Cum să faci un program de restaurant (+ Sfaturi pentru maximizarea productivității echipei)

Crearea unui program pentru restaurantul dvs. poate fi o provocare, deoarece există o mulțime de factori diferiți și priorități conflictuale de care trebuie să țineți cont și să încercați să echilibrați.

Angajații ar putea dori să lucreze la ore diferite, unii pot solicita zile libere, iar alții pot cere mai multe sau mai puține ore. În timp ce gestionați toate acestea, trebuie să vă asigurați că fiecare tură este completată și că personalul dvs. poate fi cât mai productiv posibil.

Vestea bună este că crearea unui program perfect de restaurant nu trebuie să fie o bătaie de cap. Urmând câteva sfaturi și trucuri, veți vedea că procesul este destul de ușor. În acest ghid, acoperim tot ce trebuie să știți despre cum să faceți un program de restaurant și vă oferim sfaturile noastre de top pentru succes.

De ce este atât de importantă programarea restaurantului?

Programarea este esențială pentru buna funcționare a oricărui restaurant. Să aruncăm o privire mai atentă la câteva dintre modalitățile cheie prin care o programare adecvată vă poate ajuta afacerea să prospere.

Asigurați-vă că fiecare tură este acoperită

Există puține lucruri mai rele în afacerea cu restaurante decât lipsa de personal în timpul unei ture aglomerate. Comenzile durează mai mult, moralul angajaților are de suferit, iar clienții au mai multe șanse să aibă o experiență proastă.

Unul dintre principalele beneficii ale programării este că se asigură că fiecare rol este acoperit în fiecare tură . Puteți decide de câți bucătari de linie, personal de autobuz și personal de așteptare aveți nevoie pentru orice tură dată, apoi desemnați angajații potriviți să lucreze în fiecare tură.

Dacă creați programe pentru o săptămână întreagă la un moment dat, vă puteți simți încrezător știind că restaurantul dvs. va avea personal complet pentru zilele următoare.

Maximizați productivitatea angajaților

Angajații restaurantului trebuie să lucreze în echipă pentru a fi cât mai productivi. Aveți nevoie de personal de așteptare care se completează unul pe celălalt și de bucătari ale căror stiluri de lucru se aliniază.

Programarea vă oferă posibilitatea de a decide ce angajați vor lucra împreună și cât de des. Angajații care lucrează bine împreună tind să fie mai fericiți și mai productivi, ceea ce poate duce la o experiență mai bună a clienților și la creșterea veniturilor.

Împărțiți munca uniform între angajați

Este binecunoscut în industria restaurantelor că unele ture sunt mai bune pentru personalul de așteptare decât altele. De exemplu, un restaurant de lux este mult mai probabil să fie plin în nopțile de weekend decât în ​​zilele lucrătoare, în timpul prânzului. Turele mai aglomerate înseamnă mai multe sfaturi, astfel încât angajații doresc de obicei cât de multe dintre aceste ture profitabile pot obține.

Puteți ține cont de acest lucru atunci când construiți programe pentru a vă asigura că fiecare angajat are o distribuție egală a schimburilor . În acest fel, angajații au șanse aproximativ egale de a câștiga bacșișuri în fiecare săptămână. Angajații care simt că sunt tratați corect în acest fel au mult mai multe șanse să se bucure să lucreze la restaurantul dvs.

Economisiți bani la costurile forței de muncă

Deși este important să vă asigurați că fiecare tură este acoperită, nu doriți să plătiți forța de muncă de care nu aveți nevoie. Asta înseamnă eliminarea supraîncărcării și reducerea orelor suplimentare pe cât posibil.

Cu software-ul de programare, puteți anticipa acoperirea necesară în timpul fiecărei ture și puteți programa numărul corespunzător de angajați. De asemenea, puteți monitoriza câte ore este programat fiecare angajat în timpul unei săptămâni și puteți face ajustări pentru a reduce orele suplimentare.

Cum funcționează programarea angajaților restaurantului?

Programarea angajaților restaurantului începe cu managerii care determină nevoile operaționale ale companiei și perioadele cele mai aglomerate, precum și disponibilitatea lucrătorilor, abilitățile și preferințele privind schimburile. Managerii vor crea apoi un program care să țină cont de acești factori — de obicei folosind creion și hârtie, o foaie de calcul online sau un instrument digital de programare a personalului.

