Ghidul complet pentru rotunjirea ceasului de timp

Urmărirea orelor de lucru ale angajaților poate fi o sarcină dificilă și consumatoare de timp, mai ales dacă aceștia intră sau ies cu câteva minute devreme sau târziu. Pentru a facilita procesul, companiile pot folosi rotunjirea ceasului de timp. Aceasta implică rotunjirea ceasurilor de intrare și de ieşire ale angajaţilor în sus sau în jos la cel mai apropiat interval de timp.

Recomandări cheie

• Rotunjirea ceasului de timp este legală dacă timpul este rotunjit la un increment de maxim 15 minute și nu are ca rezultat salariații neplătiți în mod constant.
• Există reguli diferite pentru ceasul de timp în funcție de stat. Aceste state includ Washington, California, Texas și Michigan.
• Există trei metode de rotunjire a timpului: trepte de 5, 6 și 15 minute.
• Cele mai bune practici pentru rotunjirea ceasului de timp includ utilizarea unor incremente corecte de rotunjire, comunicarea regulată cu angajații despre rotunjire și revizuirea anuală a politicii de rotunjire.
• Trebuie să păstrați înregistrări exacte ale orelor de lucru ale angajaților pentru a vă asigura că rămâneți în conformitate cu legile și reglementările muncii.

Rotunjirea ceasului nu este la fel de comună ca înainte, datorită popularității software-ului digital de urmărire a timpului. Cu toate acestea, rotunjirea ceasului de timp are avantaje. Poate ajuta la eficientizarea proceselor de salarizare, la simplificarea calculelor salariale și la prevenirea furtului de timp al angajaților. Dar poate duce și la dispute ale angajaților și chiar la probleme legale dacă nu este făcut corect.

Mai jos, discutăm cele mai bune practici de rotunjire a ceasului de timp și cum să evitați rotunjirea părtinitoare. De asemenea, acoperim trei metode de rotunjire și împărtășim câteva exemple de diagrame de rotunjire a ceasului de timp.

Ce este rotunjirea ceasului de timp?

Rotunjirea ceasului implică un angajator care rotunjește orele unui angajat în sus sau în jos. Orele sunt rotunjite pe baza unor incremente de timp prestabilite - de obicei 5, 6 sau 15 minute.

Angajatorii folosesc adesea rotunjirea ceasului pentru a face mai ușor să-și dea seama cât de mult a lucrat un angajat, ceea ce reduce timpul necesar pentru a face salarizarea. În general, este legal dacă este făcut într-o manieră consecventă și corectă, care să nu conducă la salariați în mod constant sub-plătiți.

De exemplu, să presupunem că angajatul tău este plătit cu 20 USD pe oră și lucrează 9 ore pe zi. Au intrat la 8:02 am și au ieșit la 5:01 pm. Fără rotunjire, ar trebui să calculați salariul angajatului pentru timpul exact în care a lucrat. Ar arata cam asa:

(20 USD x 9 ore) + (1/60) x 20 USD) – ((2/60) x 20 USD) = 179,67 USD

Cu toate acestea, le-ați putea rotunji cu ușurință ora de începere până la 8 dimineața și ora de încheiere până la ora 17:00. Calculul este mult mai simplu:

20 USD x 9 ore = 180 USD

Diferența de 33 de cenți este neglijabilă. Odată cu rotunjirea ceasului, calculele salariilor sunt foarte simple.

Rotunjirea ceasului de timp pentru angajații scutiți față de angajații care nu sunt scutiți

Există reguli diferite pentru ceasul de timp pentru angajații orar și angajații non-orari sau salariați. Angajații orar sunt „neexceptați” de rotunjirea ceasului, în timp ce angajații care nu au o oră sau salariați sunt „excepți”.

Aceasta înseamnă că puteți rotunji orele unui angajat care nu este scutit. Acest lucru se datorează faptului că ei trebuie plătiți pentru orice oră suplimentară lucrată peste 40 de ore. De asemenea, trebuie să li se plătească salariul minim federal.

Pe de altă parte, angajații scutiți nu trebuie să fie plătiți pentru orele suplimentare lucrate peste 40 de ore. Cu toate acestea, încă trebuie să dovediți legii Fair Labor Standards Act (FLSA) că acești lucrători nu depășesc în mod regulat săptămânile de 40 de ore. Rotunjirea chiar și a câtorva minute ici și colo poate împinge intrările de timp săptămânale ale lucrătorilor peste 40 de ore. Astfel, nu este recomandat

Ceasul de timp reglementează în funcție de stat

Pe lângă legile federale privind ceasul orar, unele state au propriile reguli pentru ceasul orar. Aceste stări includ:

• Washington . Legea de la Washington cere angajatorilor să plătească angajaților care nu sunt scutiți cu o rată de salariu de 1,5 ori mai mare decât cea obișnuită pentru orice timp lucrat peste 40 de ore.
• California . Ordinul salarial din California prevede că cardurile de pontaj ale angajaților trebuie completate în limba engleză și într-un mod care nu poate fi modificat. California cere angajatorilor să folosească fișe de pontaj pe hârtie scrise cu cerneală (nu creion) sau fișe digitale de pontaj.
• Texas . Legea Texas Payday permite angajatorilor să folosească ceasuri digitale și foi de pontaj pentru a înregistra timpul de lucru. De asemenea, se precizează că angajatorii trebuie să creeze și să păstreze înregistrări de timp pentru fiecare perioadă de plată timp de până la 3 ani.
• Michigan . Angajatorii din Michigan trebuie să țină înregistrări ale orelor totale de lucru ale angajaților în fiecare zi, arătând clar orele de începere și de sfârșit. Timpul trebuie urmărit până la cea mai apropiată 10 a oră (6 minute) sau mai puțin.

De ce angajatorii rotunjesc timpul angajaților?

Acum că aveți o idee bună despre rotunjirea ceasului, să discutăm câteva dintre motivele pentru care angajatorii rotunjesc timpul angajaților. Rotunjirea ajută:

• Îmbunătățiți corectitudinea. Rotunjirea poate ajuta la asigurarea faptului că toți angajații sunt tratați în mod echitabil și egal atunci când vine vorba de calcularea numărului de ore lucrate.
• Permite flexibilitate. Rotunjirea orelor de lucru oferă o oarecare flexibilitate în ziua lor de lucru. De exemplu, angajații pot întârzia cu 5 minute dacă sunt blocați în trafic sau pleacă cu 5 minute mai devreme pentru a participa la o întâlnire, fără ca timpul pierdut să le afecteze salariul.
• Simplificați calculul salariilor. Calcularea salariului pe baza numerelor întregi și a fracțiilor simple este mai ușor decât a calcula plățile în funcție de timp până la secundă.
• Reduceți timpul administrativ și creșteți productivitatea. Rotunjirea poate economisi timp în sarcini precum introducerea datelor și calculele salariilor, astfel încât dumneavoastră și angajații dvs. să vă puteți concentra pe o muncă mai importantă.
• Minimizați erorile și reduceți costurile. Durata de rotunjire a salariilor reduce erorile, ceea ce previne plățile insuficiente sau supraplățile către angajați. De asemenea, înseamnă că managerii nu vor trebui să piardă timpul corectând erorile, ceea ce ajută la economisirea costurilor cu forța de muncă.
• Asigurați conformitatea. Prin rotunjirea timpului pentru salarizare și păstrarea evidenței timpului angajaților, angajatorii pot fi siguri că respectă legile și reglementările muncii. Acestea includ reglementările FLSA și ale Departamentului Muncii privind pauzele, orele de lucru, plățile pentru orele suplimentare și multe altele.

Este legală rotunjirea ceasului?

Rotunjire legală a ceasului

Departamentul Muncii consideră că rotunjirea ceasului este legală atâta timp cât angajatorii respectă aceste reguli:

• Rotunjirea ceasului ar trebui să fie corectă pentru angajat. Nu puteți rotunji orele angajaților doar pentru a economisi costurile cu salariile. Ca regulă generală, ar trebui să rotunjiți programul de lucru al angajaților dvs. într-un mod care să îl favorizeze pe angajat.
  
  De exemplu, rotunjirea orei de intrare de la ora 8:03 la ora 8:00, astfel încât să fie plătiți pentru acele 3 minute. Acest lucru va ajuta la prevenirea plângerilor și a litigiilor de plată.

• Angajatorii nu pot rotunji în trepte mai mari de 15 minute. Aceasta înseamnă că nu puteți rotunji în jos în trepte de o jumătate de oră sau o oră. Pe lângă rotunjirea de 15 minute, DOL permite rotunjirea la 5 minute și rotunjirea la 1/10 ore (6 minute).

• Angajatorii trebuie să respecte regula celor 7 minute. Această regulă se aplică pentru marcajul de 7 minute într-o fereastră de 15 minute. De exemplu, dacă un angajat vine înainte de ora 9:07, puteți rotunji ora la ora 9:00. Cu toate acestea, dacă un angajat vine la ora 9:08, ar trebui să rotunjiți această oră până la 9:15.
  
  În afara acestor reguli, ora de rotunjire a ceasului ar putea fi considerată ilegală.

Rotunjire ilegală a ceasului

Iată două exemple de rotunjire a ceasului de timp care ar putea duce la probleme juridice.

1. Să spunem că un angajat vine la 7:56 și iese la 5:03. Ar trebui să rotunjiți ora de începere până la 7:55 și să rotunjiți ora de încheiere până la 5:05. Acest lucru permite salariatului să fie plătit pentru încă 3 minute.
   
   Cu toate acestea, să presupunem că le rotunjiți ora de începere până la 8:00 am și că le rotunjiți ora de încheiere la 5:00 pm. Făcând acest lucru, le-ați rotunjit orele de început și de sfârșit într-un mod care să vă favorizeze afacerea, nu angajatul.
   
   În acest exemplu, angajatul a pierdut 7 minute din timpul de lucru. Deși aceasta nu pare a fi o mare diferență, dacă se face în fiecare zi timp de un an, se adaugă până la 30 de ore de muncă neremunerată. Acest lucru vă expune riscul unei cereri de salariu neplătite.

2. Spuneți că rotunjiți timpul angajaților dvs. la cea mai apropiată jumătate de oră, spre deosebire de cel mai apropiat interval de 5, 6 sau 15 minute pe care îl permite DOL.
   
   De exemplu, imaginați-vă că un angajat vine târziu la 8:07 dimineața. Ar trebui să urmați regula celor 7 minute și să respectați ora lor până la ora 8:15. Cu toate acestea, spuneți că le veți face tot timpul până la 8:30 dimineața.
   
   Acest lucru ar duce la 23 de minute de muncă neplătită pentru ziua respectivă - până la 100 de ore neplătite pe an dacă este făcută în mod regulat.

Diferite tipuri de rotunjire a ceasului de timp

5 minute

Cu rotunjirea la 5 minute, fiecare increment de 5 minute într-o oră are un prag de 2,5 minute.

Dacă un angajat intră sau iese înainte de acest prag, ora sa de ceas este rotunjită în jos. Ora ceasului lor este rotunjită în sus dacă înregistrează sau ies ceasul după acest prag.

De exemplu:

6 minute

Rotunjirea la 6 minute este cunoscută și sub denumirea de rotunjire la 1/10 ore. Cu rotunjirea la 6 minute, ora este împărțită în intervale de 6 minute cu un prag de 3 minute.

Dacă un angajat intră sau iese înainte de pragul de 3 minute, ora sa de ceas este rotunjită în jos la cel mai mic interval de 6 minute. Ora de ceas este rotunjită în sus la cel mai apropiat interval de 6 minute dacă înregistrează sau iese după pragul de 3 minute.

De exemplu:

15 minute

Rotunjirea la 15 minute respectă regula celor 7 minute. Această regulă ghidează dacă un angajator ar trebui să rotunjească timpul angajaților în sus sau în jos.

Dacă un angajat intră sau iese înainte de pragul de 7 minute, ora sa de ceas este rotunjită în jos la sfert de oră anterior. Ora de ceas este rotunjită în sus dacă înregistrează sau ies ceasul după pragul de 7 minute.

De exemplu:

Provocările rotunjirii ceasului de timp

Există câteva capcane de care trebuie să fii conștient atunci când rotunjiți timpul angajaților.

• Lucrați fără ceas. Lucrul în afara programului este o încălcare majoră a FLSA. De exemplu, dacă un angajat vine la ora 8:55 și îi rotunjiți ora de începere la 9:00, el va fi lucrat gratuit acele 5 minute.
  
  Pe parcursul unei săptămâni, aceasta adaugă până la aproape 25 de minute de timp neplătit. Neplata angajaților pentru timpul lucrat ar putea duce la o cerere la FLSA.

• Munca de minimis. De minimis se referă la orice perioadă de timp sau sarcină prea mică pentru a provoca îngrijorare. DOL stabilește că un timp de minimis este orice sub 15 minute.
  
  Astfel, angajatorii pot rotunji timpul în sus sau în jos în 15 minute. Cu toate acestea, acest lucru este în prezent reevaluat în California.

• Foi de pontaj inexacte . Rotunjirea excesivă a pontajelor angajaților poate crea în cele din urmă foi de pontaj inexacte. Angajații ar putea apoi să pretindă o reducere neloială sau ilegală a salariilor în temeiul FLSA.
  
  Pentru a evita acest lucru, este important ca rotunjirea foii de pontaj să fie consecventă în întreaga afacere. De asemenea, ar trebui să includeți informații despre rotunjirea ceasului în manualul angajatului pentru a minimiza neînțelegerile.

• Litigii de salarizare. Rotunjirea excesivă a timpului angajaților poate duce la discrepanțe de salarizare. Uneori, angajații se pot aștepta să fie plătiți mai mult decât au fost de fapt. Pentru a evita acest lucru, ar trebui să comunicați angajaților politica dvs. de rotunjire și să rotunjiți întotdeauna în mod corect orele angajaților.
• Monitorizarea angajatilor. Rotunjirea orelor de funcționare a angajaților poate face ca echipa să simtă că sunt microgestionate. Acest lucru ar putea duce la scăderea moralului, la reducerea productivității și chiar la creșterea fluctuației angajaților.

Cele mai bune practici pentru rotunjirea ceasului de timp

Luați în considerare dacă trebuie să rotunjiți timpul angajaților

Noile tehnologii au simplificat urmărirea timpului lucrătorilor până la al doilea. Lucrătorii pot folosi aplicații digitale pentru a înregistra și ieși ceasul direct de pe telefoanele mobile. Sistemele moderne de urmărire a timpului generează, de asemenea, foi de pontaj digitale automate și adesea se integrează cu software-ul de salarizare. Acest lucru face mai ușor pentru angajatori să plătească personalului exact ceea ce li se datorează.

În acest fel, este posibil să nu aveți nevoie – sau să doriți – să utilizați rotunjirea ceasului.

Creați și urmați o politică privind ceasul de timp

O politică robustă de rotunjire a ceasului de timp este cea mai bună modalitate de a vă asigura că sunteți consecvent și corect cu rotunjirea.

Politica dvs. ar trebui să stabilească următoarele:

• Creștele de rotunjire care vor fi utilizate. De exemplu, 5 minute, 6 minute sau 15 minute.
• În ce moment timpul va fi rotunjit în sus sau în jos. De exemplu, la minutul 7 pentru o politică de rotunjire de 15 minute.
• Un exemplu de tabel pentru a ilustra modul în care ora ceasului va afecta salariul angajaților.
• Data la care politica a fost revizuită ultima dată.

De asemenea, puteți include o scurtă explicație despre motivul pentru care ați decis să rotunjiți ora în acest fel. Acest lucru poate ajuta la încurajarea unei culturi a onestității și transparenței.

Odată ce politica dvs. este scrisă, comunicați-o direct angajaților. Puteți face acest lucru verbal în timpul unei întâlniri sau unui apel telefonic. Sau puteți trimite o notă sau un e-mail sau puteți publica un mesaj în aplicația de chat pentru angajați pentru a vă actualiza echipa.

De asemenea, este esențial să includeți politica de rotunjire în manualul angajatului. Cereți angajaților dvs. să semneze manualul după ce l-au citit pentru a se asigura că înțeleg politica.

Apoi, asigurați-vă că aplicați politica aplicând metoda de rotunjire tuturor orelor de lucru ale angajaților. Acest lucru trebuie făcut în mod consecvent în toate echipele și modelele de lucru pentru a asigura corectitudinea.

În cele din urmă, contactați furnizorul de salarizare prin e-mail, apel telefonic sau întâlnire pentru a-i actualiza cu privire la politica dvs. de rotunjire.

Utilizați incremente de rotunjire corecte

Creșterile de rotunjire corecte sunt considerate a fi de 5, 6 sau 15 minute. Creșterile prea mici (cum ar fi 2 minute) sau prea mari (cum ar fi 30 de minute) nu sunt legale sau corecte pentru angajații dvs. Se pot simți microgestionați, frustrați sau subplătiți pentru munca lor.

Evitați rotunjirea părtinitoare

De obicei, rotunjirea părtinitoare este atunci când un angajator rotunjește timpul într-un mod care duce în mod constant la muncă neremunerată. Acest lucru avantajează angajatorul față de angajat și poate crea neîncredere în rândul lucrătorilor.

De exemplu, o politică de rotunjire de 15 minute care se rotunjește tot timpul la cel mai apropiat sfert de oră ar fi considerată părtinitoare, deoarece favorizează angajatorul.

Asigurați-vă că rotunjiți timpul într-un mod care să fie corect pentru toată lumea. De exemplu, o politică de rotunjire de 15 minute care respectă regula celor 7 minute beneficiază atât angajatorilor, cât și angajaților în mod egal.

Discutați cu angajații dvs. despre rotunjirea ceasului

Rotunjirea foii de pontaj poate fi un subiect dificil de discutat cu angajații, deoarece unii ar putea considera că beneficiază doar angajatorul. De exemplu, dacă angajaților li se rotunjesc în mod constant datele de intrare și de ieşire, ei pot simţi că pierd salariu.

Comunicarea cu angajații despre politica dvs. de rotunjire a ceasului de timp îi poate ajuta să se simtă mai pozitivi în această privință. De exemplu, angajații care își cunosc orele de intrare și de plecare vor fi rotunjiți întotdeauna la cel mai apropiat interval de 5 minute se vor simți mai încrezători că salariile lor sunt exacte.

Acest tip de comunicare deschisă poate contribui, de asemenea, la promovarea unei culturi generale de încredere și transparență în cadrul organizației dumneavoastră.

Revizuiți-vă politica de rotunjire anual

Revizuirea în fiecare an a politicii de rotunjire vă asigură că sunteți la curent cu cele mai recente reglementări, astfel încât afacerea dvs. să rămână conformă.

De asemenea, le arată angajaților că urmați reguli specifice și că nu le rotunjiți timpul fără motiv. Acest lucru îi poate ajuta să se simtă mai confortabil în decizia ta de a-și rotunji orele.

În plus, revizuirea politicii de rotunjire poate evidenția probleme precum întârzierea angajaților sau orele suplimentare excesive. Apoi puteți lua decizii de afaceri bazate pe date pentru a rezolva aceste probleme.

Păstrați înregistrări exacte

Chiar și atunci când folosesc rotunjirea ceasului, angajatorii trebuie să mențină înregistrări exacte ale orelor de lucru ale angajaților. Angajatorii ar trebui să păstreze copii ale talonelor de plată și ale oricăror alte registre de salarizare timp de până la 3 ani.

Înregistrările ar trebui să includă intrări și depășiri și orice ajustări de rotunjire care sunt efectuate. De asemenea, ar trebui să fie ușor disponibile pentru a fi examinate de angajați, auditori și agenții de reglementare.

În general, înregistrările precise ajută la prevenirea litigiilor și a problemelor juridice.

Concluzie

Deși este mai puțin obișnuită astăzi, rotunjirea ceasului de timp al angajaților poate fi un instrument valoros pentru eficientizarea cronometrarii și procesarea salariilor. Cu toate acestea, este esențial să urmați cele mai bune practici atunci când rotunjiți timpul pentru a evita potențialele probleme juridice și disputele angajaților.

Folosind o politică consecventă de rotunjire și incremente corecte de rotunjire, evitând rotunjirea părtinitoare, menținând înregistrări precise și comunicând cu angajații, angajatorii se pot asigura că practicile lor de rotunjire a ceasului de timp sunt corecte, eficiente și conforme cu cerințele legale.