Lista completă de verificare pentru sfârșitul anului de salarizare + Ghid de pregătire pentru salarizare

Pregătirea statelor de plată poate consuma timp în cel mai bun caz, dar devine și mai mult la sfârșitul anului. Ultimul statul de plată al anului este cel mai complex, necesitându-vă să examinați informațiile despre salarizarea întregului an și să depuneți documentele necesare la autoritățile fiscale.

Este important să depuneți aceste formulare și să plătiți taxele pe care le datorați la timp. În caz contrar, s-ar putea confrunta cu penalități. De asemenea, este esențial ca formularele dvs. să fie corecte pentru a evita penalizări suplimentare, inclusiv amenzi.

În acest articol, vă explicăm modul în care vă puteți pregăti pentru ultimul salariu din an, precum și pașii pe care îi puteți lua pentru a vă asigura că statul de plată de anul viitor funcționează fără probleme. Am inclus, de asemenea, o listă de verificare pentru sfârșitul anului de salarizare pentru a vă ajuta să finalizați statul de plată final cu ușurință și fără erori.

Ce este salariul de sfârșit de an?

Salariile de sfârșit de an reprezintă procesul de revizuire a înregistrărilor financiare și de salarizare ale companiei dvs. pentru a calcula salariile angajaților, alte compensații, impozitele pe salarii și deducerile pentru anul, apoi raportarea acestor înregistrări autorităților fiscale corespunzătoare.

Întreprinderile efectuează salarizare la sfârșitul anului în timpul ultimului trimestru al unui an calendaristic și începutul primului trimestru al noului an.

În general, statul de plată de sfârșit de an implică sarcini precum:

• Verificarea informațiilor angajaților și actualizarea informațiilor după caz.
• Totalizarea compensațiilor angajaților, impozitelor și deducerilor.
• Depunerea formularelor relevante la Serviciul Fiscal Intern (IRS), Asigurări Sociale. Administrație (SSA), precum și oficiile fiscale de stat și locale.
• Plătirea oricăror taxe pe care compania ta le datorează.

Obligațiile specifice de salarizare la sfârșitul anului depind de natura, tipul și dimensiunea afacerii dvs.

Legile federale, de stat și locale privind impozitele și munca se vor aplica afacerii dvs. în timpul salarizării de la sfârșitul anului.

Asigurați-vă că solicitați consiliere juridică pentru a înțelege pe deplin toate obligațiile dvs. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că statul dvs. de plată de sfârșit de an este corect și afacerea dvs. rămâne conformă. Vă puteți confrunta cu sancțiuni, inclusiv audituri și amenzi, pentru că nu depuneți formularele la timp sau pentru furnizarea de informații incorecte autorităților fiscale.

Când se încheie anul de salarizare 2023?

Sfârșitul anului de salarizare este un proces care se desfășoară pe parcursul celui de-al patrulea trimestru al anului calendaristic și până la începutul primului trimestru al anului următor.

De exemplu, statul de plată final în 2023 are loc în decembrie. Majoritatea formularelor fiscale federale necesare pentru sfârșitul anului de salarizare trebuie depuse în ianuarie 2024.

De ce formulare fiscale aveți nevoie?

Există o serie de formulare pe care angajatorii trebuie să le pregătească și să depună ca parte a statului de plată de la sfârșitul anului.

