Transformarea procesului din lumea reală: oamenii trebuie să fie în centru

Multe companii s-au angajat în inițiative de transformare a proceselor cu scopul de a rula mai rapid, de a deveni mai agile și de a opera mai eficient. Dar, vorbind cu liderii de afaceri, aud multe despre cum experiențele lor anterioare de transformare a proceselor au fost scurte.

Ei împărtășesc cum, în trecut, au implementat o nouă tehnologie promițătoare, dar apoi nu s-a schimbat prea mult. Nu s-a realizat prea multă valoare. Ei nu înțeleg ce a mers prost sau ce pot face diferit.

Când săpăm puțin mai adânc, este adesea aceeași cauză principală: au folosit o nouă tehnologie pentru a automatiza vechile moduri de lucru.

Ceea ce ei nu realizează este că automatizarea ineficienței nu are ca rezultat o adevărată transformare.

Transformarea procesului: trecerea la digital nu este suficientă

Pentru a exemplifica, luați în considerare un client cu care am lucrat cu ceva timp în urmă. Echipa lor de dezvoltare mobilă a descoperit o nouă oportunitate de a folosi o aplicație mobilă în uzina de producție, unde cazanele masive trebuiau curățate și inspectate în mod regulat. Pentru echipele de întreținere care făceau această muncă, cea mai frustrantă parte a procesului a fost completarea paginilor de formulare pe hârtie.

Abordarea echipei mobile a fost să conducă mai întâi cu tehnologia: „Să creăm o aplicație mobilă, astfel încât să poată completa aceste formulare pe telefoanele lor mobile și să apasă pe trimitere. Nu ar fi mai bine?”

Și într-adevăr, eliminarea hârtiei și capturarea datelor digital este un mare pas înainte. Dar nu este o transformare semnificativă – cea care eliberează mult timp pentru muncă cu valoare mai mare, reduce timpul și efortul la jumătate sau mai mult și se traduce în angajați mai fericiți și mai productivi.

Designul începe cu empatie

La SAP AppHaus, am adoptat o abordare diferită, care începe prin a empatiza cu utilizatorul final pentru a le descoperi adevăratele nevoi. Pe măsură ce proiectăm și repetăm, combinăm această abordare, pe care o numim Design Thinking, cu Architecture Thinking pentru a crea o soluție care este atât fezabilă din punct de vedere tehnologic, cât și viabilă financiar.

Această abordare vă permite să atingeți punctul favorabil dintre experiența excelentă pentru utilizator și valoarea afacerii.

În acest caz, ne-am dus la fața locului și am discutat cu echipajele de întreținere pentru a afla despre munca lor. I-am privit îmbrăcând uniforme și mănuși galbene aprins, intrând în cazane și ieșind acoperiți cu crud negru, din cap până în picioare. Ne-am dat seama că aceasta era o muncă murdară – nu un loc pentru un dispozitiv mobil, darămite hârtie – și ieșirea mai repede din cazane era o prioritate pentru acești lucrători.

Apoi am întrebat despre forme:

• Ce fel de informații au trebuit să introducă?
• De ce a fost nevoie?
• De unde au venit aceste informații?

Și jos și iată, am aflat că aproximativ 90% din informațiile pe care le-au introdus erau doar date de bază pe care le-au căutat în sistemele companiei. Acești muncitori își petreceau cea mai mare parte a timpului introducând datele de bază preexistente de fiecare dată când curățau și inspectau cazanele!

Conectarea călătoriilor utilizatorilor la sisteme și tehnologie back-end

Conducând aceste perspective centrate pe om, am colaborat cu ei pentru a transforma această sarcină pentru a elimina hârtia și reintroducerea repetitivă a datelor. Echipajele de întreținere au contribuit direct la modelarea acestui proces și la modul în care utilizarea tehnologiei digitale ar funcționa cel mai bine în lumea reală.

Împreună, am simplificat „documentele”, astfel încât formularul mobil să implice doar câteva câmpuri online care puteau fi completate pe un dispozitiv portabil industrial. Introducerea datelor a fost redusă de la cinci pagini la cinci câmpuri și s-a economisit mult timp pentru procesarea și corectarea datelor, de care toată lumea a fost mulțumită.

Aceasta este puterea transformării proceselor de afaceri centrate pe om care conectează călătoriile utilizatorilor (în acest caz, munca de curățare și inspectare a cazanelor) la sisteme și tehnologii back-end (cum ar fi tehnologia mobilă) care susțin procese și date pentru a oferi rezultatul dorit. .

Este, de asemenea, o ilustrare a motivului pentru care fiecare afacere trebuie să promoveze o cultură a inovației care aliniază oamenii, procesele și tehnologia pentru a ajuta la creșterea și îmbunătățirea afacerii. Beneficiile sunt neprețuite:

1. Implicarea angajaților accelerează adoptarea
2. Scalabilitate îmbunătățită
3. Întreținere simplificată

Transformarea procesului de jos în sus are rezultate

În acest scop, vedem clienții își creează propriile „spații creative” în care echipele interdisciplinare pot colabora pentru a trece de la procese complexe de afaceri care cauzează încetiniri majore (de exemplu, la procese de afaceri moderne, alimentate de automatizare inteligentă, inteligență și perspectivă instantanee). ).

Oricine poate sugera noi cazuri de utilizare - de fapt, cele mai bune idei vin de jos în sus, nu de sus în jos - și să facă parte din conducerea schimbării.

Această abordare nu este doar un „plăcut de a avea”. Astăzi, este vital pentru succes, deoarece inițiativele de sus în jos tind să se miște încet și să se lupte cu adoptarea.

Atunci când angajații împuterniciți preiau conducerea și sunt susținuți de lideri-coachi și parteneri care pot ajuta echipele să alinieze rapid călătoriile utilizatorilor pentru a construi soluții, transformarea de succes are loc mai rapid, se scala cu ușurință și poate fi actualizată și menținută în timp.