Programele sunt apoi partajate cu angajații, care pot solicita modificări dacă este necesar. Managerii vor actualiza turele după cum este necesar pentru a evita conflictele de programare și probleme precum subîncărcarea sau supraîncărcarea personalului. Atât managerii, cât și angajații trebuie să fie deosebit de flexibili și comunicativi în ceea ce privește absențele care pot afecta programele.

Pentru majoritatea restauratorilor, cea mai bună modalitate de a crea programe pentru angajați este utilizarea unui software dedicat de programare a personalului . Acest lucru vă permite să împărțiți fiecare zi în ture și să decideți care dintre angajații dvs. ar trebui să fie repartizați în acele ture.

Unele platforme de programare, cum ar fi Connecteam, oferă o interfață de tip drag-and-drop pentru crearea programelor. Acest lucru este util deoarece puteți crea un program inițial, apoi puteți face modificări pur și simplu prin mutarea schimburilor și a angajaților în calendarul dvs. De asemenea, puteți duplica un program de la o săptămână la alta, ceea ce economisește timp dacă nevoile de personal ale restaurantului dvs. sunt relativ consistente.

Desigur, mai trebuie să știți ce acoperire aveți nevoie pentru fiecare tură. Aceste informații se bazează de obicei pe propria experiență, așa că gândiți-vă la ce zile și orele sunt cele mai aglomerate la restaurantul dvs. și plecați de acolo. De asemenea, este o idee bună să luați notițe despre calitatea personalului dvs. în fiecare zi, astfel încât să puteți face ajustări ale programelor viitoare, după cum este necesar.

Cum să construiți un program de personal

Acum că cunoașteți elementele de bază ale programării restaurantelor, haideți să vedem cum să faceți un program de restaurant. Îl vom împărți în 6 pași.

Pasul 1: Aranjați-vă turele

Primul pas în crearea unui program al angajaților restaurantului este și cel mai complex. Trebuie să decideți ce ture aveți nevoie și orele pe care trebuie să le acopere fiecare tură .

Vom explica unele dintre cele mai comune tipuri de programe de ture de restaurant în secțiunea următoare. Mulți restauratori folosesc o combinație de ture de 4 și 8 ore, unii folosesc ture de 12 ore, iar alții programează oră cu oră.

Indiferent de structura de ture pe care o utilizați, este de obicei util să păstrați același aspect de la o săptămână la alta . Acest lucru reduce confuzia pentru angajați și simplifică procesul de programare.

De asemenea, trebuie să decideți de câți angajați aveți nevoie pentru fiecare sarcină din restaurantul dvs. Adică de câte persoane ai nevoie în bucătărie? Câți chelneri? Câți salutatori și câți personal de autobuz?

A face acest lucru corect necesită încercări și erori. Examinați-vă programele anterioare dacă aveți și gândiți-vă cât de ocupat este de obicei restaurantul dvs. într-o anumită zi și oră. Nu uitați să luați în considerare vacanțele, care pot aduce clienți suplimentari.

Pasul 2: Decideți durata programului dvs

Când vă așezați pentru a face un program, probabil că veți programa ture pentru mai mult de o zi la un moment dat. În caz contrar, va trebui să petreceți timp creând programe în fiecare zi, ceea ce nu este foarte eficient.

Dar pentru câte zile ar trebui să vă programați?

Pentru multe restaurante, răspunsul este de 2 săptămâni la un moment dat . Publicarea de ture de 2 săptămâni le permite angajaților să planifice din timp, dar nici nu se înclină prea departe în viitor. Cu un program bisăptămânal, va trebui să creați și să publicați 26 de programe în fiecare an.

Unii restauratori optează pentru a crea programe lunare. Acest lucru reduce numărul de programe pe care trebuie să le faci în fiecare an la 12. Cu toate acestea, angajații pot avea dificultăți în planificarea unei luni sau mai mult în viitor. Acest lucru poate duce la mai multe solicitări de concediu de ultim moment sau chiar neprezentări.

