuri diferite de programe de lucru pe care le puteți utiliza pentru a vă construi programul de gardă. Cele mai comune tipuri de programe de apel includ:
Rotația angajaților programați
Cu un program de rotație de gardă, lucrătorii tăi răspund pe rând la situații de urgență. Acest lucru evită să se bazeze pe aceiași angajați pentru a-și asuma responsabilitatea pentru munca de gardă.
De exemplu, este posibil să aveți un grup de angajați de gardă timp de o săptămână. Acești lucrători vor reveni apoi la turele lor obișnuite săptămâna următoare, iar un alt grup va fi de gardă. Un program rotativ se poate modifica zilnic, săptămânal, bisăptămânal sau lunar.
Contacte primare/secundare
Tipul de programare stabilește un punct de contact principal pentru apelurile de urgență. Un contact secundar va interveni dacă persoana de contact principală nu este disponibilă sau nu poate rezolva problema. Acest model este deosebit de util dacă mai multe situații de urgență apar adesea în același timp în cadrul afacerii dvs.
Puteți decide să asociați doi angajați împreună și să alternați rolurile punctelor de contact primare și secundare. De exemplu, un angajat ar fi contactul principal într-o săptămână, iar celălalt în săptămâna următoare.
Săptămâna/weekend
În cadrul acestui model, vă împărțiți angajații în două grupuri de gardă . Unul va fi de gardă în timpul săptămânii, iar celălalt în weekend.
Urmaresc soarele
Modelul de urmărire a soarelui stabilește programul lucrătorilor dvs. în funcție de locațiile acestora . Angajații sunt de obicei de gardă în timpul zilei în regiunea lor. Acest sistem poate fi potrivit pentru afaceri globale, cu angajați cu sediul în diferite părți ale lumii.
Asistență de specialitate
Acest tip de programare vă permite să oferiți asistență de specialitate în situații deosebit de dificile. Permite lucrătorilor tăi obișnuiți de gardă să treacă o problemă la un expert desemnat atunci când nu reușesc să o rezolve ei înșiși.
Experții de gardă sunt adesea lucrătorii cu cea mai mare experiență sau cei cu calificări de specialitate. De obicei, se vor ocupa de probleme care pot fi prea complicate pentru a le rezolva alți muncitori mai puțin calificați. Ei pot, de exemplu, să lucreze cu mașini sau unelte care necesită cunoștințe de specialitate. Aceasta ar putea include pe cineva precum un instalator sau un inginer de gardă.
11 sfaturi pentru crearea unui program de apel
Cea mai bună metodă de programare pentru afacerea dvs. va depinde de dimensiunea echipei dvs. și de industria în care lucrați. Cu toate acestea, există anumite sfaturi care pot ajuta toate companiile să creeze programe de gardă care să funcționeze pentru angajați și clienți.
Determinați nevoile dvs. de acoperire și bugetul de gardă
Când întocmiți un program de gardă, primul pas este să decideți când este posibil să aveți nevoie de acoperire și de cât este probabil să aveți nevoie.
Odată ce ai o idee clară despre nevoile tale, poți să întocmești un program și să aloci un buget pentru asistență la gardă.
Decideți ce reprezintă o urgență
În calitate de proprietar de afaceri, veți dori să oferiți clienților dvs. tot ce poate oferi compania dvs. Cu toate acestea, este, de asemenea, important să luați în considerare bunăstarea angajaților dvs. de gardă.
A fi de acord asupra definiției unei situații de urgență va împiedica lucrătorii dumneavoastră să fie deranjați frecvent la ore incomode, cum ar fi în miezul nopții.
Dezvoltați o definiție clară a termenului „de gardă”
Lucrul cu angajații dvs. pentru a determina exact ce înseamnă pentru ei să fie „de gardă” vă poate ajuta să evitați neînțelegerile în viitor.
Iată câteva exemple de reguli de bază pe care ar trebui să le clarificați în definiția dvs.
- Cât de des trebuie să fie de gardă angajații dvs.
- Orele de început și de sfârșit ale schimburilor lor.
