Tot ce ar trebui să știți despre gestionarea activelor software

Pentru a spune simplu, Software Asset Management, cunoscut și sub numele de SAM, este o practică de afaceri care implică gestionarea și optimizarea achiziției, implementării, întreținerii, utilizării și eliminarea aplicațiilor software în cadrul unei organizații. Practic, SAM este folosit pentru a rezolva eventualele probleme legate de licențierea software-ului. Include toată infrastructura și procesele necesare pentru gestionarea, controlul și protecția eficientă a activelor software în toate etapele ciclului de viață al acestora.

Instrumentele de management al activelor software formează o subcategorie a instrumentelor de management al activelor IT. Ei automatizează activitățile necesare pentru a asigura conformitatea cu drepturile de licență software și reglementează costurile software. Acest lucru se realizează prin capturarea termenilor acordului de licență în cod, automatizarea colectării datelor de utilizare a software-ului și calculul implicațiilor costurilor. Rezultatul final este acela de a ajuta companiile să optimizeze cheltuielile pentru software.

Capabilitățile instrumentelor de gestionare a activelor software

După cum am menționat mai devreme, instrumentele de gestionare a activelor software sunt concepute pentru a asigura conformitatea cu termenii de licențiere software. Au câteva sisteme diferite care servesc diferite funcții, care în cele din urmă vin împreună pentru a asigura optimizarea și conformitatea licențierii software.

Sisteme de control al aplicațiilor

Ele restricționează și gestionează instalările de software pe dispozitivele utilizate de companie pentru a îmbunătăți securitatea și a minimiza alte riscuri. Oricât de mult acest sistem se ocupă în principal cu protecția datelor și detectarea fraudelor, Digital Guardian este unul dintre furnizorii de top care se ocupă de aceste probleme.

? Sisteme de gestionare a patch-urilor

Acestea automatizează implementarea de corecții software pentru a se asigura că computerele sunt actualizate și în conformitate cu cerințele relevante de securitate și productivitate.

? Sisteme de gestionare a licențelor

Astfel de sisteme oferă o arhivă perspicace pentru drepturile de licență, care va ajuta o companie să afle unde sunt sub-licențiate și, prin urmare, sunt expuse riscului de audit de conformitate sau supra-licențiate, caz în care cheltuiesc bani pentru achiziții inutile de software.

? Instrumente de catalog de produse

Aceste instrumente sunt folosite pentru a colecta detalii specifice despre produse, cum ar fi numele, ediția, versiunea și formularele de acord de licență pentru produsele utilizate de companie. Ajută la normalizarea convențiilor de denumire a produselor în cadrul companiei și permite maparea între alte instrumente de dezvoltare utilizate în soluția SAM compozită.

? Sisteme de management al cererilor

Ele facilitează angajaților să solicite aplicații software folosind un formular standardizat. În acest fel, companiile pot urmări achiziția de software și pot ști apoi dacă sunt necesare licențe suplimentare pentru a acoperi noua achiziție.

? Sisteme software de măsurare

Acestea permit urmărirea utilizării aplicațiilor software în rețea. În afară de asta, ele pot fi utilizate pentru a asigura aplicarea în timp real a conformității pentru aplicațiile licențiate.

Alte instrumente SAM includ inventarul de software și instrumentele de implementare a software-ului, care colectează detalii despre fișierele software, cum ar fi titlul, ID-ul produsului, dimensiunea, data, direcția și ediția din software-ul nou instalat și automatizează și, respectiv, urmăresc instalarea noilor aplicații.

Principalele beneficii ale managementului activelor software

În timp ce majoritatea managerilor IT implementează utilizarea instrumentelor SAM pentru a asigura conformitatea cu acordurile de licență și pentru a evita potențialele penalități, există o mulțime de alte beneficii care ar putea rezulta din utilizarea lor.

? Economii

Software Asset Management permite companiilor să-și simplifice sistemele de afaceri. Drept urmare, aceștia obțin un control mai mare asupra costurilor, precum și cunoștințele necesare pentru a dirija deciziile viitoare de investiții. O companie poate reduce cu peste 30% din costurile de cheltuieli pentru software, dar depinde foarte mult de cât de descentralizată este achiziția IT în cadrul companiei și, de asemenea, de contractele negociate cu furnizorii de software.

? Eliberează resursele de muncă

Prin automatizarea procesului de procesare a licentei software, o companie poate elimina pana la 50% din activitatile administrative. Acest lucru va elibera resurse, precum și volumul de muncă al departamentului IT, permițându-le să se concentreze asupra altor activități care pot adăuga valoare companiei.

? Scăderea riscurilor de conformitate

Majoritatea corporațiilor primesc cereri de audit cel puțin o dată pe an. Prin utilizarea instrumentelor de gestionare a activelor software, o companie nu are de ce să-și facă griji atunci când primește această solicitare. Acest lucru se datorează faptului că știu că sunt bine în conformitate, deoarece totul a fost rezolvat de instrumentele SAM.

Peste problemele de licențiere pe care managementul activelor software le va preveni

După cum s-ar fi menționat mai devreme, managementul activelor software joacă un rol important în reducerea licențelor excesive. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea companiilor se tem de o lipsă de licențe pentru software și ajung să obțină mai multe licențe decât au nevoie. Mai jos sunt câteva dintre problemele legate de licențele software   rezolvate prin managementul activelor software.

? Instalații necontrolate

Unele companii au luat măsuri pentru a se asigura că doar anumite persoane au drepturi de a face instalări în calculatoarele utilizate de companie (drepturi de administrator). Acestea pot fi uneori incomode, deoarece încetinesc avântul atunci când cineva trebuie să aștepte ca o persoană autorizată să acorde permisiunea pentru instalarea software-ului. Pentru a evita acest lucru, alte companii ar prefera să acorde tuturor autoritatea de a-și face instalările, ceea ce poate duce la instalarea de programe inutile. Cu SAM, companiile pot controla instalațiile, asigurându-se totodată că fluxul de lucru și impulsul nu sunt perturbate.

? Standardizarea Contractelor

De cele mai multe ori, companiile cu o mulțime de contracte software au o mulțime de licențiere excesivă. Cu multe contracte, este greu să păstrezi o imagine de ansamblu asupra drepturilor de licență ale organizației. Ca atare, găsiți un scenariu în care, dacă este nevoie de o nouă bucată de software, în loc să treceți prin sutele de contracte pentru a afla dacă software-ul este acoperit, este mai ușor să cumpărați o licență nouă. Dacă acest lucru continuă, descoperiți că o companie are mai multe licențe decât are nevoie. Instrumentele SAM potrivite pot ajuta la evitarea acestui lucru.

Managementul activelor software este o practică foarte importantă și fiecare companie, în special marile corporații, ar trebui să o adopte. Nu numai că face mai ușoară respectarea acordurilor de licență, ci și previne supra-licențele, care, la rândul lor, reduce costurile și îmbunătățește efectiv profitul companiei, lucru pe care toată lumea își dorește. Secretul managementului de succes al activelor software este să investești în tehnologia potrivită și să obții o echipă de profesioniști cu experiență care să supravegheze întregul proces.