Work Rota: Legile și cele mai bune practici din Marea Britanie

Publicat: 2023-07-30

Asigurarea că afacerea dvs. are angajații potriviți programați să lucreze la momentul potrivit poate fi consumator de timp și frustrant. Stabilirea unei rotații de lucru poate ajuta, dar trebuie să țineți cont de mai mult decât de nevoile afacerii dvs. Timpul de lucru al angajaților în Regatul Unit este supus mai multor reglementări legale care afectează modul în care configurați o rotație de lucru.

În acest ghid, prezentăm cerințele legale pe care trebuie să le cunoașteți pentru a construi rotații de lucru conforme, care să economisească costurile cu forța de muncă. De asemenea, analizăm modalități de simplificare a programării, astfel încât să puteți elimina durerea de cap din crearea rotațiilor de lucru și să vă mențineți afacerea să funcționeze fără probleme.

Ce este o rotație de lucru?

O rotație de lucru este un program de lucru care:

Identifică membrii echipei de lucru pe care trebuie să le facă
Stabilește un program pentru finalizarea lucrării
Identifică cine va efectua lucrarea

Angajatorii folosesc rotațiile de lucru pentru a stabili așteptări cu privire la momentul în care angajații lor vor lucra. Rotas se asigură, de asemenea, că angajații au pauze adecvate și că membrii echipei îndeplinesc sarcinile de lucru la timp.

Legile din Marea Britanie care vă afectează activitatea rotativă

Rotarile de muncă ar trebui să ia în considerare nevoile afacerii, dar trebuie să respecte mai multe legi privind ocuparea forței de muncă din Regatul Unit . Cerințele legale influențează momentul în care puteți programa angajații să lucreze, cât de mult pot lucra aceștia și când au dreptul la pauze.

Program maxim de lucru

Regulamentul privind timpul de lucru din 1998 stabilește orele maxime de lucru în Regatul Unit. Conform acestor reglementări, angajații pot lucra maximum 48 de ore pe săptămână . Angajații pot renunța la această restricție, dar trebuie să facă acest lucru în mod voluntar și în scris.

Programul de lucru include orice moment în care angajatul îndeplinește sarcini de serviciu sau acționează sub conducerea angajatorului său. Aceasta include timpul de călătorie în timpul zilei de lucru, timpul de lucru departe de casă și timpul petrecut la gardă la locul de muncă.

Orele de lucru nu includ timpul de odihnă, cum ar fi pauzele de masă. De asemenea, nu includ perioadele de odihnă când angajatul este plecat de acasă peste noapte sau de gardă în timp ce este departe de locul de muncă și nu efectuează nicio muncă.

Trebuie să păstrați o evidență exactă a orelor de lucru ale angajaților dvs. pentru a evita programarea accidentală a prea multor ore de lucru.

Înregistrați și revizuiți automat orele de lucru pe foile de pontaj digitale

Gata cu documentele obositoare, orele rotunjite, calculele manuale sau greșelile de salarizare.

Începe gratuit

Munca de noapte

Pe lângă orele maxime de lucru, Regulamentul privind timpul de lucru din 1998 stabilește reguli pentru munca prestată pe timp de noapte. Lucrătorii de noapte nu pot lucra mai mult de 8 ore în medie într-o perioadă de 24 de ore .

Calcularea dacă un angajat a lucrat mai mult de 8 ore ca lucrător de noapte poate fi dificil. Cele 8 ore sunt calculate ca o medie pe 17 săptămâni. Deci, este posibil ca angajatul să lucreze în schimburi mai lungi atâta timp cât este compensat cu timpul de odihnă. Puteți prelungi perioada de 17 săptămâni până la maximum 52 de săptămâni dacă dvs. și angajatul dvs. sunteți de acord.

Orice angajat care lucrează în mod regulat 3 sau mai multe ore de noapte este considerat lucrător de noapte. Orele de noapte sunt de obicei între orele 23:00 și 6:00. Acestea fiind spuse, puteți defini diferit orele de noapte într-un contract de muncă.

Angajații cu vârsta sub 18 ani au restricții de la majoritatea muncii între orele 22:00 și 6:00 . Există unele excepții pentru industrii specifice, cum ar fi agricultura. Există, de asemenea, o excepție care permite angajatorilor să angajeze un tânăr de 16 sau 17 ani atunci când pot dovedi că niciun adult nu este disponibil pentru a lucra.

Știați?

Ceasul de timp al Connecteam are o funcționalitate de raportare a schimburilor care afișează automat orele lucrate în funcție de data la care a fost efectuată munca. Acest lucru face mult mai simplu să se calculeze cu exactitate orele de lucru săptămânale ale unui angajat atunci când un schimb de noapte se întinde pe 2 săptămâni de lucru.

Peste orar

Nu există o cerință legală ca angajații din Marea Britanie să lucreze ore suplimentare.

În mod similar, nu există nicio cerință ca un angajator din Regatul Unit să ofere ore suplimentare sau să plătească salarii mai mari pentru munca suplimentară, atâta timp cât salariul mediu al angajatului nu scade sub salariul minim național.

În calitate de angajator, ar trebui să includeți detalii privind plata orelor suplimentare și metodele de calcul în contractul de muncă. De exemplu, „timp și jumătate” este o metodă de calcul a orelor suplimentare solicitată adesea în SUA și utilizată în mod obișnuit în contractele de muncă din Regatul Unit. Un angajat cu acest termen în contract i se plătește tariful orar normal plus 50% din acea rată pentru fiecare oră suplimentară lucrată.

Sfat pro:

Programarea regulată a angajaților pentru ore suplimentare va afecta, de asemenea, cât trebuie să plătiți atunci când acel angajat își ia vacanța legală plătită. Suma pe care un angajat are dreptul să o câștige pentru vacanța legală plătită include câștigurile sale medii pentru orele suplimentare. Trebuie să urmăriți corect orele suplimentare pentru a vă asigura că salarizarea este corectă pe tot parcursul anului.

Pauzele de odihnă

În calitate de angajator din Regatul Unit, trebuie să oferiți pauze în timpul și între turele angajaților. De asemenea, trebuie să asigurați perioade de odihnă neîntrerupte săptămânal sau cincinal. Perioadele de odihnă sunt de obicei neplătite, dar puteți modifica acest lucru în contractul de muncă.

În timpul unui schimb de lucru de 6 ore sau mai mult , un angajat are dreptul la 1 pauză de 20 de minute. De obicei, aceasta ar fi pauza de masă a angajatului. Lucrătorii ar trebui să facă această pauză la jumătatea turei, mai degrabă decât aproape de începutul sau sfârșitul turei. Puteți stabili pauze de odihnă mai lungi în funcție de politică.

Angajații au dreptul la 11 ore de odihnă între turele de lucru . De exemplu, un angajat care își încheie munca la ora 23:00 într-o noapte nu poate lucra din nou până la ora 10:00 a doua zi dimineața.

De asemenea, angajații trebuie să aibă timp de odihnă neîntrerupt - timp fără cerințe de muncă - egal cu cel puțin 24 de ore în fiecare săptămână sau 48 de ore la fiecare două săptămâni.

Angajati cu fractiune de norma

Reglementările din 2000 privind lucrătorii cu normă parțială (prevenirea tratamentului mai puțin favorabil) cer angajatorilor să ofere angajaților cu normă întreagă aceleași drepturi privind orele de lucru și modele de schimburi pentru angajații cu normă parțială. Aceasta include oferirea acelorași pauze de odihnă în timpul și între schimburi.

Avizul orelor de lucru

Legea britanică nu stabilește un termen limită strict pentru notificarea angajaților cu privire la rotația de muncă. Cu toate acestea, este necesară o notificare „rezonabilă”.

Sfat pro:

O regulă generală bună este să postați rotația de lucru cu 1 săptămână înainte de schimburile programate.

Modificări ale programului de lucru

Conform legislației din Regatul Unit, nu există o perioadă de timp definită pentru schimbarea unei rotații de muncă.

Acestea fiind spuse, trebuie să oferiți angajaților o notificare rezonabilă cu privire la modificările programului lor de lucru. Efectuarea unei schimbări temporare unice este, în general, acceptabilă dacă le oferiți angajaților un preaviz de 24 de ore. Schimbările permanente și schimbările pe care le fac companiile mari necesită adesea o perioadă mai lungă de notificare.

Știați?

Angajații au dreptul legal de a solicita lucru flexibil, care poate include cereri de adaptare a orelor specifice de schimb.

Cerințe de evidență pentru rotațiile de lucru

Rotele de lucru nu ar trebui să fie eliminate după încheierea schimburilor programate. Acestea sunt documente legale și pot constitui o probă în litigiile de muncă sau alte proceduri judiciare. Legea Regatului Unit vă cere să păstrați evidența timpului de lucru timp de 2 ani de la data la care au fost făcute.

Cum să setați o rotație de lucru

Crearea unei rotații eficace pare simplă, dar poate deveni rapid o provocare. Iată câteva dintre cele mai bune practici de reținut și modele comune pentru configurarea unei rotații de lucru.

Cele mai bune practici de management al rotației de lucru

Când creați și gestionați o rotație de lucru, asigurați-vă că:

Respectați termenii contractului angajaților. Diferiți angajați pot fi contractați pentru diferite ore maxime de lucru și programe de lucru. Software-ul de programare, cum ar fi Connecteam, face urmărirea acestor reguli diferite mai ușoară și mai puțin predispusă la erori.
Stabiliți reguli clare pentru cine poate crea sau modifica o rotație de lucru. Limitați cine poate modifica rotațiile de lucru pentru a evita programarea greșită accidentală sau lipsa de personal.
Creați un proces de aprobare pentru solicitările de timp ale angajaților. Deși doriți să răspundeți rapid la solicitările angajaților, ar trebui să tratați toate solicitările în mod egal și corect. În plus, ar trebui să luați în considerare nevoile afacerii înainte de aprobare.
Echilibrați nevoile de abilități pentru fiecare schimb. De exemplu, nu ați dori să vă angajați restaurantul doar cu personal de așteptare, în timp ce lăsați bucătarii afară. Asigurați-vă că programul dvs. include lucrători cu abilitățile potrivite necesare pentru fiecare sarcină care trebuie îndeplinită.
Asigurați o supraveghere adecvată. Nu ar trebui să le ceri angajaților să lucreze fără acces la un manager de linie sau supervizor. Acest lucru poate duce la greșeli, întârzieri și chiar accidente și răni.
Creați un plan de urgență pentru absențe. Boala și alte absențe neașteptate vă pot arunca personalul pe fereastră. Luați în considerare o rotație de gardă sau alte planuri de rezervă pentru a asigura personal adecvat.
Aveți un plan pentru preocupările angajaților. Asigurați-vă că angajații sunt clari cu cine pot vorbi dacă au o problemă cu schimburile lor.
Stabiliți o politică privind schimbul de ture. Fiți clar cât de des pot schimba schimburile și cui trebuie să trimită cererile de schimb (dacă nu dvs.).

Modele tradiționale de rotație de lucru

Planificarea rotației de muncă implică schimburi care variază în lungime. Poate doriți să experimentați cu diferite modele pentru a găsi modelele de schimbare care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs.

Cele mai comune modele de rotație de lucru includ:

2 schimburi. Acest model împarte ziua de lucru în 2 ture de angajat. De exemplu, un angajator de vânzare cu amănuntul poate avea o tură devreme de la deschiderea magazinului la prânz și o tură târzie de la prânz la închiderea magazinului. Angajații pot fi repartizați permanent în ture devreme sau târzii sau pot fi rotați în mod regulat de la unul la altul.
3 schimburi. Acest model împarte ziua de lucru în 3 ture de angajat. Acest model este mai comun pentru o afacere de 24 de ore, cum ar fi îngrijirea medicală. Schimburile sunt adesea împărțite pentru a include 2 ture de zi (cum ar fi 6:00-14:00 și 14:00-22:00) și 1 tură de noapte (cum ar fi 22:00-6:00). Angajații pot fi repartizați permanent într-un singur schimb sau pot fi rotați periodic între schimburile disponibile.
Eșalonat. Acest model programează ture pentru 5 zile lucrătoare, dar le împarte pe o perioadă de 6 sau 7 zile pentru a oferi acoperire în weekend. În schimb, angajații care lucrează într-o zi de weekend beneficiază de o zi liberă compensatorie.

Modelele de rotație de lucru pot include, de asemenea, opțiuni personalizate, cum ar fi ture de amurg la începutul serii, numai în weekend sau modele de ture de 12 ore.

Acest lucru te-ar putea interesa:

Aflați cum să reduceți fluctuația angajaților atunci când programați munca pe ture.

Utilizați Connecteam pentru a vă simplifica rotația de lucru

Configurarea unor rotații eficiente de lucru poate dura foarte mult, dar puteți simplifica procesul cu software-ul potrivit.

Caracteristicile puternice de programare a angajaților Connecteam facilitează crearea rotației de lucru și vă ajută să evitați erorile costisitoare. Iată câteva motive pentru care ar trebui să luați în considerare utilizarea Connecteam:

Programare simplificată. Utilizați șabloane, dublări și schimburi recurente ale angajaților pentru a economisi timp și efort prețios atunci când creați rotații de lucru pentru angajații dvs.
Conformarea legală. Setați reguli personalizate pentru orele suplimentare, pauzele și timpul liber pentru a vă asigura că rotațiile dvs. de muncă respectă legile și reglementările muncii.
Programe optimizate. Aplicația vă oferă vizibilitate deplină asupra disponibilității, calificărilor, solicitărilor de concediu și preferințelor angajaților dvs. Acest lucru ajută la evitarea conflictelor sau rezervărilor duble.
Distribuție rapidă. Publicați rotații de lucru cu o singură atingere a dispozitivului și partajați-le angajaților prin intermediul aplicației. Nu este nevoie să partajați manual copiile pe hârtie.
Acces mobil la informații. Aplicația mobilă Connecteam oferă membrilor echipei dvs. acces din mers la toate informațiile de care au nevoie pentru a reuși.
Comunicare în timp real. Chatul în aplicație și feedul de actualizări vă permit să comunicați cu angajații dvs. instantaneu, eliminând nevoia de apeluri sau mesaje texte separate.
Mementouri pentru schimburi și înlocuiri. Automatizați mementourile de ture pentru a asigura programul complet al personalului și pentru a preveni neprezentările. Când un angajat sună bolnav, puteți găsi rapid înlocuitori folosind aplicația.
Urmărirea timpului și raportarea. Aplicația Connecteam permite personalului să înregistreze de pe telefoanele lor, facilitând înregistrarea orelor de lucru precise și calcularea orelor suplimentare, pauzelor și timpului liber. Puteți exporta direct foile de pontaj în software-ul de salarizare pentru o procesare fără probleme.
Aportul angajatului. Lucrătorii dvs. își pot verifica programul, pot solicita schimburi și pot trimite cereri de concediu pe cont propriu prin aplicație. Acest lucru le oferă mai multă flexibilitate, îi ține la răspundere și reduce confuzia cu privire la modificările de programare.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Creați o rotație de lucru conformă din punct de vedere legal pentru afacerea dvs

Implementarea unei rotații de lucru eficace este esențială pentru a asigura o funcționare bună. Cu toate acestea, reglementările complexe și condițiile diferite ale contractului de muncă pot transforma simpla programare într-o sarcină uriașă.

Implementând cele mai bune practici și fiind la curent cu cerințele dvs. legale, veți fi pe drumul cel bun către crearea unor rotații de lucru de succes și conforme.

Instrumentele de programare Connecteam vă pot ajuta să rămâneți pe drumul cel bun - puteți evita cu ușurință erorile, puteți rămâne conform și vă puteți informa angajații cu privire la schimburile lor în timp real, de oriunde.