Expediere EDI: un ghid cuprinzător pentru afacerile de comerț electronic

Publicat: 2023-09-06

Soluțiile de expediere EDI există de zeci de ani, dar beneficiile pe care le au sunt adesea necunoscute proprietarilor de afaceri în comerțul electronic.

Nenumărate organizații de comerț electronic folosesc transportul EDI. A nu-ți face timp să înțelegi cum îți poate îmbunătăți strategia de expediere înseamnă să pierzi un avantaj competitiv de neprețuit.

În acest curs intensiv despre procesele de transport EDI și logistică, ne vom aprofunda în aceste fluxuri de lucru și tehnologii utilizate pe scară largă, astfel încât să le puteți utiliza în operațiunile dvs. de expediere de comerț electronic.

Ce este transportul EDI?

Expedierea EDI și îndeplinirea EDI permit transferul de date între parteneri rapid, eficient și fără erori.

EDI (electronic data interchange) se referă la un sistem tehnologic conceput pentru a face schimb de documente comerciale într-un format electronic standardizat.

Iată doar câteva dintre documentele pe care EDI le poate gestiona și partaja în industria de transport maritim și logistică:

  • Facturi și notificări prealabile de expediere
  • Documente de plata
  • Acte de transport
  • Documente de inventar
  • Documente vamale
  • Detalii de livrare
  • Detalii depozit
  • Conosamentul
  • Ordine de achiziție

Când o entitate trimite o comandă sau face o cerere, tehnologia EDI creează și încarcă instantaneu documentele necesare în sistemul destinatarului.

Înțelegerea EDI în transportul de comerț electronic

Eficacitatea transportului EDI provine din formatele electronice standardizate pe care le-au adoptat toți utilizatorii.

Când toți vânzătorii, expeditorii, comercianții cu amănuntul și furnizorii de logistică folosesc același sistem operațional, informațiile se transferă fără probleme de la sistemul unei entități la baza de date a alteia.

Fluxul de lucru EDI poate fi împărțit în trei pași simpli:

  1. Pregătirea datelor: Companiile utilizează un format standardizat pentru a pregăti documente electronice (de exemplu, comenzi de cumpărare, facturi) pentru schimb.
  2. Trimiterea: Apoi, documentele sunt trimise de la soluția dvs. EDI către destinatar printr-un canal electronic securizat. Acest proces are loc automat și necesită zero intervenție umană.
  3. Confirmare și integrare: Mesajele sunt validate, iar confirmările sunt trimise pentru a confirma primirea. Erorile sunt semnalate automat pentru examinare. Datele sunt apoi integrate automat în sistemele back-end ale destinatarului.

Efectuarea manuală a acestui flux de lucru ar dura probabil ore și ar implica mai mulți membri.

Cu tehnologia de expediere EDI, puteți accelera trimiterea și primirea facturilor, eliminând fricțiunile din lanțul de aprovizionare al comerțului electronic și accelerând procesele de onorare.

Documente EDI importante

Soluțiile EDI de transport de marfă și expediere se bazează pe un set de documente EDI standardizate.

Există zeci de documente, fiecare având o funcție specifică. Unele dintre cele mai comune documente EDI pe care le veți întâlni includ:

  1. Comanda de achiziție (EDI 850): o comandă de achiziție este un document EDI de bază trimis de un cumpărător pentru a comanda un anumit număr și tip de bunuri la un preț convenit.
  2. Confirmare de comandă de achiziție (EDI 855) : un vânzător trimite un EDI 855 pentru a confirma că a primit și procesat comanda de cumpărare a cumpărătorului său.
  3. Notificare avansată de expediere (EDI 856): vânzătorul trimite o notificare avansată de expediere, sau ASN, pentru a permite cumpărătorului să confirme toate detaliile înainte de expedierea mărfii.
  4. Factură (EDI 810): Pe lângă un EDI 855, vânzătorul va trimite cumpărătorului și o factură. EDI 810 descrie taxele datorate și include termeni de rambursare, cum ar fi „plata datorată la primire”.
  5. Conosament (EDI 211): Un EDI 211 este echivalent cu un Conosament pe hârtie al transportatorului auto. Expeditorul trimite acest lucru transportatorului și oferă o descriere a livrării.
  6. Confirmare funcțională (EDI 997): Beneficiarul sau expeditorul trimite o confirmare funcțională ca răspuns la fiecare cerere de tranzacție.
  7. Ordin de plată/Consiliere de remitere (EDI 820): plătitorii folosesc EDI 820 pentru a oferi vânzătorilor informații despre plățile în așteptare.

Documentele EDI de care aveți nevoie depind de poziția dvs. în lanțul de aprovizionare, de partenerii comerciali cu care lucrați și de sectorul în care vă desfășurați activitatea.

6 beneficii ale EDI în transport și logistică

Integrarea proceselor de transport și expediere EDI în strategia de comerț electronic poate aduce o multitudine de beneficii, inclusiv:

1. Eficiență

Eficiența este cel mai mare beneficiu al soluțiilor de expediere EDI.

Schimbul de documente pe hârtie necesită o cantitate semnificativă de introducere manuală. Membrii echipei tale trebuie să trimită prin fax sau să scaneze și să trimită prin e-mail documente pe hârtie, pierzând timp prețios.

Pe de altă parte, EDI vă permite să automatizați introducerea datelor și să optimizați eficiența în lanțul dvs. de aprovizionare.

Soluțiile EDI trimit și primesc documente aproape instantaneu, consolidând în același timp datele comenzii într-o locație sigură și centralizată.

2. Economii de costuri

Transportul EDI este, de asemenea, benefic pentru bugetul dumneavoastră.

Strategiile manuale de comandă și facturare sunt plictisitoare și necesită multă muncă, distragând atenția echipei de la sarcini mai dinamice și conducând la risipă de muncă.

Odată ce implementați procesele bazate pe EDI, puteți reduce drastic costurile cu forța de muncă legate de procesarea facturilor și a comenzilor de achiziție.

De asemenea, vă puteți reduce cheltuielile de gestionare a documentelor, deoarece nu va mai trebui să procesați, să gestionați, să păstrați și să organizați sute de documente fizice.

3. Erori reduse

Soluțiile de expediere EDI elimină necesitatea introducerii manuale a datelor, transformându-vă fluxurile de lucru și reducând riscul erorilor de introducere a datelor. EDI vă ajută să vă asigurați că dvs. și partenerii dvs. primiți expedieri precise și la timp.

În plus, reducerea la minimum a erorilor facilitează o experiență îmbunătățită pentru consumatorii dvs. finali. Puteți preveni epuizarea stocurilor, lipsa de stocuri sau expedițiile greșite.

Precizia comenzii este importantă, deoarece vă îmbunătățește imaginea mărcii și vă ajută să vă atingeți obiectivele de creștere.

4. Gestionare îmbunătățită a stocurilor

Când gestionați manual facturile, comenzile de achiziție și alte documente, lucrați în mod constant cu informații vechi de zile sau chiar săptămâni.

Datele inexacte sau învechite cauzează întârzieri, stocuri greșite gestionate și epuizări de stoc - toate veștile proaste pentru afacerea dvs.

Cu soluțiile de expediere EDI, puteți accesa în timp real datele despre inventar și comenzi. Aceste informații vă vor ajuta să mențineți o aprovizionare adecvată de bunuri, să evitați suprastocurile și să vă consolidați fluxul de numerar.

Pentru a maximiza vizibilitatea în întreaga organizație, asigurați-vă că sistemul dumneavoastră EDI este integrat cu celelalte soluții software.

Când aplicațiile dvs. sunt complet integrate, puteți crea un centru de comunicare unificat pentru toate operațiunile de expediere, comandă și logistică. Rezultatul este o afacere mult mai eficientă și mai agilă.

5. Deșeuri reduse

În ultimii ani, industria logistică a depus un efort concertat pentru a-și reduce amprenta de carbon și a produce mai puține deșeuri.

Tehnologia de transport EDI și logistică joacă un rol vital în scăderea producției de deșeuri. Când treceți la digital, vă puteți reduce drastic consumul de hârtie, deoarece nu va mai trebui să creați, să distribuiți și să stocați documente fizice.

