Ghidul suprem pentru un proces de succes de integrare a angajaților în 2022

Integrarea unui nou angajat în afacerea dvs. este mai ușor de spus decât de făcut. În realitate, la integrare este mult mai mult decât pur și simplu oferirea unor noi abilități și instrumente pentru a-și îndeplini munca.

Un proces de onboarding de succes asigură că fiecare nou angajat adoptă cultura, valorile și politicile companiei. Este, de asemenea, despre facilitarea unui individ într-un mediu nou și familiarizarea acestuia cu o nouă echipă.

În funcție de industria dvs. și de rolul așteptat al noului angajat, procesul de integrare poate varia în timp și durată. În cele din urmă, primele zile, săptămâni și luni de muncă ale unui angajat joacă un rol esențial în cifra de afaceri și nivelurile de retenție ale afacerii dvs.

Și asta nu face decât să zgârie suprafața . Să dezvăluim exact ce este integrarea, numeroasele sale etape, cât timp durează și cele mai bune practici pentru integrarea noilor angajați.

Ce este Onboarding-ul?

Onboarding se referă la introducerea și integrarea unui nou angajat într-o companie (spre deosebire de offboarding). Conceput pentru a ajuta angajații să-și înțeleagă noile roluri și cerințe, onboarding-ul asigură că fiecare nou angajat adoptă fără probleme cultura, valorile și practicile companiei.

Incorporarea este un proces care poate include o mare varietate de activități, de la crearea de legături în echipă și formare până la învățarea politicilor. În ceea ce privește intervalul de timp, integrarea poate dura câteva săptămâni sau chiar un an, în funcție de rolul și industria în care lucrează noul angajat.

Odată ce procesul de integrare este finalizat, angajatul ar trebui să aibă suficiente competențe și abilități în locul de muncă.

Care sunt activitățile tipice în procesul de integrare?

Nu există o schiță definitivă cu privire la activitățile care trebuie incluse în orice proces de îmbarcare. Depinde pur de rolul pe care îl are noul angajat și de industria în care va lucra. Cu toate acestea, există activități comune care sunt de obicei incluse în astfel de programe. Acestea includ:

• Hârtii de angajare nouă

• Cultură și formare în valori

• Formarea politicilor

• Roluri si responsabilitati

• Citirea manualului angajatului

• Depunerea documentației

• Tururi la locul de muncă

• Sesiuni de legătură în echipă

• Părți interesate 1:1s

• Introducere beneficii

Ce componente alcătuiesc procesul de integrare

Incorporarea începe de obicei atunci când angajații noi își acceptă oferta de muncă și se încheie odată ce sunt complet integrați în companie. Dar între aceste etape, există unele componente care sunt parte integrantă a procesului.

Preimbarcare

Integrarea poate începe chiar înainte ca angajatul să-și înceapă prima zi. Compania poate oferi noului angajat niște pași înainte de îmbarcare pentru a-l conecta cu afacerea în avans. Unii pași tipici înainte de îmbarcare includ:

• Trimiterea unui pachet de îngrijire noului angajat ca semn de bunăvoință. Poate include marfa companiei, bomboane, tichete cadou etc.
• Oferirea noului angajat un tur preliminar al locului de muncă înainte de data începerii.
• Trimiterea de informații valoroase despre companie, inclusiv organigrame, informații despre beneficiile angajaților și valorile companiei.
• Delegarea unui prieten de încorporare pentru a contacta noul angajat înainte de data de începere. Sunt disponibili pentru a răspunde la orice întrebări logistice.

Orientare

Această activitate permite noului angajat să se cufunde în fundamentele de bază ale companiei, inclusiv valorile, structura, viziunea și obiectivele. Pașii tipici de orientare includ:

• Citirea manualului angajatului și a politicilor companiei
• Parcurgerea primelor etape de formare la locul de muncă
• Participarea la procesele administrative obligatorii

Pentru a evita să se simtă copleșiți de informații, noii angajați își vor dedica adesea primele zile, poate chiar prima săptămână, orientării lor.

Clădirea Fundației

Pot dura luni până când un nou angajat să se integreze în compania lor. O parte tipică a integrării este să înveți despre pilonii care formează identitatea unei companii, inclusiv brandingul, cultura companiei, valorile și viziunea.

Potrivit Gallup, integrarea ar trebui să dureze până la un an. De asemenea, există cinci întrebări cheie la care noii angajați trebuie să răspundă:

1. În ce credem pe aici?
2. Care sunt punctele mele forte?
3. Care este rolul meu?
4. Cine sunt partenerii mei?
5. Cum arată viitorul meu aici?

Răspunsurile la aceste întrebări sunt bazele călătoriei noului angajat în cadrul companiei.

Sisteme de mentorat și prieteni

Angajații nu se pot îmbarca singuri. Este de ajutor să ai cel puțin un coleg desemnat care nu se află într-o poziție de autoritate directă, dar la care se pot adresa pentru îndrumare, moralul angajaților și răspunsuri la orice întrebare.

Când vine vorba de integrarea de noi angajați, multe companii oferă „prieteni” sau mentori. Ei sunt acolo pentru a indica noile angajați în direcția corectă, fie că este vorba de întâlnirile potrivite, unde să găsească băile sau punctele de contact.

Un prieten va fi disponibil oficial pe toată durata perioadei de îmbarcare, devenind treptat mai puțin practic pe măsură ce trece timpul.

Reimbarcare

Angajații cu experiență care au luat concediu pentru o perioadă lungă de timp (concediu medical și de familie etc.) pot necesita reîncărcare. Acest proces îi ajută pe angajați să se reaclimateze la fluxurile lor tipice de lucru, în timp ce îi actualizează cu privire la noile modificări și politici ale companiei. Îi poate ajuta să ajungă la viteză eficient, să mențină productivitatea și să se integreze fără probleme în echipă.

Reîncărcarea se poate aplica angajaților promovați sau celor care se mută într-un alt departament. De asemenea, îi ajută pe angajații care revin în legătură cu noii membri ai personalului. Un anunț de bun venit poate fi o modalitate simplă și eficientă de a aduce beneficii atât angajatului care revine, cât și noilor angajați.

Membrii personalului implicați în integrare

Încorporarea noilor angajați nu este responsabilitatea unei singure persoane. Deși fiecare afacere are activitățile sale unice de onboarding, de obicei sunt mai multe persoane implicate în implementarea metodei. Următorii membri ai personalului și departamente au, în general, responsabilități de integrare:

• Resurse Umane (HR) : Colectarea documentației angajaților noi (licențe, declarații, beneficii etc.); oferind tururi la locul de muncă și resurse ale companiei, cum ar fi organigrame și manuale pentru angajați.
• Manageri/supraveghetori : Acordarea rolurilor și responsabilităților, standardelor, așteptărilor și comportamentului la locul de muncă ale noilor angajați; prezentarea membrilor echipei și departamentelor relevante; stabilirea relaţiilor cheie.
• Instructori angajați : Furnizarea de resurse de onboarding; predare despre cultura companiei, valori, viziune și obiective.
• Colegii de muncă : faceți noul angajat să se simtă binevenit; dându-le o mână de ajutor; arătând modul în care echipa colaborează la joburi și proiecte.
• Prieteni/mentori de onboarding : asistă personal noul angajat cu orice aspect al procesului de îmbarcare; asigurarea că toți pașii sunt clari; răspunzând la orice întrebări legate de companie.

Adaptarea procesului de onboarding pentru diferite roluri

Diferite poziții de muncă necesită diferite tipuri de programe de onboarding. Acestea trebuie adaptate pentru a răspunde nevoilor rolului, în funcție de nivelurile lor de responsabilitate sau de statutul companiei.

• Managerii și supraveghetorii trebuie să examineze în detaliu toate politicile companiei, procesele și manualele angajaților. Ei ar trebui să învețe cum să-și îndrume și să-și antreneze subalternii în contextul noii lor poziții.
• Lucrătorii de la distanță trebuie să fie instruiți cu privire la modul de a-și gestiona timpul, de a-și echilibra munca și responsabilitățile personale și de a fi supuși verificărilor regulate, adoptând în același timp cultura și valorile companiei.
• Lucrătorii cu capacități diferite trebuie să fie cazați în funcție de circumstanțele lor specifice. Noii angajați pot beneficia de materiale de îmbarcare nescrise, mai multe îndrumări practice, așteptări ajustate, moduri alternative de comunicare etc.
• Veteranii ar putea lupta pentru a-și transforma abilitățile militare la locul de muncă. Programul lor de integrare ar trebui să fie adaptat pentru a maximiza setul lor de abilități actuale.
• Lucrătorii încarcerați anterior pot avea nevoie de sprijin suplimentar din partea unui prieten de la bord, pentru a-și ușura drumul înapoi la un loc de muncă tradițional.
• Contractorii independenți necesită un alt tip de integrare pentru angajații cu normă întreagă sau cu normă parțială, inclusiv diferite instrucțiuni de facturare, standarde de conduită, politici și beneficii.
• Directorii ar trebui să învețe despre structura organizațională a companiei, pentru a-și maximiza relațiile cu liderii de departamente și cu părțile interesate relevante.

Acum că înțelegeți mai bine procesul de onboarding, cui se aplică și activitățile tipice, este important să adoptați obiceiuri sănătoase pentru ca procesul să fie cât mai de succes posibil.

Cele mai bune practici pentru un proces de integrare uimitor

Nu vă grăbiţi

Un studiu a constatat că 31% dintre noii angajați pleacă în primele șase luni, în timp ce 68% dintre aceștia pleacă în primele trei. În acest timp, există o mulțime de informații de procesat și poate fi greu să rămâneți pe linia de plutire fără suficient ajutor.

Așadar, pentru a preveni noile angajați să nu se înece în supraîncărcare de informații, menține procesul de integrare să meargă cu mult dincolo de primele câteva zile și în primele câteva luni. Când faceți acest lucru, îl ajutați pe angajat să învețe în propriul ritm despre cultura companiei, rolul lor, beneficiile, politicile companiei și așa mai departe.

Stabiliți obiective clare

Stabiliți obiective clare și verificați-vă frecvent pentru a vedea progresul, deoarece acesta îl va ajuta pe angajat să se concentreze pe ceea ce este de fapt necesar și poate ajuta în mod clar dezvoltarea propriului angajați.

În niciun caz un nou angajat nu trebuie să fie confuz și să nu știe la ce trebuie să lucreze. Noii angajați vor să impresioneze. Cum pot face asta dacă nici măcar nu fac ceea ce vrei tu? Când stabiliți obiective clare de la început, toată lumea este pe aceeași pagină și confuzia este evitată.

Aveți mentori experimentați

Un sondaj a constatat de fapt că 56% dintre angajați cred că a avea un mentor de lucru a fost esențial la început. Managerii de deasupra noului angajat sunt acolo pentru a se asigura că sunt pe drumul cel bun și încrezători. Asigurați-i că succesul și fericirea echipei sunt o prioritate.

Sa ai cea mai buna prima saptamana

Ca manager, vrei să faci o impresie bună noului tău angajat. Potrivit lui Ben Peterson, CEO al BambooHR, „cel mai rău lucru pentru un nou angajat este să fie atras prin procesul de recrutare și apoi să ajungă la locul de muncă, iar recepționerul nici măcar nu se așteaptă ca tu sau biroul tău să nu fie înființat”.

Totul ar trebui aranjat din momentul în care intră în clădire, de exemplu: decorați-le biroul, prezentați-i tuturor, oferiți-le un kit de bun venit și includeți-i în întâlniri.

Check-in frecvent

Când vine vorba de înscrierea de noi angajați, ar trebui să discutați cu aceștia cât mai des posibil. În acest fel, se simt incluși și bineveniți. Dacă au întrebări, nu vor ezita să vă abordeze. Mult prea des, angajații fac ceea ce cred că este corect, fără să cunoască cu adevărat procesul, deoarece sunt prea nervoși pentru a cere.

În prima săptămână, faceți check-in la fiecare jumătate de oră. La sfârșitul primei săptămâni, așează-te cu ei și recapitulează ce sa întâmplat și ce ar trebui să se întâmple în viitor. Faceți acest proces în fiecare săptămână în prima lună și continuați să recapitulați în fiecare lună sau la fiecare trei luni.

Evaluați-vă procesele de integrare

În calitate de angajator, ar trebui să evaluați întotdeauna eficacitatea proceselor dvs. de onboarding, precum și alte valori cheie pentru succesul acestora. Acestea includ:

• Timp de productivitate : Cât timp durează un nou angajat să ajungă la curent și să devină o contribuție valoroasă la succesul companiei? Identificarea timpului necesar pentru a atinge KPI-urile va ajuta la măsurarea acestei valori.
• Cifra de afaceri/retenție : comparați nivelurile de rotație a angajaților și de retenție între grupuri de angajați în funcție de anul în care și-au început locul de muncă.
• Pragul de retenție : calculați cât durează angajatul mediu să părăsească compania. Angajatorii pot identifica modele în timp ce își pot adapta interviurile de ieșire pentru a identifica cauzele cifrei de afaceri.
• Sondaje privind angajații noi: oferiți noilor angajați sondaje și puncte diferite din primul lor an pentru a urmări progresul. De asemenea, se poate dovedi util pentru prietenii de îmbarcare să trimită și sondaje similare.
• Implicarea și satisfacția angajaților: experiența de integrare ar trebui să fie una distractivă, captivantă, care să capteze atenția angajatului și să-i facă să se simtă bineveniți din prima zi.
• Evaluări de performanță : comparați performanța noului dvs. angajat de la o săptămână la alta. De exemplu, ar trebui să existe o îmbunătățire vastă a performanței după un an în comparație cu când au început.

Obțineți feedback

Viața și munca se schimbă frecvent, așa că asigurați-vă că le întrebați angajații despre cum merg lucrurile. Creați sondaje și sondaje live pentru a obține feedback consistent. Scopul dvs. este să vă asigurați că noii dvs. angajați obțin efectiv valoare din onboarding.

Mutați procesul de integrare la digital

Cu toate procesele care sunt implicate într-un proces de integrare a angajaților, este absolut esențial să aveți instrumentele potrivite, astfel încât să vă asigurați că nu este ratat nimic și că noii angajați au tot ce le trebuie pentru a reuși.

Aplicația all-in-one de gestionare a angajaților Connecteam vă oferă cel mai simplu și mai distractiv mod de a vă instrui și de a vă dezvolta echipa, oferind integrare, instruire de rutină, cursuri de reglementare, chestionare și îmbunătățirea abilităților profesionale.

Cu Connecteam, puteți:

• Furnizați materiale de instruire pentru angajați utilizând documente existente, fișiere PDF, media și servicii web precum YouTube, Dropbox, Google Drive sau site-ul web al companiei dvs.
• Creați chestionare online pe secțiuni, folosiți o bibliotecă adaptabilă și monitorizați progresul instruirii din tabloul de bord administrativ.
• Creați sondaje pentru a evalua nevoile de formare și succesul sau utilizați caseta de sugestii pentru a primi feedback în orice moment.

Unul dintre cele mai bune lucruri despre caracteristica de instruire a Connecteam este că permite managerilor să urmărească cu ușurință progresul angajatului pe parcursul integrării lor. Tabloul de bord arată unde se află fiecare angajat în procesul său, ce chestionare a terminat (care a fost scorul lor), ce material a citit sau nu și așa mai departe. Acest lucru îi permite managerului să știe ce se întâmplă în timp real, astfel încât să poată interveni în orice moment, dacă este necesar.

Acum că cunoașteți câteva practici bune de integrare și aveți aplicațiile pentru angajați pentru a le implementa, cum ar trebui să arate prima zi a noului dvs. angajat? Dar primele luni? Citiți mai departe pentru a afla.

Cât durează procesul de integrare?

Prima zi

Scopul tău este ca noul angajat să plece acasă și să le spui cu bucurie familiei și prietenilor că a avut cea mai bună zi din toate timpurile.

• Stabiliți așteptări . Care este rolul noului angajat? Care sunt responsabilitățile lor? Asigurați-vă că toată lumea este conștientă. Explicați clar toate așteptările și împărtășiți politicile companiei.
• Introduceți obiective . Adaptați noile angajați la cultura companiei. Când angajații știu la ce să se aștepte de la mediul lor de lucru, ei sunt capabili să ia decizii mai bune care se aliniază cu misiunea companiei.
• Ia-i la prânz , astfel încât să poți construi cu ușurință relații. În plus, ajută la scăparea de agitația din prima zi atunci când noul angajat se află într-un mediu relaxat.
• Asigurați-vă că stația de lucru este pregătită . Noul angajat ar trebui să aibă un computer cu informații de conectare și toate programele de instruire descărcate, împreună cu o uniformă (dacă există) și un model de companie.
• Oferă-i un prieten . Noul angajat ar trebui să aibă pe cineva pe care să se poată sprijini liber și cu care să mănânce prânzul. Un prieten de la bord le prezintă oamenilor și verifică dacă totul este în regulă.
• Sondaj după prima zi . Înregistrați-vă cu noul angajat după prima zi pentru a vedea cum a decurs totul.

O nouă listă de verificare a angajării poate ajuta angajatul să-și îndeplinească toate sarcinile necesare din prima zi.

Prima săptămână

Asigurați-vă că noul angajat a stabilit cunoștințele despre responsabilitățile sale de muncă, procesele interne și așteptările.

• Faceți antrenamentul real . Împărtășiți cu ei toate programele de formare pe care trebuie să le facă, cum ar fi un deck despre companie, cunoașterea clienților și pregătirea pentru anul care urmează. Faceți acest lucru cu prezentări de curs online sau documente pe hârtie.
• Conformitate . Asigurați-vă că angajatul semnează toate documentele relevante și le transmite profesioniștilor în resurse umane ai companiei.
• Socializarea . Noul angajat ar trebui să ia prânzul cu membrii seniori ai echipei și să primească un bun venit personal de la supervizorul grupului.
• Sondaj după prima săptămână . Înregistrați-vă pentru a vedea cum a decurs prima săptămână, pentru a vedea dacă noul angajat are întrebări sau nelămuriri, ce simt despre colegii și managerul lor etc.

O lună de check-in

Verificați dacă noii dvs. angajați sunt angajati, fericiți și că nu au întrebări persistente.

• Obțineți o întâlnire față în față . Stați cu noul angajat și discutați cu el pentru a vedea cum îi merge. Revizuiește primele săptămâni și răspunde la orice întrebări. Verificați cu prietenul lor ce părere are despre noul angajat.
• Socializați . Noul angajat ar trebui să fie implicat în continuare în întâlniri și să întâlnească permanent oameni din diferite departamente.
• Oferiți feedback. Oferă noului angajat feedback continuu, astfel încât să se simtă conectat și implicat, plus ar trebui să știe cum progresează în fiecare zi.
• Primiți feedback . Permiteți angajatului să vă împărtășească feedback-ul. Fie că este vorba despre procesul de onboarding sau despre idei despre creșterea companiei, ar trebui să existe o platformă (caseta de sugestii, de exemplu) pentru ca aceștia să se pronunțe.
• Păstrați impulsul . Continuați să atribuiți sarcini și să creați împreună obiective profesionale.
• Faceți un plan . Stabiliți un plan anual de pregătire pentru noul angajat. Verificați-i cu ei pentru a vedea dacă le lipsește ceva și de ce pregătire suplimentară au nevoie.

După 3 luni (90 de zile)

Asigurați-vă că angajatul se simte ca acasă. Majoritatea angajaților noi își dau seama în primele trei până la șase luni dacă doresc să rămână la companie în viitorul apropiat.