- Tipurile de situații la care ar putea avea nevoie să răspundă.
- Metodele de comunicare pe care trebuie să le folosească angajații de gardă, de exemplu, fiind disponibili prin telefon sau e-mail.
- Timpi de răspuns așteptați.
- Rata de plată la gardă.
De asemenea, poate fi util să le reamintiți angajaților motivele pentru care trebuie să fie de gardă din când în când.
Luați în considerare preferințele angajaților
Este mai probabil ca munca la gardă să aibă succes atunci când ia în considerare dorințele și nevoile angajaților.
De exemplu, lucrătorilor cu copii le poate fi dificil să fie de gardă în timpul vacanțelor școlare. Alți angajați pot avea convingeri religioase care înseamnă că nu pot fi de gardă în anumite zile. Pe de altă parte, unii membri ai echipei pot primi oportunitatea de a lucra în ture de gardă ori de câte ori este posibil, deoarece le poate permite să câștige bani în plus.
De asemenea, este important să onorați angajații dvs. solicitări de concediu atunci când vă creați programul de gardă.
Acest tip de flexibilitate poate beneficia foarte mult de relațiile angajator-angajat. Arată că prețuiești angajații tăi ca oameni cu vieți în afara muncii. În schimb, este mai probabil ca angajații dvs. să răspundă solicitărilor dvs. de a lucra în diferite modele de ture.
Luați în considerare punctele forte individuale ale angajaților dvs
În calitate de manager de oameni, înțelegeți punctele forte și punctele slabe ale angajaților dvs. De exemplu, unii dintre lucrătorii dvs. pot avea abilități tehnice de primă clasă, în timp ce alții pot construi o relație excelentă cu clienții.
Folosirea acestor cunoștințe vă va face un planificator eficient de gardă. Având în vedere atributele unice ale angajaților dvs., vă va ajuta să trimiteți cei mai potriviți angajați la joburile dvs. de gardă.
Asigurați-vă că angajații dvs. au suficient timp liber pentru un echilibru bun între viața profesională și viața privată
Pe lângă respectarea solicitărilor de concediu ale angajaților dvs. atunci când vă creați programul de gardă, asigurați-vă că programul permite membrilor echipei dvs. să-și ia suficient timp liber și să aibă concedii plătite.
Software-ul de planificare a schimburilor vă poate oferi o imagine de ansamblu asupra modelelor de lucru ale angajaților dvs. Având la dispoziție aceste informații dintr-o privire, vă poate permite să identificați angajații care lucrează cu programe lungi sau dificile.
În mod similar, puteți, de asemenea, să verificați echilibrul dintre viața personală și cea profesională a angajaților în timpul conversațiilor individuale obișnuite și să vă ajustați programul după cum este necesar pentru a preveni suprasolicitarea și potențialul epuizare.
Angajații care sunt epuizați din cauza orelor de lucru nesociabile sau a mai multor ture de noapte la rând pot căuta un loc de muncă în altă parte. A avea o strategie eficientă de gardă este esențială pentru strategia de reținere a companiei dvs. .

Tratați membrii echipei în mod egal și corect
Aplicarea aceleiași abordări pentru programarea tuturor membrilor echipei de gardă este esențială pentru a asigura un loc de muncă fericit și productiv. Asigurați-vă că nu programați în mod regulat aceiași angajați să fie de gardă sau nu atribuiți anumiți angajați în ture de gardă.
Arătarea favoritismului atunci când atribuiți munca în afara orelor de program ar putea afecta moralul. De asemenea, bazarea pe aceiași angajați pentru a fi în mod regulat de gardă poate duce la burnout și, de asemenea, poate afecta bunăstarea fizică a angajaților tăi.
Este util să fii deschis cu angajații tăi cu privire la modul în care ți-ai creat programul. Explicarea de ce ați ales anumiți angajați care să fie de gardă poate crește transparența în echipa dvs. și poate ajuta la prevenirea dezacordurilor în viitor.