Prin abordarea digitală, puteți profita și de economii de costuri auxiliare, deoarece nu va mai trebui să cheltuiți resurse pentru a îndeplini următoarele sarcini:

  • Cumpărarea hârtiei
  • Gestionarea documentelor fizice
  • Facturi de reciclare și alte documente pe hârtie
  • Trimiterea prin poștă a facturilor, chitanțelor și comenzilor de cumpărare

Dacă organizația dumneavoastră se angajează să devină ecologică, transportul EDI este un plus valoros la inițiativa dumneavoastră.

6. Relații sporite cu partenerii

Dacă doriți să cultivați relații pozitive cu partenerii dvs., străduiți-vă să faceți interacțiunile cu compania dvs. cât mai lipsite de fricțiuni posibil. Soluțiile EDI vă ajută să faceți exact asta.

Cu EDI, puteți transmite mesaje instantaneu, puteți îmbunătăți eficiența afacerii și puteți servi mai eficient partenerii.

De asemenea, pot transmite rapid informații către afacerea dvs., pot plasa comenzi, pot face achiziții și pot obține resursele de care au nevoie pentru a prospera.

Când tu și partenerii tăi utilizați EDI, toată lumea câștigă.

Provocări și complexități ale transportului EDI

Expedierea EDI este convenabilă și utilizată pe scară largă, dar asta nu înseamnă că este o soluție fără cusur.

În ciuda faptului că este cea mai pragmatică modalitate de a vă gestiona expedierea și alte fluxuri de lucru logistice, EDI prezintă partea echitabilă de deficiențe, inclusiv următoarele:

Costuri și complexitate

Cel mai mare dezavantaj al transportului EDI sunt costurile și complexitățile asociate.

Pentru a vă configura și întreține sistemul, trebuie să achiziționați o licență de software, să implementați tehnologia EDI și să o integrați cu celelalte soluții. Acest proces poate dura câteva luni și poate impune solicitări semnificative echipei dumneavoastră IT.

Dacă operați o afacere mai mică cu un departament IT mai puțin robust, este posibil să trebuiască să aduceți resurse externe pentru a vă facilita integrarea. Acest lucru va agrava costurile implementării EDI.

Chiar și atunci când sistemul dvs. este în funcțiune, va trebui să îi dedicați continuu resurse pentru a-l menține să funcționeze așa cum este proiectat. Aceste costuri de întreținere continuă vor aduce un profit puternic, dar trebuie să le cunoașteți înainte de a trece la EDI.

Compatibilitate

Deși documentele EDI sunt considerate „standardizate”, este posibil să întâmpinați totuși probleme de compatibilitate încrucișată. Fiecare companie poate solicita câmpuri diferite și poate accepta date diferite în cadrul acelorași formate de document, ceea ce duce la blocaje de integrare.

Aceste diferențe impun adesea organizațiilor să construiască și să mențină integrări separate cu fiecare dintre partenerii lor. În plus, fiecare partener poate necesita o metodă diferită de comunicare în siguranță, necesitând infrastructură suplimentară care va trebui construită și întreținută.

În plus, documentele EDI sunt actualizate continuu. Chiar dacă tu și partenerul tău utilizați documente de pe aceeași platformă, este posibil să nu aveți aceeași versiune a fiecărui fișier. Pot apărea probleme de compatibilitate dacă utilizați cea mai nouă versiune a documentului și ei utilizează varianta de anul trecut.

Confidențialitatea datelor

Pe fondul atacurilor cibernetice rampante, companiile sunt pe drept preocupate de securitatea datelor.

Pentru a vă implica în transportul și logistica EDI, trebuie să creați o conexiune între rețeaua dvs. și rețelele partenerilor dvs. de furnizor. Dacă nu sunt gestionate corespunzător, aceste conexiuni de rețea vă pot lăsa infrastructura IT vulnerabilă la atac.

Având în vedere acest lucru, este esențial să implementați protocoale clare pentru întreținerea infrastructurii și rețelei IT. Respectați cele mai recente bune practici de securitate cibernetică și mențineți software-ul de protecție modern, cum ar fi firewall-uri și soluții antivirus.

În plus, trebuie să verificați riguros partenerii dvs. comerciali. Înainte de a vă angaja în expedierea EDI cu un partener comercial, este important să confirmați că aceștia iau în serios securitatea cibernetică.

Cum să asigurați tranzacții EDI sigure și securizate

Dacă doriți să profitați de avantajele tranzacțiilor de expediere EDI fără a vă expune organizația la riscuri nejustificate de securitate cibernetică, asigurați-vă că bifați următoarele casete:

Selectați un protocol EDI securizat

Un protocol EDI adecvat pune bazele unui schimb de date rapid, eficient și sigur între afacerea dvs. și partenerii comerciali. Deși există multe protocoale diferite disponibile, trei dintre cele mai comune și mai sigure sunt:

  • HTTP/HTTPS: Hypertext Transfer Protocol și extensia Hypertext Transfer Protocol Secure sunt două dintre cele mai utilizate protocoale de securitate pentru EDI, deoarece pot fi criptate folosind o varietate de soluții, inclusiv TLS sau SSL. Acestea fiind spuse, ele nu sunt la fel de fiabile sau robuste ca celelalte protocoale de securitate prezentate mai jos.
  • AS2 (Declarație de aplicabilitate 2): AS2 funcționează prin protocoale HTTP sau HTTPS, dar oferă o fiabilitate și securitate mai mare. Utilizează criptare și certificate digitale pentru a vă proteja datele în timpul transferului.
  • FTP/FTPS: Protocolul de transfer de fișiere oferă o fiabilitate mai bună decât HTTP și HTTPS cu prețul simplității. Protocolul de transfer de fișiere Secure și Secure File Transfer Protocol (SFTP) sunt versiuni securizate cu puncte forte distincte și cazuri de utilizare ideale.

Protocolul ales de dvs. are un impact profund asupra securității conexiunilor dvs. de expediere EDI. Ca atare, ar trebui să evaluați cu atenție fiecare opțiune înainte de a vă stabili un protocol.

Clarificarea și stabilirea politicilor

Când implementați noi tehnologii și procese de lucru, trebuie să creați politici care să le guverneze.

Aceeași regulă se aplică expedierii EDI. Oferiți personalului dumneavoastră proceduri clare și ușor de urmat pentru EDI, astfel încât să înțeleagă așteptările.

Politica dvs. ar trebui să sublinieze ce tranzacții EDI necesită fiecare partener comercial. Oferind îndrumări clare cu privire la cine are nevoie de ce documente, vă puteți optimiza strategia de partajare a informațiilor și puteți crește rentabilitatea investiției tehnologiei dvs. EDI.

Implementarea infrastructurii de control al accesului

Tehnologiile EDI de vârf includ infrastructura de control al accesului încorporată, permițându-vă să restricționați cine vă poate vizualiza sau modifica datele.

Utilizați aceste soluții pentru a limita accesul la sistemul dvs. EDI în funcție de rolul și permisiunile fiecărui utilizator din cadrul organizației.

Pentru mai multă securitate și control, luați în considerare necesitatea autentificării cu doi factori sau cu mai mulți factori.

Acestea necesită ca utilizatorii să treacă prin mai multe straturi de verificare înainte de a vă putea accesa rețeaua. De exemplu, ar putea fi nevoiți să furnizeze o parolă și să-și scaneze insigna de identitate.

Atenție la activități suspecte și neautorizate

Efectuați audituri regulate ale tehnologiei dvs. EDI pentru a identifica din timp orice activitate neobișnuită sau comenzi suspecte.

În timpul unui audit, echipa dvs. ar trebui să caute orice activitate care se abate de la tendințele așteptate, cum ar fi achiziții neobișnuit de mari sau tranzacții nerecunoscute.

Menținerea securității proceselor dumneavoastră EDI necesită o abordare proactivă. Prin urmare, va trebui să efectuați teste de securitate regulate.

Ca parte a acestor teste, echipa dumneavoastră IT ar trebui să încerce să identifice vulnerabilitățile din infrastructura digitală și să le remedieze înainte ca actorii răi să vă acceseze rețeaua.

Viitorul EDI în transport maritim și logistică

Tehnologia EDI a fost un element de bază al spațiului de transport și logistică de zeci de ani.

Deși au existat progrese semnificative în alte tehnologii logistice, cum ar fi sistemele de transport și de gestionare a depozitelor, EDI în soluțiile de transport maritim a continuat să fie personalizat, greoaie și lent de implementat.

Pentru a rămâne competitive, întreprinderile de comerț electronic trebuie să se concentreze pe menținerea agilității lanțului de aprovizionare prin aprovizionarea unui partener de transport și logistică cu o abordare mai modernă a EDI, care să le aducă pe piață cu noi clienți și furnizori în câteva zile, mai degrabă decât săptămâni sau luni.

O abordare modernă reduce complexitățile EDI, permițând companiilor să-și integreze sistemele backend folosind tehnologii de dezvoltare mai moderne, inclusiv API-uri care folosesc JSON.

Elimină necesitatea de a construi integrări personalizate pentru fiecare partener și de a converti datele în mod corespunzător în formatul EDI necesar.

Pe măsură ce soluțiile de comerț electronic evaluează noile soluții de transport și logistică, acestea ar trebui să întrebe din timp despre capabilitățile EDI, resursele necesare și timpul necesar pentru a intra în funcțiune cu noi parteneri comerciali.

Orderful oferă soluții EDI pentru afacerile de comerț electronic pentru a optimiza fluxurile de lucru logistice.

Atunci când sunt combinate cu tehnologia de onorare EDI de la ShipBob, companiile online își pot supraalimenta strategia de vânzare cu amănuntul multicanal prin integrarea vitrinei lor cu diferiți retaileri și piețe pentru a crea o operațiune de livrare și livrare fără întreruperi.

„A învăța să ne adaptăm strategia de vânzări, marketingul și ambalajul la cerințele fiecărui comerciant cu amănuntul a fost o provocare, dar aici ShipBob este cu adevărat util. ShipBob este compatibil EDI cu zeci de retaileri populari, iar integrările lor API le permit acestora să onoreze comenzile în conformitate cu ghidurile de conformitate ale fiecărui comerciant.”

Aaron Patterson, COO al The Adventure Challenge

Întrebări frecvente privind expedierea EDI

Mai jos sunt răspunsuri la cele mai frecvente întrebări despre expedierea EDI.

Ce tipuri de afaceri pot beneficia de pe urma utilizării EDI în transport maritim și logistică?

Orice comerciant cu amănuntul, transportator sau entitate logistică poate beneficia de procesele și tehnologiile de expediere EDI.

Prin ce diferă un EDI în expediere de o factură pe hârtie?

EDI servește ca înlocuitor pentru facturile și comenzile de achiziție pe hârtie. În loc să gestioneze documentele fizice, expeditorii, transportatorii și comercianții cu amănuntul pot efectua toate tranzacțiile digital.

Care este diferența dintre EDI și EDIFACT?

EDI și EDIFACT sunt destul de asemănătoare în ceea ce privește capabilitățile și funcția. Cu toate acestea, EDIFACT este utilizat în principal în Asia și Europa. Dimpotrivă, EDI este utilizat în principal în Statele Unite și alte națiuni nord-americane.

Este posibilă livrarea EDI pentru companii de toate dimensiunile?

În cea mai mare parte, da. Majoritatea întreprinderilor, inclusiv companiile mici și mijlocii, pot implementa transportul EDI. Cu toate acestea, există excepții, cum ar fi companiile mici care au o stivă de tehnologie învechită și nu există spațiu în bugetul lor pentru a face upgrade.

Cât timp durează de obicei implementarea unui sistem EDI într-o operațiune de transport sau logistică?

Implementarea unui sistem EDI poate dura 30-60 de zile sau mai mult, în funcție de diverși factori, inclusiv de dimensiunea organizației dvs. și de resursele IT pe care le aveți. Implementarea poate dura mai mult dacă întâmpinați probleme de compatibilitate tehnologică sau alte provocări.