Ghid complet pentru înțelegerea schimbului electronic de date (EDI)

Introducere

Pentru companiile de comerț electronic și furnizorii de servicii logistice, schimbul de documente de afaceri este o realitate de zi cu zi. Electronic Data Interchange (EDI) este o tehnologie de comunicare instrumentală pentru afaceri. Deși EDI a existat într-o anumită capacitate de la sfârșitul anilor 1040, avatarul său actual este cel mai potrivit pentru a îmbunătăți comunicațiile B2B.

Fiecare etapă a lanțului de aprovizionare necesită o comandă de achiziție, o conosament, o etichetă de expediere , facturi sau confirmări de comandă. Este ușor să pierzi timp prețios și acuratețe în valul de hârtii și cuvinte ploioase. Pentru a reduce povara afacerilor, EDI este resursa cea mai de încredere. Să aflăm mai multe despre această tehnologie versatilă.

EDI: Predicator al viitoarei generații de comunicare de afaceri

Schimbul electronic de date, mai cunoscut sub numele de EDI, este o tehnologie care ajută companiile să converseze între ele în mod digital. Este un mediu care facilitează schimbul de documente de afaceri între două sisteme informatice printr-o cale de rețea securizată.

Astăzi, EDI a devenit cea mai importantă sursă de comunicare pentru gestionarea documentelor precum facturile și conosamentul între două sau mai multe întreprinderi. Dar acest lucru nu a fost întotdeauna cazul. Pentru a înțelege și a aprecia pe deplin valoarea EDI, să aruncăm o privire rapidă asupra istoriei sale fondatoare.

Istoria EDI

EDI a fost creat de sergentul-maestru al armatei americane, Ed Guilbert. La începutul anilor 1960, domnul Guilbert a dezvoltat un standard de mesagerie electronică pentru a face schimb de informații despre transport și mărfuri. Asta a marcat apariția EDI.

A câștigat renume internațional după ce o navă cu aburi americana-olandeză a trimis manifeste de transport prin mesaje telex, un sistem de schimb electronic de mesaje scrise de mână prin teleimprimante. Aceasta a fost prima dată când un manifest de expediere a fost trimis în termen de două minute de la transmitere.

De atunci, EDI a câștigat popularitatea și încrederea industriei de logistică, cu multe evenimente marcante care au urmat rapid în deceniile următoare. Unul dintre acestea este înființarea TDCC (Transportation Data Coordination Committee), care a standardizat formatele EDI pentru sectorul transporturilor. Ulterior a fost schimbată în Electronic Data Interchange Association.

Altele au fost dezvoltarea VAN (Value Added Network) și formularea protocolului HTTP care a permis transmiterea datelor prin Internet. De la începutul anilor 1990, EDI a câștigat încrederea multor întreprinderi americane, iar istoricul înregistrează că aproximativ 12 000 de companii în 1991 foloseau deja pe scară largă EDI.

Tipurile de formate de document acceptate de EDI

Una dintre caracteristicile principale ale EDI este că elimină necesitatea interacțiunii pe hârtie, eliminând chiar și utilizarea e-mailurilor pentru schimburile de afaceri. Dar cum face asta?

EDI-urile susțin documente în formate standard care sunt transmise electronic către un sistem informatic prin internet. Vă puteți gândi la aceste formate ca la un șablon de coduri pe care computerele le pot înțelege și procesa. EDI acceptă peste 1000 de standarde de documente de afaceri orientate către scopuri specifice de afaceri. Iată câteva exemple:

• Formatul ANSI X12 este folosit de 300.000 de companii din America de Nord. De exemplu, EDI 856 pentru notificarea de expediere avansată și EDI 250 pentru expedieri de comenzi de achiziție.
• EDIFACT este un standard EDI universal guvernat de ONU, care conține numeroase subseturi pentru transport și comerț. De exemplu, DELFOR (prognoza de livrare) și INVOIC- facturi.
• Format HIPAA care este conceput special pentru industria de sănătate.
• Standardul ODETTE este conceput în primul rând pentru industria auto din Europa și utilizează codurile OFTP și OPTP2 EDI.

Diferite tipuri de sisteme EDI:

Multe tipuri diferite de EDI sunt o dovadă a versatilității EDI în schimbul de informații structurate prin puncte de contact și sisteme electronice. Iată câteva dintre cele mai frecvente moduri ale canalelor de comunicare EDI:

1) EDI punct la punct

Acesta este un canal de comunicare direct și sigur între două companii individuale. Această conexiune nu poate fi replicată sau partajată cu alte afaceri de către niciuna dintre părțile implicate. Această abordare EDI necesită ca ambele companii să adopte același protocol EDI. De asemenea, prevede ca ambele părți să utilizeze același pachet EDI, cum ar fi AS2 sau FTPS, pentru tranzacțiile EDI eligibile.

2) EDI prin VAN sau un furnizor de servicii de rețea

În această metodă, o companie poate iniția comunicarea bazată pe EDI cu alte părți printr-o rețea cu valoare adăugată (VAN) cu o conexiune la internet. Furnizorul de servicii de rețea VAN va crea o cutie poștală pentru proprietarul afacerii. Cutia poștală devine apoi un depozit pentru ca întreprinderile să trimită și să primească documente.

EDI condus de VAN permite companiilor să partajeze rapid documentele cu formate EDI și este mai rentabil decât EDI punct la punct. De asemenea, acționează ca un sistem centralizat care permite companiilor să țină evidența în timp real a locației documentelor lor.

3) EDI bazat pe web sau în cloud

Revizuind infrastructura tradițională EDI, un EDI web sau bazat pe cloud facilitează schimbul de date B2B urmând protocoalele HTTP, FTPS sau AS2. De fapt, AS2 este cel mai utilizat sistem EDI în mediul digital de astăzi, datorită criptării sale securizate și accesibilității.

Companiile pot implementa software EDI în cloud (există o mulțime de ele pe piață) pentru schimbul de documente. Furnizorul cloud EDI oferă adesea un traducător EDI, permițând companiilor să partajeze fișiere XML și plate.

4) EDI terță parte

Această abordare este denumită în mod obișnuit externalizarea EDI. Aici, companiile se integrează cu un furnizor de servicii terță parte și își folosesc platforma fără a configura infrastructura și a suporta costuri de configurare.

Soluțiile EDI de la terțe părți sunt solicitate acum, mai ales pentru că companiile preferă să-și integreze EDI cu software-ul existent, cum ar fi ERP-uri și WMS.

Rolul EDI în comerțul electronic și logistică

Iată o listă a principalelor domenii în care EDI joacă un rol în comerțul electronic și logistică:

1) Tehnologia centrală în conformitatea furnizorilor

Conformitatea furnizorilor este unul dintre domeniile populare din logistică în care EDI este utilizat pe scară largă. Luați, de exemplu, numeroasele documente de afaceri pe care tehnologia EDI le acceptă, cum ar fi comenzile de achiziție și facturile. De fapt, marile lanțuri de retail precum Walmart, Target și Costco își obligă furnizorii să comunice cu EDI.

Luați cazul Walmart. Emite chiar și 4 cerințe de conformitate pentru furnizori EDI. Walmart dorește ca partenerii comerciali să aibă un set de 7 documentații EDI de bază, cum ar fi 821 (revendicare) și 820 (remitere). De asemenea, urmărește ca furnizorii să-și demonstreze cu succes conectivitatea EDI în termen de 6 săptămâni pentru a se califica ca parteneri comerciali ai Walmart.

2) Procesați conosamentul și alte documente de expediere

EDI și-au asigurat un statut permanent în industria transportului de mărfuri și transport maritim datorită difuzării lor automate, mai simple și sigure a informațiilor. EDI-urile sunt utilizate în mod obișnuit pentru a procesa și a transmite conosamente, liste de manipulare a mărfurilor și manifeste de marfă.

EDI-urile ajută la formularea unui canal de comunicare perfect între autoritățile portuare și liniile maritime. Aceasta face mai rapidă și mai ușoară obținerea unui permis de escală, de escală sau de acostare de la autoritățile competente. În mod similar, expeditorii pot trimite documentul lor administrativ simplu pentru declarația vamală folosind formatul CUSDEC al EDI.

