6 metode de urmărire a timpului angajaților + Cum să o alegeți pe cea potrivită

Urmărirea timpului vă oferă o perspectivă asupra modului în care angajații își petrec timpul când sunt la ceas. Vă puteți asigura că efectuează sarcinile conform planului și respectă termenele limită.

De asemenea, ajută la o mai bună alocare a resurselor și vă permite să verificați și să controlați orele suplimentare.

În plus, cu un mod precis de urmărire a orelor, puteți plăti corect lucrătorii, prevenind disputele și erorile de salarizare.

Cu metodele potrivite de urmărire a timpului, puteți captura când lucrătorii intră și ies de la locul de muncă, au pauze de odihnă și vă puteți lua timp liber.

Ne uităm la 6 moduri populare de a monitoriza timpul, astfel încât să aveți tot ce aveți nevoie pentru a alege cel mai bun pentru echipa dvs.

Ce este urmărirea timpului și de ce este importantă?

Urmărirea timpului se referă la practica de înregistrare a cantității de timp petrecut cu sarcini, activități sau proiecte. Aceasta implică documentarea orelor de începere și de sfârșit a muncii, inclusiv de multe ori pauze de odihnă, orele de masă și alte perioade libere.

Puteți urmări timpul fie manual, folosind hârtie și creion, foi de calcul, înregistrări din calendar și multe altele. Alternativ, există un software care simplifică și automatizează procesul de urmărire a timpului. Puteți urmări timpul zilnic, săptămânal, o dată la 2 săptămâni sau chiar personalizați urmărirea timpului în funcție de nevoile unui proiect.

Urmărirea timpului angajatului are mai multe beneficii pentru o organizație. Te ajută:

Menține o forță de muncă productivă

Urmărirea timpului vă oferă vizibilitate completă asupra modului în care lucrătorii dvs. își petrec orele programate. Puteți observa lucrătorii care întârzie sau lipsesc în mod constant. În plus, puteți identifica și aborda furtul de timp sau când lucrătorii își folosesc timpul în mod neproductiv.

Urmărirea timpului vă ajută, de asemenea, să identificați locurile în care angajații au nevoie de ajutor și resurse suplimentare. De exemplu, dacă o echipă durează întotdeauna mai mult timp pentru a îndeplini sarcini, poate avea nevoie de mai multă pregătire sau sprijin. Odată identificați, puteți rezolva rapid aceste probleme pentru a vă asigura că lucrătorii dvs. rămân productivi.

Alocați eficient volumul de muncă

Înțelegerea modului în care lucrătorii diferiți petrec timpul în cadrul proiectelor ajută la o mai bună alocare a resurselor. De exemplu, puteți atribui cei mai rapizi lucrători pentru proiecte care au timpi de răspuns rapid.

În plus, puteți identifica proiectele care progresează mai lent din cauza lipsei de personal și puteți aloca lucrători suplimentari pentru aceste ture. În plus, cunoașterea disponibilității lucrătorilor vă ajută să vă planificați în avans. În acest fel, aveți suficient personal la locul de muncă chiar și atunci când angajații sunt în concediu.

Reduceți erorile în statul de plată și facturarea clienților

Foile de pontaj vă spun care este timpul compensabil al lucrătorilor dvs. Utilizați aceste date pentru a crea rapoarte de salarizare care reflectă corect eforturile lucrătorilor dvs. Acest lucru ajută la reducerea erorilor costisitoare de salarizare și a disputelor care necesită timp cu lucrătorii cu privire la timpul petrecut.

În mod similar, a avea o evidență curată a orelor lucrate vă ajută să creați facturi exacte ale clienților. Cu totul în alb și negru, există o șansă mai mică de dispute cu clienții cu privire la orele facturabile și nefacturabile.

Rămâneți în conformitate cu legile și reglementările muncii

În cele din urmă, urmărirea timpului asigură că lucrătorii își iau timpul liber, pauzele de odihnă și orele de masă cerute de legile și reglementările muncii.

În plus, angajații beneficiază de timpul de nefuncționare de care au nevoie pentru a preveni epuizarea și, prin urmare, sunt mai energici și mai productivi la locul de muncă.

De asemenea, prin monitorizarea orelor, puteți controla orele suplimentare ale angajaților. În acest fel, acestea nu sunt suprasolicitate, economisești bani pe costurile orelor suplimentare, iar compania ta rămâne în conformitate cu legile orelor suplimentare.

Diferite tipuri de metode de urmărire a timpului

Există mai multe modalități prin care puteți urmări timpul angajaților dvs. Am subliniat mai jos cele mai populare 6 metode (în nicio ordine anume).

Hârtie și stilou

Metodă

Lucrătorii folosesc un caiet sau un jurnal pentru a nota la ce oră au început și au terminat o sarcină, activitate sau proiect. Va trebui să colectați toate înregistrările de timp și să creați manual foi de pontaj care pot fi folosite pentru salarizare.

Pro

• Ușor de făcut și ieftin
• Se poate face de oriunde și nu necesită internet

Contra

• Este dificil pentru manageri să verifice intrările de timp
• Consumatoare de timp, manual și predispus la erori
• Hârtiile pot fi ușor deplasate dacă nu sunt depozitate în siguranță
• Este dificil să creezi rapoarte și să analizezi tendințele și temele

Sistemul de onoare

Metodă

Această metodă se bazează pe lucrătorii care folosesc propriile estimări ale timpului petrecut într-un proiect. Trebuie să ai încredere în estimările brute ale lucrătorilor tăi și să-i plătești pentru orele pe care au spus că au lucrat folosind tariful orar.

Pro

• Cea mai ușoară metodă de urmărire a timpului
• Nu implică costuri și nu necesită materiale

Contra

• Nesigur și foarte predispus la erori
• Nu există nicio modalitate pentru manageri de a verifica orele
• Nu există date pentru a crea sau analiza tendințe
• Mai puțină credibilitate cu clienții fără evidențe ale orelor facturabile

Folosind o foaie de calcul

Metodă

Această metodă are 2 opțiuni:

1. Lucrătorii își înregistrează timpul folosind pix și hârtie . Apoi introduceți manual datele de timp într-un șablon de foaie de calcul pentru stocare și analiza.
2. Lucrătorii își introduc datele folosind un șablon de foaie de calcul , cum ar fi din Foi de calcul Google sau Microsoft Excel, pe care le puteți trimite prin e-mail.

Opțiunea 2 este cea mai populară metodă astăzi.

Șabloanele de foi de calcul conțin de obicei coloane pentru:

• Numele muncitorului
• Data
• Sarcină/activitate
• Timpul de începere
• Sfârșitul timpului
• Timp luat pentru pauze
• Ore suplimentare
• Timpul total lucrat

Managerii pot adăuga coloane care arată tarifele lor orare și pot calcula sumele datorate în statul de plată.

Pro

• Înregistrează timpul petrecut în sarcini și include pauze
• Poate folosi grafice și diagrame încorporate pentru a identifica tendințele

Contra

• Lucrătorii mai trebuie să introducă manual timpul în foaia de calcul
• Managerii nu pot verifica intrările de timp
• Trebuie să adăugați manual toate datele într-o singură foaie pentru analiza echipei
• Excel nu este ușor de utilizat pe dispozitive mobile, așa că poate fi predispus la erori

Urmărire pe bază de calendar

Metodă

Creați un program de lucru fix , inclusiv pauze pentru lucrătorii dvs., folosind un calendar digital. Orele de lucru sunt calculate analizând ce intervale de timp din calendar au fost blocate pentru serviciu. Intrările din calendar pot fi etichetate pentru a reflecta sarcina sau activitatea, iar notele pot fi adăugate pentru context suplimentar. Lucrătorii sunt apoi plătiți cu tariful orar pentru numărul de ore pe care le-au lucrat conform calendarului.

Pro

• Ușor de vizualizat modul în care timpul este petrecut în sarcini
• Notele pot fi adăugate la intrări pentru context suplimentar

Contra

• Este dificil de urmărit exact cum a fost petrecut timpul în timpul orelor de lucru
• Nu previne furtul de timp
• Managerii vor trebui să creeze manual foi de pontaj și rapoarte de salarizare
• Managerii nu pot urmări progresul sarcinii în timp real

Cărți perforate

Metodă

Tuturor lucrătorilor li se oferă „cărți perforate” pe care trebuie să le introducă într-un anumit ceas fizic atunci când intră și ies la locul de muncă. Ceasul de timp ștampilează cardul perforat cu ora de intrare și de ieșire din serviciu. Orele angajaților sunt calculate folosind cardurile perforate și puteți crea rapoarte de salarizare folosind orele lucrate și tarifele orare ale acestora.