• Formularul W-2 : Depus în numele fiecărui angajat pentru a declara salariile angajaților și reținerile fiscale la Administrația Securității Sociale (SSA). Autoritățile folosesc aceste informații pentru a calcula beneficiile de securitate socială și de Medicare. De asemenea, trebuie să oferiți o copie angajaților pentru a le folosi pentru declarațiile fiscale personale.
• Formularul W-3 : Rezumă informațiile din Formularul W-2 și este atașat formularului W-2 pentru a fi transmis la SSA.
• Formularul 1099-NEC : Raportează veniturile contractuale independente. Angajatorii trebuie să depună o copie a acestui formular pentru fiecare contractant independent pe care îl plătește peste 600 USD într-un an calendaristic. Angajatorii trebuie, de asemenea, să furnizeze o copie contractantului pentru evidențele fiscale personale.
• Formularul 1096: Folosit pentru a rezuma și a trimite formularul 1099 către Serviciul Fiscal Intern (IRS) dacă utilizați o versiune pe hârtie.
• Formularul 940: Depus de companii cu 1 sau mai mulți angajați. Acest formular detaliază statul de plată anual al angajatorului pentru a calcula impozitul federal pe șomaj (FUTA) al companiei.
• Formularul 941 : un formular trimestrial folosit pentru a declara impozite, inclusiv impozite federale pe venit, taxe de securitate socială și taxe Medicare (FICA).
• Formularul 943: Depus de companiile care plătesc salarii lucrătorilor agricoli supuși impozitelor pe venit, asigurări sociale sau Medicare (FICA).
• Formularul 944: Depus de angajatori cu o datorie fiscală anuală al căror impozit federal pe venit reținut și FICA este de 1.000 USD sau mai puțin. Acest lucru le permite să plătească impozite anual și nu trimestrial.
• Formularele 1095-B și 1095-C: Oferă IRS detalii despre acoperirea asigurării de sănătate oferită angajaților. Angajatorii cu mai puțin de 50 de angajați cu normă întreagă utilizează Formularul 1095-B. Formularul 1095-C este pentru angajatorii cu mai mult de 50 de angajați cu normă întreagă.

Cum să vă pregătiți pentru statul de plată de sfârșit de an al acestui an

Iată pașii pe care îi puteți face pentru a vă ajuta afacerea să se pregătească pentru statul de plată final din acest an.

Verificați informațiile fiscale ale companiei dvs

Confirmați detalii precum numerele de identificare a angajatorului (EIN) ale companiei dvs. de stat și federale, numele companiei și adresa. Actualizați-le dacă au existat modificări în ultimul an.

Confirmați informațiile angajaților

Asigurați-vă că detaliile de salarizare pentru angajații dvs. sunt corecte. Confirmați numele lor juridice complete, adresele de contact, numerele de securitate socială și alte informații de contact și actualizați dacă este necesar.

Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a actualiza orice modificări aduse forței de muncă, de exemplu, dacă un angajat a intrat în concediu prelungit, a avut loc de muncă sau a decedat în timpul anului.

Acest lucru vă ajută să vă asigurați că trimiteți angajaților copii ale documentelor fiscale în locația potrivită și că oferiți informații actualizate către IRS. Puteți fi penalizat dacă nu faceți acest lucru. De exemplu, puteți fi amendat pentru că ați trimis un nume incorect de angajat sau un număr de securitate socială într-un formular W-2.

Calculați bonusurile de sfârșit de an

Includeți orice bonusuri anuale în salariile finale ale angajaților dvs., astfel încât să poată fi impozitate în mod corespunzător.

Cum și când să deduceți bonusurile din impozitele companiei dvs. depinde dacă utilizați o metodă de contabilitate bazată pe numerar sau pe angajamente .

Cu metoda contabilității de numerar, puteți deduce bonusurile ca cheltuieli de afaceri în timpul anului fiscal în care sunt plătite. Cu metoda bazată pe angajamente‌, puteți deduce bonusurile în anul în care sunt câștigate, indiferent dacă au fost plătite.

Examinați perioadele de plată pentru a confirma salariile, impozitele și beneficiile

Deși nu puteți rula rapoarte de sfârșit de an până când nu emiteți cecuri de plată finale, este util să verificați și să pregătiți în avans perioadele de plată anterioare.

Mai întâi, confirmați că statutul de salarizare al fiecărui angajat este corect. De exemplu, notați dacă au fost activi, în concediu, au încetat sau au decedat în anul precedent.

De asemenea, verificați starea de înregistrare a angajaților pentru a confirma dacă sunt scutiți sau nu de impozitul federal pe venit. Aceste informații sunt de obicei disponibile pe formularul lor W-4 (certificat de reținere).

