25 Exemple de furt și delapidare la locul de muncă
25 Exemple de furt și delapidare la locul de muncă
Publicat: 2023-08-04
O parte din munca ta ca proprietar de afaceri este să urmărești și să protejezi resursele companiei. Aceasta include căutarea semnelor de delapidare sau furt al angajaților. Pentru a face acest lucru în mod eficient, vă ajută să cunoașteți diferitele tipuri de delapidare care sunt comune în întreprinderile mici. Citiți mai departe pentru o listă completă de exemple de delapidare.
Cuprins
Ce este delapidarea?
Deturnarea este utilizarea abuzivă sau furtul fondurilor companiei sau al proprietății companiei. Există o varietate de moduri prin care un angajat sau un proprietar de afaceri poate fura sau însuși resursele, pe care le puteți vedea în lista de mai jos.
Cum se întâmplă delapidarea?
Deturnarea are loc atunci când un angajat sau proprietarul unei afaceri fură sau deturnează fondurile companiei. De exemplu, un angajat poate accepta plata pentru o tranzacție fără a plasa fonduri în contul bancar al companiei. Consultați lista de mai jos pentru mai multe exemple de delapidare.
Efectuați cercetări de piață
Potriviți succesul evenimentului dvs
Reclamă-ți afacerea aici
Exemple comune de delapidare și furt de angajați
Deturnarea se referă la o gamă largă de acțiuni în care angajații sau factorii de decizie fură sau folosesc greșit resursele companiei. Pentru a vă proteja afacerea mică, iată câteva exemple de delapidare de cunoscut. Și dacă v-ați întrebat vreodată: „Cum mă descurc cu delapidarea și furtul angajaților?” puteți găsi, de asemenea, sfaturi sub fiecare exemplu.
1. Anularea tranzacțiilor la casa de marcat
Atunci când un angajat intră într-o tranzacție și colectează bani, acesta poate anula tranzacția și poate păstra banii pentru el. Acest lucru poate fi dificil de detectat, deoarece sistemul ar trebui să se echilibreze, dar clientul și-a primit în continuare produsul sau serviciul, iar compania dvs. nu primește fondurile.
Prevenire: Multe sisteme moderne de puncte de vânzare au setări care necesită aprobarea unui supervizor sau a managerului pentru a anula o vânzare. Actualizați-vă sistemul sau activați această caracteristică pentru a evita să oferiți angajaților această oportunitate.
2. Punerea în buzunar a plăților în numerar de la strângeri de fonduri
Dacă afacerea sau organizația dvs. găzduiește strângeri de fonduri, puteți colecta donații care nu sunt numărate imediat. Dacă doar un lucrător are acces la aceste fonduri înainte de a fi însușiți, poate colecta unele pentru ei înșiși.
Prevenire: Aveți mai mult de un angajat responsabil cu colectarea și numărarea fondurilor.
3. Încasarea cecurilor clienților
Un angajat poate crea un cont bancar cu un nume similar cu cel al companiei. Apoi, pot încasa cecurile clienților sau pot redirecționa plățile electronice în contul lor în loc de cel al companiei.
Prevenire: Această infracțiune este cel mai frecventă în cazul în care un angajat este responsabil atât pentru colectarea plăților, cât și pentru ținerea evidenței evidențelor contabile. Separați responsabilitățile, astfel încât să existe mai multe persoane care pot surprinde probleme potențiale.
4. Suprafacturarea Clienților
Un angajat poate percepe clienților mai mult decât tariful companiei dvs. pentru un anumit produs sau serviciu sau poate adăuga taxe suplimentare și poate buzuna banii suplimentari.
Prevenire: Efectuați audituri periodice ale practicilor de facturare ale clienților și analizați reclamațiile clienților cu privire la facturare sau taxele suplimentare.
5. Falsificarea plăților
Un angajat poate să își scrie cecuri sau să transfere fonduri din contul bancar al angajatului dacă are acces la informațiile și semnătura dumneavoastră. Ei pot crea apoi înregistrări contabile frauduloase pentru a acoperi aceste plăți.
Prevenire: evitați să acordați acces la semnătura dvs. electronică și auditați plățile cheltuielilor pentru a detecta orice ciudatenie.
6. Falsificarea plăților furnizorilor
Un angajat poate crea conturi false de furnizor sau poate edita intrări contabile pentru a face să pară că plățile sunt efectuate către furnizori. Dar apoi își trimit acești bani singuri.
Prevenire: revizuiți periodic toate plățile către furnizori sau solicitați mai multor lucrători să vă verifice intrările.
7. Furtul datelor despre cardul de credit al clientului
Angajații care colectează date despre cardul de credit al clienților pentru a finaliza achizițiile pot apoi să înregistreze numerele de utilizat pentru propriile achiziții. Acest lucru înseamnă furtul direct de la clienți și poate duce la lipsa de încredere în afacerea dvs.
Prevenire: utilizați un software de plată care elimină numărul complet al cardului de credit și evitați să luați informații manual, dacă nu este absolut necesar.
8. Dubla scufundare
Angajații pot colecta bani suplimentari din contul dvs. de cheltuieli, încărcând mai întâi cheltuiala pe cardul de credit al companiei și apoi solicitând fonduri de rambursare ca și cum ar fi plătit ei înșiși.
Prevenire: responsabilități separate, astfel încât alți angajați să poată verifica dacă o cheltuială a fost deja acoperită. Software-ul de management al cheltuielilor poate simplifica acest proces.
9. Folosirea greșită a unui cont de cheltuieli
De asemenea, angajații pot solicita rambursarea cheltuielilor care nu sunt legate de funcțiile companiei. De exemplu, ei pot încerca să acopere un prânz personal, chiar dacă nu s-au întâlnit cu un client.
Prevenire: creați o politică clară cu privire la ceea ce este și ce nu este acoperit. Apoi utilizați software-ul de gestionare a cheltuielilor pentru a colecta date și chitanțe.
10. Folosirea abuzivă a reducerilor pentru angajați
Dacă un magazin sau un restaurant oferă reduceri doar angajaților, unii pot încerca să ofere acele privilegii prietenilor, familiei sau altora.
Prevenire: Creați o politică strictă cu privire la cine poate și nu poate folosi aceste reduceri. Verificați cumpărăturile excesive făcute de orice angajat.
11. Furtul de numerar
Angajații cu acces exclusiv la numerar pot lua sume mici, în speranța că nu vor fi observați. Cu toate acestea, aceste creșteri mici se pot adăuga în timp.
Prevenire: Acest furt are loc adesea atunci când un angajat este responsabil pentru banii județului sau pentru a face depozite bancare. Există multe bune practici de gestionare a numerarului pe care afacerea dvs. ar trebui să le urmeze pentru a evita acest lucru, inclusiv ca mai mult de o persoană să completeze aceste depozite.
12. Furtul de rechizite de birou
Un angajat poate fura proviziile din zona ta de depozitare și le poate aduce acasă sau chiar le poate vinde.
Prevenire: Păstrați doar cantități mici de consumabile accesibile odată. Sau cereți angajaților să solicite atunci când au nevoie de mai mult dintr-un anumit articol.
13. Furtul de echipamente
Echipamentul include adesea articole mai mari, cum ar fi computere sau tehnologie. Angajații pot lua aceste articole acasă sau le pot vinde în numerar.
Prevenire: cereți angajaților să deconecteze dispozitivele mari sau să le solicite să rămână la birou.
Mai multe exemple de delapidare de știut
Deturnarea se referă la o gamă largă de acțiuni pe care angajații sau factorii de decizie le întreprind pentru câștig personal. Iată și mai multe exemple de delapidare pe care să le cunoască proprietarii de afaceri.
Acest tip de delapidare apare atunci când un angajat vinde informații proprietare unui concurent.
Prevenire: Oferiți acces numai la informații care sunt esențiale pentru rolurile fiecărei persoane. Utilizați stocarea securizată pentru datele importante și urmăriți cine are acces.