Postați programele cu mult timp înainte
Acordarea unui anunț adecvat angajaților dumneavoastră cu privire la orele lor de gardă poate fi crucială pentru satisfacția lor la locul de muncă . Îi va ajuta pe angajați să evite conflictele cu angajamentele lor non-muncă, cum ar fi îngrijirea copiilor sau programările medicale.
Membrii echipei dvs. pot avea dificultate în a realiza un echilibru sănătos între muncă și viață dacă nu primesc o notificare adecvată cu privire la programul lor. Lucrul de rutină cu un preaviz scurt ar putea însemna, de asemenea, că pierd sărbătorile importante sau se luptă să petreacă timpul cu familia. Această situație ar putea duce la resentimente, poate deteriora moralul și poate reduce nivelul de implicare a angajaților.
Oferiți un număr de asistență de urgență pentru lucrătorii de gardă
Indiferent cât de eficient este sistemul dumneavoastră de programare la gardă, pot apărea dificultăți neprevăzute.
De exemplu, lucrătorii dvs. de gardă pot suferi propriile situații de urgență și nu pot lucra. Acest lucru se poate întâmpla din mai multe motive, inclusiv boală sau o defecțiune a vehiculului. În circumstanțe extreme, angajații dvs. pot găsi o situație periculoasă sau amenințătoare atunci când ajung la un loc de muncă de gardă.
Este important să aveți un punct de contact dedicat pentru personalul dvs. de gardă. Acest lucru ar putea fi printr-un număr de telefon, un serviciu de mesagerie de grup sau o aplicație de chat încorporată în soluția software de comunicare a angajaților.
Examinați-vă în mod regulat abordarea cu privire la programare
Pentru ca programul dvs. de gardă să fie un succes, va trebui să vă asigurați că poate funcționa pe termen lung . Căutarea feedback-ului de la angajați și clienți sau clienți poate fi o modalitate eficientă de a face acest lucru.
Întrebați-vă angajații cum găsesc experiența de a fi de gardă și luați în considerare dacă trebuie să faceți vreo modificare în programul dvs. De exemplu, puteți investiga modele alternative de schimburi pentru un angajat dacă orele de gardă sunt în conflict cu viața lui în afara serviciului.
Căutarea feedback-ului de la clienți sau clienți este la fel de importantă. Puteți face acest lucru prin sondaje, sondaje, e-mailuri sau simple apeluri telefonice. Apoi, examinați feedback-ul și faceți modificările corespunzătoare în programul dvs. de gardă pentru a rezolva orice nelămurire.
De exemplu, puteți adăuga membri ai personalului mai experimentați la programul dvs. de gardă. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că echipa dumneavoastră oferă suport adecvat în timpul unei urgențe. Sau, puteți introduce un sistem de programare de gardă primar/secundar. În acest fel, compania dumneavoastră poate gestiona mai multe incidente simultan, iar clienții nu vor aștepta prea mult timp pentru un răspuns.
Utilizați software-ul de programare pentru a crea cel mai bun program de gardă
Software-ul de programare poate simplifica procesul de programare și poate automatiza mai multe sarcini, cum ar fi schimbarea turelor, solicitările de pauză și comunicarea. Acest lucru vă va economisi timp și efort, permițându-vă să vă concentrați pe operațiuni de afaceri mai critice.
Connecteam este o soluție all-in-one de gestionare a angajaților care include o aplicație de programare ușor de utilizat . Aplicația de programare este concepută pentru a vă ajuta să vă creați și să vă gestionați eficient programul de gardă. Puteți crea cu ușurință un program rotativ, puteți gestiona disponibilitatea angajaților și puteți urmări prezența. În plus, Connecteam permite membrilor echipei dvs. să solicite timp liber și să schimbe turele cu ușurință, facilitând gestionarea programelor pentru toată lumea.
Utilizarea software-ului de programare precum Connecteam asigură că toată lumea din echipa dumneavoastră este la curent cu programul, reduce probabilitatea conflictelor de programare și asigură că echipa dumneavoastră este întotdeauna pregătită pentru responsabilitățile de gardă.
Cu Connecteam, puteți:
- Vedeți schimburile angajaților dintr-o privire.
- Urmăriți orele suplimentare și pauzele.
