21 Meme de memento pentru foile de pontaj: sugestii distractive și eficiente pentru echipa ta

Urmărirea orelor angajaților poate fi o adevărată corvoadă, dar știm cu toții că este esențială pentru statul de plată exact și facturarea la timp. Din păcate, convingerea angajaților să-și trimită foile de pontaj la timp poate fi o luptă dificilă - o adevărată provocare chiar și pentru cei mai organizați manageri.

Din fericire, există soluții automate, cum ar fi mementourile de pontaj, disponibile pentru a simplifica procesul.

În acest articol, vom aborda de ce mementourile pentru foile de pontaj sunt atât de utile și cum software-ul pentru foile de pontaj de la Connecteam este un schimbător de joc pentru companii. Vom include, de asemenea, câteva sfaturi și trucuri utile pentru a ne asigura că îl utilizați la întregul său potențial.

Ce sunt mementourile pentru foile de pontaj?

Mementourile de pontaj sunt un instrument util pe care angajatorii și managerii îl folosesc pentru a se asigura că angajații își trimit foile de pontaj la timp. Acestea pot fi formatate ca note scrise, memento-uri verbale sau notificări automate trimise prin software sau instrumente.

Scopul principal al mementourilor pentru foile de pontaj este de a ajuta angajații să țină evidența orelor lucrate și să se asigure că sunt compensați cu exactitate pentru timpul lor.

Setând mementouri și trimițând „înghințiri blânde”, angajatorii pot evita necazul de a urmări trimiterile cu întârziere și pot evita confuzia sau erorile în statul de plată.

Tipuri eficiente de mementouri pentru foile de pontaj

De la meme de memento pentru foaia de pontaj la strigătul „Foile de pontaj scadente astăzi!” în birou, există o mulțime de modalități de a reaminti angajaților să-și trimită foile de pontaj la timp.

Să ne uităm la câteva tipuri obișnuite de mementouri pentru foile de pontaj și să discutăm de ce unele sunt mai puțin eficiente decât altele.

E-mailuri

Angajatorii le pot reaminti angajaților să-și trimită foile de pontaj la timp prin e-mail.

Cu toate acestea, această metodă poate consuma mult timp pentru angajator, mai ales dacă trebuie să trimită e-mailurile manual. Chiar și e-mailurile automate își pot pierde eficacitatea în timp.

La urma urmei, știm cu toții că este prea ușor să deschizi un e-mail doar pentru a uita de el câteva momente mai târziu.

Mesaje text

Angajatorii pot trimite, de asemenea, mesaje text angajaților lor ca reamintire să-și trimită foile de pontaj.

Această metodă este rapidă și ușoară, dar, dacă nu utilizați platforma potrivită de mesagerie text, poate fi dificil să urmăriți cine a primit și cine nu a primit mesajul. Și, la fel ca e-mailurile, ar putea fi greu de determinat dacă un text este citit sau nu.

Mementouri Google Calendar

Dacă compania dvs. folosește Google Suite, trimiterea de mementouri prin Google Calendar este o opțiune. Folosind un calendar partajat, managerii pot trimite o notificare de calendar urmată de o notificare prin e-mail.

Dacă echipa dvs. folosește Google Calendar pentru cea mai mare parte a planificării zilnice, o simplă notificare din calendar nu va ieși în evidență. S-ar putea chiar să se piardă în multe alte întâlniri, apeluri și notificări de naștere din calendar.

Slack mementouri

Cu Slack, puteți automatiza mementourile periodice pentru a vă trimite foile de pontaj. Și cu 18 milioane de utilizatori activi zilnic și 156.000 de organizații care folosesc Slack, aceasta este o alegere populară pentru mulți. Dar este chiar cea mai bună alegere?

Din păcate, Slack este destul de scump, mai ales dacă sunteți o organizație mare, cu mulți angajați. Din fericire, există o alternativă mai ieftină (și mai bună) la Slack.

Mementouri automate prin Connecteam

Nu toate mementourile de pontaj sunt create egale.