15. Utilizarea unui card de credit al companiei pentru uz personal
Dacă angajații dvs. au acces la cardurile de credit ale companiei, utilizarea acestora pentru achiziții personale poate fi calificată drept delapidare.
Prevenire: stabiliți reguli clare pentru utilizarea cardului de credit și revizuiți periodic achizițiile.
16. Furnizarea locației dvs
Angajații care au cunoștințe interne despre locația dvs., cum ar fi codurile de alarmă sau locațiile obiectelor de valoare, pot participa la spargeri.
Prevenire: Folosiți camere de securitate și alarme și urmăriți cu atenție cine are acces la informații sensibile.
17. Furtul de mărfuri
Angajații comercianților cu amănuntul pot fura produse fizice de pe rafturi sau pot lua articole care au fost returnate recent:
Prevenire: stabiliți practici solide de inventar și returnări și utilizați camere de securitate pentru a monitoriza activitatea.
18. Revendicarea echipamentului pierdut
Un angajat susține că a fost furat un laptop sau alt echipament. Ei primesc unul nou și îl păstrează pe cel vechi sau îl dau unui membru al familiei.
Prevenire: utilizați software pentru a urmări locația dispozitivelor companiei sau dezactivați-le dacă sunt pierdute sau furate.
19. Crearea angajaților fantomă
Angajații care vă controlează salariile pot înființa noi angajați care nu există. Ei „plătesc” acești angajați falși și păstrează banii pentru ei înșiși.
Prevenire: revizuiți în mod regulat documentele de plată și comparați-le cu evidențele angajaților. Acesta este, de asemenea, un motiv principal pentru care salarizarea este o funcție pe care ar trebui să o externalizați către un furnizor de renume.
20. Furtul de fonduri fiscale
Angajații responsabili cu plata impozitelor pot păstra acești bani pentru ei înșiși. Nu numai că lipsesc acele fonduri, dar veți fi, de asemenea, pe cârligul pentru o factură fiscală mai mare.
Prevenire: auditați-vă practicile fiscale în mod regulat sau externalizați această funcție către un serviciu fiscal de renume.
21. Colectarea de Kickbacks
Kickback-urile sunt plăți de la furnizori către angajați în schimbul afacerii companiei dvs. sau a altor avantaje.
Prevenire: Există multe modalități de a vă gestiona mai bine conturile de plătit și conturile de încasat. Începeți prin a alege singur furnizorii sau creați un comitet care să ia aceste decizii.
22. Furtul de identitate
Acest tip de delapidare apare atunci când un angajat vă folosește numele companiei pentru a deschide cărți de credit sau pentru a contracta împrumuturi pentru a le folosi pentru propriile achiziții.
Prevenire: verificați în mod regulat conturile companiei dvs. și scorul de credit pentru a observa orice nereguli.
23. Utilizarea resurselor companiei pentru a începe o afacere
Dacă un angajat folosește timpul, echipamentele sau fondurile companiei pentru a-și începe propria afacere fără știrea dvs., aceasta se califică drept delapidare.
Prevenire: stabiliți reguli clare cu privire la modul în care vor fi utilizate resursele companiei.
24. Scheme Ponzi
O schemă ponzi apare atunci când o companie sau o persoană promite profituri mari investitorilor sau părților interesate, dar îi plătește cu bani de la noi investitori în loc de produsul sau serviciul pe care compania pretinde că îl oferă. Acest tip de schemă este cel mai frecvent în afacerile de management financiar și de planificare a pensionării.
Prevenire: urmăriți cum sunt aduși banii și unde se duc. Dacă lucrați cu investitori, fiți complet transparent cu privire la originile fondurilor.
25. Falsificarea înregistrărilor comerciale
Multe forme de delapidare implică falsificarea înregistrărilor comerciale pentru a acoperi deturnarea de fonduri sau pentru a frauda investitorii.
Prevenire: Găsiți o companie de contabilitate de renume la care să externalizeze aceste sarcini și să vă auditați periodic evidențele și finanțele.
Este delapidarea o crimă de guler alb?
Da, delapidarea de fonduri este una dintre cele mai frecvente crime cu guler alb. Severitatea și tipul acuzației pot varia foarte mult, dar este în general considerată o formă de furt sau fraudă.
Care este pedeapsa pentru delapidare?
Tipul de acuzații penale cu care s-ar putea confrunta pentru delapidare poate varia foarte mult în funcție de situație și de suma de bani sau resurse care au fost furate sau utilizate abuziv. Legile variază și în funcție de stat. Acuzațiile minore de delapidare sunt adesea considerate contravenții, care pot implica amenzi sau închisoare. Deturnarea infracțiunii poate include pedepse grave de închisoare de până la 15 ani.
Puteți deturna de la propria companie?
Deturnarea are loc atunci când fondurile sau resursele unei afaceri sunt utilizate în mod abuziv pentru câștig personal. Dacă sunteți singurul proprietar al afacerii dvs., în general, nu puteți fi acuzat de delapidare, deoarece sunteți proprietarul acelor resurse. Cu toate acestea, dacă compania dvs. face parte dintr-un parteneriat sau are mai multe părți interesate, utilizarea abuzivă a fondurilor ar putea fi considerată fraudă.
Prevenirea și detectarea delapidarii în afacerea dvs. mică
Prevenirea și detectarea delapidarii în afacerea dvs. mică este crucială pentru protejarea sănătății financiare și a reputației companiei dvs. În calitate de proprietar de afaceri, este esențial să implementați măsuri care vă pot proteja afacerea de furtul intern. Iată câteva strategii de luat în considerare:
Implementați controale interne: Atribuții separate: Responsabilități separate între diferiți angajați pentru a vă asigura că nicio persoană nu are acces la toate aspectele tranzacțiilor financiare. Acest lucru ajută la prevenirea oricărei persoane să manipuleze sau să utilizeze abuziv fondurile companiei.
Audituri regulate: Efectuați audituri interne regulate ale înregistrărilor dumneavoastră financiare pentru a identifica orice discrepanțe sau nereguli. Auditurile pot ajuta la identificarea potențialelor delapidare de la început și pot descuraja angajații să se implice în activități frauduloase.
Verificați semnăturile: Limitați accesul la semnătura dvs. și asigurați-vă că examinați și aprobați personal toate tranzacțiile financiare semnificative. Prin aprobarea personală a unor astfel de tranzacții, puteți preveni plățile neautorizate.
Promovați transparența: încurajați raportarea: promovați un mediu în care angajații se simt confortabil să raporteze activități suspecte sau să își manifeste îngrijorări cu privire la potențiala delapidare. Încurajarea raportării vă poate ajuta să detectați delapidarea într-un stadiu incipient.
Politica privind avertizorii: Stabiliți o politică confidențială a avertizorilor care să le permită angajaților să raporteze în mod anonim o conduită incorectă. Protecția avertizorilor poate încuraja angajații să prezinte informații fără teama de represalii.
Educați angajații: Programe de formare: Oferiți instruire regulată angajaților despre politicile companiei, conduita etică și consecințele delapidarii. Educarea angajaților cu privire la gravitatea delapidarii poate descuraja un astfel de comportament.
Subliniați consecințele: faceți angajații conștienți de repercusiunile legale și acțiunile disciplinare care rezultă din comiterea delapidarii. Comunicați clar pedepsele pentru delapidare pentru a descuraja potențialii infractori.
Monitorizați datele financiare: utilizați software de contabilitate: investiți în software de contabilitate de încredere care poate urmări tranzacțiile financiare și poate genera rapoarte pentru revizuire. Software-ul de contabilitate vă poate ajuta să monitorizați activitățile financiare și să identificați tranzacțiile suspecte.
Reconcilieri bancare: reconciliați în mod regulat extrasele bancare cu înregistrările contabile pentru a identifica orice tranzacție neautorizată. Reconcilierea extraselor bancare poate ajuta la detectarea discrepanțelor și a eventualelor delapidari.
Efectuați verificări ale antecedentelor: verificați cu atenție toți potențialii angajați, în special cei care vor avea acces la date financiare sau vor gestiona numerar. Verificările antecedentelor pot ajuta la identificarea candidaților cu antecedente de necinste sau abateri financiare.
Informații digitale sigure: Protecție prin parolă: Solicitați parole puternice pentru toate sistemele companiei și schimbați-le în mod regulat. Protecția puternică prin parolă poate ajuta la prevenirea accesului neautorizat la informații financiare sensibile.
Restricționați accesul: acordați acces la informații sensibile numai personalului autorizat, în funcție de necesitatea de a cunoaște. Limitarea accesului reduce numărul de persoane cu acces la date financiare critice.
Stabiliți un cod de conduită: Cod de etică: dezvoltați și distribuiți un cod de conduită care subliniază comportamentul așteptat și standardele etice pentru toți angajații. Un cod de etică stabilește așteptări clare și întărește importanța integrității la locul de muncă.
Stabiliți politici clare: Politica de cheltuieli: definiți clar ce cheltuieli sunt rambursabile și stabiliți limite pentru cheltuielile angajaților. O politică explicită de cheltuieli poate împiedica angajații să abuzeze de fondurile companiei.
Managementul furnizorilor: Stabiliți un proces robust de management al furnizorilor pentru a preveni schemele frauduloase ale furnizorilor. Vânzătorii veterinari examinează cu atenție și în mod regulat tranzacțiile furnizorilor.
Monitorizarea inventarului: Verificări regulate ale inventarului: Efectuați verificări de rutină a inventarului pentru a vă asigura că activele fizice se potrivesc cu inventarul înregistrat. Verificările regulate ale inventarului pot ajuta la identificarea oricăror bunuri lipsă sau utilizate greșit.
Încurajarea supravegherii: revizuirea managementului: solicitați conducerii să revizuiască și să aprobe tranzacțiile financiare în mod regulat. A avea mai multe niveluri de aprobare poate descuraja activitățile frauduloase.
Audit extern: Luați în considerare angajarea de auditori externi pentru a efectua audituri periodice pentru o evaluare imparțială. Auditorii externi pot oferi o evaluare independentă a practicilor financiare ale companiei dumneavoastră.
Strategii
Descriere
Implementarea controalelor interne
- Atribuții separate: responsabilități separate între angajați pentru a preveni accesul persoanelor singure la toate tranzacțiile financiare. - Audituri regulate: Efectuați audituri interne pentru a identifica discrepanțele și a descuraja activitățile frauduloase. - Verificați semnăturile: Limitați accesul la semnătura dvs. și aprobați personal tranzacțiile financiare semnificative.
Promovați transparența
- Încurajați raportarea: promovați un mediu în care angajații pot raporta activități suspecte sau preocupări legate de delapidare. - Politica privind avertizorii: stabiliți o politică confidențială care să permită raportarea anonimă a abaterilor.
Educați angajații
- Programe de instruire: Oferiți instruire regulată privind politicile companiei, conduita etică și consecințele delapidarii. - Subliniați consecințele: faceți angajații conștienți de repercusiunile legale și acțiunile disciplinare pentru delapidare.
Monitorizarea datelor financiare
- Utilizați software de contabilitate: investiți în software de încredere pentru a urmări tranzacțiile financiare și pentru a genera rapoarte care pot fi revizuite. - Reconcilieri bancare: reconciliați în mod regulat extrasele bancare pentru a detecta tranzacțiile neautorizate.
Efectuați verificări ale antecedentelor
- Vetificați cu atenție angajații: Evaluați potențialii angajați, în special cei cu acces la date financiare sau care gestionează numerar.
Informații digitale sigure
- Protecție prin parolă: implementați cerințe puternice de parolă și modificări regulate pentru sistemele companiei. - Restricționați accesul: Limitați accesul la informații sensibile personalului autorizat pe baza necesității de a cunoaște.
Stabiliți un cod de conduită
- Codul de etică: elaborați și distribuiți un cod de conduită care descrie comportamentul așteptat și standardele etice pentru toți angajații.
Setați politici clare
- Politica de cheltuieli: definiți în mod clar cheltuielile rambursabile și stabiliți limite pentru cheltuielile angajaților. - Managementul furnizorilor: Stabiliți un proces pentru a verifica furnizorii și pentru a revizui în mod regulat tranzacțiile furnizorilor pentru potențiale scheme frauduloase.
Monitorizați inventarul
- Verificări regulate ale inventarului: Efectuați verificări de rutină pentru a potrivi activele fizice cu inventarul înregistrat.
Încurajați Supravegherea
- Revizuirea conducerii: Solicitați conducerii să revizuiască și să aprobe regulat tranzacțiile financiare. - Audit extern: Luați în considerare angajarea de auditori externi pentru evaluarea imparțială și validarea practicilor financiare.
Prin implementarea proactivă a acestor măsuri preventive și prin promovarea unei culturi a integrității și transparenței, puteți reduce semnificativ riscul deturării de fonduri în afacerea dvs. mică. A fi vigilent și proactiv este esențial pentru a proteja resursele companiei dvs. și pentru a menține încrederea clienților, angajaților și părților interesate.
Concluzie
În calitate de proprietar de afaceri, responsabilitatea de a urmări și proteja resursele companiei dvs. este primordială. Deturnarea de fonduri, utilizarea abuzivă sau furtul fondurilor și proprietăților companiei reprezintă o amenințare semnificativă pentru sănătatea financiară și reputația afacerii dumneavoastră. Pentru a combate eficient această amenințare, este esențial să fim conștienți de diferitele moduri în care poate apărea delapidarea.
Exemplele de delapidare furnizate aici ilustrează diversele metode pe care angajații sau factorii de decizie le pot folosi pentru a deturna resurse pentru câștig personal. De la anularea tranzacțiilor la casa de marcat până la utilizarea abuzivă a conturilor de cheltuieli sau angajarea în spionaj corporativ, delapidarea poate lua mai multe forme.
Prevenirea și detectarea delapidarii necesită măsuri proactive și o cultură a transparenței și integrității în cadrul organizației dumneavoastră. Implementarea controalelor interne, efectuarea de audituri regulate și promovarea transparenței prin încurajarea raportării și stabilirea politicilor de avertizare sunt pași esențiali în protejarea afacerii dumneavoastră.
Educarea angajaților cu privire la consecințele deturnării de fonduri și sublinierea importanței conduitei etice pot servi drept elemente de descurajare puternice. În plus, monitorizarea datelor financiare prin intermediul unui software de contabilitate fiabil, efectuarea de verificări a antecedentelor asupra potențialilor angajați și securizarea informațiilor digitale sunt strategii esențiale pentru a proteja împotriva delapidarii.
Prin stabilirea unor politici clare, efectuând controale regulate ale inventarului și încurajând supravegherea prin revizuiri ale managementului și audituri externe, puteți reduce și mai mult riscul deturării de fonduri în afacerea dvs.
Deturnarea de fonduri este o infracțiune cu guler alb care poate duce la consecințe juridice grave, inclusiv amenzi și închisoare. În calitate de proprietar de afaceri, este esențial să înțelegeți gravitatea acestei infracțiuni și să luați toate măsurile necesare pentru a preveni să apară în cadrul organizației dumneavoastră.
Prin implementarea cu sârguință a măsurilor și strategiilor de prevenire descrise aici, vă puteți consolida afacerea mică împotriva amenințării deturnării și vă puteți menține încrederea clienților, angajaților și părților interesate. Protecția resurselor companiei dumneavoastră nu este doar o obligație legală, ci și esențială pentru succesul și prosperitatea afacerii dumneavoastră pe termen lung.
