9 sfaturi pentru a construi cea mai bună rotație a personalului pentru afacerea dvs

Crearea unei rotații a personalului este un act de echilibru delicat. Nu numai că trebuie să iei în considerare disponibilitatea angajaților și seturile de abilități, dar trebuie să iei în considerare și nevoile afacerii tale. Programarea necorespunzătoare duce la lipsa de personal, la suprasolicitare și la o experiență slabă a clienților. Acest lucru vă poate afecta rezultatul final și moralul angajaților. Schimbările de ultimă oră pot înrăutăți lucrurile și pot lăsa atât angajații, cât și managerii stresați și confuzi.

O rotație bine concepută este cheia pentru a evita toate acestea. Managerii știu că au suficient personal și angajații primesc schimburile preferate. În plus, o rotație organizată poate ajuta la prevenirea epuizării angajaților și la reducerea probabilității de absenteism. Acest lucru îmbunătățește productivitatea și reduce costurile cu forța de muncă.

În acest articol, vă expunem cum să creați o rotație a personalului care să vă mențină afacerea să funcționeze fără probleme și să vă mulțumească angajații.

Ce este un Staff Rota?

O rotație de personal, cunoscută și sub numele de listă sau program , stabilește toate informațiile referitoare la turele angajaților dvs. . Aceasta include orele de începere și de terminare a schimburilor, locația, pauzele și orice sarcini specifice care trebuie îndeplinite.

O gamă largă de industrii utilizează sisteme rotative, cum ar fi ospitalitatea, construcțiile, comerțul cu amănuntul și serviciile de teren. Există, de asemenea, diferite tipuri de programe de lucru flexibile pe care angajatorii le pot folosi. Acestea includ rotații comprimate, cu schimburi separate sau de apel.

O rotație atent planificată vă sprijină operațiunile de afaceri și moralul personalului. Pe lângă faptul că vă ajută să evitați numărul insuficient de personal sau suprasolicitarea, un program bine organizat vă asigură că veți respecta orice legislație relevantă a muncii, cum ar fi orele suplimentare sau pauzele.

De aceea este esențial să știi cum să creezi o rotație bună.

Ce face o rotație bună de lucru?

Conturi pentru nevoile afacerii

Trebuie să aveți suficienți angajați în lista pentru a îndeplini cerințele de personal ale afacerii dvs. Aceasta include contabilizarea schimbărilor sezoniere sau a evenimentelor speciale care necesită mai mult personal.

Nu numai că aveți nevoie de suficient personal, ci și de cei potriviti . O rotație bună echilibrează seturile de abilități ale angajaților.

Numarul insuficient de personal in ceea ce priveste numarul sau abilitatile pune stres inutil asupra angajatilor dumneavoastra si poate afecta calitatea muncii lor. În același timp, supraîncărcarea de personal este o modalitate rapidă de a cheltui excesiv pentru costurile cu forța de muncă.

Multe întreprinderi mici folosesc o combinație de tipuri de angajați, cum ar fi lucrătorii cu normă întreagă și cu normă parțială, la rotația lor pentru a-și răspunde nevoilor comerciale.

Se potrivește nevoilor angajaților

Acomodarea nevoilor angajaților dvs. din rotația dvs. este crucială pentru o forță de muncă de succes și productivă. Ar trebui să țineți cont de disponibilitatea fiecărui angajat, preferințele și angajamentele în afara serviciului. Acest lucru vă asigură că angajații dvs. își pot echilibra viața profesională și cea personală.

Angajații sunt mai mulțumiți atunci când au o rotație care le susține echilibrul dintre viața profesională și viața privată. Când se simt sprijiniți în viața lor personală, sunt mai fericiți în munca lor. Un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată reduce, de asemenea, epuizarea angajaților și fluctuația de afaceri, construind o forță de muncă de durată mai lungă.

Ușor de creat și simplu de citit

O rotație bună de lucru este ușor de construit și ușor de înțeles.

Nu doriți să petreceți ore în fiecare săptămână creând o nouă rotație. Ar trebui să puteți crea și actualiza unul rapid și ușor. Acest lucru vă economisește timp și bani. De asemenea, vă permite să vedeți cu ușurință orele de lucru ale angajaților dvs. și unde se află.

Rota ar trebui să fie la fel de ușor de citit și de înțeles pentru angajați. Când își pot vedea orele programate dintr-o privire, știu unde trebuie să fie și când.

Corect și echilibrat

O rotație echilibrată distribuie schimburile în mod echitabil între angajați, fiind în același timp incluzivă și adaptabilă.

Alocarea schimburilor populare acelorași oameni poate părea drept favoritism. Acest lucru poate stimula resentimente printre alți angajați. Încărcarea unuia sau doi angajați cu majoritatea schimburilor îi poate pune, de asemenea, în pericol de epuizare.

Flexibil

Schimbările de program de ultimă oră sunt inevitabile. Rota dvs. trebuie să fie suficient de flexibilă pentru a se adapta schimbărilor cauzate de boală, rănire sau responsabilități de îngrijire.

Crearea unei anumite flexibilități în rotația dvs. permite, de asemenea, nevoile în schimbare ale afacerii. Dacă un nou proiect apare într-un termen scurt, aveți nevoie de flexibilitatea de a adăuga personal la rotația dvs. existentă.

Configurarea unui plan de urgență sau a unei rotații de gardă sunt modalități prin care puteți face față schimbărilor neașteptate.

Actual și ușor accesibil

Angajații trebuie să aibă întotdeauna acces la cea mai recentă versiune a rotației și să fie notificați cu privire la orice modificare a acesteia. Menținerea angajaților informați în timp real reduce riscul conflictelor de programare sau angajații care uită o tură.

Puneți-le angajaților rotații cât mai mult timp posibil pentru a-i ajuta să-și planifice schimburile. De asemenea, pot ridica orice problemă într-un stadiu incipient. Apoi le puteți aborda înainte de începerea unei ture.

O bună comunicare internă este cheia în acest sens, asigurând vizibilitate și transparență. Dar comunicarea în jurul rotațiilor merge în ambele sensuri. Asigurați-vă că angajații vă pot contacta imediat atunci când nu pot veni la muncă.

O soluție de programare mobilă, cum ar fi Connecteam, este ideală pentru partajarea rotațiilor și pentru notificarea angajaților cu privire la orice modificare a acestora. De asemenea, aceste aplicații vă ajută să comunicați cu ușurință dvs. și angajaților dvs. despre orice problemă de programare.

9 sfaturi pentru a crea o rotație eficientă

Planificarea este importantă atât pentru afacerea dvs., cât și pentru angajați. Din perspectiva afacerii, vă permite să luați în considerare perioadele de vârf, concediile angajaților și alte probleme cunoscute de programare.

Apoi, le puteți notifica angajaților dvs. cât mai mult posibil cu privire la listă . Acest lucru le permite să-și planifice angajamentele personale în jurul schimburilor lor. De asemenea, ei pot ridica și soluționează orice problemă de înscriere într-un stadiu incipient.

Rețineți că s-ar putea să vi se solicite din punct de vedere legal să acordați angajaților o anumită notificare cu privire la rotația lor. De exemplu, diverse legi de stat americane privind programarea predictivă stabilesc notificarea pe care angajatorii trebuie să le ofere angajaților lor.

În Marea Britanie, angajatorii trebuie să informeze angajații „în avans” cu privire la programul lor. Acest lucru este în general înțeles ca însemnând un preaviz de cel puțin o săptămână.

Cereți angajaților să-și înregistreze disponibilitatea sau preferințele de schimb cu mult înainte de a crea rotația. Aceasta include timpul liber pentru concediul anual planificat, responsabilitățile de îngrijire și alte angajamente personale.

Aceste informații vă permit să creați o rotație care să reflecte disponibilitatea angajaților dvs. și să evite conflictele de programare. De asemenea, reduce riscul ca angajații să anuleze turele în ultimul moment sau să nu se prezinte deloc și să vă lase cu personal insuficient.

Când creați o rotație, asigurați-vă că programați combinația potrivită de angajați cu setul de abilități necesare pentru a acoperi o tură. Acest lucru va depinde de nevoile dvs. specifice de afaceri. De exemplu, unele ture pot avea nevoie de un anumit număr de personal tehnic, administrativ și de asistență pentru a funcționa eficient și în siguranță.

De asemenea, luați în considerare echilibrul volumului de muncă dintre angajați. Asigurați-vă că există o distribuție echitabilă și egală a schimburilor care reflectă contractele și disponibilitatea angajaților.

Evitați să atribuiți prea multe ore aceluiași personal. Acest lucru poate duce la oboseala angajaților, care le poate afecta bunăstarea și calitatea muncii lor. În timp, acest lucru duce adesea la epuizare. De asemenea, poate genera resentimente în rândul altor angajați care pierd ore.

Apar boli, accidente și urgențe personale și rotația dvs. trebuie să se pregătească pentru acestea. Schimbarea schimburilor este o modalitate excelentă de a gestiona această situație.

Schimbarea în ture permite angajaților să-și schimbe turele cu un coleg. Când lucrătorii își găsesc propriul înlocuitor astfel, vă economisiți timp. De asemenea, vă împiedică să fiți nevoit să găsiți pe cineva care să acopere o tură în ultimul moment.

Oferirea flexibilității angajaților cu rotația lor creează un mediu de lucru mai pozitiv. De asemenea, le oferă mai multă autonomie și îi încurajează să își asume responsabilitatea pentru programarea lor.

Când vine vorba de rotația personalului, nepregătirea înseamnă pregătirea de a eșua. Asigurați-vă că aveți un plan de rezervă în vigoare pentru dacă mai mulți angajați sună bolnavi deodată sau un membru al personalului nu poate găsi pe cineva cu care să schimbe tura.

Acest lucru vă economisește timpul și stresul de a trebui să găsiți o soluție drastică într-un timp scurt.

Acest lucru este deosebit de important pentru anumite industrii, cum ar fi cea medicală sau tehnologică. Aceste industrii folosesc adesea rotații de gardă pentru a se asigura că există întotdeauna personal de rezervă disponibil dacă este necesar.

Șabloanele sunt o modalitate bună de a vă automatiza sistemul rotativ, economisind timp și bani. Cu șabloanele de rotație a personalului, puteți replica rapid o rotație și puteți face orice modificări necesare în câteva clicuri. Acest lucru evită să creați unul de la zero, ceea ce poate fi un proces consumator de timp.

Puteți personaliza șabloanele pentru a se potrivi nevoilor departamentului sau echipei dvs., făcându-le un instrument ideal pentru gestionarea programării complexe. Vă ajută să urmăriți preferințele angajaților și disponibilitatea recurentă.

Utilizarea șabloanelor rotative poate crea, de asemenea , predictibilitate de planificare pentru angajații dvs. Ei știu la ce să se aștepte în ceea ce privește programul de lucru în fiecare săptămână, două săptămâni sau lună. Acest lucru ajută la reducerea oricărui stres pe care îl au angajații tăi în jurul programării și le permite să facă planuri personale în avans.

Deși șabloanele sunt un instrument util de programare, este, de asemenea, important să vă revizuiți periodic rotația. Asigurați-vă că acesta continuă să atingă un echilibru între nevoile afacerii dvs. și preferințele și disponibilitatea angajaților dvs.

Luați legătura cu angajații dvs. și obțineți feedback-ul lor pentru a afla dacă rotația funcționează pentru ei. Acest lucru vă ajută să mențineți satisfacția angajaților în privința programării. Angajații au posibilitatea de a exprima orice îngrijorare și de a se simți auziți de angajatorul lor.