- Oferiți personalului memento-uri pentru turele de gardă.
- Vedeți solicitările de concediu.
- Furnizați o descriere a responsabilităților angajaților în timpul fiecărei ture.
- Adăugați liste de verificare, formulare, fișiere și multe altele la ture.
- Creați ture deschise de gardă — pe care angajații le pot atribui.
- Creați un program de rotație de gardă.
Încercați gratuit Connecteam 14 zile astăzi și creați cu ușurință un program grozav de gardă pentru echipa dvs.!
Înțelegerea Legii
Este esențial să înțelegeți legile privind munca de gardă dacă solicitați angajaților să lucreze în acest fel.
În SUA, legislația majoră pe care va trebui să o luați în considerare este Fair Labor Standards Act (FLSA ). Aceasta acoperă salariul și condițiile de muncă pentru angajații care sunt acoperiți de lege. Ei sunt cunoscuți ca angajați neexceptați.
Lucrătorii acoperiți de lege tind să fie cei care câștigă sub 35.568 USD pe an. În multe cazuri, aceasta include lucrătorii din construcții sau cei din industriile de servicii.
În conformitate cu condițiile FLSA, orice timp petrecut de angajați la sediul dumneavoastră va fi luat în considerare pentru orele lor lucrate . În mod normal, va trebui să le plătiți pentru timpul lor în aceste ore. Cu toate acestea, este posibil să nu fie nevoie să plătiți lucrătorii dvs. de gardă dacă sunt liberi să părăsească sediul dumneavoastră.
De asemenea, poate fi necesar să plătiți personalul atunci când sunt de gardă dacă există restricții cu privire la ceea ce pot și nu pot face în acest timp.
Timpul unui angajat poate fi limitat dacă i se cere frecvent să răspundă la apeluri de la compania dvs. în timp ce sunt acasă. În plus, să fii obligat să rămâi aproape de locurile de muncă sau de biroul afacerii tale ar putea conta ca o restricție pentru timpul lucrătorilor tăi. Este posibil ca membrii personalului care trebuie să rămână lângă afacerea dvs. să nu-și poată folosi timpul personal așa cum ar face-o altfel.
De asemenea, va trebui să luați în considerare problema orelor suplimentare dacă lucrătorii dvs. sunt acoperiți de FLSA. Actul prevede că toți angajații care nu sunt scutiți trebuie să fie plătiți pentru ore suplimentare dacă lucrează peste perioada standard de 40 de ore pe săptămână. Aceste ore suplimentare trebuie să fie în proporție de cel puțin 1,5 ori compensația lor obișnuită.
Legile muncii variază în funcție de stat, așa că va trebui să verificați și regulile din regiunea dvs.
rezumat
Poate fi necesar să aveți lucrători de gardă dacă linia dvs. de lucru poate implica urgențe la orice oră din zi sau din noapte sau dacă afacerea dvs. necesită personal suplimentar în perioadele aglomerate.
Un sistem de gardă bine organizat vă poate asigura că oferiți servicii de înaltă calitate clienților sau clienților dumneavoastră. De asemenea, îmbunătățește echilibrul dintre viața profesională și cea privată a angajaților, îmbunătățește implicarea acestora și reduce cifra de afaceri.
Nu există o abordare universală a programării. Pentru o programare eficientă la gardă, purtați o conversație deschisă cu membrii echipei dvs., astfel încât să puteți înțelege nevoile și disponibilitatea lor specifice și să știe ce așteptați de la ei.
Când creați programul, luați în considerare diferite modele de programare, cum ar fi rotațiile apelurilor și asigurați-vă că lucrătorii dvs. au suficient timp liber între ture. Tratați membrii echipei în mod egal atunci când atribuiți ture și revizuiți-vă și ajustați-vă programul în mod regulat pe baza feedback-ului.
În cele din urmă, utilizați o aplicație dedicată de programare a angajaților pentru a vă asigura că aveți întotdeauna lucrătorii potriviți pentru fiecare loc de muncă.
Începeți acum cu o încercare gratuită de 14 zile a Connecteam!