Apoi, revizuiți perioadele anterioare de salarizare pentru a vă asigura că fiecare angajat a fost plătit corect pe tot parcursul anului. De exemplu, confirmați că au primit salariile corecte, bonusurile și orele suplimentare. De asemenea, asigurați-vă că angajații au primit un cec de plată pentru fiecare perioadă de plată, mai ales dacă vă aflați într-o stare care necesită salarii obligatorii.

În plus, verificați din nou detaliile privind plata altor angajați, cum ar fi ratele de impozitare, scutirile, deducerile, plățile de beneficii și rambursările de cheltuieli.

O modalitate de a face acest lucru este să rulați rapoarte relevante de salarizare . De exemplu, un raport rezumat al salariilor vă oferă o imagine de ansamblu asupra salariilor brute și nete, a reținerii impozitelor, a deducerilor și a altor detalii de plată. Rapoartele rezumative ale angajaților vă oferă informații mai detaliate despre fiecare lucrător.

Întreprinderile mai mari folosesc de obicei software de salarizare sau un serviciu de salarizare pentru a face acest lucru. Este posibil ca întreprinderile mici să fie nevoite să ruleze manual aceste procese de salarizare. Aceasta implică mai întâi revizuirea fișelor de plată pentru fiecare angajat și a perioadei de plată pentru anul. Următorul pas este adunarea manuală a salariilor brute și nete, a reținerii și a deducerilor la nivelul forței de muncă, precum și pentru fiecare angajat în parte.

Verificați soldurile de concediu ale angajaților

Dacă afacerea dvs. oferă angajaților concediu plătit (PTO), verificați soldurile de concediu rămase. Apoi, tratați-le în conformitate cu politica dvs. de PTO.

Poate doriți să trimiteți un memento angajaților să-și folosească concediul, mai ales dacă compania dvs. aplică o politică „folosește-l sau pierde-l” care îi împiedică pe angajați să-și folosească concediul acumulat anterior în noul an.

Dacă sunteți obligat prin lege sau alegeți să plătiți PTO acumulat de angajați, faceți acest lucru în statul de plată final, astfel încât aceste sume să poată fi raportate în scopuri fiscale.

Comandați orice formulare fiscale necesare

Dacă depuneți formulare pe hârtie la IRS și SSA, este important să obțineți versiunile pentru anul curent . Furnizorul dvs. de salarizare vă poate oferi acestea. În caz contrar, le puteți solicita de la IRS.

Sosirea formularelor pe hârtie poate dura aproximativ 10 zile lucrătoare, așa că asigurați-vă că le solicitați cu mult înainte de termenele limită de depunere.

Trimiteți formularele W-2 și 1099

Odată ce ați verificat și ați pregătit informațiile privind salariile, vă puteți completa statul de plată de la sfârșitul anului.

Formularul W-2 trebuie trimis apoi tuturor angajaților până la 31 ianuarie. Formularul 1099 trebuie să fie trimis și contractorilor dumneavoastră independenți până pe 31 ianuarie.

Puteți furniza aceste documente electronic dacă angajații dvs. sunt de acord cu acest lucru.

Depuneți formularele relevante la autoritățile fiscale și plătiți impozite

Depuneți orice formulare necesare la IRS și SSA, precum și la autoritățile fiscale de stat și locale. Termenele limită pentru acestea variază, așa că asigurați-vă că le confirmați în avans.

Multe formulare fiscale federale trebuie depuse până la 31 ianuarie a anului următor. Acestea includ:

• Formularul W-2.
• Formularul W-3.
• Formularul 1099-NEC.
• Formularul 1096.
• Formularul 940.
• Formularul 941.
• Formularul 944.

De asemenea, este important să verificați termenul limită pentru plata oricăror taxe restante pe care le datorați ca urmare a depunerii acestor formulare. Puteți găsi o listă cu datele de depunere pentru întreprinderile mici pe site-ul IRS. Găsiți informații fiscale pentru întreprinderi individuale, parteneriate, corporații, corporații S, societăți cu răspundere limitată (LLC) și afaceri internaționale, de asemenea, pe site-ul IRS.