Programele săptămânale sunt, de asemenea, o opțiune. Deoarece schimburile într-un program săptămânal sunt aproape, este mai puțin probabil ca angajații să aibă timp liber neașteptat sau alte probleme care îi împiedică să se prezinte la serviciu.

Cu toate acestea, angajaților le poate fi greu să-și planifice viața în jurul unui program săptămânal, ceea ce poate duce la scăderea moralului. Ca manager de restaurant, poate fi, de asemenea, stresant să planifici ture cu doar o săptămână înainte.

Pasul 3: Creați o schiță de program

Odată ce ți-ai stabilit schimburile pentru întreaga durată a programului tău, poți începe să adaugi angajați în ture. Creați o schiță în această etapă, așa că nu vă faceți griji prea mult cu privire la minimizarea orelor suplimentare sau la echilibrarea orelor pentru fiecare angajat. Scopul este să vă completați pur și simplu toate turele.

Dacă aveți un program dintr-o perioadă anterioară de 2 săptămâni, îl puteți duplica pentru a crea programul nefinalizat.

Pasul 4: Ajustați-vă programul

Acum că ai completat toate turele, este timpul să faci niște reglaje.

Mai întâi, verificați din nou dacă toate schimburile sunt fezabile. Fiecare angajat pe care l-ați repartizat într-o tură ar trebui să fie calificat pentru a-și îndeplini rolul atribuit. De asemenea, ar trebui să verificați dacă turele pe care le-ați programat nu intră în conflict cu timpul pe care angajații au cerut concediu.

Apoi, numărați orele atribuite fiecărui angajați. Fiecare ar trebui să aibă aproximativ numărul de ore pe care intenționează să lucreze de obicei. Dacă vreun angajat este programat pentru ore suplimentare, poate doriți să-l înlocuiți în ture pentru a minimiza costurile cu orele suplimentare.

În cele din urmă, verificați dacă schimburile pe care le-ați atribuit fiecărui angajat sunt echilibrate. Adică, fiecare angajat ar trebui să aibă aproximativ același număr de ture profitabile (cum ar fi serile de weekend) atribuite. Dacă acest lucru nu este posibil într-un singur program, asigurați-vă că variați angajații care primesc un program mai favorabil de fiecare dată când creați un program.

Pasul 5: Publicați-vă programul

Odată ce programul dvs. este gata, îl puteți publica și îl puteți distribui angajaților.

Este o idee bună să vă publicați programul cel puțin pe durata programului în avans. Adică, dacă creați programe bisăptămânale, publicați fiecare program nou cu 2 săptămâni înainte . Pentru programele lunare, publicați cu o lună în avans.

Pasul 6: faceți ajustări

Inevitabil, angajații vor solicita modificări odată ce ați publicat noul program. Există câteva modalități de a face față schimbărilor.

În primul rând, puteți permite angajaților să schimbe ture între ei, cu aprobarea dvs. Schimbarea turelor este o opțiune relativ ușoară pentru ajustări, deoarece poate ajuta la asigurarea că fiecare tură este acoperită și lasă angajații la latitudinea de a decide ce schimbări funcționează pentru ei.

O altă opțiune este să scoți un angajat dintr-o tură și să-l lași deschis. Orice angajat calificat poate revendica apoi tura deschisă cu aprobarea dumneavoastră. Aceasta oferă o modalitate pentru angajații care doresc ore suplimentare de a le obține.

Pentru modificări de program de ultimă oră, asigurați-vă că le sunați sau trimiteți un mesaj text angajaților cât mai curând posibil după ce ați modificat programul pentru a le informa ce a fost ajustat.

Tipuri de program de lucru la restaurant

Deși sunteți liber să creați orice program care funcționează cel mai bine pentru restaurantul dvs., majoritatea restauratorilor au convergit spre câteva structuri de program comune.

Ture fixe

Cu ture fixe, angajații lucrează în același program în fiecare săptămână. Acest lucru poate fi avantajos, deoarece face programarea simplă și angajații dvs. lucrează în echipe consistente.

Dezavantajul schimburilor fixe este că nu sunt foarte flexibile. Ele pot face dificilă adaptarea perioadelor aglomerate. De asemenea, pot avea ca rezultat programe dezechilibrate în care unii angajați lucrează în mod repetat în ture mai profitabile decât alții.