• 1:1 cu managerul . Managerul noului angajat ar trebui să poată împărtăși părerile sale despre cum au decurs primele trei luni, ce obiective au fost îndeplinite și ce mai trebuie făcut. Noul angajat ar trebui să fie liber să-și împărtășească punctul de vedere.
• Check-in informal . De obicei, o companie are un check-in de șase luni și un an pentru a discuta despre KPI-urile întâlnite și trimestrul următor. Cu toate acestea, atunci când aveți un nou angajat, faceți un check-in informal de trei luni, astfel încât să puteți discuta despre evaluări și obiective de performanță.
• Creați propriile obiective . Permiteți noului angajat să-și stabilească propriile obiective pentru următoarele trei luni. Pe măsură ce li se dau în continuare sarcini, ei ar trebui să știe întotdeauna ce obiective trebuie să îndeplinească în fiecare lună și în fiecare trimestru.
• Sondaj pe primele 3 luni . Efectuați un sondaj pentru a vedea cum au decurs primele trei luni ale noului angajat. Verificați dacă au o înțelegere fermă a responsabilităților și a obiectivelor lor.

După șase luni

Cereți noului angajat să atingă obiectivele la timp și dincolo de așteptări, având în același timp o relație puternică cu colegii de muncă. Angajatul trebuie să fie încrezător, angajat și totuși dornic să învețe.

• Check-in timp de șase luni . La fel cum ați făcut cu un check-in informal de trei luni, faceți același lucru la șase luni, dar păstrați-l formal. Analizați progresul de până acum și continuați să dezvoltați noi obiective.
• Socializarea . Cât de implicați sunt ei în evenimentele companiei? Sunt implicați în multe întâlniri? Până acum, ar trebui să meargă la toate întâlnirile relevante ale companiei. El/ea ar trebui să fie implicat în activități în afara fișei postului.
• Întâlnește-te cu un prieten . Stați cu prietenul/mentorul și discutați cum au decurs primele șase luni și vedeți dacă este timpul să opriți procesul de mentorat. Găsiți ce altceva ar fi de ajutor noului angajat.

Primul an

Aveți un angajat pe deplin implicat, încrezător și dezvoltat. El/ea ar trebui să aibă o înțelegere fermă a culturii și obiectivelor companiei.

• Verificați productivitatea . Care a fost performanța lor? Ce KPI au fost îndeplinite? Ce muncă suplimentară trebuie făcută? Sărbătorește succesele și oferă recunoaștere angajaților atunci când au excelat.
• Planificați dinainte . Alege să-ți dezvolți continuu angajații (în prima linie sau altfel) și pune cărțile pe masă, ei ar trebui să știe ce oportunități le așteaptă.
• Dezvoltare profesionala . Ce obiective și oportunități de învățare sunt relevante pentru anul următor? Discutați acest lucru împreună.
• Sondaj după primul an . Angajatul ar trebui să poată exprima pe deplin modul în care a decurs întregul proces de integrare din punctul său de vedere, astfel încât să puteți îmbunătăți integrarea pentru următorul nou angajat. Aceasta este în esență o evaluare anuală a angajaților.

Concluzia procesului de integrare a angajaților dvs

Acum că sunteți la curent cu practicile și activitățile cheie de onboarding și când să le implementați, ar trebui să fiți mai pregătiți atunci când angajați angajați și să le oferiți începutul ideal pentru călătoria lor profesională în afacerea dvs. (chiar și în perioada sărbătorilor).

Și dacă aveți la dispoziție soluțiile software potrivite pentru a implementa aceste practici, atunci puteți face ca procesul de integrare să fie eficient, captivant și eficient, în același timp.

Amintiți-vă, integrarea nu se încheie odată ce un angajat începe să lucreze cu adevărat. Nu se termină după o săptămână sau chiar o lună. Procesul de înscriere a angajaților dvs. ar trebui să fie în desfășurare. De asemenea, puteți descărca lista noastră de verificare gratuită pentru integrare pentru a începe.