3) Eficientizarea managementului depozitului și al stocurilor

EDI creează simboluri de date care pot crea o tranziție fără întreruperi a tranzacțiilor comerciale. Există mai multe documente EDI care s-au dovedit utile pentru gestionarea depozitelor și a stocurilor . Acestea includ:

• EDI 945 sau sfaturi de expediere în depozit care le permite 3PL să trimită rapid confirmarea expedierii împreună cu detalii precum data, metoda de livrare și starea plății către furnizori.
• EDI 856, sau notificarea avansată de expediere, permite furnizorilor să informeze 3PL despre sosirea anticipată a unui lot de mărfuri sau mărfuri.
• EDI 862, sau programul de expediere, transmite informații despre orice modificări aduse unei expedieri, cum ar fi creșterea sau scăderea cantității comenzii.

4) Optimizarea comunicațiilor TMS și ERP

În zilele noastre, multe companii de comerț electronic și de transport caută să integreze EDI cu software-ul TMS (Transport Management System) și ERP (Enterprise Resource Planning). Procedând astfel, companiile online își pot promova comunicarea de afaceri cu companiile de transport maritim.

Există peste 50 de formate standard de documentație EDI pentru a permite transportul electronic de mesaje între companii. Luați exemplele EDI 109 pentru detaliile conținutului navei, EDI 212 pentru manifestele remorcii de livrare a autovehiculelor și EDI 859 pentru facturile de marfă.

În mod similar, dacă EDI este combinat cu ERP-uri, poate reduce drastic erorile de introducere a datelor și poate crea o bază de date centralizată pentru stocarea datelor de afaceri. De asemenea, grăbește timpul de procesare a comenzilor și ajută la oferirea unui serviciu mai bun pentru clienți.

5) Implementează durabilitatea în logistică

Se poate deduce foarte bine că utilizarea EDI ajută companiile să își reducă amprenta de carbon și să introducă sustenabilitatea în practicile lor de afaceri. În primul rând, elimină necesitatea folosirii hârtiei, ajutând astfel conservarea copacilor.

Mai mult decât atât, EDI reduce șansele de erori de comandă. Procedând astfel, scade posibilitatea de recomenzi și returnări, economisind astfel timpul de tranzit, utilizarea combustibilului și emisiile de carbon ale vehiculelor.

5 Beneficii ale încorporării tehnologiei EDI de către companii

Acum că înțelegem rolul EDI în industria de retail și logistică, să aruncăm o privire mai atentă la cât de benefic este pentru companii:

1) Procesați documentele cu viteză de două ori

Potrivit unui raport de piață de comerț electronic B2B din 2019, EDI a reprezentat aproximativ 78,4% din toate vânzările B2B efectuate electronic. Motivul principal a fost viteza cu care transmisia EDI are loc în doar câteva minute. Acest lucru permite companiilor să-și accelereze procesele de afaceri și să crească eficiența ciclului de afaceri cu aproximativ 61%.

2) Reduceți costurile operaționale cu 1/20 proporție

Una dintre caracteristicile de bază ale EDI este reducerea utilizării tranzacțiilor pe hârtie. Acest lucru, la rândul său, reduce costurile pentru diferite variabile, inclusiv costurile de imprimare, stocare, arhivare, postare și recuperare.

Deoarece EDI-urile sunt traduse automat, scade și costul procesării manuale a comenzilor. În general, le permite companiilor să economisească aproximativ 35% din costurile lor totale în conducerea unei afaceri.

3) Scăderea procentului de eroare cu 30%, asigurând acuratețea comenzii

Nu există aproape deloc erori tehnice asociate cu EDI. Deoarece formatele EDI sunt legate de protocoale și norme de aderență stricte, există mai puține șanse să apară erori. De fapt, cercetările din industrie sugerează că EDI ajută companiile să-și reducă erorile și inconsecvențele cu 30%.

Acest lucru ajută companiile online să își asigure contracte de tranzacționare cu marii retaileri precum Home Depot și Walmart. Deja 160.000 de companii au trecut de la procesarea manuală a comenzilor la tranzacțiile EDI.

4) Creșteți de două ori eficiența afacerii

Încorporarea EDI-urilor în afaceri a ajutat la îmbunătățirea ciclurilor de comandă la numerar și de achiziție. De asemenea, ajută la îmbunătățirea vizibilității în operațiunile lanțului de aprovizionare, îndeplinirea și timpii de livrare.

În plus, EDI ajută la creșterea eficienței afacerii, permițând companiilor să îndeplinească contractele SLA ale partenerilor comerciali. În acest sens, EDI-urile ajută companiile să elimine situațiile de rambursare a serviciilor și amenzile de neconformitate.

5) Consolidați securitatea tranzacțiilor cu 90%

Tranzacțiile EDI sunt efectuate prin rețele securizate și protejate, mai ales pe VAN-uri și soluții bazate pe web/cloud. Aceste soluții creează o pistă de audit completă, astfel încât companiile să fie în know-how despre detaliile tranzacțiilor lor.

Majoritatea, dacă nu toate, aceste servicii folosesc coduri criptate pentru a asigura integritatea și securitatea datelor. În afară de aceasta, furnizorii de servicii EDI introduc și măsuri preventive împotriva personalului neautorizat. Aceste măsuri includ verificarea autorizației, semnătura digitală și pașii de securitate cibernetică.

Cum arată viitorul EDI?

În ultimii câțiva ani, s-au speculat că tehnologia EDI a depășit anii de vârf. Dar adevărul este departe de asta. Conform statisticilor predominante de pe piață, se estimează că EDI va ajunge la 4,04 miliarde USD până în 2029, arătând un CAGR de 11,6% în perioada de prognoză. Se estimează că 59%-80% dintre întreprinderile din lanțul de aprovizionare au adoptat EDI.

Unul dintre semnele distinctive ale tehnologiei EDI a fost adaptabilitatea acesteia la infrastructura IT în schimbare și nevoile de afaceri. Sunt în derulare eforturi pentru integrarea EDI cu API (Application Programming Interface). Acest lucru ar permite API-urilor să disemineze documente standardizate între mai mulți parteneri de afaceri și tehnologia EDI pentru a ajunge la mai multe companii.

Mai mult, așteptările în schimbare ale afacerilor B2B pe măsură ce se aventurează în comerțul electronic pot fi gestionate cu ajutorul EDI. EDI-urile sunt scalate pentru a oferi comerț „fără fricțiuni”, bazându-se pe puterile automatizării.

Mai mult, având în vedere ecosistemele de securitate și comoditatea transmiterii documentelor prin EDI, a devenit un jucător cheie în achizițiile electronice B2G (de la afaceri la guvern).

De fapt, Uniunea Europeană a creat standardul Peppol (Pan European Public Procurement Online) tocmai în acest scop. Acest lucru sugerează că viitorul EDI se extinde dincolo de domeniul B2B.

Concluzie

EDI este o tehnologie de comunicare business-to-business remarcabilă, care permite transferul fără întreruperi a informațiilor critice de afaceri. Are o istorie extinsă de utilizare în afaceri și logistică încă din primii ani de după al Doilea Război Mondial.

EDI sa dovedit a fi o soluție fiabilă, sigură și automatizată care reduce costurile, erorile și viteza lentă în comunicarea poștală de afaceri. Viitorul EDI caută să-și sporească utilitatea prin îmbinarea cu tehnologii mai noi precum API. Prin integrarea funcționalităților ambelor pentru a crea o soluție hibridă, companiile pot duce eficiența la nivelul următor.

Întrebări frecvente

1) Ce este conformitatea EDI?

Conformitatea EDI este un proces prin care o afacere stabilește că poate face schimb de tranzacții EDI în siguranță și cu acuratețe cu partenerii săi comerciali, pe baza cerințelor partenerilor săi.

2) Care sunt unele software EDI bune?

Unele software EDI bune de pe piață includ IBM (pentru comerțul mari cu amănuntul și companiile de comerț electronic), Cleo (pentru integrări cu mai multe software), Truecommerce (pentru gestionarea fără probleme a stocurilor și dropshipping) și comerțul SPS (pentru serviciul clienți și gestionarea operațiunilor).