12 moduri eficiente de a partaja informații cu membrii echipei

Indiferent de industria dvs., partajarea informațiilor este probabil o parte importantă a operațiunilor de zi cu zi ale organizației dvs. Puteți împărtăși comenzi de lucru, instrucțiuni pentru o nouă platformă online, sfaturi și bune practici pentru o muncă mai eficientă sau chiar când va fi următoarea zi liberă.

În lumea aglomerată de astăzi, există atât de multă comunicare, iar detaliile importante pot cădea prin fisuri. Când o fac, lucrătorii ar putea să nu aibă informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba. Mai rău, ei s-ar putea simți frustrați, trecuti cu vederea sau dezagajați dacă sunt lăsați în afara buclei.

Suntem aici pentru a vă ajuta să evitați aceste probleme. Mai jos, detaliem exact cum să partajăm informații cu membrii echipei. De asemenea, vă vom învăța cum să creați mai multă transparență și să preveniți comunicarea greșită și pierderea de informații. În plus, acoperim cele mai eficiente canale de comunicare de utilizat și cum să folosiți software precum Connecteam pentru a-i aduce pe toți pe aceeași pagină.

Importanța împărtășirii informațiilor cu membrii echipei

Partajarea informațiilor este esențială pentru profitul tău și pentru succesul companiei tale. Când împărtășiți datele și cunoștințele importante în mod eficient, aveți:

Ajutați lucrătorii să devină mai productivi

Cu un sistem de comunicare bun, echipa ta nu trebuie să petreacă ore întregi căutând manualele angajaților, instrucțiunile și tot ce le trebuie pentru munca lor. În schimb, ei petrec mai mult timp sarcinilor de serviciu.

Încurajați lucrătorii să-și facă munca mai eficient

Acesta este simplu: împărtășirea cunoștințelor despre cele mai bune practici și sfaturi poate ajuta angajații să-și facă treaba mai bine.

Construiți o cultură mai bună la locul de muncă

Atunci când companiile împărtășesc detalii despre orice modificare a organizației sau despre orice evenimente viitoare, lucrătorii se simt incluși. Acest lucru, la rândul său, poate construi o cultură mai puternică la locul de muncă.

Reduceți riscul provocărilor

Multe provocări la locul de muncă se rezumă la schimbul slab de informații. De exemplu, dacă lucrătorilor nu li se spune că trebuie să sune când întârzie, managerii pot fi frustrați de angajații care nu apelează sau nu se prezintă. Comunicarea proceselor și așteptărilor elimină multe probleme ca aceasta.

Păstrați angajații fericiți și implicați

Atunci când toată lumea primește informații direct de la companie și nu doar prin cuvântul în gură, angajații au mai multe șanse să se simtă parte din echipă. Împărtășirea informațiilor creează încredere și relație.

Obțineți rezultate mai bune din inițiative

Indiferent dacă lansați un club de carte al companiei sau aveți nevoie de un comitet care să planifice o petrecere de vacanță pentru organizația dvs., dacă aveți o modalitate de a ajunge la echipa dvs. cu informații, vă ajută să obțineți mai multă implicare.

Reduceți-vă răspunderea

Este posibil să fie necesar să comunicați informații de siguranță sau de reglementare specifice industriei pentru a reduce riscul unor procese costisitoare. De exemplu, dacă lucrați în industria sănătății, echipa dvs. trebuie să știe cum să păstreze protejate datele pacienților.

14 moduri de a împărtăși informații cu membrii echipei tale

Cel mai bun mod de a partaja informații unui grup depinde de ceea ce distribuiți și cu cine comunicați . Organizația dvs. poate comunica online și offline, iar fiecare metodă de partajare a informațiilor își poate avea locul.

Mai jos sunt 14 moduri prin care puteți rămâne în contact cu echipa dvs. pentru a vă asigura că au resursele, faptele și datele de care au nevoie.