Termenele limită de depunere și plată diferite se pot aplica pentru depunerile fiscale de stat și locale. Verificați site-urile web ale agențiilor fiscale locale și de stat pentru aceste detalii. Sau, discutați cu echipa financiară sau cu contabilul pentru asistență.

Lista de verificare pentru sfârșitul anului de salarizare

• Confirmați informațiile despre companie
• Confirmați informațiile angajaților
  • Actualizați statutul de angajat după cum este necesar
• Calculați bonusurile de sfârșit de an și includeți-le în statul de plată final
• Revizuiți perioadele de plată
  • Este corect statutul de salarizare al angajatului?
  • Sunt angajații clasificați corect ca scutiți sau neexceptați?
  • Sunt corecte salariile, deducerile, retinerile si plata beneficiilor angajatilor?
• Verificați soldurile PTO ale angajaților
  • Includeți PTO acumulat în statul de plată final, dacă politica companiei este să plătească angajaților
• Comandați formularele necesare
• Trimiteți formularele W-2 și 1009 angajaților și contractorilor independenți
• Depuneți formularele necesare la autoritățile fiscale relevante
• Plătiți taxele restante

Cum să vă pregătiți pentru statul de plată de anul viitor

Odată ce ați finalizat statul de plată de la sfârșitul anului, există câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a vă asigura că statul de plată pentru anul viitor funcționează fără probleme.

Verificați dacă există actualizări legale

Fiscalitatea și legislația muncii se schimbă constant. Este esențial să rămâi la curent cu orice modificări viitoare care vor afecta statul de plată de anul viitor.

Este important să căutați orice creștere a salariului minim , astfel încât să puteți ajusta compensația angajaților după cum este necesar. Aceste actualizări sunt de obicei publicate pe site-urile web ale departamentului de muncă federal, de stat și local. Creșterile salariului minim încep adesea la 1 ianuarie a unui nou an, așa că trebuie să fiți la curent cu schimbarea în avans.

De asemenea, ratele de impozitare și cerințele de raportare se modifică, așa că fii atent și pe acestea.

Revizuiți compensația de anul viitor

Identificați dacă există modificări ale salariilor angajaților sau creșteri de salariu pentru unii angajați în anul următor, astfel încât să vă puteți actualiza statul de plată în consecință.

În plus, asigurați-vă că statul de plată pentru anul viitor reflectă orice modificări planificate ale beneficiilor angajaților .

De asemenea, este un moment bun pentru a reseta angajamentele PTO , inclusiv orice concediu acumulat pe care angajații nu le pot reporta.

Examinați politicile și procesele de salarizare

Este important să revizuiți politicile de salarizare și să le actualizați după cum este necesar. Aceasta poate include ajustarea perioadelor de plată, reformatarea bonurilor de plată sau trecerea la un nou software de salarizare.

Această revizuire este deosebit de importantă pentru companiile care au crescut semnificativ. De exemplu, perioadele de plată, metodele de plată, formatarea talonului de plată și procesele de salarizare ar putea trebui actualizate pentru a găzdui o forță de muncă mai mare.

Verificați datele relevante pentru noul an

Pentru a vă ajuta să vă configurați programul de salarizare pentru noul an, verificați datele trimestriale de închidere și sfârșitul perioadei prin intermediul site-urilor web relevante ale agențiilor fiscale federale, de stat și locale.

Marcați-le în calendar, astfel încât să vă puteți rezerva timp pentru a pregăti documentele și dosarele necesare. De asemenea, țineți cont de orice date care sunt în weekend sau sărbători, astfel încât să le puteți planifica din timp. Acest lucru vă ajută să rămâneți la curent cu obligațiile de salarizare în curs și să vă pregătiți pentru sfârșitul anului.

Raționalizați-vă salariile cu o aplicație digitală

Una dintre cele mai bune modalități de a vă simplifica procesele de salarizare, inclusiv ultimul salariu din an, este să utilizați o aplicație precum Connecteam.

