De ce și cum să implementați un software de management al instalațiilor

În mediul de lucru din ce în ce mai complex de astăzi, organizațiile se concentrează pe construirea unei infrastructuri robuste pentru o creștere durabilă. Ea implică atât infrastructura fizică, cât și infrastructura de bază pentru procesele și sistemele care o guvernează. Indiferent dacă dețineți un șantier de construcții, o instituție de învățământ sau un birou corporativ, probabil că veți întâmpina numeroase probleme, deoarece este dificil să mențineți reglementările privind întreținerea și organizarea.

Un sistem de management al facilitatilor se afla in centrul organizatiei pentru a eficientiza procesele pentru a canaliza eficienta maxima si utilizarea infrastructurii. Managerii de unități trebuie să fie conștienți de platformele disparate și să le aducă într-o soluție integrată, ordonată și bine gestionată.

Numeroase sfaturi și ghiduri pentru managementul facilităților ajută la simplificarea și accelerarea procesului general de management. În această postare, vom înțelege de ce și cum să implementăm un software de management al facilităților, dar înainte de asta, haideți să punem în lumină elementele de bază ale managementului facilității, tipuri, caracteristici și multe altele.

Ce este Facility Management?

Conform Organizației Internaționale de Standardizare (ISO) , managementul facilității este o funcție organizațională care integrează oamenii, locul și procesele în mediul construit pentru a îmbunătăți calitatea vieții oamenilor și productivitatea activității de bază.

Asociația Internațională de Management al Facilităților (IFMA), cea mai recunoscută asociație profesională pentru managerii de facilități la nivel global, o definește ca „practica de coordonare a locului de muncă fizic cu oamenii și munca organizației”.

Managementul facilităților include instrumente, software și servicii care sprijină funcționarea, siguranța și sustenabilitatea afacerii. Câteva dintre activitățile de management al facilității implică:

• Managementul leasingului (administrare si contabilitate)
• Planificarea si managementul proiectelor de capital
• Întreținere și operațiuni
• Managementul energiei
• Experienta angajat si ocupant
• Management imobiliar
• Managementul situațiilor de urgență și continuitatea afacerii
• Managementul spațiului

Ce este un software de management al facilitatilor?

Software-ul de management al facilităților este un software personalizat conceput și dezvoltat pentru a optimiza managementul clădirilor. Permite organizațiilor să-și gestioneze programele generale de reparații și întreținere dintr-un tablou de bord bazat pe web sau dintr-o aplicație de gestionare a instalațiilor. Software-ul modern FM urmărește, de asemenea, să îmbunătățească finalizarea fluxului de lucru și să consolideze comunicarea în echipă.

În prezent, software-ul de management al facilităților face parte din întreprinderile mici până la mari, care le ajută să crească productivitatea activelor și să transforme elementele acționabile în rezultate semnificative. Soluțiile tehnologice permit managerilor cu mai multe unități să îndeplinească funcții multiple în cadrul întreținerii și reparațiilor continue, cum ar fi aprovizionarea și conformitatea contractorilor comerciali, programarea întreținerii, facturarea și analiza datelor.

Soluțiile bazate pe cloud ajută companiile să analizeze datele în timp real, cu măsuri de securitate suplimentare. De asemenea, ajută la analiza modelelor de cheltuieli de-a lungul timpului și ajută la reducerea costurilor, îmbunătățind în același timp comunicarea cu furnizorii de servicii și cu părțile interesate interne.

Să înțelegem acum tipurile de software de management al facilităților.

Tipuri de software de management al facilităților

În timp ce căutați soluții de sistem software de management al facilităților pentru întreprinderi, trebuie să fi întâlnit multe terminologii greu de descifrat. În prezent, pe piață, există diverse tipuri de software de management al facilităților care oferă diferite funcționalități la diferite niveluri pentru o afacere.

Mai jos sunt tipurile de software de management al facilităților disponibile astăzi pe piață.

Sistem integrat de management al locului de muncă

Un sistem integrat de management al locului de muncă sau IWMS este suita completă de instrumente pentru gestionarea instalațiilor. Cu IWMS, vă puteți ocupa de orice, de la portofoliul dvs. imobiliar până la crearea planurilor de etaj, planificarea întreținerii, controlul etc. Conform unei previziuni , implementarea soluțiilor IWMS duce la o reducere a consumului de energie cu 10%, o îmbunătățire a spațiului de lucru prin 40% și costurile de întreținere a instalației reduse cu 14%.

Managementul facilitatilor asistat de calculator

Software-ul de management al facilităților asistat de computer, alias CAFM, este un software de management al facilităților care le permite managerilor să îmbunătățească planificarea pe termen lung a spațiului, facilităților, bugetelor, întreținerii preventive și solicitărilor de servicii pentru clienți pentru a se conforma cu nevoile de afaceri. Ajută la planificarea, executarea și monitorizarea tuturor activităților implicate în managementul spațiului și al locului de muncă.

