Formular de solicitare de concediu: cele mai bune practici și un șablon gratuit

Oferirea de timp liber ca beneficiu are avantaje atât pentru angajați, cât și pentru afacere. Mărește productivitatea, sporește bunăstarea angajaților și vă face forța de muncă mai fericită. Pentru a beneficia de aceste beneficii, planificarea timpului liber al angajaților dvs. este crucială.

Cu toate acestea, poate fi dificil să planificați timpul liber tuturor pentru a vă asigura că afacerea dvs. funcționează fără probleme în absența lor. De obicei, angajații doresc timp liber cam în aceeași oră, de exemplu, în timpul vacanțelor și evenimentelor sportive majore. Cum decizi cine îl primește?

Citiți mai departe pentru a afla despre solicitările de concediu, cum să acordați prioritate cererilor în mod echitabil și cele mai bune practici pentru procesul dvs. de solicitare de concediu.

Ce este un formular de solicitare de concediu?

Un formular de solicitare de concediu poate fi solicitat într-un singur sens, precum și verbal, prin e-mail sau printr-un sistem de solicitare de concediu precum Connecteam.

Angajații trimit un formular de cerere de concediu atunci când solicită concediu de muncă, fie fizic cu un formular pe hârtie, fie digital prin intranetul companiei. Liderul sau managerul echipei lor va primi formularul și apoi poate decide dacă echipa lor are posibilitatea ca acel angajat să lipsească de la serviciu.

Solicitările de concediu vin în multe formate diferite, de la solicitări formale la conversații ocazionale. În unele companii cu gulere albe în care angajații își gestionează timpul, cererile de concediu sunt mai mult o notificare decât o solicitare.

Cu toate acestea, în calitate de manager, ar trebui să păstrați o evidență a tuturor solicitărilor și notificărilor, astfel încât să puteți eșalona numărul de angajați care își iau concediu deodată.

De asemenea, ar trebui să eficientizați căile prin care primiți cereri de concediu; altfel, s-ar putea să te simți copleșit de solicitări. Aplicația Connecteam ajută la simplificarea procesului prin reunirea tuturor solicitărilor într-o singură înregistrare centralizată.

Descărcați formularul gratuit de solicitare a timpului liber imprimabil aici

documente Google

PDF

Concediu plătit vs concediu neplătit

Angajații pot avea fie concediu plătit (PTO), fie concediu neplătit (UTO).

În general, nu există nicio obligație legală de a acorda timp liber plătit. Cu toate acestea, oferirea PTO angajaților dvs. îi ajută să găsească un echilibru bun între viața profesională și viața privată. Concediul liber neplătit poate sprijini și acest lucru; cu toate acestea, implicațiile financiare pot descuraja angajatul să-și ia acel timp.

Există un caz în care trebuie să furnizați PTO. Dacă un angajat a lucrat minim 1.250 de ore pentru dvs. în ultimele 12 luni, acesta are apoi dreptul la concediu plătit în temeiul Legii privind concediul pentru familie și medical (FMLA) pentru a îngriji un membru al familiei bolnav cronic. Angajații care solicită acest tip de PTO ar trebui să aibă prioritate față de ceilalți.

Care sunt beneficiile acordării de timp liber?

Oferirea de timp liber angajaților poate avea mai multe beneficii pentru afacerea dvs., cum ar fi:

• O cultură puternică a companiei : Oferirea de timp liber ca beneficiu angajaților dvs. va crea o cultură a încrederii și a proprietății. Angajații își vor aștepta cu nerăbdare timpul liber când este rezervat în avans și își vor putea echilibra viața profesională și cea personală. Acest lucru va crește în cele din urmă angajamentul și va crește loialitatea față de compania dvs.
• Cifra de afaceri redusă: Forbes afirmă că epuizarea angajaților este motivul principal al fluctuației mari a angajaților. Până la 50% dintre angajați își părăsesc locul de muncă din acest motiv! Oferirea de timp liber angajaților tăi îi va împiedica să ajungă la epuizare, oferindu-le timp să se odihnească și să se recupereze.
• Productivitate crescută: atunci când angajații știu că au timp liber sau orele reduse se apropie, vor fi stimulați să muncească mai mult pentru a-și atinge obiectivele la locul de muncă. Acest lucru are ca rezultat o productivitate mai mare, nu numai pentru că angajații muncesc mai mult, ci și pentru că au timp suficient pentru odihnă între muncă.
• Un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată: oferirea de timp liber angajaților dvs. le permite să fie acolo pentru lucruri importante din viața lor personală, cum ar fi nunți de familie, vacanțe și absolviri. Acest lucru îi sprijină pe angajați să atingă un echilibru bun între muncă și viață și crește implicarea atunci când sunt la locul de muncă.

6 Cele mai bune practici pentru solicitările de concediu

Primul pas pe care veți dori să-l faceți atunci când aprobați solicitările de concediu este să vă asigurați că aveți o politică solidă privind timpul liber. Aceasta ar trebui să includă modul în care angajații își pot rezerva timp liber, cine le va aproba cererea și ce pot face dacă cererea lor este respinsă. De asemenea, ar trebui să includeți cât timp liber beneficiază angajații și să specificați orice criteriu pentru cererea lor. Aceasta ar putea include câte persoane pot avea timp liber în preajma sărbătorilor sau a evenimentelor sportive.

Scrierea unei politici la locul de muncă pe această temă poate consuma mult timp. Cu toate acestea, va merita pe termen lung, deoarece angajații vor avea întotdeauna un punct de referință pentru orice întrebări legate de timp liber.

După cum am menționat mai sus, există multe ocazii în care mai mulți angajați doresc să-și ia timp liber. Acest lucru poate reprezenta provocări pentru manageri, deoarece aveți încă nevoie de o forță de muncă suficientă pentru a vă conduce afacerea, dar doriți să fie și toți fericiți.

Primul nostru sfat pentru prioritizarea cererilor este să încurajăm flexibilitatea în rândul echipei tale. Încurajați managerii să sprijine angajații să-și acorde timpul de care au nevoie, găsind soluții alternative pentru perioadele de vârf. Este posibil să fie nevoie să facilitați negocierile pentru a obține timp liber tuturor.

Al doilea sfat este să subliniem clar modul în care vor fi decise aprobările timpului liber. Se vor baza pe primul venit, primul servit, vechime sau cine are cel mai mult timp liber acumulat? Toate aceste opțiuni sunt valabile, dar depinde de tine să decizi ce este potrivit pentru afacerea ta!

Spuneți că politica dvs. impune că doar 20% dintre angajați pot lua PTO deodată în preajma sărbătorilor. Ați putea lua în considerare extinderea acestuia la 30 sau 35% pentru a vă asigura că toată lumea își poate lua timpul liber de care are nevoie. Ar trebui să luați în considerare același lucru și pentru evenimente sportive mari, cum ar fi Superbowl, dacă angajații dvs. sunt mari fani ai sportului.

Ar trebui să luați în considerare orice solicitare PTO pentru timp personal sau vacanțe separat de considerentele dvs. pentru absența angajaților. Atunci când un angajat este bolnav sau vizitează un medic, aceste absențe de obicei nu pot fi reprogramate și, prin urmare, ar trebui aprobate cu privire la cererile de concediu personal.

Desigur, angajații nu pot ajuta când vor fi bolnavi sau au nevoie de tratament medical. Cu toate acestea, refuzul PTO-ului unui angajat pentru că un alt angajat este absent poate crea tensiune în rândul forței de muncă. Luați în considerare dacă puteți permite ambilor angajați să plece simultan pentru a permite angajatului bolnav să se odihnească, iar celuilalt să se bucure de timpul lor personal. Dacă vă lupți pentru personal, încercați să oferiți ore suplimentare unui angajat disponibil sau să stimulați munca în acea zi pentru a crește numărul de angajați.

Odată ce PTO-ul unui angajat a fost aprobat, probabil că acesta își va rezerva biletele de avion și cazarea sau își va face planuri cu prietenii sau familia. Ca urmare, anularea cererii lor poate fi dezamăgitoare. Chiar și în caz de urgență, ar trebui să explorați orice altă cale înainte de a refuza cererea de concediu aprobată. În caz contrar, s-ar putea să te trezești cu o mulțime de angajați nemulțumiți.

Există multe moduri diferite de a primi solicitări de concediu, de la o conversație la o notă lipicioasă pe birou. În timp ce metodele manuale au beneficiile lor, ele pot avea și dezavantaje: ce se întâmplă dacă uiți discuția? Sau pierzi nota lipicioasă? În acest scenariu, veți avea sărbătorile aprobate pentru angajați, dar nu vă veți aminti când sunt cererile și nu puteți planifica pentru ei!

Aici este perfect un sistem precum Connecteam. Sistemul integrat de solicitare a timpului liber al Connecteam păstrează toate instrumentele dvs. de gestionare a personalului într-un singur loc.

Foile de pontaj online, ușor de utilizat, vă ajută să vedeți cine este la serviciu, la timp liber și bolnav chiar de pe telefon.

Încercați Connecteam gratuit acum și gestionați cu ușurință cererile de concediu