Schimbări rotative

Cu turele rotative, programul unui angajat se schimbă de la o săptămână la alta. De obicei, schimburile se rotesc într-un model previzibil. Iată 3 dintre cele mai frecvente programe rotative de schimb:

5-2-2-5 orare

Un program de 5-2-2-5 cere angajaților să lucreze 5 zile, 2 zile libere, 2 zile libere și apoi 5 zile libere. Schimburile sunt de obicei de 12 ore, dar pot fi, de asemenea, împărțite în blocuri de 8 ore și 4 ore.

2-2-3 orare

Programele de 2-2-3 ture sunt utilizate de obicei de restaurantele care sunt deschise 24/7. Angajații lucrează 2 zile, 2 zile libere și apoi 3 zile. Săptămâna următoare, lucrează 2 zile libere, 2 zile libere și apoi 3 zile libere. Schimburile sunt de obicei de 12 ore.

5-4-9 orare

Programele 5-4-9 sunt folosite de multe restaurante care sunt deschise 5 zile pe săptămână. Angajații lucrează 4 zile de 9 ore și 1 zi de 8 ore pe parcursul unei săptămâni, apoi 4 zile de 9 ore săptămâna următoare, cu 1 zi liberă.

Schimbări împărțite

Orice ture care sunt împărțite printr-o pauză prelungită sunt cunoscute sub denumirea de schimburi divizate. Acestea pot fi folosite pentru ca angajații să lucreze în timpul orelor de prânz, apoi să ia câteva ore libere și să se întoarcă pentru serviciul de cină.

Turele împărțite reduc timpul pe care angajații îl petrec lucrând atunci când traficul la restaurant este lent. Cu toate acestea, ele pot face, de asemenea, mai complicată pentru angajați să realizeze un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată. În unele state, inclusiv în California, angajații care lucrează în ture împărțite au dreptul la compensații suplimentare.

Sfaturi pentru programarea restaurantului

Iată 5 dintre sfaturile noastre de top pentru a vă ajuta să vă asigurați că restaurantul dvs. are întotdeauna personal corespunzător.

Stabiliți politici de programare

Creați un set de bază de politici de programare și respectați-le. Aceasta ar putea include cu cât timp înainte veți publica programele și cu cât timp înainte trebuie angajații să facă cereri de concediu .

Politicile dvs. de programare ar putea include, de asemenea, stabilirea de ore minime pentru fiecare angajat sau desemnarea anumitor ture ca fiind cu trafic ridicat (și, prin urmare, mai bune pentru sfaturi).

Onorează cererile de concediu

Dacă angajații solicită timp liber, faceți tot ce puteți pentru a onora aceste solicitări. Chiar dacă ești ocupat, nu vrei ca angajații să sufere de burnout. Angajații care își găsesc cererile de concediu respinse au, de asemenea, mai multe șanse să caute de lucru în altă parte.

Trimiteți mementouri pentru ture

Mementourile automate ale schimburilor pot contribui în mare măsură la reducerea neprezentărilor. Acestea pot fi la fel de simple ca un mesaj text sau o notificare push trimisă pe dispozitivele mobile ale angajaților.

Angajații încrucișați

O abordare a reducerii lipsei de personal este formarea încrucișată a angajaților. De exemplu, ați putea antrena în mod transversal un greeter pentru a aștepta mesele. În acest fel, aceștia ar putea interveni atunci când restaurantul dvs. este deosebit de ocupat sau dacă unul dintre angajații dvs. nu se prezintă la serviciu.

Cu cât angajații dvs. sunt mai mult formați pentru a ocupa mai multe posturi, cu atât mai multă redundanță este inclusă în fiecare program pe care îl creați .

Colectați date

La sfârșitul fiecărei zile, luați notițe despre modul în care personalul dvs. este comparat cu cantitatea de acoperire de care aveați de fapt nevoie. Dacă aveți în mod constant personal insuficient sau suprasolicitat în timpul unui anumit schimb, acesta va apărea în datele dvs. Puteți utiliza apoi aceste date pentru a vă ajusta programul în consecință.

Cele mai bune practici de programare a restaurantelor

Respectarea câtorva bune practici vă poate ajuta să construiți programe mai bune, să vă mențineți angajații fericiți și să maximizați veniturile afacerii dvs.

Utilizați software de programare

Deși este posibil să folosiți creion și hârtie sau foi de calcul digitale precum Foi de calcul Google sau Microsoft Excel pentru a crea programe de restaurante, aceste opțiuni sunt consumatoare de timp și foarte predispuse la erori.

Pe de altă parte, software-ul de programare precum Connecteam poate reduce dramatic timpul necesar pentru a construi programe. De asemenea, vă ajută să eliminați conflictele și erorile de programare care pot duce la subîncărcarea sau supraîncărcarea personalului.

Cele mai bune opțiuni vor oferi o interfață intuitivă de tip drag-and-drop pentru crearea rapidă și simplă a programului, abilitatea de a crea ture deschise și opțiunea de a programa angajații pe baza calificărilor, preferințelor și multe altele.

Planifica

Creați și publicați-vă programul cu mult înainte de primul schimb din programul respectiv. Acest lucru le oferă angajaților timp pentru a planifica noul program. Dacă angajații trebuie să pună pe cineva să-i acopere pentru o tură, poate dura câteva zile până să găsească un înlocuitor.

Creați un sistem de rezervă

Se întâmplă greșeli și urgențe și este important să fii pregătit atunci când se întâmplă. Poate că un angajat nu reușește să se prezinte pentru o tură, sau poate că restaurantul tău are o seară mult mai aglomerată decât te așteptai. Oricare ar fi cauza, este important să aveți un sistem în vigoare pentru a obține backup de la angajații care nu lucrează în prezent.

O modalitate de a realiza acest lucru este să le plătiți angajaților o rată redusă pentru a fi de gardă , adică gata să vină la serviciu dintr-o dată.

Alternativ, puteți oferi timp și jumătate angajaților care sunt de acord să vină la serviciu cu un preaviz scurt. Aceasta înseamnă că le plătiți cu 1,5 ori mai mult decât rata orară obișnuită.

Comunicați cu angajații

Cu cât comunicați mai mult cu angajații dvs. despre programare, cu atât mai puține probleme de programare veți întâmpina. Vorbește cu ei în mod regulat în persoană sau prin e-mail sau mesaj text despre programul lor, disponibilitate și preferințele de schimb.

În plus, reamintește-le angajaților să trimită orice cereri de concediu înainte de a crea un nou program. De asemenea, ar trebui să anunțați angajații când să se aștepte la un nou program și cum să rezolve orice probleme care apar după publicarea unui program.

Concluzie

Programul restaurantului dvs. trebuie să se asigure că restaurantul dvs. are personal corespunzător în orice moment, menținându-vă și angajații fericiți. Crearea unui program presupune stabilirea schimburilor, distribuirea uniformă a muncii între angajați și efectuarea ajustărilor după cum este necesar.

Desi poate parea descurajant sa creezi un program la inceput, procesul devine mai usor cu practica. Urmând sfaturile de top pe care le-am împărtășit în acest articol și folosind software-ul de programare dedicat, veți descoperi că crearea unui program grozav de restaurant este o simplă simplitate.

Pentru mai multe informații, consultați ghidul nostru pentru cel mai bun software de programare a restaurantelor pentru a găsi instrumentul potrivit pentru afacerea dvs.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Întrebări frecvente

Pot folosi Excel pentru a crea un program de restaurant?

Deși este posibil să utilizați Excel pentru a crea un program al angajaților restaurantului, nu este o idee bună. Este ușor să pierdeți evidența schimburilor în Excel și să creați conflicte de programare care vă pot afecta afacerea mai târziu. În schimb, vă recomandăm să utilizați un software de programare dedicat, cum ar fi Connecteam.

De unde știi cum să programezi personalul restaurantului?

Să decizi câți angajați ai nevoie să lucreze la restaurantul tău pe parcursul zilei poate fi dificil. Este o idee bună să iei notițe despre modul în care acoperirea programată se compară cu cât de ocupat este restaurantul tău. De-a lungul timpului, veți avea o mulțime de date de utilizat pentru a decide cum să programați schimburile.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici