Dezvoltare software de contabilitate ERP – tot ce trebuie să știți

Enterprise Resource Planning (ERP) este un instrument care este în mod normal asociat cu funcțiile care gestionează cantități mari de date, de exemplu, operațiuni, relații cu clienții și vânzări. Dar marea întrebare este dacă este la fel de benefic în manipularea numerelor și a funcțiilor contabile?

Integrarea ERP și managementul financiar al unei afaceri poate părea foarte ciudată, deoarece este impresia că, de obicei, în scopuri contabile, doar un software de contabilitate poate îndeplini ceea ce este necesar. Cu toate acestea, adevărul este că un software de contabilitate ERP oferă mult mai mult decât ceea ce face un simplu software de contabilitate. Acest articol vă va ajuta să înțelegeți tot ce trebuie să știți despre sistemele de contabilitate ERP.

Ce înseamnă ERP în contabilitate?

Software-ul de contabilitate de bază cu un set de module este capabil să realizeze cu ușurință sarcini financiare specifice, cum ar fi generarea de PO-uri, facturarea/facturarea, plățile electronice, gestionarea cheltuielilor, foile de pontaj etc. Atunci, ce este software-ul de contabilitate ERP și cum este diferit?

Sistemul ERP conceput pentru managementul contabil și financiar este capabil să îndeplinească toate sarcinile menționate mai sus. În plus, poate urmări și numeroase active corporale și intangibile, cum ar fi orele de lucru, ciclul de viață al produsului și alte valori de performanță. Software-ul de contabilitate ERP poate automatiza, de asemenea, diverse sarcini efectuate de utilizatori din departamentul financiar. Acesta asigură că toate tranzacțiile sunt contabilizate și raportate cu acuratețe.

Diferențele dintre ERP și software de contabilitate

Pentru o mai bună înțelegere, iată un rezumat al diferențelor cheie dintre software-ul ERP și software-ul de contabilitate.

Software

Există o mare diferență în domeniul software-ului atunci când comparăm două sisteme, ERP și software de contabilitate. Un software de contabilitate funcționează independent, în timp ce un sistem ERP financiar se integrează cu datele din alte instrumente utilizate pentru diferite procese de afaceri.

Specific industriei

Software-ul de contabilitate are o limitare atunci când vine vorba de satisfacerea nevoilor specifice industriei. Un sistem ERP poate fi personalizat și implementat în funcție de nevoile specifice ale industriei sau organizaționale, care se adresează unui peisaj mai larg de servicii.

În ciuda diferențelor, există încă iluzie că ERP este un alt tip de software de contabilitate, dar adevărul este că un ERP este mult mai robust. Să spargem câteva dintre miturile legate de software-ul financiar ERP.

Concepțiile greșite despre sistemul de contabilitate ERP

După cum sa explicat, un sistem de contabilitate ERP face mult mai mult decât ceea ce face un software de contabilitate. Este mai mult o abordare avansată pentru tratarea problemelor de contabilitate în care modulele respective sunt integrate ca parte a pachetului ERP.

Mitul 1: Companiile în devenire și cele mici nu au nevoie de software de contabilitate ERP

Având în vedere că firma este mică, cu mai puțini angajați, operațiunile și contabilitatea pot fi gestionate fără implementarea vreunui program de contabilitate este o presupunere falsă. Chiar și întreprinderile mici, în special cele care doresc să se dezvolte, au nevoie de un sistem contabil eficient pentru a asigura buna funcționare a locului de muncă.

Appinventiv, una dintre cele mai importante companii de dezvoltare de software ERP, poate proiecta software de contabilitate ERP pentru companii de orice dimensiune și industrie. Software-ul care este capabil să se extindă odată cu creșterea companiei.

Mitul 2: Sistemul de contabilitate ERP este o întreprindere costisitoare

Un sistem de contabilitate ERP sună scump pentru mulți. Costul trebuie comparat cu beneficiile și ușurința pe care le aduce sistemul. Lăsarea sarcinilor plictisitoare și repetitive pe un astfel de sistem nu numai că economisește timp, ci și costuri în două moduri. Unul, prin eliberarea resurselor pentru a face sarcini mai strategice și, în al doilea rând, prin a face procesul mai puțin predispus la erori, economisind astfel la reluare. În comparație cu beneficiile și rezultatele, costul devine meritat.

Mitul 3: Integrarea unui sistem de contabilitate ERP cu alte instrumente necesită mult timp

Unul dintre cele mai comune mituri despre implementarea sistemului ERP financiar este că ar putea dura săptămâni sau chiar luni pentru a-l integra în mediul tehnic existent al companiei. Software-ul de contabilitate ERP de la Appinvetiv vă poate ajuta să finalizați configurarea și integrarea în doar câteva zile pe baza cerințelor inițiale ale afacerii clar enunțate la momentul planificării.

Mitul 4: Înțelegerea sistemului de contabilitate ERP este o provocare

Se presupune că învățarea, înțelegerea și obișnuirea cu orice sistem nou necesită ore suplimentare și sesiuni de formare îndelungate. Cu toate acestea, angajatul ajunge să se adapteze la noul sistem doar printr-o metodă de încercare și eroare, care necesită timp suplimentar pentru a-și finaliza munca de bază. Instruirea adecvată, modulele de eLearning ușor de utilizat, suportul prompt și serviciile eficiente de întreținere vor duce cu siguranță la calea de învățare ușoară și de adaptare la noul sistem care oferă creștere individuală utilizatorilor.

Acum că am înțeles ce este sistemul ERP în contabilitate, să înțelegem diferitele elemente convenționale ale contabilității.

În limbajul profan, echipa de conturi de plătibile este responsabilă de interacțiunea cu furnizorii, generarea facturilor, plățile către furnizori și gestionarea notelor de debit și credit, printre alte sarcini. Pe de altă parte, echipa de creanțe este responsabilă pentru încasările de la clienții interni și externi, generarea de OP-uri și multe altele. Nu va fi o exagerare să spunem că tranzacțiile gestionate sunt voluminoase, complexe și repetitive. Astfel, un sistem de contabilitate ERP bine conceput este indispensabil.

Elemente ale software-ului ERP de contabilitate

Elementele de bază ale elementelor contabile acționează ca bază a fundamentelor contabile. Aceste elemente rămân intacte pentru realizarea software-ului ERP de contabilitate care face posibilă susținerea și monitorizarea activităților financiare ale companiei.

Registrul general

După cum sugerează și numele, aceasta este cartea contabilă de bază. Crearea de intrări zilnice de jurnal și adunarea lor la sfârșitul perioadei este o muncă meticulos de plictisitoare. O eroare poate duce la o nepotrivire în bilanț și va trebui să începeți de la zero.

Odată cu implementarea software-ului ERP de contabilitate, gestionarea acestor jurnale poate fi automatizată. În plus, și registrele secundare pot fi integrate pentru a reflecta tranzacțiile din registrul general. Rapoartele financiare, cum ar fi balanța de verificare, declarațiile de profit și pierdere, situațiile fluxului de numerar și bilanțurile pot fi generate cu câteva clicuri, ceea ce îl face rapid și eficient.

Creanțe

După cum sugerează și numele, această aplicație ține evidența tranzacțiilor primite. De asemenea, cunoscut sub numele de registru al clienților, rolul său principal este de a ține evidența facturilor clienților, încasărilor, comisioanelor etc. Un sistem ERP financiar robust, împreună cu urmărirea tuturor celor de mai sus, ajută la generarea chitanțelor clienților atunci când este integrat cu interfața sistemului de management al numerarului.

Datorii

Chiar vizavi de creanțe, datoriile urmăresc tranzacțiile de ieșire. Cunoscut și sub denumirea de registru al vânzătorilor, acest element al software-ului ERP de contabilitate ține evidența tranzacțiilor furnizorilor care includ facturi, plăți, notițe de credit, notițe de debit etc. Acesta poate fi, de asemenea, integrat cu interfața de gestionare a numerarului pentru plățile furnizorilor.

