Cum se creează manuale de politici și proceduri (+șablon gratuit)

Politicile și procedurile bune sunt ineficiente dacă angajații tăi nu știu unde să le găsească. De aceea, este esențial să le aveți stocate într-un manual, unde membrii echipei le pot accesa cu ușurință atunci când au nevoie.

Un manual de politici și proceduri este un document central, structurat, cu toate politicile și procedurile dvs. Un instrument esențial de management al angajaților, acesta stabilește proceduri standard de operare pentru a ajuta la ghidarea luării deciziilor. Procesul decizional îmbunătățit duce la o mai bună conformitate și productivitate în organizația dvs. Având un manual centralizat, de asemenea, se asigură că angajații dvs. știu întotdeauna unde să apeleze pentru informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba.

Acest articol vă prezintă cum să creați un manual de politici și proceduri și vă oferă un șablon gratuit pentru a vă ajuta să începeți.

Ce este un manual de politici și proceduri?

Un manual de politici și proceduri este un document cheie de afaceri care ghidează angajații cu privire la cele mai importante politici ale organizației și procesele asociate acestora. Disponibil în format digital sau pe hârtie, acest manual este un document intern pentru utilizare în cadrul unei organizații.

Politicile sunt regulile mai largi care ghidează activitățile cheie de afaceri, cum ar fi resursele umane (HR) sau utilizarea tehnologiei. Ele oferă îndrumări esențiale pentru luarea deciziilor și conduita angajaților.

Procedurile, pe de altă parte, sunt mai specifice. Ele oferă instrucțiuni pas cu pas care îi ajută pe angajați să îndeplinească sarcini precum cererea de concediu sau raportarea unui accident la locul de muncă.

Un manual de politici și proceduri este, în esență, un cadru de reguli pentru o organizație. Acesta ghidează angajatorii și angajații deopotrivă în luarea deciziilor majore, stabilește cele mai bune practici și standarde de lucru și explică așteptările organizației cu privire la forța de muncă.

Ce ar trebui să acopere un manual de politici și proceduri?

Manualele de proceduri eficiente acoperă de obicei o gamă largă de subiecte relevante pentru afacerea dvs.

De exemplu, majoritatea includ o secțiune privind drepturile de concediu care abordează:

• Tipurile și sumele de concediu la care au dreptul angajații, cum ar fi concediul plătit (PTO) și concediul medical
• Cum acumulează angajații concedii (zilnic, lunar sau anual)
• Condițiile de luare a concediului
• Cererea de concediu și procesul de aprobare, inclusiv termenele
• Ce se întâmplă cu angajamentele de concediu neutilizate

Alte secțiuni pe care poate doriți să le includeți sunt:

• O organigramă care stabilește structura de raportare a organizației dvs
• O descriere a culturii organizației dvs. (inclusiv misiunea și valorile de bază)
• Politici de angajare
• Politicile de resurse umane precum măsuri disciplinare
• Politica dvs. de diversitate, echitate și incluziune (DEI).
• Politici de hărțuire și discriminare
• Reclamații interne
• Reguli de securitate și sănătate la locul de muncă
• Proceduri de urgență
• Politici privind beneficiile angajaților
• Politicile de părăsire
• Codul de conduită
• Proceduri de plată
• Proceduri bancare
• Reguli privind utilizarea cardurilor de credit ale companiei
• Rambursare cheltuieli și formulare
• Cod vestimentar
• Utilizarea tehnologiei
• Utilizarea rețelelor sociale
• Politici de lucru de acasă
• Reguli de relocare
• Politici și formulare de călătorie
• Manuale de instruire
• Politici de servicii pentru clienți
• Procese specifice relevante pentru locul dvs. de muncă, de exemplu, cele necesare pentru aprobarea unui nou proiect sau pentru solicitarea unui grant

De ce este esențial un manual de politici și proceduri

Crearea unui manual al politicilor și procedurilor dvs. oferă o serie de beneficii afacerii și angajaților dvs.

Îmbunătățește productivitatea

Un manual de politici și proceduri bine scris devine o sursă unică de adevăr de încredere în organizația dumneavoastră. Cu toate politicile și procedurile relevante stocate într-un singur loc, angajații se pot referi la ele după cum este necesar.

Asigurarea că informațiile sunt ușor accesibile limitează perturbarea concentrării unui angajat, deoarece aceștia nu trebuie să caute prin multe documente pe hârtie pentru a găsi ceea ce are nevoie. Manualele digitale sunt ușor de căutat, iar angajații le pot accesa de oriunde. Forța de muncă poate găsi informațiile de care au nevoie în câteva minute și poate continua cu treaba. De asemenea, un manual înlătură nevoia de a întrerupe munca altui angajat pentru a cere ajutor.

Accesul ușor la politicile și procedurile relevante legate de operațiunile de afaceri economisește, de asemenea, timp organizației dvs. prin reducerea riscului de erori sau incidente. Angajații înțeleg cele mai bune practici și le pot aplica în munca lor. Dacă apare un incident, angajații știu cum să răspundă pentru a minimiza efectele și perturbările acestuia.

De exemplu, dacă un angajat este rănit la locul de muncă, ei știu să solicite mai întâi asistență medicală pentru a se asigura că nu își înrăutățește accidentarea. De asemenea, ei știu să raporteze evenimentul cât mai curând posibil printr-un formular de raportare a incidentului. Acest lucru permite organizației să abordeze orice probleme de siguranță mai ample, reducând riscul de incidente viitoare.

Stabilește standarde de comportament și așteptări

Un manual oferă angajaților o înțelegere clară a ceea ce se așteaptă de la ei atât în ​​ceea ce privește munca, cât și comportamentul lor. Folosirea unui document unic, cu autoritate, pentru a stabili obiectivele comune, încurajează un mediu de lucru pozitiv în care toată lumea lucrează la aceleași obiective.

În plus, un manual este o altă modalitate de a comunica misiunea și valorile organizației dvs., astfel încât toți angajații să fie pe aceeași pagină. Acest lucru îi ajută pe angajați să înțeleagă contextul muncii lor și modul în care acesta contribuie la imaginea de ansamblu, creând un sentiment de lucru în echipă.

Stabilirea politicilor și procedurilor dumneavoastră oferă, de asemenea, o bază pentru orice acțiune disciplinară necesară. Un manual poate descrie pașii de urmat pentru a gestiona încălcările politicii, permițând managerilor să gestioneze mai eficient situațiile potențial dificile.

De exemplu, dacă un angajat întârzie în mod repetat la serviciu, un manager știe să discute mai întâi problema cu el, în loc să ia măsuri disciplinare imediat. A vorbi cu angajatul poate ajuta la identificarea motivului pentru care au dificultăți să ajungă la timp. Managerul poate apoi să-l sprijine pe angajat să rezolve problema.

Îmbunătățește conformitatea

Un manual de politici și proceduri este cel mai bun loc pentru a aborda orice legi și reglementări care se aplică afacerii dvs. Acestea pot include legislația anti-discriminare, cerințele de păstrare a evidențelor și reglementările privind sănătatea și securitatea la locul de muncă.

În manualul dvs., puteți crea politici și proceduri care respectă orice lege relevantă. Când angajații înțeleg aceste politici și proceduri – și de ce există – este mai probabil să le respecte. Acest lucru ajută la îmbunătățirea conformității organizaționale.

Conformitatea îmbunătățită reduce riscul de accidente la locul de muncă, asigurând siguranța angajaților dumneavoastră. De asemenea, reduce riscul încălcărilor conformității care pot duce la penalități precum amenzi.

Ușurează integrarea și formarea

Un manual vă simplifică, de asemenea, procesele de integrare și formare.

Noii angajați se confruntă adesea cu o supraîncărcare de informații în primele săptămâni. Un manual este o resursă excelentă de inclus în materialele lor de îmbarcare pentru a-i ajuta să cunoască organizația. Puteți direcționa personalul nou către politici și proceduri prioritare, iar ei pot citi restul în ritmul lor.

Furnizarea forței de muncă cu un manual reduce și timpul de pregătire a angajaților. În loc să ofere sesiuni de instruire repetitive cu privire la dezavantajele fiecărei politici și procese, angajații se pot referi la manual atunci când au nevoie de el.

Cum să creați un manual de politică și procedură ușor de utilizat

Faceți-vă cercetarea inițială

Crearea unui manual de procedură eficient este posibilă numai cu cercetări solide. Începeți procesul evaluând ce tipuri de politici și procese trebuie să includeți. Discutați cu fiecare departament pentru a afla pe care le folosesc cel mai mult și pentru a înțelege orice probleme cu care se confruntă lucrătorii lor. Acest lucru vă ajută, de asemenea, să identificați eventualele lacune de cunoștințe care trebuie abordate în manualul dvs.

Nu orice procedură minoră trebuie să fie în manualul dvs. Departamentul sau echipele pot folosi procese zilnice informale care s-au dezvoltat în mod natural de-a lungul timpului, de exemplu, aranjarea momentului în care membrii echipei își iau pauza.

Manualul dvs. ar trebui să găsească un echilibru între a fi cuprinzător și nu copleșitor. Includeți un proces dacă este unul esențial, cum ar fi cele concepute pentru a crea un mediu de lucru sigur. Dacă punerea în scris va îmbunătăți semnificativ un proces, includeți-l și.

De exemplu, procedurile complexe, de rutină sau actualizate recent beneficiază de obicei de a fi scrise. De asemenea, este o idee bună să introduceți în manual orice proces care se bazează în mare măsură pe reguli sau necesită consecvență.

Adună o echipă

Crearea unui manual este de obicei mai mult decât o muncă de o persoană. Este util să configurați o echipă care să ajute la crearea fiecărei secțiuni a manualului. Implicați purtători de cuvânt din fiecare departament și asigurați-vă că există o gamă de experiență și expertiză reprezentată.

Apoi, puteți atribui persoane care să vă ajute cu diverse sarcini, inclusiv cercetarea și scrierea conținutului, editarea manualului și revizuirea lui în mod regulat.

Cercetați conținutul

Apoi, trebuie să cercetați conținutul politicilor. Vorbiți cu lucrătorii care folosesc fiecare proces în sarcinile lor zilnice. De asemenea, ar trebui să solicitați sfaturi de la experți în domeniu cu privire la politicile și procedurile extrem de tehnice sau legale.

O parte importantă a acestui pas este înțelegerea legilor și reglementărilor relevante care se aplică afacerii dvs. Căutați consiliere juridică internă sau externă cu privire la obligațiile dvs. de conformitate. Aceste informații vă permit să dezvoltați politici și proceduri conforme.

Elaborați conținutul

După pregătire, acum puteți scrie politicile și procedurile pentru manualul dvs. Când scrieți aceste secțiuni, țineți cont de aceste puncte.

• Fiecare politică sau proces ar trebui să includă un titlu pentru a facilita consultarea. De exemplu, „Politica de călătorie peste noapte”.

• Includeți o descriere a politicii. Ce este conceput pentru a face? De exemplu, „Această politică stabilește procedurile de siguranță pe care toți angajații trebuie să le urmeze atunci când lucrează cu substanțe potențial toxice”.

• La începutul fiecărei politici, explicați scopul acesteia . De exemplu, scopul unei politici de sănătate și siguranță ar putea fi „de a oferi tuturor angajaților cel mai sigur mediu de lucru posibil”. Când lucrătorii înțeleg scopul din spatele unei politici, este mai probabil să o susțină.

• Identificați domeniul de aplicare al politicii și cui se aplică. Se aplică tuturor angajaților, unui departament sau unui grup de angajați cu sarcini specifice? De asemenea, ar trebui să stabiliți orice posibile exceptări sau excluderi de la politică sau proces.

• Identificați cine este responsabil pentru aplicarea politicii și aprobarea oricăror scutiri. Acesta poate fi un departament, cum ar fi HR, sau o anumită persoană, cum ar fi un pompier. De exemplu, atunci când se abordează hărțuirea la locul de muncă, manualul ar trebui să identifice la cine poate apela un angajat pentru asistență sau pentru a depune o plângere oficială.

• Scrieți pașii procedurali unul câte unul , cât mai succint posibil.

• Adăugați linkuri către documente utile care îi vor ajuta pe membrii echipei să înțeleagă politica sau procedura. Acestea includ formulare, șabloane, legislație sau politici și proceduri aferente. Adăugarea de legături interne într-un manual digital ajută angajații să navigheze cu ușurință între secțiuni.

• Oferiți angajaților sprijin suplimentar la sfârșitul unei politici, dacă este necesar . Unde pot merge pentru a afla mai multe despre politică sau procedură sau dacă au o întrebare? Aceasta ar putea fi o altă resursă, o persoană sau un departament.

Organizați conținutul

Odată ce aveți conținutul dvs., trebuie să îl asamblați într-un manual. Conducerea cu secțiunile mai largi, cu imagini mai mari este adesea o abordare bună.

Cultura organizațională, misiunea companiei și politica generală de resurse umane sunt toate subiecte mai ample. Manualul poate aborda mai târziu politici și proceduri mai specifice, cum ar fi cele referitoare la procedurile de plată sau codurile vestimentare.

Prin organizarea conținutului, puteți crea un cuprins structurat logic, care îi ajută pe utilizatori să navigheze cu ușurință în manual.

Examinați și finalizați proiectul

Înainte de a finaliza manualul, este important să obțineți feedback despre acesta. Echipa mai largă responsabilă pentru manual își poate oferi informațiile inițiale, dar ar trebui să solicitați și contribuții de la conducere. De asemenea, ar trebui să consultați persoana sau departamentul responsabil cu implementarea politicii sau cu supravegherea procesului.

Reveniți la experții dvs. în domeniu pentru a confirma că secțiunile tehnice și juridice sunt corecte. De asemenea, puteți solicita feedback cu privire la lizibilitate de la câțiva angajați pentru a afla cât de ușor este de înțeles manualul dvs.

De asemenea, poate doriți să testați unele dintre procedurile dvs., în special cele noi, înainte de a le finaliza în manual. Cereți echipei sau departamentului relevant să efectueze procedurile și să raporteze orice probleme. Acest lucru vă permite să faceți orice modificări necesare înainte de a lansa manualul la nivel de companie.

Odată ce ați finalizat conținutul, obțineți o aprobare de la conducere pentru a aproba versiunea finală.

Distribuiți angajaților dvs

Este important să crești apoi conștientizarea angajaților în jurul manualului.

Asigurați-vă că manualul este ușor accesibil pentru toți membrii echipei. Adăugați un link către acesta pe intranet, faceți-l disponibil prin baza de cunoștințe internă și încorporați-l în programele dvs. de integrare și formare. Trimiteți un e-mail la nivel de companie sau o notificare pentru a le informa angajaților cum pot accesa manualul.

Crearea unui manual digital facilitează actualizarea politicilor și procedurilor. Puteți trimite notificări pentru a informa lucrătorii cu privire la o modificare a manualului, ajutându-i pe angajați să acceseze cea mai recentă versiune.

De asemenea, angajații pot accesa de obicei un manual digital pe dispozitivele lor mobile, de exemplu, prin intranetul companiei sau baza de cunoștințe. Aceasta este o caracteristică la îndemână care permite angajaților să se refere la ea de oriunde și oricând.

Cele mai bune practici pentru crearea unui manual

Iată câteva dintre cele mai bune practici de care trebuie să țineți cont atunci când vă creați manualul.

Scrieți într-un limbaj simplu, ușor de înțeles

Cu cât manualul tău este mai lizibil, cu atât este mai probabil ca forța de muncă să-l înțeleagă și să-l urmeze.

Puteți face acest lucru prin:

• Folosind vocea activă pentru a vă face scrisul mai captivant, mai ales când furnizați instrucțiuni pas cu pas. De exemplu, în loc să scrieți „formularul trebuie trimis la HR” (voce pasivă), scrieți „trimiteți formularul către HR” (voce activă).

• Explicarea clară a oricăror acronime sau jargon specific companiei utilizate în manual. O secțiune de definiții sau acronime la început este o modalitate bună de a face acest lucru.

• Formatarea documentului în mod curat și consecvent. Folosiți paragrafe scurte și puncte și includeți diagrame sau grafice acolo unde este cazul.

Prioritizează secțiunile

Manualele sunt de obicei documente lungi, care conțin un volum mare de informații. A ști de unde să începi poate fi copleșitor, așa că decide ce secțiuni să scrii mai întâi.

Un loc bun de început este orice politici sau proceduri care sunt impuse de lege sau utilizate cel mai des de către angajații dvs. De asemenea, este util să abordați politici și procese complexe într-un stadiu incipient. Puteți apoi să construiți restul manualului în timp.

Examinați și actualizați în mod regulat

Manualul dvs. ar trebui să fie un document viu. Trebuie să îl actualizați pe măsură ce legile sau nevoile afacerii dvs. sau ale lucrătorilor dvs. se schimbă. Din acest motiv, echipa dvs. ar trebui să revizuiască în mod regulat manualul și să-i actualizeze conținutul după cum este necesar.

Oferiți angajaților instruire

Oferiți sesiuni de instruire conducerii și angajaților pentru ai ajuta să se familiarizeze cu manualul și conținutul acestuia. Cu cât membrii echipei navighează și înțeleg mai confortabil manualul dvs., cu atât este mai probabil să îl folosească.

De asemenea, sesiunile de instruire permit angajaților să pună orice întrebări pe care le au despre manual. Puteți desfășura aceste sesiuni de formare personal sau online, de exemplu, prin module de formare pe care personalul le poate finaliza în ritmul propriu.

Utilizați un șablon

Crearea de șabloane de politici și proceduri pentru a ghida elaborarea manualului asigură consecvența fiecărei secțiuni și abordează toate informațiile necesare. Ca punct de plecare, am pregătit un șablon gratuit la îndemână pe care să îl utilizați.

Creați-vă manualul pentru angajații dvs

Un manual de politici și proceduri păstrează toate politicile și procedurile dvs. într-un singur loc, făcându-le mai ușor pentru angajați să găsească informațiile de care au nevoie. Este important să-ți păstrezi membrii echipei în prim-plan atunci când scrii manualul de politici și proceduri. Asigurați-vă că este clar și ușor de citit și include toate informațiile esențiale relevante pentru munca angajaților.

Pentru a crea un manual eficient, trebuie să investiți timp în cercetarea și redactarea acestuia. Va deveni un punct de referință important pentru forța de muncă, care va ajuta la îmbunătățirea productivității acestora, așa că doriți să îi dedicați timpul și efortul corespunzător. Prin stabilirea standardelor de lucru așteptate, un manual crește, de asemenea, conformitatea în cadrul organizației dumneavoastră. Ajută la crearea unui mediu de lucru sigur și de sprijin pentru angajații dvs., astfel încât aceștia să poată performa cel mai bine.