Există un memento pentru foaie de pontaj pentru a le guverna pe toate, un memento pentru a le găsi. Un memento să le aduceți pe toate și, cu aprobarea HR, să le legați.

Răspunsul sunt mementouri automate prin software precum Connecteam. Conceput pentru a ușura viața angajatorilor și angajaților, Connecteam face totul. De la urmărirea cu precizie a orelor de lucru cu GPS live până la automatizarea foilor de pontaj la salarizare în câteva secunde, Connecteam elimină durerea din statul de plată.

Meme amuzante de reamintire a foii de pontaj

Doar pentru că mementourile pentru foile de pontaj sunt importante, nu înseamnă că trebuie să fie serioase. Menține-ți echipa angajată și motivată, chiar și atunci când vine vorba de acele foi de pontaj enervante.

Memele noastre alese cu grijă vor aduce cu siguranță un zâmbet pe fețele angajaților dvs. în timp ce aceștia navighează în lumea termenelor limită și a documentelor.

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

Sursa imaginii

De ce sunt atât de importante mementourile pentru foile de pontaj pentru companii

Deci, ce se întâmplă dacă nu primești la timp foile de pontaj ale echipei tale? Dacă tot ceea ce contează este că un angajat este plătit, atunci sunt într-adevăr atât de necesare mementourile de pontaj?

Într-un singur răspuns - da. Da, ei sunt. Și există mai multe motive pentru care.

Adesea, trimiterea foilor de pontaj declanșează această luptă de ultimă oră pentru a le aduce la timp. Și, uneori, poate fi prea tentant (și ușor) să falsificăm orele.

Un uluitor 43% dintre lucrătorii orari recunosc că exagerează timpul pe care îl lucrează în timpul schimburilor lor. Această fraudă a pontajelor poate însemna salarizare incorectă și pierderea productivității. De fapt, foile de pontaj lipsă și inexacte costă sectorul serviciilor profesionale din SUA în jur de 7,5 miliarde de dolari pe zi!

Mementourile de pontaj pot preveni aceste impacturi negative asupra profitului dvs., ținând angajații la răspundere pentru foile de pontaj oneste și exacte.

Departamentele de salarizare se bazează pe date exacte și la timp pentru a calcula salariile și a procesa plățile. Primirea cu întârziere a trimiterilor de foi de pontaj poate perturba procesul de salarizare, provocând plăți întârziate sau incorecte, ceea ce duce la nemulțumirea angajaților.

Trimițând mementouri pentru foile de pontaj și stabilind termene limită clare, managerii care trebuie să aprobe foile de pontaj se pot asigura că sunt trimise la timp. Acest lucru ajută la menținerea unui flux de lucru organizat și previne întârzierile în procese importante, cum ar fi salarizarea și managementul proiectelor.

Una din cinci ore facturabile nu este înregistrată. În unele cazuri, acesta nu este un caz de fraudă, ci mai degrabă de uitare. Dacă angajații nu își amintesc cum și-au petrecut orele de lucru, ei pot să-și „compactueze” orele și să trimită foi de pontaj inexacte.

Aplicația Time Clock pentru angajatii Connecteam este concepută tocmai din acest motiv. Într-o aplicație intuitivă, angajații pot intra și ieși cu ușurință din mers. Aceasta înseamnă urmărirea precisă a timpului pentru locuri de muncă, proiecte, clienți, echipamente, kilometraj și multe altele. De acolo, foile de pontaj online sunt create automat și exportate în software-ul dvs. de salarizare.

Angajații ar fi de acord: nu există nimic mai rău decât să fii microgestionat.

Și chiar și managerii și proprietarii de afaceri au lucruri mult mai importante și mai urgente la care ar putea să se ocupe, în loc să fie nevoiți să le reamintească continuu angajaților să-și trimită foile de pontaj.

Mementourile de pontaj elimină această povară, ceea ce înseamnă că managerii au mai mult timp să se concentreze pe sarcini strategice.

Cicălirea consecventă și urmărirea superiorilor pot încorda o relație angajat-manager – mai ales dacă sâcâiala se concentrează asupra unui angajat în special. Un memento eficient pentru foaie de pontaj înlocuiește nevoia de urmăriri persistente cu un memento automat și simplu.

Foile de pontaj oferă date valoroase pentru urmărirea progresului proiectului, cum ar fi cât timp este alocat diferitelor sarcini sau proiecte.

Mementourile de pontaj asigură că managerii de proiect au acces la informații fiabile despre modul în care sunt utilizate resursele și profitabilitatea unui proiect. Acest lucru îi ajută să ia decizii în cunoștință de cauză, să aloce resurse în mod eficient și să mențină proiectele pe drumul cel bun.

Multe industrii au reglementări de muncă care necesită o evidență exactă a orelor de lucru ale angajaților. Nerespectarea la timp a foilor de pontaj poate duce la nerespectarea acestor reglementări, ceea ce poate duce la consecințe legale și penalități.

Conformitatea este deosebit de critică pentru companiile care operează în industrii cu legi stricte ale muncii sau cele care fac obiectul auditurilor.

În unele industrii de servicii de teren, trimiterea foilor de pontaj este o cerință în scopuri de conformitate. Reamintindu-le angajaților să trimită foile de pontaj, afacerea dvs. poate evita consecințele legale și sancțiunile (și rămâne pregătită pentru orice audit).

Beneficiile pontajelor pentru angajați

Nu este un secret pentru nimeni că majoritatea angajaților urăsc de obicei să trimită foile de pontaj. Dar să faci asta este la fel de bine pentru ei ca și pentru tine. Iată câteva motive care ar trebui să-i încurajeze să accepte și să aprecieze utilizarea foilor de pontaj:

Completând cu sârguință foile de pontaj, angajații contribuie la procesarea fără probleme a statelor de plată. Când își notează orele cu precizie, salariul reflectă fiecare minut de muncă grea pe care l-au depus.

Cu foile de pontaj, angajații primesc compensația câștigată cu greu la timp, fără discrepanțe sau întârzieri.

Foile de pontaj acționează ca un jurnal personal al istoricului de lucru al unui angajat. Prin menținerea constantă a foilor de pontaj, angajații creează o evidență fiabilă a eforturilor lor în organizație.

A avea o evidență exactă poate fi, de asemenea, utilă în cazul oricăror dispute sau discrepanțe cu un angajator.

Înregistrându-și cu acuratețe orele și sarcinile, angajații au o modalitate tangibilă de a-și comunica volumul de muncă și productivitatea. Acest lucru creează o mai bună vizibilitate asupra eforturilor lor, ajutând managerii să înțeleagă sfera responsabilităților fiecărui angajat și valoarea pe care o aduc organizației.

Această înregistrare accesibilă a orelor lucrate este valoroasă pentru referințe viitoare, cum ar fi atunci când aplicați pentru promoții. Demonstrează un istoric de dedicare și fiabilitate, evidențiind creșterea profesională a angajatului în timp.

Pentru completarea foilor de pontaj, angajații trebuie să reflecteze la ceea ce au făcut și la cât timp au petrecut pentru îndeplinirea sarcinilor. Acest lucru încurajează practici mai bune de gestionare a timpului, ajutând angajații să-și prioritizeze volumul de muncă și să identifice activitățile care irosesc timpul.

Foile de pontaj sunt o resursă valoroasă în timpul evaluărilor de performanță. Acestea oferă date concrete care ajută la răspunsul la întrebări precum următoarele:

• Ești la timp pentru serviciul tău?
• Intri si iesi ceasul?
• Ești sincer despre cum îți petreci ziua?
• Respectați programul cerut?
• Ai făcut ore suplimentare?
• Faceți pauze prelungite?

Prin menținerea unor foi de pontaj precise, angajații au dovezi obiective pentru a-și prezenta etica în muncă, a-și evidenția contribuțiile și a-și susține evaluările de performanță. Aceste date tangibile îi ajută și pe angajatori să facă evaluări corecte și să ofere feedback semnificativ.