Conceput pentru a vă economisi timp și bani, Connecteam include o funcție utilă Time Clock care le permite angajaților să-și înregistreze orele de lucru până la secundă. Acest lucru asigură că informațiile despre schimburi sunt precise în scopuri de salarizare.

De asemenea, puteți utiliza ceasul de timp pentru a seta perioada de plată aleasă . Acest lucru vă oferă o imagine de ansamblu rapidă a oricărei perioade de plată, ceea ce este util în special atunci când pregătiți rapoarte pentru ultimul dvs. statul de plată din an.

Connecteam vă permite, de asemenea , să generați foi de pontaj digitale direct din Time Clock. Puteți vizualiza, modifica și aproba cu ușurință aceste foi de pontaj prin intermediul aplicației, simplificând procesul de pre-payroll.

Puteți exporta apoi foile de pontaj aprobate direct în sistemul dvs. de salarizare, știind că acestea conțin informații exacte și fiabile despre timp. Connecteam se integrează cu mai mulți furnizori de salarizare, inclusiv QuickBooks Online și Gusto.

Cel mai bun lucru este că Connecteam este o aplicație all-in-one. Pe lângă funcțiile sale de salarizare, puteți folosi Connecteam pentru a rămâne în contact cu angajații dvs., pentru a crea și a partaja programele echipei în câteva minute și pentru a urmări pregătirea angajaților dvs.

Sunteți interesat să aflați cum vă poate ajuta Connecteam afacerea? Consultați planurile noastre la prețuri accesibile , inclusiv Planul nostru pentru afaceri mici, gratuit pentru totdeauna. Sau începeți cu o încercare gratuită astăzi.

Concluzie

Este important să obțineți corect salariile de la sfârșitul anului și să vă asigurați că oferiți autorităților fiscale informații exacte la timp. Folosirea listei noastre de verificare a salariilor de mai sus de sfârșit de an ca ghid este un loc bun de început. O aplicație de gestionare a muncii, cum ar fi Connecteam, vă ajută, de asemenea, să înregistrați orele, beneficiile și PTO ale angajaților pentru a vă asigura că înregistrările de salarizare sunt exacte.

Dar rețineți că nevoile de salarizare ale fiecărei organizații sunt unice și variază în funcție de tipul și dimensiunea afacerii dvs., nivelurile de venituri, industrie etc. Ar trebui să solicitați sfaturi specifice cu privire la situația afacerii dvs. pentru a vă asigura că respectați cerințele de salarizare de la sfârșitul anului și evita orice penalizare.

Întrebări frecvente

Care sunt responsabilitățile de la sfârșitul anului de salarizare?

În calitate de companie, principalele dumneavoastră responsabilități de sfârșit de an pentru salarizare includ:

• Confirmarea informațiilor companiei și angajaților dvs. este actualizată.
• Intocmirea si depunerea formularelor fiscale necesare pentru raportarea salariilor si retinerilor la sursa.
• Achitarea oricăror obligații fiscale.

Care sunt cele mai frecvente deduceri din salariu?

Deducerile specifice pe care trebuie să le luați din salariul unui angajat depind de mai mulți factori. Cu toate acestea, unele deduceri obligatorii comune includ impozitul pe venit federal și de stat, impozitul pe asigurările sociale și impozitul Medicare.

Disclaimer

Informațiile prezentate pe acest site web despre salariile de la sfârșitul anului sunt destinate a fi un rezumat doar în scop informativ. Legile și procedurile privind salarizarea și impozitele se modifică în mod regulat și pot varia în funcție de circumstanțele individuale. Deși am depus toate eforturile pentru a ne asigura că informațiile furnizate sunt actualizate și de încredere, nu putem garanta caracterul complet, acuratețea sau aplicabilitatea acestora la situația dumneavoastră specifică. Prin urmare, recomandăm insistent cititorilor să caute îndrumări de la departamentul lor financiar, contabil sau consilier financiar pentru a asigura conformitatea cu legile și reglementările aplicabile. Vă rugăm să rețineți că nu putem fi trași la răspundere pentru nicio acțiune întreprinsă sau neintreținută pe baza informațiilor prezentate pe acest site web.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici