7 exemple de format de e-mail pentru companii

Când vine vorba de conducerea unei afaceri de succes, comunicarea este cheia. Comunicarea eficientă în afaceri nu necesită doar claritate, ci și utilizarea de formate adecvate de e-mail și etichetă. În acest articol, vom examina 7 exemple de format de e-mail diferite pentru companii, pentru a vă ajuta să începeți să creați e-mailuri profesionale care obțin rezultate de fiecare dată. Să începem!

De ce este important un format corect de e-mail?

E-mailurile profesionale cu formatul adecvat sunt importante pentru a vă asigura că sunteți o persoană profesionistă și credibilă în corespondența dvs. Vă ajută să transmiteți mesajul potrivit, să construiți relații bune cu contactele dvs. și să mențineți o bună reputație. Un e-mail formatat corect poate ajuta, de asemenea, să mențină conversațiile clare, organizate și pe subiect.

• CITEȘTE MAI MULT: Cum să reamintești un e-mail în Gmail

Cum diferă un format de e-mail formal de un format de e-mail informal?

Un format formal de e-mail este de obicei mai puțin casual decât un format informal de e-mail. Într-un e-mail formal, ar trebui să utilizați un ton mai profesionist și să evitați să folosiți contracții sau argou. În general, ar trebui să evitați folosirea emoticoanelor într-un e-mail oficial.

Care este formatul corect de e-mail pentru afaceri?

Scrierea de e-mailuri de afaceri urmează un anumit set de convenții care o deosebesc de alte tipuri de scriere. Urmând aceste convenții, creezi o impresie șlefuită și profesională care va fi apreciată de destinatarii tăi. Să aruncăm o privire la formatul adecvat de e-mail de afaceri și la câteva sfaturi pentru a vă asigura că e-mailurile sunt bine scrise și eficiente.

1. Adresă de e-mail profesională

Adresa ta de e-mail ar trebui să fie profesională și ușor de reținut. Evitați să folosiți porecle sau alte adrese neprofesionale. Puteți crea o adresă de e-mail separată pe care o utilizați numai pentru corespondența legată de afaceri. Dacă afacerea dvs. are un site web, atunci adresa dvs. de e-mail ar trebui să includă numele de domeniu al companiei dvs.

2. Linia de subiect

Subiectele trebuie să fie clare, concise și la obiect. Folosiți cuvinte de acțiune, dacă este posibil, cum ar fi „Acțiune necesară” sau „Anunț important”. O linie de subiect poate ajuta, de asemenea, destinatarul să recunoască rapid scopul e-mailului. Asigurați-vă că evitați subiectele generice precum „Salut” sau „Bună ziua”, precum și orice potențial cuvinte de tip spam precum „gratuit” sau „promovare”.

3. Deschiderea e-mailului

Deschiderea ta ar trebui să fie clară și profesionistă. Începeți cu un salut precum „Dragă”, urmat de numele destinatarului. Dacă cunoașteți bine persoana respectivă, îi puteți folosi prenumele. În caz contrar, rămâneți la un salut mai formal. Rândul de deschidere ar trebui să fie, de asemenea, politicos și cordial, cum ar fi „Sper că acest e-mail te găsește bine”.

4. Corpul e-mailului

Corpul e-mailului dvs. ar trebui să fie concis și organizat. Împărțiți conținutul în paragrafe, fiecare cu subiectul sau ideea sa. Folosiți un limbaj activ, cum ar fi „Sugerez” sau „Recomandăm” atunci când este cazul și evitați să folosiți cuvinte sau expresii lungi. Evitarea limbajului prea casual, cum ar fi argoul sau abrevierile, este, de asemenea, importantă.

5. Concluzie prin e-mail

O concluzie eficientă pentru e-mailul dvs. ar trebui să rezuma punctele principale ale mesajului dvs. și să includă un îndemn la acțiune precum „vă rugăm să-mi spuneți dacă aveți întrebări”, dacă este necesar. Păstrați concluzia pe e-mail scurtă, politicoasă și profesionistă. De asemenea, poate ajuta să includeți un salut de încheiere sau o altă declarație.