Cum să-ți faci angajații să-și trimită foile de pontaj la timp

Împreună cu mementoul de intrare în foaia de pontaj, trebuie să adoptați abordarea corectă cu angajații dvs. pentru a-i determina să trimită foile de pontaj până la termenul limită. Încercați câteva dintre următoarele strategii pentru a vedea care dintre ele ar funcționa cel mai bine pentru echipa dvs.:

Folosește umorul

Să recunoaștem – trimiterea foilor de pontaj poate fi un proces plictisitor și plictisitor. Uneori, o abordare uşoară poate face toată diferenţa.

În loc să trimiteți mementouri formale, încercați să trimiteți mementouri amuzante echipei dvs., care includ meme-uri sau e-mailuri „punny”. Adăugarea unui pic de umor la proces poate ajuta la crearea unei atmosfere pozitive și mai puțin anxioase în jurul trimiterilor de foi de pontaj.

Explicați de ce este important să trimiteți foile de pontaj la timp

Mulți angajați nu le place să completeze foile de pontaj. Dar a-i ajuta să înțeleagă de ce este atât de important poate fi doar încurajarea de care au nevoie pentru a o face.

Creați o politică privind trimiterea foii de pontaj

Stabiliți o politică de trimitere a foilor de pontaj care să sublinieze așteptările pentru trimiterea foilor de pontaj la timp - și consecințele nerespectării acestui lucru.

Astfel de consecințe pot include avertismente verbale, avertismente scrise sau chiar suspendare, în funcție de frecvența întârzierii. Asigurați-vă că politica și procesul pentru greve sunt bine documentate și accesibile tuturor angajaților (ca într-un wiki intern!).

Utilizați automatizarea și tehnologia în avantajul dvs

Trebuie în mod constant să urmărească angajații pentru a-și trimite foile de pontaj? Nimeni nu are timp pentru aia!

Funcțiile software și de automatizare elimină problemele legate de trimiterea manuală a mementourilor de pontaj. Connecteam calculează automat orele de lucru ale angajaților dvs., astfel încât să puteți exporta foile de pontaj direct în software-ul dvs. de salarizare.

Fii strategic cu momentul în care să trimiți mementouri

Timpul este totul, inclusiv atunci când vine vorba de mementouri pentru foile de pontaj. Luați în considerare configurarea mementourilor în momente strategice, cum ar fi la sfârșitul săptămânii sau lunii.

Evitați să bombardați angajații cu mementouri în weekend, când încearcă să se relaxeze. În schimb, planificați să trimiteți mementouri la momente adecvate și veți crește șansele ca angajații dvs. să fie atenți și să ia măsuri.

Asigurați-vă că angajații înțeleg sistemul

Angajații trebuie să știe cum să folosească eficient software-ul de urmărire a timpului pe care îl aveți. Dacă este necesar, oferiți instruire și resurse pentru a-i ghida prin proces.

Când angajații se simt încrezători în sistem, vor avea mai multe șanse să își completeze foile de pontaj cu acuratețe și la timp.

Nu exagera

În timp ce mementourile sunt esențiale, bombardarea angajaților cu memento-uri zilnice se poate întoarce înapoi. Dacă le inundați căsuțele de e-mail cu mementouri constante, ar putea începe să le ignore cu totul.

Găsiți echilibrul potrivit între mementourile blânde și persistența copleșitoare. Ține minte, vrei să motivezi și să te angajezi, nu să enervezi și să frustrezi.

Aprobați foile de pontaj la timp

Foile de pontaj sunt o stradă cu două sensuri. Așa cum angajații trebuie să-și trimită foile de pontaj la timp, și managerii trebuie să își joace rolul. Aprobarea la timp a foilor de pontaj arată respect pentru eforturile angajaților dvs. și întărește importanța procesului.

Prin revizuirea și aprobarea promptă a foilor de pontaj, veți da un exemplu pozitiv pentru echipa dvs. și o veți încuraja să prioritizeze și trimiterile lor.

Ce se întâmplă dacă un angajat uită să trimită o foaie de pontaj?

Să presupunem că, chiar și după mai multe mementouri pentru a-și trimite foile de pontaj, un angajat nu reușește în mod constant să-și primească foile de pontaj la timp.

Iată câteva soluții posibile la care poți apela:

Discutați cu ei

În loc să trageți la concluzii sau să vă asumați neglijență, purtați o conversație deschisă cu angajatul.

Fă-ți timp pentru a înțelege de ce au uitat să-și trimită foaia de pontaj.

Este din cauza lipsei de claritate a procesului? Uitare? Alte probleme personale subiacente?

Fiți deschis să începeți această conversație pentru a afla mai multe, pentru a aborda orice nelămurire, pentru a oferi clarificări și pentru a oferi asistență dacă este necesar.

Asigurați respectarea legislației muncii

Deși este posibil să doriți să rețineți plata dacă un angajat nu își trimite foile de pontaj, din punct de vedere legal, angajatorii nu pot plăti angajații cu întârziere sau nu pot face deduceri din salariile lor numai din cauza netrimiterii unei foi de pontaj.

Conform legii Fair Labor Standards Act (FLSA), este în cele din urmă responsabilitatea angajatorului să păstreze evidența orelor lucrate de angajați. Și de aceea este atât de important să aveți software-ul potrivit de urmărire a timpului.

De ce să alegeți Connecteam pentru mementourile de pontaj?

Vorbind despre software-ul de urmărire a timpului, aplicația Connecteam Timesheet are o serie întreagă de caracteristici și instrumente pentru a face procesul de pontaj eficient și fără durere.

Unele dintre aceste caracteristici includ următoarele:

• Urmărirea automată a timpului de la Connecteam elimină necesitatea introducerii manuale a timpului, reducând șansele de erori și economisind timp. Aceasta înseamnă că angajații își pot urmări cu ușurință orele de lucru și își pot trimite foile de pontaj la timp.

• Cu foile de pontaj personalizabile , puteți aplica diferite rate de plată pentru diferiți angajați sau locuri de muncă, facilitând gestionarea salariilor. Indiferent dacă trebuie să monitorizați orele regulate sau orele suplimentare, ajustați aplicația Timesheet pentru a se potrivi nevoilor afacerii dvs.

• Foile de pontaj trimise sunt convertite automat în statul de plată, economisind timp și reducând erorile. Acest lucru asigură că angajații sunt plătiți la timp și cu acuratețe, motivându-i să-și trimită foile de pontaj la timp.

• Indiferent unde se află, aplicația mobilă Connecteam le permite angajaților să înregistreze și să iasă de pe smartphone-urile lor, făcând urmărirea timpului mai ușoară și fișele de pontaj mai precise. Iar cu urmărirea prin GPS, puteți verifica dacă angajații înregistrează și ies în locurile potrivite și la momentele potrivite.

• Odată ce fișele de pontaj au fost trimise, este ușor să importați aceste foi de pontaj în software-ul dvs. de salarizare preferat.

Efectuați mementourile de pontaj fără efort cu Connecteam

Urmărirea orelor angajaților este crucială pentru acuratețea salariilor și a facturării, dar poate fi o sarcină obositoare pentru manageri. Cu ajutorul mementourilor automate ale foilor de pontaj, procesul poate fi simplificat, economisind timp și sporind eficiența.

Cu funcția Connecteam, bazată pe cloud, puteți configura mementouri automate pentru a determina echipa să-și trimită orele până la termenul limită, eliberându-vă timp și putere mentală pentru alte sarcini importante. Gata cu trimiterile cu întârziere sau calculele dezordonate ale salariilor.

În plus, Connecteam este ușor de utilizat și accesibil de oriunde cu o conexiune la internet, oferindu-vă vizibilitate în timp real asupra orelor angajaților. Spuneți la revedere urmăririi manuale a timpului și salutați procesele de salarizare precise și eficiente.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici