Ce este aprobarea cardului de pontaj + cele mai bune instrumente pentru job

Aprobarea cardului de pontaj permite companiilor să examineze orele pe care angajații le-au înregistrat și să se asigure că sunt plătiți corect pentru munca lor. Este un proces important care trebuie gestionat corect. În caz contrar, salariile ar putea fi întârziate sau angajații ar putea fi supraplătiți sau sub-plătiți.

Prin urmare, este esențial să înțelegeți exact cum funcționează aprobarea cardului de pontaj și ce pași sunt implicați. În acest articol, explicăm tot ce trebuie să știți și evidențiem 3 dintre cele mai bune instrumente de automatizare pentru a vă simplifica procesul de urmărire a timpului.

Ce este aprobarea cardului de pontaj?

Aprobarea cardului de pontaj este atunci când angajatorii verifică câte ore au lucrat angajații în perioada curentă de plată.

Angajații își vor înregistra orele pentru fiecare perioadă de plată pe un card de pontaj. Aceasta se defalcă în fiecare zi într-o perioadă de plată și arată toate orele pe care angajații le-au lucrat în fiecare dintre acele zile. O perioadă de plată este de obicei de 2 până la 4 săptămâni. Cu toate acestea, în majoritatea statelor, angajatorii sunt liberi să decidă cât de des doresc să ruleze statul de plată.

Scopul procesului de aprobare a cardului de pontaj este acela de a se asigura că angajații și-au înregistrat corect orele și de a detecta orice greșeală înainte de a rula statul de plată.

Ce ar trebui să fie inclus pe un card de pontaj

O fișă de pontaj trebuie să includă orele lucrate, precum și timpul petrecut în pauze și concedii plătite. De asemenea, trebuie să furnizeze informații despre sarcinile sau proiectele la care au lucrat angajații, în special dacă angajații sunt plătiți cu salarii diferite pentru diferite sarcini.

Verificarea cardurilor de pontaj pentru acuratețe

Angajații ar trebui să își revizuiască propriile carduri de pontaj înainte de a vi le trimite spre aprobare. Odată ce primiți cardul de pontaj al unui angajat, îl puteți verifica pentru acuratețe.

Această verificare a acurateței include de obicei raportarea orelor înregistrate ale unui angajat cu programul de lucru. Dacă compania dvs. folosește urmărirea locației prin GPS pentru a verifica locațiile angajaților în timpul orelor de lucru, puteți, de asemenea, să comparați datele despre locația angajatului cu orele afișate pe cardul de timp.

Calcularea salariului pentru orele suplimentare

De asemenea, trebuie să calculați orele suplimentare pentru fiecare angajat și să le detaliați pe cardul de pontaj. Orele suplimentare trebuie să fie plătite la 1,5 ori salariul de bază al unui angajat și se aplică ori de câte ori angajații lucrează mai mult de 40 de ore pe săptămână. Dacă angajații se califică pentru alte bonusuri de timp, le puteți adăuga și pe acestea la cardul de pontaj.

Aprobarea sau respingerea cardurilor de pontaj

Dacă toate informațiile de pe cardul de pontaj al unui angajat sunt corecte, puteți aproba cardul de pontaj și îl puteți transmite echipei de salarizare a companiei dvs.

Dacă există informații incorecte, puteți respinge cardul de pontaj și îl puteți trimite înapoi angajatului pentru revizuire. Odată ce angajatul și-a revizuit cardul de pontaj, îl puteți revizui din nou.

De ce este important să aprobi cardurile de pontaj?

Revizuirea cardurilor de pontaj ajută la prevenirea greșelilor de salarizare. Aceste greșeli ar putea duce la plata incorect a angajaților și chiar la probleme legale.

Pe de altă parte, atunci când este făcută corect, aprobarea cardului de pontaj vă ajută:

Evitați discrepanțele de plată

Examinarea și aprobarea cardurilor de pontaj vă ajută să împiedicați compania dvs. să plătească în exces sau să-și plătească mai puțin angajații .

Plătirea excesivă a lucrătorilor poate fi foarte costisitoare în timp. Plata insuficientă a acestora este ilegală și ar putea duce la sancțiuni severe din partea agențiilor de reglementare. Neplătirea corectă a angajaților este, de asemenea, dăunătoare pentru moralul lor și ar putea duce la părăsirea companiei de către membrii calificați ai personalului.

Managerii servesc ca un al doilea set de ochi pe cardurile de pontaj ale angajaților în timpul procesului de aprobare. Ei pot prinde greșeli sincere și pot identifica eventualele cazuri de furt de timp. Ei sunt, de asemenea, responsabili pentru acuratețea înregistrărilor de timp care sunt utilizate pentru procesarea salariilor.

Îmbunătățiți acuratețea salariilor

Când toate cardurile de pontaj trimise pentru salarizare sunt corecte, trebuie să trimiteți plăți o singură dată pentru fiecare perioadă de plată. Cu toate acestea, atunci când cardurile de pontaj au greșeli, poate fi necesar să rulați statul de plată de mai multe ori pentru a rezolva erorile de plată.

Acest lucru costă timp și bani. Este în interesul afacerii dvs. să reduceți numărul de rulări de salarizare pe care trebuie să le efectuați. Revizuirea și aprobarea cardurilor de pontaj este cheia pentru a realiza acest lucru.

Rămâneți conform

Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) cere companiilor să păstreze cardurile angajaților pentru cel puțin 2 ani. Procesul de revizuire a cardului de pontaj asigură că managerii colectează înregistrări de timp pentru fiecare angajat în fiecare perioadă de plată.

Dacă compania dvs. se confruntă vreodată cu o anchetă cu privire la practicile dvs. de compensare, puteți să vă prezentați cardurile de pontaj și să aveți încredere că sunt corecte.

Cum îi ajută pe angajați aprobarea cardului de pontaj?

Procesul de revizuire și aprobare a cardurilor de pontaj poate fi, de asemenea, benefic pentru angajați.

Angajații doresc să fie plătiți corect pentru orele pe care le lucrează, dar ocazional pot face greșeli, cum ar fi uitarea de a include o intrare de timp. Puteți observa aceste greșeli și vă puteți asigura că angajații sunt plătiți pentru toate orele lor .

Partajarea informațiilor de pe cardul de pontaj cu angajații le permite, de asemenea, să revizuiască orele pe care le-au lucrat. Acest lucru poate ajuta angajații să înțeleagă mai bine cât de mult lucrează și cât de mult ar trebui să se aștepte să fie plătiți. De asemenea, oferă mai multă transparență în procesul de salarizare, ceea ce poate fi grozav pentru moralul angajaților.

Pot angajatorii să facă modificări la cardurile de pontaj?

Puteți face 1 din 2 lucruri atunci când găsiți o greșeală în timp ce examinați cardul de pontaj al unui angajat:

1. Respingeți cardul de pontaj și trimiteți-l înapoi angajatului pentru revizuire.
2. Faceți revizuiri la cardul de pontaj și aprobă-l.

Din motive legale, este important ca orice modificări aduse unui card de pontaj să fie susținute de dovezi. Managerii pot face modificări atunci când un angajat uită să intre sau să nu lucreze, de exemplu. Sau dacă PTO nu este adăugat automat la cardurile de pontaj, managerii ar putea adăuga acele ore în numele unui angajat.

Este întotdeauna o idee bună să anunțați angajații când a fost făcută o modificare a unui card de pontaj și să documentați această modificare în scris.

Ce se întâmplă după ce aprobi cardurile de pontaj?

Odată ce un card de pontaj este aprobat, acesta este trimis echipei dvs. de salarizare .

De obicei, cardurile de pontaj pot fi importate în software-ul de salarizare fără a fi nevoie de introducerea manuală a datelor. Unele platforme de pontaj se integrează direct cu platformele populare de salarizare. De asemenea, puteți exporta datele cardului de pontaj ca CSV și puteți încărca fișierul în software-ul de salarizare. Datele cardului de pontaj sunt apoi folosite pentru procesarea salariilor.

După aceea, cardurile de pontaj trebuie păstrate în siguranță timp de minim 2 ani pentru a respecta cerințele FLSA.

Utilizarea automatizărilor pentru a urmări timpul angajaților

În trecut, companiile foloseau mașini care ștampilau cardul de pontaj al unui angajat cu orele de intrare și de plecare. Astăzi, majoritatea companiilor au eliminat cardurile fizice de pontaj și se bazează în schimb pe software pentru a urmări orele de lucru ale angajaților.

Software-ul pentru ceasul de timp oferă mai multe funcții pentru a vă ajuta afacerea să automatizeze urmărirea timpului , generarea foilor de pontaj și aprobarea cardului de pontaj . Aceste caracteristici pot reduce timpul necesar pentru a crea carduri de timp. Ele pot ajuta, de asemenea, să se asigure că înregistrările de timp ale angajaților sunt corecte și că comunicarea dintre manageri și angajați în timpul aprobării este eficientizată.

Pentru mai multe informații, citiți prezentarea celor mai bune 6 soluții simple de software pentru ceasul de timp pentru 2023 .

Iată câteva exemple de funcții de automatizare care vă pot îmbunătăți procesul de aprobare a cardului de pontaj.

Urmărirea timpului activată prin GPS

O aplicație de ceas orar activată cu GPS vă poate ajuta să verificați locațiile angajaților dvs. în timp ce aceștia sunt la ceas. Puteți vedea unde se află lucrătorii când întâlnesc sau puteți vedea locațiile în timp ce sunt în deplasare.

Apoi, când examinați fișele de pontaj, puteți face referințe încrucișate la locația unui angajat cu intrările de pe cardul de pontaj. Acest lucru ajută la eliminarea furtului de timp și vă permite să verificați dacă de fiecare dată intrarea este atribuită proiectului corect.

În plus, multe ceasuri de timp compatibile cu GPS vă permit să configurați garduri geografice în jurul biroului dvs. sau al unui șantier. Când un angajat intră sau iese dintr-o zonă îngrădită, va primi un memento să intre sau să iasă de la serviciu. Acest lucru asigură că angajații nu uită niciodată să intre sau să iasă.

Calcule ore suplimentare și pauze

Software-ul de aprobare a pontajelor poate calcula automat orele suplimentare și poate întrerupe plata. Acest lucru vă scutește de a fi nevoit să faceți singuri aceste calcule. Astfel, reduce timpul necesar pentru aprobarea cardurilor de pontaj și asigură că angajații sunt plătiți corect.

Foile de pontaj

Software-ul de urmărire a timpului poate, de asemenea, colecta intrările de timp ale angajaților și poate genera foi de pontaj digitale în câteva secunde. Acest lucru îi scutește pe angajați de a face greșeli, deoarece nu trebuie să-și înregistreze manual orele într-o foaie de pontaj.

Notificări de card de pontaj

Unele soluții software vă permit să lăsați o notă direct pe foaia de pontaj dacă aveți nevoie de informații suplimentare despre o intrare de timp. Angajații vor primi o notificare pentru a putea oferi informații sau a face revizuiri rapid.

Cele mai bune instrumente pentru aprobarea cardului de pontaj

Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre instrumentele de top pe care compania ta le poate folosi pentru urmărirea timpului și aprobarea cardului de pontaj.

Connecteam este un software complet de urmărire a timpului , care asigură că angajații dvs. sunt plătiți corect și la timp. Software-ul nostru are funcții pentru a reduce intrările de timp pierdute, pentru a accelera procesul de aprobare și pentru a elimina furtul de timp.

În primul rând, Connecteam simplifică angajații să își urmărească orele. Un ceas cu GPS activat le reamintește angajaților să înregistreze când ajung la un loc de muncă și să treacă când pleacă. Aceștia pot marca intrarea și ieșirea de pe smartphone-ul lor cu o simplă atingere și pot clasifica fiecare intrare într-un proiect sau sarcină.

Puteți decide dacă angajații își pot edita sau nu intrările de timp manual, ceea ce poate ajuta la eliminarea furtului de timp.

Connecteam va colecta automat date despre timpul angajaților, va calcula orele suplimentare și orele de pauză și va genera foi de pontaj digitale pentru fiecare perioadă de plată. Puteți vedea dintr-o privire cât de mult au lucrat angajații, când au intrat în ore suplimentare și când au fost în pauză.

Un alt beneficiu al Connecteam este că îi puteți menține pe angajați la curent în timpul procesului de aprobare . Puteți discuta cu angajații folosind funcțiile de mesagerie ale Connecteam pentru a cere mai multe informații despre o intrare de timp. În plus, angajații sunt înștiințați automat despre orice modificări aduse foilor de pontaj. Odată ce aprobi un card de pontaj, acesta este blocat pentru orice editare ulterioară.

Connecteam se integrează cu Quickbooks Online și Gusto pentru procesarea salariilor. De asemenea, puteți exporta cu ușurință foile de pontaj pentru a fi utilizate cu alte software-uri de salarizare.

Connecteam este gratuit pentru companiile cu până la 10 angajați . Pentru companiile mai mari, Connecteam începe de la doar 29 USD pe lună pentru până la 30 de angajați. Puteți încerca Connecteam gratuit timp de 14 zile pentru a vedea cum vă poate simplifica procesul de aprobare a cardului de pontaj.

TimeCamp este o aplicație de urmărire a timpului care acceptă aprobările zilnice și săptămânale ale cardului de pontaj. De asemenea, software-ul le permite managerilor să configureze mementouri, astfel încât cardurile de pontaj să ajungă pentru aprobare înainte de termenul limită de salarizare.

În plus, TimeCamp acceptă comentarii în foile de pontaj. Acest lucru permite managerilor și angajaților să discute despre intrările de timp atunci când sunt necesare mai multe informații.

TimeCamp se integrează cu mai multe platforme de productivitate care permit angajaților să-și urmărească automat orele. Cu toate acestea, nu oferă nicio funcție de urmărire prin GPS, așa că poate să nu fie cea mai bună alegere pentru companiile care au angajați care lucrează în domeniu.

TimeCamp oferă un plan gratuit pentru utilizatori nelimitați, dar acceptă doar urmărirea timpului. Planurile care includ funcții de aprobare a foii de pontaj încep de la 10,99 USD per utilizator, pe lună.

Toggl Track este un software de urmărire a timpului care se integrează cu peste 100 de platforme populare. Aceste integrări permit Toggl Track să înregistreze automat orele angajaților și să clasifice munca în anumite proiecte. Angajații pot, de asemenea, să pornească și să oprească intrările de timp manual, cu un clic sau atingere de pe computer sau smartphone.

Toggl Track asambla automat foile de pontaj și descompune intrările de timp pe proiect sau sarcină. Managerii pot atribui diferite rate de plată diferitelor proiecte și pot vedea timpul petrecut în pauze și ore suplimentare.

Toggl Track nu oferă niciun fel de integrare a software-ului de salarizare, dar poate exporta datele de pontaj ca fișier CSV. De asemenea, îi lipsesc instrumentele de comunicare încorporate pentru a rezolva problemele în timpul procesului de aprobare. Managerii și angajații vor trebui să comunice în afara Toggl pentru a nota orice modificări ale cardurilor de pontaj.

Toggl Track oferă un plan gratuit pentru companiile cu până la 5 angajați. Planurile plătite încep de la 9 USD pe utilizator, pe lună.

rezumat

Aprobarea cardului de pontaj este atunci când angajatorii verifică și aprobă cardurile de pontaj ale angajaților pentru a se asigura că sunt corecte. Procesul de aprobare ajută la eliminarea greșelilor de salarizare și asigură că angajații sunt plătiți corect. De asemenea, este esențial pentru respectarea cerințelor FLSA de raportare a compensațiilor.

Utilizarea software-ului de aprobare a cardurilor de pontaj poate facilita crearea foilor de pontaj și poate reduce timpul necesar pentru rularea salariilor. Credem că Connecteam este cel mai bun instrument pentru aprobarea cardurilor de pontaj la companii de toate dimensiunile.

Încercați Connecteam gratuit timp de 14 zile pentru a vedea cum vă poate simplifica procesele de aprobare a cardului de pontaj și de salarizare.