9 metode online

1. Wiki-urile companiei. Acestea sunt cea mai bună modalitate de a partaja informații cu un grup despre date care (de obicei) nu se modifică. Aici puteți explica ce servicii oferiți, valorile și declarația dvs. de misiune, de exemplu.
2. Mesagerie instanta. Platformele care permit mesageria instantanee, cum ar fi Slack și Connecteam, sunt bune pentru comunicarea imediată cu indivizii și grupurile. Vă puteți conecta cu alți membri ai echipei direct de pe dispozitivul dvs. mobil și puteți discuta în timp real. Puteți, de exemplu, să atingeți rapid baza despre o schimbare bruscă a unui proiect sau să avertizați o echipă de pe teren despre vremea rea.
3. Videoclipuri online. Videoclipurile scurte de 2-3 minute postate online pot fi o modalitate excelentă de a demonstra sarcinile de lucru sau de a oferi instruire. De asemenea, sunt perfecte pentru a partaja informații cu un grup.
4. Apeluri telefonice. Acestea pot fi o modalitate bună de a obține informații de la un angajat instantaneu. De exemplu, dacă un lucrător nu se prezintă la o tură, un apel telefonic poate rezolva problema rapid.
5. E-mail. Aceasta este o metodă bună de utilizat pentru notificări oficiale, mai ales atunci când doriți să păstrați documentația. De exemplu, poate fi alegerea potrivită dacă doriți să anunțați o fuziune. E-mailul vă oferă spațiu pentru a explica totul și le permite lucrătorilor să citească mesajul în timpul lor.
6. Fluxul de știri al companiei. Acest lucru este perfect pentru a partaja informații cu anumite echipe sau cu întreaga organizație în același timp. Îl puteți folosi și ca alternativă la e-mail pentru anunțuri mai formale.
7. Instrumente care permit colaborarea. Platforme precum Google Docs și Connecteam sunt excelente pentru lucrul în colaborare și partajarea internă a informațiilor. De exemplu, puteți folosi una dintre platforme pentru a partaja fișiere de proiect sau pentru a le cere lucrătorilor să adauge propriile idei la o schiță brută a unei noi declarații de misiune a companiei.
8. Sisteme de management al conținutului (CMS). Platformele concepute pentru a gestiona dezvoltarea de conținut vă permit să urmăriți termenele limită și proiectele, să permită lucrătorilor să facă comentarii asupra sarcinilor de lucru și să vă permită să partajați noi sarcini și fișiere.
9. Rețele sociale interne. Platforme precum Yammer și Connecteam pot acționa ca platforme de social media interne securizate, unde lucrătorii se pot implica în chat-ul social, „cu apă rece”.

5 metode offline

Iată cele mai eficiente modalități de a partaja informații offline într-o companie:

1. Standup-uri zilnice. Aceste scurte întâlniri zilnice vă ajută să împărtășiți progresul în proiecte și obiectivele echipei. De asemenea, vă permit să împărtășiți și să abordați orice provocări care ar putea încetini munca.
2. Întâlniri unu-la-unu. Partajați informații cu anumite persoane, față în față.
3. Întâlniri săptămânale ale echipei și întâlniri lunare ale întregii companii. Adunarea tuturor vă permite să abordați lucrările și schimburile viitoare, progresele înregistrate și orice ar putea fi necesar pentru a îndeplini obiectivele viitoare.
4. Întâlniri trimestriale ale tuturor mâinilor. Întâlnirile între mâini reunesc toate părțile interesate, inclusiv toți angajații și conducerea, pentru a analiza orice chestiune la nivel de companie. Aceasta poate include introducerea de noi obiective ale companiei sau o nouă conducere.
5. Compania se retrage. Retragerile reunesc lucrătorii în afara serviciului. Este o oportunitate pentru coaching, dezvoltarea abilităților, socializare, relații și activități de spargere a gheții menite să îmbunătățească moralul angajaților, să întărească echipele și să reducă riscul de burnout.

Cum să promovați o bună comunicare în compania dvs

Acum că am analizat 14 moduri eficiente de a împărtăși informații cu membrii echipei, s-ar putea să realizați că veți avea nevoie de metode de comunicare diferite pentru diferite situații. O strategie de comunicare bună poate ajuta.