Pro

• Dovezile fizice de lovire și ieșire previn disputele
• Simplu și ușor de utilizat

Contra

• Susceptibil la furtul de timp și lovirea cu pumnul prietenului
• Foile de pontaj și rapoartele de salarizare trebuie create manual
• Nu ține cont de pauzele de odihnă și orele de masă
• Greu din punct de vedere administrativ pentru stocarea și gestionarea cardurilor perforate ale angajaților

Software de urmărire a timpului

Metodă

Cu software-ul de urmărire a timpului , cum ar fi Connecteam, lucrătorii își înregistrează și ies turele de oriunde folosind o aplicație de urmărire a timpului. Puteți verifica adesea dacă lucrătorii sunt acolo unde trebuie să fie, folosind funcționalitatea GPS în timp real.

Foile de pontaj sunt create automat folosind intrări de timp și sunt direcționate către dvs. pentru aprobare. Odată aprobate, le puteți integra cu software-ul de salarizare pentru plăți rapide și ușoare ale angajaților.

Pro

• Ușor de utilizat și accesat de la distanță
• Intrările de timp sunt stocate în siguranță în cloud
• Lucrătorii primesc mementouri automate pentru a intra și ieși la serviciu
• Foile de pontaj sunt create automat și sunt mai puțin predispuse la erori
• Managerii pot verifica intrările cu ușurință folosind tehnologia GPS
• Rapoartele personalizate de timp și prezență sunt create automat

Contra

• Mai scump decât alte opțiuni

Care metodă de urmărire a timpului este cea mai bună?

Cea mai bună modalitate de a urmări timpul pe proiecte și de a înregistra orele totale de lucru este să utilizați un software de urmărire a timpului . Aceste instrumente simplifică fiecare aspect al procesului, economisindu-vă și angajaților o mulțime de timp și efort.

Iată cum se compară aplicațiile de urmărire a timpului cu alte metode:

Timp de înregistrare

Lucrătorii trebuie pur și simplu să înregistreze și să iasă din aplicația lor de urmărire a timpului, eliminând bătălia de a înregistra manual timpul cu creion și hârtie sau cu Excel. Ei pot chiar să pună afară în timpul pauzelor de odihnă și orelor de masă, astfel încât intrările de timp să fie precise până la secundă. Acest lucru diferă de cardurile perforate, care de obicei captează doar orele de începere și de terminare la locul de muncă.

Aplicațiile de raportare a timpului le permit, de asemenea, angajaților să înregistreze timpul de oriunde, folosind un desktop sau un dispozitiv mobil. În plus, li se trimit mementouri automate pentru a intra și ieși, scăzând șansele ca ei să uite să facă acest lucru.

Verificarea intrărilor de timp

Cel mai bun software de urmărire a timpului vine cu instrumente de urmărire a locației prin GPS, astfel încât să puteți urmări locațiile în timp real ale angajaților dvs. în timpul orelor de lucru. În acest fel, puteți verifica dacă sunt în turele potrivite atunci când intră.

Unele aplicații vă permit, de asemenea, să verificați intrările folosind geofencing . Geogardurile sunt granițe virtuale care pot fi stabilite în jurul locațiilor de lucru. Lucrătorilor li se interzice să pătrundă înainte de a intra în gardul geografic. Aceasta înseamnă că datele de timp au trecut deja printr-un nivel de verificare înainte de a ajunge la dvs.

Crearea și stocarea foilor de pontaj

Aplicațiile de urmărire a timpului generează foi de pontaj digitale automate din intrările de timp care sunt înregistrate. Acest lucru nu necesită timp sau efort. Mai mult, reduce erorile în comparație cu metodele sistemului de hârtie și stilou sau onoare, în care trebuie să creați manual foile de pontaj. Metoda calendarului necesită, de asemenea, să introduceți manual orele lucrate, uitându-vă la intrările din calendar.

În plus, aplicațiile de urmărire a timpului stochează în siguranță foile de pontaj în cloud . Le puteți consulta cu ușurință pentru orice dispute viitoare cu angajații sau clienții. Aceasta este o soluție mult mai bună decât a trebui să stocați copii pe hârtie ale foilor de pontaj.

Rularea salariilor

Cu ratele de plată ale angajaților și orele lucrate deja în sistem, rapoartele de salarizare pot fi create rapid și ușor folosind aplicații de urmărire a timpului. Multe aplicații se integrează și cu software-ul de salarizare pentru plăți rapide și fără probleme, cu mai puține erori.

Analizarea tendințelor

Urmărirea timpului vă poate ajuta să identificați tendințele și să abordați orice domenii de îngrijorare când vine vorba de gestionarea generală a timpului. Dar acest lucru este dificil de făcut fără software-ul de urmărire a timpului.

Cu ajutorul metodelor de hârtie și stilou, onoare sau calendar, nu puteți vedea cum își petrec timpul angajații. Aceste metode nu vă oferă informații despre sarcinile și subsarcinile la care au fost lucrate, de exemplu.

De asemenea, uneori poate doriți să analizați teme la nivel de echipă sau companie. Pentru a face acest lucru, va trebui să introduceți manual toate intrările de timp ale lucrătorilor dvs. într-o singură foaie de calcul, astfel încât să puteți identifica tendințele. Acest lucru este atât efort, cât și consumator de timp.

Utilizarea software-ului de urmărire a timpului este cea mai bună modalitate de a urmări timpul pe proiecte și de a identifica tendințele și problemele potențiale. Vă permite să creați rapoarte personalizate în câteva minute și puteți vedea istoricul de timp și de prezență. De asemenea, puteți vizualiza rapoarte care vă arată cum a fost petrecut timpul pe proiecte, sarcini și locații.

Cum să alegi software-ul potrivit de urmărire a timpului

Când alegeți între software-ul de urmărire a timpului, trebuie să luați în considerare mai mulți factori.

În primul rând, există ușurința în utilizare . Ideea din spatele acestor instrumente este de a simplifica procesul de urmărire a timpului. Dacă angajații dvs. consideră că sistemul este prea complex pentru a fi utilizat, este puțin probabil să îl folosească în mod consecvent, dacă este deloc. Acest lucru nu numai că va însemna că nu primiți ceea ce plătiți, dar ar putea duce și la erori costisitoare și inutile în ofertarea, facturarea și statul de plată.

De asemenea, este important să alegeți o aplicație care se integrează ușor cu alte instrumente pe care le utilizați. În acest fel, nu va trebui să comutați între mai multe aplicații pentru a vă finaliza sarcinile.

Bugetul dvs. este, de asemenea, un aspect cheie. Unele soluții sunt mai scumpe decât altele și nu oferă întotdeauna caracteristicile suplimentare de care ai putea avea nevoie.

Iată câteva dintre caracteristicile pe care trebuie să le urmăriți, astfel încât să puteți alege cel mai bun instrument de raportare a timpului pentru dvs.

• Ceas de timp intuitiv și precis : lucrătorii ar trebui să poată intra și ieși din ture cu ușurință de oriunde. Connecteam trimite chiar mementouri de intrare și ieșire atunci când lucrătorii încep sau termină turele.

• Urmărirea locației prin GPS : puteți urmări locațiile lucrătorilor dvs. în timp real, în timp ce aceștia sunt la ceas. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că toată lumea este acolo unde trebuie să fie - prevenind furtul de timp și lovirea cu pumnul prietenilor.

• Fișele de pontaj digitale : căutați platforme care generează foi de pontaj automate folosind înregistrările de timp ale angajaților. Ar trebui să le puteți vizualiza și aproba pentru verificare suplimentară.

• Integrari perfecte de salarizare : Soluțiile de salarizare încorporate sau integrate vă permit să efectuați plăți mai rapide, cu mai puține erori. De exemplu, Connecteam se integrează cu QuickBooks Online și Gusto, astfel încât să vă puteți plăti cu ușurință personalul.

• Urmărirea timpului liber : funcțiile care vă permit să vizualizați și să aprobați timpul liber vă permit să planificați din timp și să atribuiți ture în mod eficient. Vizibilitatea pauzelor de odihnă asigură, de asemenea, că lucrătorii beneficiază de timpul de nefuncționare de care au nevoie și că respectați legile muncii.

• Funcții de programare a schimburilor : un instrument bun de raportare a timpului va avea și funcții de programare a schimburilor. Acest lucru vă permite să creați și să atribuiți ture în funcție de disponibilitatea și preferințele angajaților, astfel încât să puteți fi sigur că echipa dvs. are întotdeauna personal.

• Raportare și analiză : puteți urmări datele despre timp și prezență pentru lucrători, sarcini, proiecte, locații și așa mai departe. Ele vă oferă informații pe care le puteți utiliza pentru a maximiza productivitatea și pentru a identifica orice domenii de îmbunătățire.

Urmăriți-vă timpul cu Connecteam

Connecteam este cea mai bună soluție all-in-one de urmărire a timpului și a prezenței . Înregistrează orele de lucru ale angajaților, inclusiv pauzele de odihnă și timpul liber. De asemenea, vă permite să vizualizați locațiile lucrătorilor în timp real, astfel încât să aveți o vizibilitate și un control mai bun asupra echipei dvs.

Să ne aprofundăm în funcțiile Connecteam de urmărire a timpului.

Ceas de timp activat cu GPS și geofencing pentru intrări de timp precise și verificate

Ceasul de timp al Connecteam le permite lucrătorilor să intre și să iasă din ture cu o singură atingere de pe desktop sau de pe dispozitivele mobile. Dacă echipa dvs. operează dintr-o singură locație, funcționalitatea chioșc permite lucrătorilor să intre și să iasă de pe un singur dispozitiv partajat. De asemenea, puteți configura mai multe chioșcuri pentru diferite locații.

Ceasul are, de asemenea , un software GPS încorporat , astfel încât să puteți verifica locațiile lucrătorilor la ceas. Acest lucru ajută la prevenirea lovirii cu pumnul cu prietenii, în cazul în care angajații vin pentru colegii lor.

Cu Connecteam, puteți, de asemenea, să configurați geofence . Lucrătorilor li se trimit automat mementouri pentru a începe sau a opri timpul de urmărire atunci când intră sau ies dintr-un gard geografic. În plus, li se restricționează accesul cu excepția cazului în care se află într-un gard geografic. Acest lucru previne furtul de timp și vă scutește de a le plăti dincolo de orele de lucru.

Stabiliți reguli personalizate pentru timpul liber, pauzele de odihnă și orele suplimentare

Cu Connecteam, puteți seta politici personalizate privind timpul liber , inclusiv concediu personal, zile de vacanță, zile de boală și multe altele. Dvs. și angajații dvs. puteți vedea timpul liber și istoricul de prezență, plus cât timp liber le mai rămâne. Solicitările de concediu și aprobările pot fi, de asemenea, făcute cu ușurință folosind aplicația.

Connecteam vă permite să creați politici pentru pauzele de odihnă și să includeți pauze în programul angajaților. Alertele inteligente vă anunță când angajații fac ore suplimentare și puteți aproba sau respinge cu ușurință cererile de ore suplimentare de pe dispozitiv. În acest fel, puteți rămâne în conformitate cu legile și reglementările muncii.

Reduceți erorile de salarizare cu foi automate de pontaj și integrări de salarizare

Connecteam generează automat foile de pontaj ale angajaților folosind înregistrări de timp. Acestea iau în considerare și timpul liber, pauzele de odihnă și orele de masă, făcându-le exacte până la secundă.

Din tabloul de bord central, puteți identifica și corecta erorile și puteți aproba foile de pontaj înainte ca acestea să fie utilizate pentru rapoartele de salarizare. Connecteam se integrează cu software-ul de salarizare precum Gusto și QuickBooks Online pentru plăți rapide și precise.

Alocați ture și faceți ajustări în câteva minute cu programarea angajaților

Instrumentul de programare prin glisare și plasare de la Connecteam vă permite să creați și să atribuiți ture în câteva minute. Lucrătorii își pot împărtăși locația și preferințele de disponibilitate, astfel încât să puteți atribui locuri de muncă cât mai eficient posibil. Angajații pot alege chiar din ture deschise, cu sau fără aprobare. De asemenea, puteți vedea calificările lucrătorilor, astfel încât să puteți pune angajatul potrivit în proiectul potrivit.

Absențele sau modificările de ultimă oră pot fi rezolvate prin schimbarea ușoară a schimburilor în cadrul aplicației. Lucrătorilor afectați li se trimit alerte inteligente pentru a-i notifica cu privire la modificările de programare. De asemenea, puteți utiliza chatul din aplicație pentru a comunica direct cu ei în timp real.

Instrumente pentru gestionarea sarcinilor, raportare și multe altele

Pe lângă aceste caracteristici, Connecteam are instrumente de gestionare a sarcinilor care vă permit să creați și să atribuiți sarcini și subsarcini angajaților. Puteți trimite mementouri și puteți urmări progresul în timp real, astfel încât să știți cum își petrec timpul lucrătorii.

În plus, Connecteam Funcția de raportare personalizată vă permite să vizualizați rapoarte detaliate despre prezență, timpul petrecut pe proiecte și sarcini, costurile forței de muncă și multe altele. Puteți identifica și aborda cu promptitudine întârzierile, absenteismul sau munca ineficientă.

Connecteam oferă, de asemenea, multe mai multe funcții pentru comunicare, instruire, managementul resurselor umane și multe altele. Este un ghișeu unic pentru toate nevoile dvs. de management al muncii.

Planurile plătite încep de la 29 USD pe lună pentru până la 30 de utilizatori. Întreprinderile mici cu mai puțin de 10 utilizatori pot folosi Connecteam complet gratuit pentru totdeauna.

Vă puteți înscrie pentru o încercare gratuită de 14 zile pentru a explora toate funcțiile Connecteam înainte de a face upgrade la un plan la alegerea dvs.

Concluzie

Fără o modalitate eficientă de urmărire a timpului, compania dumneavoastră se poate confrunta cu furtul de timp, munca ineficientă, termenele limită ratate și multe altele. Trebuie să monitorizați modul în care lucrătorii își petrec timpul, să identificați orice domenii de îngrijorare și să plătiți corect lucrătorii pentru contribuțiile lor.

Există mai multe moduri de a urmări timpul. Metodele de hârtie și stilou, onoare și calendar consumă timp, sunt predispuse la erori și nu vă oferă o perspectivă asupra modului în care este cheltuit timpul. Foile de calcul, deși populare, adună date doar la nivel individual. Este o sarcină plină de efort să colectezi date la nivel de echipă sau de companie într-o singură foaie pentru a analiza tendințele.

Software-ul de urmărire a timpului simplifică procesul de înregistrare și ieșire, crearea de foi de pontaj, efectuarea plăților și identificarea tendințelor. Connecteam este cea mai bună aplicație de urmărire a timpului de pe piață astăzi. Oferă funcții precum ceasul orar cu o singură atingere, urmărirea locației GPS, foile de pontaj automate și multe altele.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Întrebări frecvente

Cum urmăriți timpul pentru o echipă?

Puteți colecta cardul de pontaj al fiecărui angajat și puteți adăuga manual datele într-o singură foaie de calcul pentru a urmări timpul pentru echipa dvs. O modalitate mai bună, totuși, este să utilizați un software de urmărire a timpului precum Connecteam pentru a vă economisi timp și efort. Instrumentele sale de raportare vă vor permite să urmăriți timpul petrecut în cadrul echipei sau chiar în funcție de proiecte, locații și multe altele.

Cum pot beneficia angajații de instrumentele de urmărire a timpului?

Cu instrumentele de urmărire a timpului, angajații pot vedea cum își petrec timpul pe sarcini și proiecte. Ei pot identifica ceea ce funcționează bine și unde se pot îmbunătăți. Unele soluții iau în considerare și pauzele de odihnă, orele suplimentare și timpul liber, astfel încât angajații să poată verifica dacă beneficiază de pauzele la care au dreptul.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici