Cum să vă gestionați și să vă conduceți în mod eficient afacerea în aceste vremuri dificile

Nu puteți porni televizorul sau citi știrile fără a menționa coronavirus sau COVID-19, așa cum a fost denumit oficial. Și cu numărul de infectați în creștere în fiecare zi, nu este surprinzător. Începând cu 26 februarie 2020, există 81.109 cazuri confirmate la nivel global.

Pe măsură ce coronavirusul continuă să se răspândească pe tot globul, devine, de asemenea, incredibil de perturbator pentru companiile de pretutindeni. Puteți vedea deja impactul său asupra piețelor și companiilor, deoarece virusul continuă să creeze confuzie, teamă și incertitudine – în principal din cauza lipsei de comunicare și a răspândirii dezinformarii.

Dacă există un lucru pe care îl putem spune cu siguranță, este că coronavirusul are potențialul de a avea un impact asupra afacerii dvs. în general: se așteaptă ca HR, operațiuni, marketing, vânzări și toate rolurile de management din companie să fie afectate.Trebuie să faceți față acestei perturbări la toate nivelurile – de la definirea planului de continuitate a afacerii până la bunăstarea angajaților și pregătirea pentru condițiile de lucru la distanță.Vrei să fii pregătit în cazul în care compania ta va trebui, de asemenea, să facă față unui potențial focar în rândul membrilor echipei – trebuie să-ți conduci afacerea prin criza coronavirusului.

„Liderii de resurse umane abia așteptă să se dezvolte o criză pentru a începe să răspundă.Aveți nevoie de răspunsuri acum la întrebările cu care vă veți confrunta”, a spus Brian Kropp, Vicepreședintele Gartner Group.

Se sprijină pe umeriităisă oferi toate răspunsurile pe care le așteaptă angajații și clienții tăi. Unele dintre întrebările cheie pe care vi le recomandăm să vi le puneți sunt: ​​„Cum va fi afectată compania mea de coronavirus? Dar angajații și clienții mei? Cum voi conduce pe toată lumea prin criză?” ca să te poți pregăti pentru ceea ce urmează. Găsirea și implementarea unei soluții viabile și eficiente este o necesitate. Și după cum se spune, „cu cât mai devreme, cu atât mai bine”. Creați o strategie înainte ca coronavirusul să vă lovească afacerea, aveți un plan de acțiune pentru a doua zi și pentru lunile în curs.

Începeți prin a desemna un grup de lucru dedicat care vă va conduce echipa prin criză

Fiecare plan de execuție are nevoie de o echipă puternică. Începeți prin a desemna ungrup de lucru care va fi responsabil să rezolve problemele pe care le prezintă coronavirusul.Echipa dvs. ar trebui să fie echipată să ghideze și să înțeleagă afacerea în toate aspectele, așa că cel mai bine este să includeți reprezentanți din toate unitățile și departamentele critice de afaceri: HR, Operațiuni, Marketing, Vânzări, Produs și orice alte departamente cheie după cum credeți de cuviință.

Aceasta nu este o sarcină de zi cu zi care este bifată, angajații din grupul dvs. de lucru ar trebui să fie pregătiți să conducă, să adune informații, să comunice eficient și să ofere claritatea de care are nevoie organizația dvs. atunci când lucrurile sunt făcute de la distanță și diferit de ceea ce sunt folosite echipele dvs. la.

Să defalcăm disponibilitatea de răspuns pe trei fronturi cheie:

• Clienți
• Angajații
• Furnizori/Parteneri

Gestionarea crizei în fața clienților

Fii proactiv. Pregătiți-vă pentru un scenariu în care pot apărea întârzieri în livrare sau modificări ale serviciilor. În prealabil, exprimați cum veți comunica acest lucru bazei dvs. de clienți și aveți acest lucru la îndemână. Luați în considerare un canal dedicat pentru comunicarea cu clienții care poate fi legat de focar, dacă resursele dvs. permit acest lucru.

Cel mai important, mențineți cel mai bun nivel de servicii în timp de criză, asigurați-vă clienții că, deși lucrurile sunt mai complicate, ei sunt sub control. Clienții tăi vor aprecia să fie informați și să știe că ești la curent cu lucrurile. Nu lăsați clienții să obțină informații din știri și nu presupuneți niciodată că știu ce se întâmplă în spatele cortinei – trebuie să preia controlul și să conduci narațiunea.

Asigurați-vă că grupul dvs. de lucru este pregătit să răspundă la aceste întrebări:

• Îmi voi primi produsul la timp? Dacă nu, voi primi o rambursare?
• Pot continua să fac comenzi noi?
• Dacă un client este programat să sosească la o întâlnire de afaceri, se va întâmpla asta? Ar trebui să mă prezint la întâlnire?
• În general, ce face compania pentru a fi pregătită?
• Cum sunt direct afectat de această criză?

Iată câteva instrumente care vă vor ajuta să rezolvați întrebările prezentate mai sus:

Dacă nu puteți avea întâlniri în persoană

Există o mulțime de instrumente de întâlnire online pe care le puteți folosi. Newrow – achiziționat recent de Kaltura – este o soluție excelentă care vă permite să găzduiți întâlniri online colaborative (video, conferințe sau telefon) cu un clic pe un link. Acest lucru vă va ajuta să vă conectați fără întârziere cu clientul atunci când aveți nevoie să vorbiți cel mai mult.

Dacă clienții tăi doresc să vorbească cu CEO-ul

Pentru a menține stresul clienților la un nivel scăzut, asigurați-vă că CEO-ul face o apariție regulată pentru a răspunde la întrebări și pentru a arăta că totul este pe drumul cel bun. De exemplu, el sau ea poate găzdui un webinar live, astfel încât clienții să își poată pune întrebări și să rămână la curent direct de către CEO.

Dacă doriți să vă informați mai des clienții

Trimiteți un buletin informativ, cum ar fi Mailchimp, pentru a-i ține la curent cu starea companiei în timpul coronavirusului. Adăugați imagini de la birou și de pe teren pentru a arăta că totul este în regulă, adăugați un videoclip sau o scrisoare de la CEO și așa mai departe - orice informație este necesară pentru a le arăta clienților dvs. că totul este pe drumul cel bun și că afacerea dvs. este în vârf.

Gestionarea crizei în fața angajaților

Desigur, angajații tăi vor avea multe întrebări și te poți aștepta la o confuzie în rândul echipei tale. Dar tu ești la conducere, trebuie să-ți conduci afacerea prin criza coronavirusului. Fii pregătit să răspunzi întrebărilor echipei tale, să oferi claritate și să păstrezi contactul permanent:

Iată câteva întrebări cheie pentru care grupul dvs. de lucru să se pregătească:

• Unde și cum putem noi (angajații) să fim informați cu privire la evoluții?
• Ce proceduri noi ar trebui puse în aplicare? (de exemplu, noi reguli de igienă, zone restricționate, numărul maxim de participanți la o întâlnire, semne de coronavirus etc.)
• Care este politica de călătorie actualizată a companiei? Cine poate aproba zborul în momentul apariției focarelor? Ce ar trebui să se întâmple cu zborurile deja rezervate? Toate proiectele și serviciile continuă ca de obicei? Există niște proiecte care ar trebui puse în așteptare? (de exemplu, cele care necesită călătorii sau se întâmplă în locații considerate cu risc ridicat?)
• Se va întâmpla salarizarea ca de obicei? Sunt așteptate întârzieri?
• Care sunt regulile cheie pe care fiecare angajat ar trebui să le respecte? Veți oferi măști? Veți limita utilizarea lifturilor? Îți vei ghida membrii echipei să lucreze de acasă unde și când este posibil?
• Ce ar trebui să facă un angajat dacă bănuiește că ar putea fi infectat? Care este protocolul de raportare a unui astfel de incident? Cui ar trebui să se adreseze?

Grupul de lucru trebuie să pregătească în prealabil și să compileze informații care tratează coronavirusul, astfel încât să poată crea cu ușurință ghiduri de instruire pentru angajați pentru a-i educa despre virus (cum ar fi enumerarea modalităților de a-l evita și a simptomelor cheie pentru a-l recunoaște). Organizația Mondială a Sănătății are multe postere utile pe care le puteți imprima și partaja echipei dvs. - consultați-le aici.

Trebuie să utilizați un instrument care vă va permite să ajungeți cu ușurință la toți angajații dvs., indiferent unde se află, astfel încât să fiți pregătit pentru condiții de lucru la distanță (inclusiv pe teren, lucru de acasă sau la birou).Connecteam este un instrument grozav care vă oferă exact asta – o aplicație organizațională pentru a menține pe toată lumea pe aceeași pagină, pentru a împărtăși actualizări și cunoștințe importante, permițând comunicarea ambelor părți, depunerea listelor și procedurilor digitale și multe altele.

„Înțelegând că acesta este un moment de nevoie, am elaborat un plan pentru companiile care doresc să fie pregătite pentru un potențial focar în organizația lor. Echipa noastră este dedicată și gata să ajute fiecare organizație să realizeze o lansare rapidă a unei platforme de comunicare care va permite organizațiilor să comunice, să împărtășească cunoștințele și să rămână la curent chiar și în cazul unui focar sau a unor condiții de lucru la distanță” , a spus Amir Nehemia. , CEO-ul Connecteam.

„Deoarece înțelegem disfuncționalitatea coronavirusului pentru companii, suntem pregătiți să lansăm astfel de soluții în termen de 48 de ore și să ne împărtășim cunoștințele și cunoștințele pentru a oferi companiilor cele mai bune instrumente și sfaturi pentru a face față acestei crize.”

Luați legătura cu experții Connecteam la: [email protected].

Gestionarea crizei în fața furnizorilor/partenerilor

Indiferent dacă furnizorul/partenerul dvs. se află într-o țară sau într-un oraș care a fost sau nu afectat de coronavirus, vă puteți aștepta să aveți multe întrebări din partea lor și potențiale întreruperi ale serviciului.

Grupul de lucru trebuie să fie pregătit și să dezbată continuu următoarele întrebări:

• Vei continua să lucrezi ca de obicei?
• Ar trebui să ne așteptăm la întârzieri din cauza coronavirusului?
• Puteți garanta că puteți furniza tot ce a fost comandat?
• Ar trebui să ne așteptăm la fluctuații de preț în produsele și serviciile pe care le comandăm de la dvs.?

Sunați sau trimiteți un e-mail săptămânal la furnizorii/partenerii, deoarece statutul fiecărei întrebări se poate schimba în orice moment și trebuie să fiți pregătit să faceți față oricărei situații.

Împărtășiți-vă planul consiliului de administrație și părților interesate cheie

Trebuie să vă prezentați planul consiliului de administrație pentru a arăta că sunteți pregătit pentru ce e mai rău și că puteți continua să vă gestionați afacerea în ziua și lunile după sosirea coronavirusului în țara sau orașul dvs. La urma urmei, vă puteți conduce afacerea prin criza coronavirusului urmând pașii pe care i-am subliniat mai sus.

Prezentați-vă grupul de lucru și agenda lor pentru a colecta informații, a gestiona și a distribui comunicarea legată de coronavirus către clienții, angajații și furnizorii/partenerii dvs. pentru a arăta că sunteți proactiv în pregătirea pentru o potențială criză și pentru a oferi un sentiment de încredere. angajati si clienti.