O rotație de personal facilitează, de asemenea, urmărirea concediului legal pe care angajații dvs. au dreptul la care să includă concediu plătit (PTO), concediu parental și concediu medical. De asemenea, vă poate ajuta să urmăriți orice informații necesare pentru scopuri de conformitate, cum ar fi programul de lucru al personalului, orele suplimentare, pauzele și absențe.

De exemplu, în Marea Britanie, angajații care lucrează 6 sau mai multe ore pe zi au dreptul la cel puțin o pauză de odihnă de 20 de minute. De asemenea, lucrătorii trebuie să aibă 11 ore de odihnă între zilele lucrătoare.

De asemenea, vă puteți asigura că aveți angajați calificați obligatorii, cum ar fi personal cu calificări de prim ajutor sau pompieri. Această abordare vă menține în siguranță angajații și, de asemenea, vă ajută să evitați orice penalități pentru nerespectare.

Investiția în software-ul de planificare mobil este o schimbare când vine vorba de a construi o rotație excelentă a personalului.

Cu software-ul de programare a angajaților, cum ar fi Connecteam , puteți crea și gestiona programe din mers de pe orice dispozitiv, asigurându-vă că toată lumea este pe aceeași pagină. Puteți urmări cu ușurință disponibilitatea angajaților, schimburile de ture, cererile de concediu și multe altele.

Când utilizați Connecteam ca software rotativ, puteți:

• Permiteți angajaților să își actualizeze disponibilitatea în timp real
• Stocați informațiile angajaților, inclusiv detaliile de contact și timpul liber planificat
• Împărtășiți rotațiile și schimbările de ture cu angajații imediat
• Trimiteți mementouri angajaților pentru schimburile viitoare
• Semnalați automat orice problemă de conformitate, cum ar fi pauzele obligatorii sau orele suplimentare
• Vedeți numărul total de ore lucrate de angajați
• Permiteți angajaților să facă cereri de concediu direct din aplicație
• Simplificați-vă programarea turelor semnalând automat problemele de programare
• Include funcții de urmărire a timpului și a prezenței

Cu software-ul de programare Connecteam, puteți spune la revedere foilor de calcul și programării manuale, care pot fi consumatoare de timp și predispuse la erori.

Interfața intuitivă a Connecteam facilitează crearea, actualizarea și distribuirea programelor, asigurând că toți angajații au acces la schimburile lor în orice moment.

În plus, vă puteți eficientiza eforturile de comunicare trimițând actualizări, notificări push și alerte către angajații dvs. direct prin aplicație.

Încercați gratuit Connecteam 14 zile astăzi și construiți cu ușurință cea mai bună rotație de personal pentru echipa dvs.!

Cele mai bune practici Rota Creation

Este important să vă faceți corect rotația pentru personal. Managementul defectuos al rotației poate duce la conflicte de programare, la lipsa schimburilor angajaților și la lipsa personalului. Acest lucru afectează moralul angajaților, productivitatea și rezultatul final.

Există câțiva pași simpli pe care îi puteți face pentru a construi rotații care funcționează mai bine pentru dvs. și pentru angajații dvs.

Colectarea disponibilității angajaților și planificarea din timp vă ajută să evitați unele dintre aceste probleme încă de la început.

Între timp, șabloanele și opțiunile de schimbare a turelor facilitează planificarea și crearea rotației. În plus, utilizarea unei aplicații pentru mobil pentru a gestiona centralizat rotațiile vă economisește și mai mult timp, efort și bani.

Crearea celei mai bune rotații pentru personal minimizează întreruperile și asigură ca schimburile să funcționeze fără probleme. Cel mai important, vă mențin personalul fericit și împlinit.

Începeți acum cu o încercare gratuită de 14 zile a Connecteam ! (Nu este necesar un card de credit)