Iată cum să creați unul:

Stabiliți-vă nivelul de transparență

Luați în considerare câte informații veți împărtăși cu echipele dvs. Când aveți îndoieli, greșiți din partea unei mai mari transparențe. Acest lucru încurajează încrederea și creează un precedent pentru schimbul de informații care îi poate inspira și pe angajați să-și împărtășească propriile perspective.

Conducerea și managerii companiei dvs. ar trebui să discute ce informații pot fi partajate și ce sunt private.

De asemenea, este posibil să doriți să definiți ce informații sunt partajate de către cine. De exemplu, puteți decide că managerii pot împărtăși obiectivele echipei, în timp ce conducerea este responsabilă pentru împărtășirea schimbărilor la nivel de companie.

Luați în considerare nevoile echipei dvs

Lucrătorii mai tineri pot prefera mesajele directe și comunicarea instantanee, în timp ce unii lucrători mai în vârstă pot prefera e-mailul sau apelurile telefonice. Dar acest lucru nu este întotdeauna cazul.

Chestionați-vă echipa pentru a afla ce forme de schimb de informații funcționează pentru toată lumea.

Dacă există un consens, puteți alege un canal de comunicare în detrimentul altuia, cum ar fi mesageria instantanee prin e-mail, de exemplu. Sau puteți alege să partajați aceleași informații pe câteva canale pentru a vă asigura că toată lumea le vede.

Faceți din comunicare un bumerang colaborativ, nu o stradă cu sens unic

Priviți cum circulă informațiile în compania dvs. Când trimiteți știri sau actualizări echipelor dvs., informațiile ar trebui să vă revină cu feedback și idei proaspete.

Când ai acest tip de abordare colaborativă, poți să te bazezi pe informații .

De exemplu, imaginați-vă că împărtășiți o idee pentru o petrecere de vacanță în companie. Câțiva angajați se oferă voluntari pentru a organiza evenimentul și a-și împărtăși ideile pentru decorațiuni. Dintr-o dată, trimiteți și primiți informații pe care le puteți utiliza.

Pentru a vă asigura că informațiile nu rămân cu sens unic, solicitați idei suplimentare atunci când distribuiți actualizări sau știri despre companie. De exemplu, puteți partaja un fișier și scrie: „Dacă observați că lipsește ceva aici, anunțați-mă”.

Asigurați-vă că prindeți mai ușor informațiile

Când un lucrător nu poate participa la o întâlnire virtuală la nivel de companie sau ratează o notificare despre o nouă instruire, asigurați-vă că poate ajunge din urmă. De exemplu, puteți posta notele întâlnirii online în baza de cunoștințe a companiei sau trimiteți mementouri despre instruire.

O platformă online sau un buletin informativ pentru angajați sunt 2 modalități excelente de a vă asigura că toată lumea primește informațiile de care au nevoie. Când o nouă știre sau o actualizare este partajată, postați-o într-un loc central, astfel încât toată lumea să aibă o a doua șansă de a fi prins.

Evaluează-ți metodele de partajare a informațiilor

Căutați în mod activ scăderi de viteză care încetinesc partajarea resurselor. Asigurați-vă că angajații au permisiunile corespunzătoare pentru a vedea fișierele online și că fișierele sunt actualizate cu cele mai recente informații. Eliminați resursele învechite online pentru a preveni confuzia.

În plus, cereți în mod regulat echipei dvs. feedback despre datele și resursele la care au acces. Întrebați dacă există opțiuni suplimentare de instruire, liste de verificare, formulare sau alte informații care i-ar putea ajuta să-și facă treaba mai bine. Apoi, lucrați pentru a implementa aceste resurse.

Stabiliți reguli pentru a primi informații în mâinile potrivite prin canalele potrivite

Majoritatea angajaților nu doresc să afle despre o reziliere prin mesaj instantaneu. Cu toate acestea, ei doresc adesea să audă laude într-un forum public, cum ar fi un mesaj video distribuit echipei.

Organizați o întâlnire între mâini în care veți analiza modul în care diferitele tipuri de informații ar trebui să fie partajate . Acest lucru vă ajută să ajungeți la un consens despre ceea ce este și ce nu este adecvat atunci când vine vorba de partajarea informațiilor. De exemplu, ați putea decide ca informațiile despre schimbările de angajare să fie partajate numai prin e-mail.

Pe lângă faptul că vă gândiți la modul de a partaja informații, gândiți-vă când să partajați informații . De exemplu, este posibil să doriți să stabiliți reguli despre dacă și când managerii pot contacta lucrătorii după orele de program.

Când vă gândiți la modul în care partajați informații, nu uitați de accesibilitate . De exemplu, lucrătorii cu deficiențe de auz vor aprecia subtitrările în mesajele video, în timp ce alți angajați pot beneficia de imagini și grafice incluse în documente, mesaje și alte anunțuri.

Utilizați Connecteam pentru a partaja informații în mod eficient cu membrii echipei

Connecteam este o platformă all-in-one pentru toate nevoile dvs. de comunicare și schimb de informații. Se mândrește cu criptarea datelor end-to-end și fără limite de stocare, astfel încât să puteți partaja toate fișierele și documentele de care aveți nevoie cu încredere deplină.

Să aruncăm o privire mai atentă la caracteristicile care îți vor face viața profesională mai ușoară.

Baza de cunoștințe

Connecteam vă permite să creați o bază de cunoștințe plină cu toate informațiile importante despre companie. Angajații îl pot accesa oriunde și oricând, chiar de pe dispozitivele lor mobile. Ei pot chiar să folosească aplicația Connecteam în oricare dintre cele 14 limbi diferite și să caute cu ușurință informațiile de care au nevoie.

Cu Connecteam, organizarea și partajarea fișierelor și informațiilor este foarte rapidă. Pur și simplu trageți și plasați fișiere pentru a le încărca . De asemenea, puteți înlocui cu ușurință versiunile mai vechi de fișiere și, deoarece totul este susținut într-un cloud privat securizat, veți vedea întotdeauna cea mai recentă versiune a fiecărui fișier. Nu vă mai faceți griji cu privire la informațiile învechite!

În plus, puteți seta permisiuni personalizate, astfel încât oamenii potriviți din echipa dvs. să aibă acces la manualele angajaților, materialele de instruire, documentele și alte informații de care au nevoie. Puteți să revocați permisiunile sau să cereți echipelor să-și încarce propriile fișiere după cum este necesar.

Antrenament Connecteam

Connecteam simplifică încărcarea videoclipurilor scurte de antrenament și crearea de cursuri de instruire complet personalizate pentru echipa ta. Puteți chiar chestiona lucrătorilor cu privire la ceea ce au învățat.

În plus, puteți vedea ce formare au urmat lucrătorii dvs. și le puteți trimite mementouri pentru a finaliza sesiunile de formare. În plus, puteți actualiza și înlocui cu ușurință materialele de formare ori de câte ori aveți nevoie.

Chat în aplicație

Chatul încorporat securizat al Connecteam vă permite dvs. și angajaților dvs. să vă conectați unul cu celălalt în timp real. Configurați conversații de grup sau conversații individuale pentru a permite comunicarea instantanee, indiferent unde se află echipa dvs.

În mesaje, puteți partaja imagini, note audio, fișiere și chiar comenzi rapide către alte funcții Connecteam.

Sondaje și sondaje

Sondajele Connecteam vă permit să luați pulsul organizației dvs. și să culegeți cu ușurință feedback. Puteți, de exemplu, să întrebați de ce informații au nevoie angajații dvs. și care este experiența lor cu stilul de comunicare al companiei dvs., astfel încât să puteți face orice modificări după cum este necesar.

Există, de asemenea, un instrument de sondaje în direct , care este perfect pentru a obține informații rapide despre anumite subiecte.

Fluxul de știri al companiei

Cu Connecteam, puteți configura un flux de știri al companiei pentru a partaja actualizări și anunțuri cu anumiți membri ai echipei sau cu întreaga organizație.

Fluxul de știri creează o experiență de tip social media, deoarece puteți adăuga imagini, GIF-uri și videoclipuri la postări pentru a face informațiile ușor de digerat.

Există o opțiune de programare a postărilor , asigurându-se că informațiile sunt partajate exact la momentul potrivit. De asemenea, puteți vedea cine v-a vizualizat postările, astfel încât să știți întotdeauna cine este la curent.

Directorul angajaților

Un director de companie îi menține pe toți conectați și ușor de găsit, iar Connecteam simplifică crearea unuia pentru forța de muncă.

Dvs. și angajații dvs. puteți căuta cu ușurință alți membri ai echipei și puteți contacta aceștia prin chat, text, e-mail sau telefon, direct din director.

Găsiți angajați căutând locația, numele, titlul postului sau departamentul acestora. Puteți chiar să vedeți detalii pentru fiecare membru al echipei, cum ar fi orele de apel preferate.

Informații despre operațiuni

Gestionarea sarcinilor și programarea sunt incluse chiar în aplicația Connecteam, astfel încât să puteți informa angajații în timp real când sunt programați să lucreze și ce trebuie să facă.

Vedeți dintr-o privire cine este disponibil și asigurați-vă că fiecare lucrător are formularele, listele de sarcini, listele de verificare și alte resurse de care au nevoie pentru fiecare loc de muncă. Puteți chiar să comunicați despre timpul liber.

Recunoașterea și recompensele angajaților

Folosind sistemul încorporat Connecteam caracteristici de recunoaștere a angajaților , puteți trimite insigne de recunoaștere personalizate angajaților pentru a-și celebra succesele și a recunoaște reperele. De asemenea, puteți trimite angajaților jetoane digitale, pe care le pot schimba cu carduri cadou.

Linia de jos pe Connecteam

Având mai multe canale de comunicare într-o singură platformă, reduce riscul ca ceva să scape prin fisuri. Acest lucru se datorează faptului că angajații trebuie să verifice o singură platformă pentru a vedea informații despre program, informații despre serviciu, chat-uri, actualizări și multe altele.

Puteți folosi Connecteam pentru a partaja manuale de proceduri, fișiere de instruire, politici de personal, manuale pentru angajați, foi de calcul pentru inventar, wiki-uri ale companiei și orice alte materiale de marcă ale companiei pe care trebuie să le acceseze echipa dvs. Totul este într-un singur loc și mereu actualizat.

Connecteam vă permite chiar să vedeți ce angajați au urmat instruirea, cine a accesat fișiere și cine a văzut actualizări. În acest fel, vă puteți asigura că toată lumea din echipa dvs. primește informațiile de care au nevoie.

Concluzie

Lucrătorii dvs. trebuie să știe ce se întâmplă în organizația dvs. pentru a face cel mai bun lucru, pentru a rămâne eficienți și pentru a se simți investiți în misiunea companiei dvs.

A ști cum să partajați informații cu membrii echipei este un punct de plecare excelent, iar tehnologia potrivită vă poate ajuta. O platformă precum Connecteam vă ajută să înlocuiți multe canale de comunicare și partajare a informațiilor cu o aplicație pe care angajații dvs. o pot folosi în orice moment, de oriunde.

Înscrieți-vă la Connecteam astăzi .

Întrebări frecvente

Care este procesul de partajare a informațiilor la o companie?

Procesul începe cu identificarea unei nevoi pentru un anumit tip de informații. Apoi, veți crea conținutul și îl veți trimite sau încărca pe canalele corespunzătoare. După aceea, veți dori să culegeți feedback pentru a facilita schimbul de informații în viitor. De asemenea, este important să actualizați periodic informațiile, după cum este necesar, pentru a le menține relevante.

Ce informații trebuie partajate într-o organizație?

Există 5 tipuri principale de informații care trebuie partajate la majoritatea companiilor:

1. Materiale impuse de lege , cum ar fi instruirea obligatorie sau informațiile de siguranță
2. Resurse specifice sarcinilor care îi ajută pe angajați să-și facă treaba, cum ar fi instrucțiuni pentru utilaje
3. Actualizări ale companiei și modificări organizaționale , inclusiv evenimente ale companiei
4. Informații care îi ajută pe angajați să aibă succes la locul de muncă, inclusiv sfaturi de lucru și detalii despre oportunitățile de dezvoltare profesională
5. Anunțuri care recunosc sau celebrează angajații , cum ar fi strigări pentru o treabă bine făcută sau atingerea unei etape la locul de muncă.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici