Utilizarea chatbot-urilor AI pentru ERP: beneficii cheie și strategii de implementat pentru întreprinderi

În actualul ecosistem de afaceri în mișcare rapidă, companiile caută în mod constant modalități inovatoare de a-și eficientiza operațiunile și de a obține un avantaj competitiv.

Un instrument pe care s-au bazat ca mod de încredere pentru atingerea acestui obiectiv este un software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). Domeniul software ERP, ca răspuns, a apărut ca un software testat în timp, care ajută companiile să-și optimizeze și să automatizeze procesele, la rândul lor, făcându-i pe angajați să îndeplinească sarcini într-un mod mai simplificat. Toate acestea atunci când sunt construite extrem de bine.

În majoritatea cazurilor, soluțiile ERP vin cu o interfață complexă care obligă utilizatorii să navigheze trecând de la o filă la alta pentru a accesa informații importante. Rezultatul final? Utilizatorii petrec mai mult timp lucrând în cadrul sistemului ERP decât lucrând. Pentru a rezolva acest lucru, companiile au început să se îndrepte către soluții care le-ar facilita angajaților lor să obțină datele de care au nevoie, fără probleme legate de trecerea prin procese în mai mulți pași.

Aici intervine un chatbot ERP AI.

Chatbot AI pentru ERP, ca concept, reprezintă o platformă care rămâne în interiorul software-ului ERP și ajută utilizatorii cu întrebările lor despre informațiile de afaceri. De exemplu, dacă aveți nevoie de detaliile privind profitul și pierderile din ultimul trimestru, tot ce va trebui să faceți este să introduceți „care au fost numerele mele de profit și pierdere din Q2 2023” în soluțiile ERP AI chatbot și veți obține numărul.

Să analizăm conceptul în detaliu, luând puțin tehnic.

Arhitectura tipică a asistenților ERP alimentați de AI

Există mai multe moduri de a realiza integrarea sistemelor ERP chatbot AI, dar cea care este considerată cea mai sigură este această arhitectură -

1. Utilizatorul introduce expresii într-unul dintre multiplele canale conectate la ERP (Webchat, slack etc.) și apoi este transmis la conectorii bot.
2. Conectorul bot este de obicei găzduit pe o platformă cloud. Trimite expresia către logica botului care este găzduită în rețeaua dvs. locală.
3. Logica bot gestionează expresia și ridică o solicitare către:

• Sistemul de backend dacă este necesar pentru a duce conversația înainte.
• Motorul NLP în cloud pentru extragerea intențiilor și entităților din expresie.

1. Odată ce informațiile sunt colectate, logica botului primește toate datele necesare pentru a avea conversația.

Beneficiul acestei automatizări ERP cu arhitectura chatbot este că datele introduse de utilizator sunt singurele informații care sunt expuse în cloud. Toate informațiile sensibile din interiorul expresiilor sunt criptate prin logica bot înainte de a fi trimise la motorul NLP. În plus, datele backend rămân în firewall, deoarece logica este stocată la premisă.

Iată o vedere a arhitecturii de integrare SAP NLP care prezintă reprezentarea vizuală a modului în care funcționează

În timp ce se întâmplă atât de multe pe backend, în front, conversația dintre utilizatori și ERP-ul AI chatbot are loc în câteva secunde.

Dar cum se traduce acest proces în avantaje de afaceri? Hai să aruncăm o privire…

Citește și: Mobile ERP: De ce trebuie ca întreprinderile moderne să adopte soluții ERP mobile bazate pe cloud?

Beneficiile chatbot-urilor AI în ERP

Imaginați-vă că utilizați un element care studiază datele din mai multe segmente ale software-ului ERP și apoi revine cu un răspuns la întrebarea dvs. legată de afacere sau vă ajută cu sarcinile de raportare și introducere a datelor. Automatizarea ERP cu chatbot face acest lucru posibil. Și iată rezultatul acestei ușurințe.

1. Rezolvarea eficientă a problemelor

Unul dintre cele mai mari beneficii ale chatbot-urilor AI în ERP constă în abordarea lor cu mai multe fațete pentru rezolvarea problemelor. De obicei, funcționează în trei moduri -

• Asistență cu întrebări frecvente – Ei oferă răspunsuri în timp real la întrebările frecvente, cum ar fi „descărcați fișa mea de salariu”, „unde pot găsi raportul de performanță SEO de luna trecută”
• Depanare – Diagnosticați rapid soluțiile în timp real pentru problemele care apar frecvent.
• Procese pas cu pas – Țineți de mână utilizatorii prin procese și pași complexe, reducând astfel erorile.

1. Automatizarea procesului

Asistenții ERP bazați pe inteligență artificială preiau fără efort sarcinile repetitive precum generarea de rapoarte, introducerea datelor și fluxurile de lucru de aprobare. Această includere ajută la eficientizarea operațiunilor și la stimularea eficienței, menținând în același timp precizia.

Prin gestionarea autonomă a acestor activități, biții elimină șansa de eroare, eliberând în același timp angajații de sarcinile banale.