6. Deconectare prin e-mail

Încheierea dvs. de e-mail ar trebui să fie politicoasă și profesionistă. Exemplele obișnuite includ „Cu stimă”, „Mulțumesc” sau „Cu stima”. Dacă este cazul, puteți include și o semnătură cu informații de contact.

7. Semnătura de e-mail

Semnătura dvs. de e-mail ar trebui să includă numele dvs. complet, titlul postului, numele companiei și informațiile de contact. De asemenea, puteți include o fotografie în cap sau o siglă dacă doriți să vă personalizați și mai mult semnătura.

• CITEȘTE MAI MULT: Cum să reamintești un e-mail în Outlook

Sfaturi profesionale pentru formatul de e-mail

E-mailurile de afaceri ar trebui să urmeze un format standard de e-mail profesional, pentru a vă asigura că mesajele dvs. sunt la fel de clare și organizate. Iată câteva sfaturi suplimentare pentru a crea e-mailuri de afaceri eficiente:

Începeți cu un subiect captivant și relevant

Când scrieți un e-mail profesional, subiectul dvs. ar trebui să fie clar și concis pentru a vă asigura că destinatarul cunoaște scopul e-mailului. De asemenea, poate ajuta să folosiți cuvinte de acțiune în linia de subiect pentru a atrage atenția.

Personalizați-vă e-mailul

Când scrieți un e-mail profesional, personalizarea e-mailului cu numele destinatarului, titlul postului sau numele companiei vă poate ajuta să creați o conexiune mai semnificativă cu destinatarul dvs. Acest lucru este valabil mai ales pentru e-mailurile trimise mai multor persoane.

Păstrați e-mailurile succinte și la obiect

E-mailurile de afaceri ar trebui să fie concise și la obiect. Evitați să folosiți cuvinte sau expresii lungi și evitați detaliile inutile care vă pot deruta cititorul. De asemenea, ar trebui să păstrați e-mailurile scurte, dacă este posibil, având ca scop nu mai mult de două sau trei paragrafe.

Faceți-vă e-mailul ușor de citit

Când scrieți un e-mail de afaceri, utilizați un limbaj activ și propoziții scurte. De asemenea, ar trebui să împărțiți conținutul în paragrafe, pentru a fi mai ușor de citit cititorului. Evitați să folosiți jargon sau termeni tehnici și folosiți punctele marcatoare pentru a facilita cititorului dvs. să găsească rapid punctele cheie.

Abține-te de la a folosi argou, contracții sau emoticoane

E-mailurile de afaceri ar trebui să fie profesionale și, ca atare, argoul, contracțiile și emoticoanele nu sunt în general adecvate. Evitați să le folosiți decât dacă sunteți sigur că nu vor fi înțelese greșit de către destinatar. Evitați argou precum LOL și folosiți emoticoanele cu moderație. Contracțiile de evitat includ „nu pot”, „nu vor” și „nu ar trebui”.

Fiți conștienți de ton

Tonul e-mailului dvs. ar trebui să reflecte tipul de conversație pe care l-ați avea în persoană. Alegeți-vă cuvintele cu atenție și evitați să pară supărat, agresiv sau sarcastic. Este important să fii politicos și profesionist, chiar dacă e-mailul conține informații negative.

Fii amabil, politicos și recunoscător

E-mailurile dvs. ar trebui să fie întotdeauna politicoase și cordiale. Folosește cuvinte precum „te rog”, „mulțumesc” și „cu amabilitate” în mesajele tale pentru a arăta respect. De asemenea, ar trebui să apreciezi timpul și efortul persoanei, mai ales dacă te ajută cu ceva.

Fii deschis, energic și simpatic

Când scrieți un e-mail de afaceri, este important să fiți plini de energie și de energie. Folosiți cuvinte pozitive care transmit entuziasm și asigurați-vă că includeți informațiile de contact, astfel încât destinatarul să vă poată contacta cu ușurință.

Menționați puncte din conversația anterioară

Dacă e-mailul dvs. este un răspuns la ceva ce a spus sau a întrebat anterior destinatarul, asigurați-vă că includeți anumite puncte din conversația anterioară. Acest lucru vă va ajuta să arătați destinatarului că ați acordat atenție gândurilor și preocupărilor sale. De asemenea, va ajuta la reîmprospătarea memoriei destinatarului și îi va face mai ușor să înțeleagă ceea ce spui.

Încheiați cu un îndemn la acțiune

Când terminați e-mailul profesional, asigurați-vă că includeți un îndemn la acțiune. Aceasta ar putea fi să ceri destinatarului părerea, contribuția sau feedback-ul despre ceva pe care l-ai menționat în e-mailul tău. De asemenea, ar putea fi invitați să întreprindă o anumită acțiune. Oricare ar fi, asigurați-vă că îndemnul dvs. la acțiune este clar și ușor de înțeles pentru destinatar.

Utilizați o semnătură de e-mail profesională

După cum am menționat mai devreme, semnătura dvs. de e-mail ar trebui să includă numele dvs., titlul postului și informațiile de contact, precum și o fotografie sau sigla, dacă doriți. Acest lucru va ajuta la crearea unei impresii mai profesionale cu destinatarul dvs., ceea ce este important atunci când trimiteți e-mailuri de afaceri. În plus, ar trebui să luați în considerare includerea unei declinări profesionale în semnătura dvs. de e-mail pentru confidențialitate și în scopuri legale. Acest lucru vă va proteja pe dvs. și pe destinatarul dvs.

Atașați o scrisoare de intenție sau alt fișier relevant

Dacă aveți documente relevante de inclus cu e-mailurile dvs., cum ar fi o scrisoare de intenție sau un CV, asigurați-vă că le atașați. Acest lucru vă va ajuta să arătați că luați inițiativa și că sunteți proactiv. Nu uitați să vă asigurați că atașamentele dvs. sunt fără viruși înainte de a le trimite.

Verificați cu atenție e-mailurile înainte de a le trimite

Înainte de a trimite un e-mail de afaceri, este o idee bună să-l corectați pentru erori de gramatică, ortografie și punctuație. Acordați o atenție deosebită oricăror instrucțiuni sau solicitări pe care le includeți în e-mail, deoarece este important ca acestea să fie corecte și clare. Uneori vă ajută să citiți e-mailul cu voce tare înainte de a-l trimite, deoarece acest lucru vă poate ajuta să detectați orice erori.

Răspundeți prompt la toate e-mailurile

Deși acest lucru nu trebuie făcut neapărat în câteva minute, ar trebui să faceți tot posibilul pentru a răspunde prompt la toate e-mailurile. Acest lucru arată destinatarului că îi respectați timpul și îi prețuiți contribuția. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la dezvoltarea unor relații de lucru puternice cu colegii și clienții tăi.

• CITEȘTE MAI MULTE: 50 de exemple de salutări pentru mesageria vocală de afaceri

Cum începeți un e-mail profesional?

Un e-mail profesionist trebuie să aibă un scop clar și să nu aibă greșeli gramaticale sau de ortografie.

Primul pas este să determinați scopul e-mailului. Încercați să stabiliți o întâlnire, să vă prezentați unui potențial client sau să mulțumiți cuiva pentru afacerea sa?

Odată ce cunoașteți scopul e-mailului, puteți începe să vă creați mesajul. Păstrați-vă limbajul concis și clar și evitați orice limbaj argou sau informal.

De asemenea, este important să vă corectați e-mailul înainte de a-l trimite pentru a detecta eventualele greșeli de scriere sau erori. Dacă vă faceți timp pentru a vă crea cu atenție e-mailul profesional, veți fi sigur că veți face o impresie grozavă.

Care sunt cele patru părți ale unui e-mail oficial?

Cele patru părți ale unui e-mail formal sunt linia de subiect, salutul, corpul mesajului și semnătura.

Subiectul ar trebui să fie scurt și la obiect. Ar trebui să ofere cititorului o idee despre ce este vorba în e-mail.

Salutul sau salutul ar trebui să se adreseze cititorului după numele sau titlul postului. Corpul mesajului este locul în care veți scrie e-mailul. Asigurați-vă că ați corectat mesajul înainte de a-l trimite.

Semnătura este numele dvs., titlul postului și informațiile de contact. Acest lucru îi permite destinatarului să știe cu cine vorbește și cum poate intra în contact cu tine.

Imagine: Envato Elements