Sistem computerizat de management al întreținerii

CMMS sau sistemele computerizate de management al întreținerii sunt utilizate în mod obișnuit în industriile în care infrastructura fizică este critică. Este un software care centralizează datele de întreținere și procesează operațiunile de întreținere la timp. Câteva dintre funcțiile CMMS sunt registrul activelor, gestionarea resurselor și a muncii, managementul comenzilor de lucru, raportare, analiză și audit.

Managementul activelor întreprinderii

EAM sau managementul activelor întreprinderii este o suită de software, sisteme și servicii necesare pentru întreținerea și controlul echipamentelor operaționale. EAM se concentrează pe optimizarea calității și utilizării activelor, în același timp cu creșterea productivității și reducerea costurilor de operare. Acesta implică managementul muncii, întreținerea activelor, managementul lanțului de aprovizionare și inițiative EHS.

Un furnizor de servicii de dezvoltare software personalizat vă poate ajuta să proiectați, să dezvoltați și să implementați un software de management al instalațiilor care integrează diverse funcționalități care îndeplinesc cerințele dvs. de afaceri în timp real.

Caracteristicile unui software de management al facilitatilor

Software-ul de management al facilităților este dotat cu diverse caracteristici care îi definesc capacitățile. În prezent, instrumentele de management al instalațiilor devin din ce în ce mai inovatoare, integrate și avansate, cu funcții suplimentare. Iată câteva caracteristici pe care trebuie să le cunoașteți în timp ce căutați un software de management al instalațiilor:

Gestionare simplificată a comenzilor de lucru

Un software eficient asigură gestionarea simplificată a comenzilor de lucru în unitate. Personalul poate introduce cereri de întreținere direct în sistem, iar comenzile de lucru pot fi direcționate către contractori la tarife aprobate.

Platformă SaaS

Software-ul ca serviciu sau software-ul de management al facilităților de întreprindere bazat pe cloud atenuează creșterea instalărilor și actualizărilor software, eliminând în același timp nevoia de a suporta hardware suplimentar, reducând costurile de proprietate.

Integrari cu terte parti

Un sistem capabil de management al instalațiilor permite integrări fără întreruperi ale unor terțe părți, cum ar fi sistemele de contabilitate și de plată, pentru a minimiza erorile de introducere a datelor și pentru a automatiza procesele de plată și audit.

Director accesibil contractantului

Software-ul de management al instalațiilor asigură un director de contractori ușor accesibil, cu informații despre contract întreținute și actualizate în mod regulat. În plus, puteți accesa directorul pentru a găsi contractori calificați care posedă abilitățile potrivite pentru proiecte specifice.

Interfață de utilizator simplificată

Un tablou de bord al sistemului de management al facilității trebuie să ofere o interfață de utilizator curată, simplă și modernă. O interfață de utilizator simplificată reduce dezordinea în vizualizarea datelor echipei, accelerează timpul de antrenament și permite extinderea mai rapidă a echipei.

De ce ar trebui să implementați software de management al facilităților?

Rularea și gestionarea mai multor facilități simultan poate fi o provocare dacă o faci în mod tradițional. Trebuie să gestionați diverse sisteme de clădire, să păstrați un canal de comunicare în timp real și să utilizați eficient toate spațiile pentru a maximiza productivitatea și profitabilitatea companiei.

În loc să ruleze cu documente și o listă de verificare, software-ul de management al unităților păstrează totul centralizat într-un singur tablou de bord bazat pe web. Sarcinile repetitive sunt automatizate, iar resursele sunt utilizate în moduri care oferă facilități la un nivel eficient și productiv.

Mai jos sunt câteva motive care subliniază importanța software-ului de management al instalațiilor:

Reparații și întreținere automatizate

După cum sa discutat mai sus, un sistem de management al facilității asigură eficientizarea sarcinilor de reparații și întreținere, astfel încât administratorii de proprietăți și proprietarii de magazine nu trebuie să-și piardă timpul lucrând cu personalul de întreținere. Le permite să-și dedice energiile altor aspecte de afaceri, cum ar fi gestionarea vânzărilor și a livrărilor.

Cu software-ul de management al unității, cum ar fi IWMS, aceștia pot urmări și urmări starea unității în timp real, pot stabili programe de reparații din timp și pot automatiza emiterea cererilor de întreținere atunci când anumite condiții nu sunt îndeplinite.

Faceți clădirile eficiente din punct de vedere energetic

Clădirile comerciale și industriale, cum ar fi transportul, gazele și producția, au mai multe facilități și sisteme, cum ar fi HVAC, filtrarea apei și fulgerul, pentru a funcționa și necesită o cantitate mare de energie care necesită o cantitate mare de bugete operaționale.

Cu o soluție software capabilă de management al instalațiilor, puteți găsi modalități de a eficientiza energetic sistemele critice. Aceste soluții permit audituri energetice extinse pentru a determina care sisteme folosesc mai multă energie și unde nivelurile de energie pot fi reduse, menținând în același timp funcțiile de operare standard.

Prelungiți ciclul de viață al sistemelor și activelor

Un sistem de management al facilitatilor ajută organizațiile să profite la maximum de activele lor și să-și maximizeze ciclul de viață al serviciului cu instrumente și capabilități de management încorporate. Atunci când sistemele sunt întreținute în mod regulat, acestea funcționează eficient pentru perioade mai lungi. De asemenea, puteți obține rapoarte de întreținere pentru a analiza ce sisteme necesită întreținere instantaneu.

Vă ajută să planificați și să determinați cel mai bun moment pentru a programa reparațiile, întreținerea preventivă sau înlocuirea utilajelor. Atenuează timpul de nefuncționare a sistemului și crește productivitatea, generând o rentabilitate semnificativă a investiției.

Optimizați aspectul și instalarea sistemelor critice

Instalarea sistemelor critice poate săpa gropi adânci în buzunarele dvs., dar sistemele de management al unităților permit managerilor, arhitecților și inginerilor să vizualizeze o imagine cuprinzătoare a întregii unități pe un singur tablou de bord. Le permite să ofere un aspect mai optimizat pentru instalările de sistem.

Rapoartele de performanță, auditurile energetice și analizele ajută în mod cumulativ părțile interesate de afaceri să ia decizii mai bune care garantează performanța eficientă a sistemelor critice și oferă un ROI mai bun.

Cum se implementează software-ul de management al instalațiilor?

Implementarea unui software de management al facilității nu este doar o muncă de o zi; trebuie să cercetați cerințele organizației dvs., cum ar fi activitățile pe care trebuie să le desfășurați software-ul instalației dvs., cum vă poate ghida pentru o performanță mai bună și multe altele.

Mai jos sunt cele cinci faze prin care trece fiecare organizație pentru a implementa un software de management al facilităților:

Etapa I: Identificarea personalului

Este necesar să se înțeleagă personalul care va interacționa cu soluția de management al facilității. Posibilitățile includ aproape pe toată lumea, dar trebuie să-ți dai seama. De exemplu, angajații de la nivel de sol trimit bilete fixe prin portalul CMMS, managerii de departamente actualizează directorul de angajați existent, directorii de planificare se bazează pe date de bord perspicace pentru deciziile imobiliare și financiare, managerii de unități colectează și analizează acele date pentru a îmbunătăți locul de muncă și Administratorii IT integrează dispozitivele de birou prin sistem.

Determinați cine are nevoie de ce și de ce și evaluați anumite caracteristici, beneficii și funcții pentru a simplifica etapa următoare.

Etapa II: Dezvoltați-vă software-ul

Următoarea fază este dezvoltarea software-ului care se potrivește nevoilor dvs. de afaceri. Pentru dezvoltarea de software, fie puteți explora companii de software de gestionare a instalațiilor pentru a furniza soluții software gata de implementare, fie puteți să le dezvoltați de un furnizor de servicii de dezvoltare software personalizat. Nu există nicio îndoială că obținerea unui software personalizat de management al instalațiilor dezvoltat este cea mai bună abordare pentru etapa a doua.

Un software gata de utilizare poate să nu aibă toate funcționalitățile pe care le necesită afacerea dvs. sau poate avea unele funcționalități suplimentare de care nu aveți nevoie deloc, în orice caz, este o investiție costisitoare. În timp ce, când vine vorba de dezvoltarea de software personalizat, obțineți ceea ce aveți nevoie de fapt pentru afacerea dvs., împreună cu servicii de asistență pentru a asigura buna funcționare a software-ului.

Puteți utiliza informațiile culese pentru a lua decizii informate în procesul de dezvoltare a software -ului . Faza de dezvoltare a software-ului este crucială, deoarece implică implementarea cu acuratețe a software-ului dumneavoastră de management al instalației. Asigurați-vă că software-ul pe care îl alegeți îndeplinește criteriile pentru nevoile și așteptările dvs. de afaceri. Validați-vă MVP-ul în ceea ce privește fiecare aspect, cum ar fi interfața cu utilizatorul, oportunitățile de integrare, urmărirea rapoartelor etc.

Etapa III: Definiți și construiți sistemul

Acum că ați dezvoltat în sfârșit un software personalizat, este timpul să mapați fluxurile de lucru. Începeți prin a urma pașii de mai jos pentru a integra software-ul în operațiunile existente pentru a crea un sistem:

• Enumerați procesele și sarcinile pe care le puteți automatiza prin intermediul platformei
• Colectarea și analiza datelor pe care le puteți reînnoi în cadrul software-ului
• Configurați moduri de comunicare și colaborare integrate în software
• Renovați procesele manuale care trebuie reinstalate în software

Compania de dezvoltare software personalizat vă va ajuta să finalizați configurarea pentru afacerea dvs. și vă va ajuta să construiți și să eficientizați fiecare fațetă unică a sistemului.

Etapa IV: Programare și implementare

Înainte de a lansa sistemul software, testați-l și asigurați-vă că este dezvoltat în consecință. Această etapă este cunoscută și ca etapa de spălare, ceară și lustruire, în care sistemul este gata de implementare. Cu toate acestea, o lansare de testare poate perturba sistemele și frustra angajații, așa că trebuie să luați în considerare pașii finali înainte de implementare:

• Testați fluxurile de lucru și procesele pentru a vă asigura că funcționează conform planului
• Stabiliți acreditări pentru angajați ca permisiuni și cerințe de admitere
• Identificați conexiunile interdepartamentale, cum ar fi portalurile și fluxurile de lucru
• Rulați un audit de securitate și accesibilitate între mai multe aplicații

Etapa V: Normalizarea utilizării

Acum că ați implementat un sistem de management al facilității, faceți din acesta un standard pentru desfășurarea oricărei activități în organizație. Software-ul dvs. de management al instalațiilor ar trebui să fie coloana vertebrală a operațiunilor și a luării deciziilor. Cel mai bun mod de a observa rentabilitatea investiției este prin normalizarea utilizării acestuia pe diverse verticale din unitatea dumneavoastră.

Configurarea unui sistem de management al facilității este un proces progresiv pentru a vă asigura că îndepliniți cerințele locului de muncă pentru a crește enorm.

Concluzie

Tehnologia de management al facilităților încorporează noi îmbunătățiri în fiecare zi, cu implicarea noilor tehnologii care ajută la crearea de sisteme avansate durabile pentru a îndeplini cerințele standard de afaceri, oferind în același timp rezultate notabile. O soluție de management al instalațiilor ajută la identificarea modalităților mai bune de îmbunătățire a operațiunilor și a procedurilor de întreținere. Cu cele mai bune practici în joc, instalația dvs. se dovedește a fi mai proactivă și mai puțin reactivă.

Appinventiv, o companie de dezvoltare de software cu cea mai rapidă creștere la nivel global, vă poate ajuta să proiectați, să dezvoltați și să implementați un software personalizat eficient de gestionare a instalațiilor pentru a vă eficientiza procesele de afaceri. Suntem o echipă de peste 800 de inventatori care se adresează clienților la nivel global, oferindu-le soluții interactive care redefinesc experiențele software care oferă cea mai bună rentabilitate a investiției afacerii dumneavoastră. Contactați-ne pentru dezvoltarea software-ului dvs. personalizat de management al facilităților.

Întrebări frecvente:

Î: Care sunt analizele de date pe care un software de management al instalațiilor trebuie să le urmărească?

R: Analizele de gestionare a unităților includ tendințele, modelele și informațiile cheie ale datelor din unități. Există în principal 4 parametri pe care software-ul dumneavoastră de management al unității trebuie să le țină seama:

Descriptiv: arată ce se întâmplă acum pe baza datelor primite

Diagnostic: explică de ce datele sunt așa cum sunt și de ce au avut loc evenimentele

Predictiv: ajută la prognoza a ceea ce este probabil să se întâmple în viitor

Prescriptiv: instruiește și oferă sugestii cu privire la modul de influențare a datelor și de a face modificări de impact

Î: Care este cel mai bun software între IWMS, CAFM, CMMS și EAM?

A. Depinde de gradul de utilizare al afacerii. În funcție de cerințele dvs. de afaceri, puteți alege dintre IWMS, CAFM, CMMS și EAM. Cu toate acestea, un sistem integrat de management al locului de muncă oferă o suită completă care se potrivește aproape oricărei cerințe de afaceri.

Î: Care este rentabilitatea investiției software-ului de management al facilităților?

A. Software-ul de management al facilităților are un ROI puternic, mai ales atunci când gestionează și optimizează afaceri cu mai multe locații care urmează metodele tradiționale ale listelor de verificare pe hârtie. Pentru a calcula rentabilitatea investiției, înmulțiți cheltuielile totale anuale de întreținere cu procentul total al economiilor anuale. Scădeți costul implementării software-ului și economiile anuale totale ale eficienței pentru a determina rentabilitatea investiției.