1. Informații despre date

Alimentat de AI și capabilități de învățare automată, chatbot-ul AI pentru ERP este capabil să disece datele ERP și să adune informații neprețuite care promovează luarea deciziilor în cunoștință de cauză. Acest lucru ajută companiile să accelereze alegerile bazate pe date și să valorifice oportunitățile, oferindu-le în același timp încredere atunci când vine vorba de a-și orienta planurile în funcție de schimbările pieței și de cerere.

1. Asistență personalizată

Lucrând cu o cantitate masivă de seturi de date despre istoricul căutărilor, roluri și responsabilități și interacțiuni anterioare, chatbot-ul ERP AI este capabil să ofere îndrumări personalizate utilizatorilor. De exemplu, dacă îi cereți botului să vă spună performanța de marketing, acesta poate sugera să căutați care campanie a avut cele mai bune performanțe sau o foaie de rentabilitate a investiției specifice marketingului.

1. Răspuns simplificat la problemă

Proactivitatea este o caracteristică care diferențiază un ERP mediu de un software care are un impact cu adevărat asupra afacerii. Implementarea ERP AI acceptă alerte îmbunătățite în care utilizatorii pot interacționa cu notificarea de pe dispozitivele lor mobile sau PC.
În acest fel, în cazul unor evenimente excepționale, cum ar fi defecțiunea mașinii, livrarea întârziată sau probleme de inventar, utilizatorii pot cere botului mai multe informații pentru a lua măsuri în timp util.

Acum că am analizat beneficiile integrării AI chatbot-ului cu sistemele ERP, este esențial să înțelegem că pentru ca companiile să obțină acele avantaje specifice ERP AI chatbot, vor trebui să aibă o strategie solidă.

La Appinventiv, atunci când lucrăm la un proiect care implică dezvoltarea unui chatbot ERP AI, există câteva strategii cheie pe care le urmăm. Chiar dacă fiecare proiect este diferit, există unii factori care rămân aceiași în fiecare domeniu de cerință.

Factorii care determină succesul proiectului dumneavoastră ERP

Scop bine definit – Începem cu un obiectiv clar definit, care explică ceea ce doriți ca chatbot-ul să realizeze în cadrul sistemului dumneavoastră ERP. Setul de activități ar putea fi automatizarea sarcinilor, furnizarea de informații sau pur și simplu asistarea cu suport. Acest obiectiv ajută apoi la pregătirea datelor pentru chatbot-ul AI pentru ERP.

Selectați platforma AI potrivită – În ofertele noastre de servicii de dezvoltare AI, punem accent pe construirea chatbot-ului dvs. ERP pe stiva de tehnologie și modele AI care se aliniază cu software-ul local. Unele dintre opțiunile cu care lucrăm sunt: ​​Dialogflow, Microsoft Bot Framework sau chiar dezvoltarea personalizată cu Python și biblioteci precum NLTK sau spaCy.

Proiectați fluxuri conversaționale – O parte critică a efortului nostru de dezvoltare a chatbot-ului ERP AI constă în construirea de fluxuri conversaționale și dialoguri pentru chatbot, prin identificarea interogărilor comune ale utilizatorilor și construirea de răspunsuri în consecință. De asemenea, implementăm componente NLU pentru a ajuta chatbot-ul să înțeleagă eficient intenția și contextul utilizatorului. Acest lucru implică, de asemenea, instruirea chatbot-ului în limbajul și terminologia specifice industriei.

Implementați și monitorizați - După ce vă antrenăm chatbot-ul ERP AI cu interacțiunile reale ale utilizatorilor și îmbunătățim răspunsurile sale în timp, implementăm chatbot-ul în sistemul dvs. ERP sau dezvoltăm sistemul ERP activat AI și monitorizăm performanța acestuia analizând continuu interacțiunile utilizatorilor și perfecționând răspunsurile chatbot-ului.

Folosind aceste strategii pentru definirea celor mai bune cazuri de utilizare a chatbot-ului ERP AI, am dezvoltat și implementat peste 20 de soluții de planificare a resurselor întreprinderii, cel puțin 5 dintre ele având chatbot AI pentru ERP. Accentul pentru noi este întotdeauna pe crearea de software care oferă informații detaliate, în timp real, întrebărilor utilizatorilor. Investește astăzi în serviciile noastre de dezvoltare software pentru întreprinderi pentru a fi martor la capacitățile AI în ERP.

Întrebări frecvente

Î. Ce este un chatbot AI în contextul ERP?

A. ERP AI chatbot este o funcționalitate care este integrată în software cu scopul de a răspunde întrebărilor angajaților în timp real. Funcționează pe o arhitectură care preia interogările utilizatorilor, utilizează modele de învățare automată, NLP și AI pentru a înțelege contextul conversației și a le transforma în răspunsuri adecvate.

Î. Care sunt avantajele cheie ale utilizării chatbot-urilor AI în sistemele ERP?

R. Există o serie de beneficii/cazuri de utilizare a chatbot-ului ERP AI la care sunt martorii companiilor moderne. Unele dintre avantajele cheie includ – o mai bună eficiență, o productivitate îmbunătățită, oferirea de recomandări personalizate și o mai bună luare a deciziilor