Salarizare

Captarea foilor de pontaj, calcularea zilelor de plată, salariilor, deducerilor fiscale, plăților orelor suplimentare, plăților comisioanelor de vânzări și multe altele atunci când sunt încorporate într-un sistem ERP financiar ușurează procesul de plată. Procesarea corectă și la timp a salariilor și a altor beneficii poate funcționa și ca un instrument avantajos de reținere prin menținerea clienților fericiți.

Analize și Audituri

Adunarea informațiilor și automatizarea acestora sună bine, dar au sens doar dacă ajută la elaborarea strategiei proceselor de afaceri pentru creștere și extindere. Un sistem eficient de contabilitate ERP se va ocupa de cerințele de conformitate în momentul introducerii detaliilor și procesării lor pentru prima dată. În consecință, instrumentul va efectua acești pași cu meticulozitate, fără a compromite asigurarea faptului că datele dumneavoastră sunt conforme cu auditul tot timpul.

Datele dintr-un singur loc pot fi convertite în analize sensibile , care vă vor oferi o perspectivă mai largă asupra procesului de afaceri, care este mai profitabilă decât celălalt. Vă va ajuta să creați strategii pentru a îmbunătăți și a umple golurile procesului pentru rezultate mai bune și creșterea organizațională generală.

Înțelegerea diferitelor elemente ale procesului contabil și ale sistemului ERP ne-a oferit o înțelegere mai clară a ceea ce este sistemul ERP în contabilitate. Să ne uităm acum la procesul de dezvoltare a sistemului ERP.

Procesul de dezvoltare ERP

Cu toate miturile distruse și înțelegând elementele de bază, credem că ești suficient de convins să optezi pentru sistemul ERP financiar personalizat. Folosind expertiza unui partener tehnologic precum Appinventiv, puteți începe procesul de dezvoltare a software-ului ERP personalizat. Pentru a crea un produs care este capabil să satisfacă majoritatea nevoilor dvs. de afaceri, urmați pașii de bază menționați mai jos:

1. Definiți scopul – Definiți în mod clar domeniul de activitate și motivul dezvoltării sistemului ERP. Stabiliți așteptări clare și discutați despre modalitățile prin care obiectivele pot fi atinse.
2. Prototip – Creați wireframes pentru a vizualiza interfața cu utilizatorul.
3. Dezvoltare – Această etapă include alegerea între un server local și un server cloud, gestionarea și menținerea bazelor de date într-un format ușor scalabil și flexibil, integrarea fără probleme a aplicațiilor existente cu sistemul ERP și, în final, proiectarea software-ului dvs. ERP pe baza wireframes-urile create ca prototipuri. Aflați cât costă construirea unui sistem ERP .
4. Testare – Pentru implementarea cu succes a sistemului, fiecare aspect al sistemului ERP trebuie testat temeinic.

Echiparea echipei

A avea un sistem de contabilitate ERP robust nu este suficient pentru a adăuga valoare procesului. Este important să vă instruiți oamenii să exploateze beneficiile sistemului la maximum.

• Menține echipa informată – Acceptarea noului sistem este cheia, deoarece implică cerința de a depune eforturi suplimentare pentru a învăța împreună cu îndeplinirea rolului existent. Faza de transformare, uneori, devine provocatoare, deoarece nu tuturor din echipă le pot plăcea schimbările în proces și ar putea să nu fie pregătiți să dedice acel efort suplimentar pentru a învăța lucruri noi. Cheia este ca toată lumea să înțeleagă viziunea din spatele introducerii noului sistem. De asemenea, este important să comunicați cum îi va ajuta în creșterea personală, trecând de la îndeplinirea unor locuri de muncă monotone la roluri strategice.
• Evaluează-ți capacitatea echipei – Cunoașterea punctelor forte și a punctelor slabe ale echipei este esențială. Înțelegerea nivelurilor de abilități ale echipelor și a dorinței de a învăța va ajuta foarte mult la planificarea cursului viitor de acțiune și la adoptarea tehnicilor relevante.
• Plan de instruire ferm – Un plan de antrenament definitiv și detaliat vă va ajuta pe dumneavoastră și echipa dumneavoastră să evaluați timpul necesar pentru studierea și aplicarea caracteristicilor relevante ale noului sistem. Dacă este fezabilă, o platformă de învățare în ritm propriu funcționează cel mai bine pentru profesioniștii care lucrează. Cu toate acestea, termenele vor fi în continuare necesare.
• Progres și feedback – Oferirea de formare prin LMS robust vă va ajuta să urmăriți progresul lor de învățare. De asemenea, vă va ajuta să culegeți feedback constructiv despre produs și modulele de formare.

Cum poate ajuta Appinventiv cu dezvoltarea software-ului ERP?

Cu un istoric dovedit și cu mii de produse livrate, avem expertiza și lățimea de bandă pentru a gestiona proiecte de orice dimensiune și tip. Cu o echipă de aproximativ 1.000 de tehnicieni creativi, ne mândrim să livrăm proiectele folosind cele mai noi tehnologii în termenele specificate și convenite.

Mărturiile pozitive de la clienții noștri și portofoliul diversificat de proiecte din diverse industrii sunt motivația pentru a servi fiecare client cu aceeași dedicare. Un astfel de exemplu este implementarea cu succes a serviciilor de dezvoltare software ERP pentru unul dintre cei mai mari retaileri de mobilă din lume, IKEA.

Indiferent de dimensiunea organizației, automatizarea sistemului de contabilitate și a proceselor nu este niciodată prea târziu. Appinventiv vă poate ajuta să construiți un sistem de contabilitate ERP adaptat nevoilor dumneavoastră organizaționale.

Luați legătura cu experții noștri pentru a discuta despre cerințele dvs. de software de contabilitate ERP.

Încheierea!

Având în vedere lumea afacerilor în ritm rapid și progresele tehnologice, este imperativ ca organizațiile să implementeze cele mai recente instrumente și tehnici. Acest lucru nu numai că va facilita creșterea personală a angajaților, dar va permite și afacerii dumneavoastră să elaboreze strategii și să planifice creșterea viitoare, permițându-vă să țineți pasul cu ritmul competitiv al lumii afacerilor. Sistemele de contabilitate ERP vă pot ajuta să faceți un salt care poate fi doar începutul pentru a deveni lider în industria dvs.

Întrebări frecvente

Î. Care sunt tehnologiile utilizate pentru dezvoltarea software-ului financiar ERP?

R. Deși este important să petreceți timp de calitate pentru a crea sistemul ținând cont de obiectivele specifice, este la fel de important să vă asigurați că partea tehnică a proiectului este îngrijită cu atenție. Sistemele ERP financiare conțin diferite module, funcții și alte elemente similare. De asemenea, integrarea cu sistemele existente îl face un sistem complex multistratificat.

Există mai multe limbaje de programare pe care le puteți alege în funcție de nevoile dvs. de afaceri și de tipul de date pe care urmează să le utilizați.

• Java – Dacă sistemele și fluxurile de lucru ale dumneavoastră backend sunt complexe, sistemul ERP bazat pe Java va suporta sistemul de contabilitate ERP bazat pe cloud.
• .NET – Folosind .NET, sau chiar mai bine, ASP.NET, puteți dezvolta un sistem ERP care nu trebuie să fie neapărat bazat pe cloud. Modulul dvs. de contabilitate ERP poate funcționa fără probleme pe conexiunea de bază la internet.
• Python – Deoarece software-ul financiar ERP se bazează pe logica de afaceri și pe date, dezvoltarea sistemului financiar bazat pe Python are tot sensul, deoarece punctul forte al limbajului este programarea logicii de afaceri.

Î. Care sunt principalele beneficii ale utilizării sistemului ERP financiar?

R. Există multiple beneficii pe care cineva le poate culege din implementarea sa. Unii dintre ei sunt:

• Preluarea rapoartelor financiare detaliate
• Erori mai mici din cauza automatizării fluxului de lucru
• Redundanță redusă a resurselor
• Fără duplicare a intrărilor de date, astfel un control mai bun
• Securitatea datelor financiare

Î. Care este mai bun? Software de contabilitate ERP de la raft sau unul personalizat?

R. Deoarece software-ul de contabilitate ERP este integrat cu alte funcții interne pentru preluarea datelor și rapoarte generale, cel mai bine este să personalizați sistemul necesar în funcție de cerințele și obiectivele dvs. de afaceri.