Cum să le oferi angajaților tăi o mărire de salariu folosind modificarea regulii FLSA privind orele suplimentare

Indiferent ce ați crede despre regulile actuale privind salariile pentru orele suplimentare din Legea privind standardele echitabile de muncă, impactul acestora asupra pieței forței de muncă din SUA nu poate fi ignorat. Pe măsură ce piața se schimbă, se schimbă și reglementările. Aceste modificări aduse politicilor stabilite de DOL afectează milioane de angajați și angajatori la nivel național, iar ignorarea acestora poate duce companiile în multe probleme legale. Menținerea conformității într-o piață și un mediu legislativ în continuă schimbare vă cere să rămâneți alert și agil din punct de vedere operațional .

Modificarea FLSA din 2016, sub titlul atrăgător și memorabil „Regulă finală de actualizare a regulamentelor care definesc și delimitează scutirea pentru angajații executivi, administrativi și profesioniști”, reîmprospătează reglementările și criteriile pentru stabilirea scutirii de la Târg a angajaților cu guler alb. Protecția salariului minim și a orelor suplimentare din Legea privind standardele de muncă.

În esență, și aici doriți să vă aplecați, modificările aduse pragului de salariu pentru scutirea orelor suplimentare fac ca merită să le oferi angajaților care nu sunt scutiți o creștere a salariului pentru a reduce costurile orelor suplimentare. Cu toate acestea, doar dacă puteți dovedi că majoritatea îndatoririlor lor sunt „gulere albe”, deoarece atunci pragul de scutire este de doar 47.000 pe an.

Confuz? Ei bine, nu ești singurul. Așadar, haideți să dezvăluim exact cum dumneavoastră, în calitate de angajator, puteți rămâne în conformitate cu cele mai recente reglementări FLSA, puteți evita procesele legate de orele suplimentare, vă puteți menține salariile rentabile, oferind în același timp angajaților o mărire de salariu.

Care sunt cerințele privind plata orelor suplimentare ale FLSA?

FLSA stabilește standardele pentru salariul minim pe care angajatorii trebuie să le plătească majoritatea angajaților lor și, de asemenea, stabilește linii directoare pentru plata orelor suplimentare obligatorii:

Un angajator care solicită sau permite unui angajat să lucreze ore suplimentare este, în general, obligat să plătească plata primei angajatului pentru astfel de muncă suplimentară. Angajații acoperiți de Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) trebuie să primească plăți suplimentare pentru orele lucrate mai mult de 40 într-o săptămână de lucru de cel puțin o dată și jumătate din ratele lor normale de salariu. FLSA nu solicită plata orelor suplimentare pentru munca în zilele de sâmbătă, duminică, sărbători sau zile obișnuite de odihnă, cu excepția cazului în care orele suplimentare sunt lucrate în astfel de zile. (Sursa: DOL)

Sună destul de simplu, dar acum devine puțin mai complicat. Nu toți angajații sunt acoperiți de cerințele FLSA privind orele suplimentare și salariul minim. FLSA permite excepții de la regulă pentru anumiți angajați care lucrează în locuri de muncă administrative, profesionale, executive, foarte compensate, vânzări externe și profesioniști în domeniul computerelor.

Pentru a fi clasificați drept scutiți, angajații trebuie să răspundă unor criterii foarte specifice stabilite de DOL. Această exceptare de la FLSA este uneori denumită scutire „guler alb” sau „EAP”:

Din 1940, reglementările Departamentului au cerut în general îndeplinirea fiecăruia dintre cele trei teste pentru a se aplica scutirea EAP a FLSA: (1) angajatul trebuie să primească un salariu prestabilit și fix care nu este supus reducerii din cauza variațiilor de calitate sau cantitatea de muncă prestată („testul bazei salariale”); (2) cuantumul salariului plătit trebuie să îndeplinească o sumă minimă specificată („testul nivelului salarial”); și (3) sarcinile de serviciu ale angajatului trebuie să implice în primul rând sarcini executive, administrative sau profesionale, așa cum sunt definite de reglementări („testul îndatoririlor”). (Sursa: DOL)

Parametrii stabiliți pentru clasificarea angajaților scutiți tind să se modifice din când în când prin hotărârile DOL. Cea mai recentă este Hotărârea definitivă din mai 2016, care a intrat în vigoare la 1 decembrie 2016.

Ce s-a schimbat cu modificarea din 2016 la regula FLSA privind orele suplimentare?

Dacă s-a întâmplat să dai clic pe linkul de mai sus către documentul privind hotărârea finală, s-ar putea să te sperii puțin. Mai mult de opt sute de pagini de text în limbajul legal DOL sunt suficiente pentru a adormi pe oricine sau, dacă slujba lor îi cere să citească cu adevărat totul, să le provoace un atac de anxietate. Cu toate acestea, acest amendament se concentrează în primul rând pe actualizarea nivelurilor de remunerare și compensare necesare pentru ca lucrătorii EAP să fie clasificați ca scutiți de cerințele FLSA privind plata orelor suplimentare.

Regula finală din 2016 a DOL a crescut la cerința de salariu minim pentru clasificarea scutirilor administrative, profesionale și executive de la 455 USD pe săptămână (sau 47.476 USD anual) pentru un post cu normă întreagă. Pentru angajații foarte remunerați, ștacheta a fost ridicată, de la un salariu anual de 100.000 USD la 134.004 USD.

Tuturor le plac bonusurile și plățile de stimulente. Cu modificarea DOL din 2016, veți face și dvs. Pentru prima dată, reglementările FLSA permit angajatorilor să folosească bonusuri, comisioane și plăți de stimulente pentru a satisface până la 10% din cerințele salariale minime pentru scutirile administrative, profesionale și executive.

Este important de reținut că bonusurile nediscreționare sunt, în general, definite ca bonusuri promise sau convenite în avans. Surprizele nu contează. În plus, aceste plăți pot fi incluse doar dacă sunt plătite cel puțin trimestrial.

Începând cu 1 ianuarie 2020, DOL va publica ajustări ale cerințelor salariale pentru clasificarea angajaților scutiți. Aceste actualizări vor fi publicate la fiecare 3 ani și nu ar trebui să surprindă angajatorii și contabilii, deoarece toate tarifele actualizate vor fi publicate în Registrul Federal și pe site-ul web al Diviziei Salari și Oră cu cel puțin 150 de zile înainte de data intrării în vigoare. Acest lucru vă oferă mult timp să vă pregătiți.

În conformitate cu reglementările FLSA privind orele suplimentare astăzi

Odată cu intrarea în vigoare a ajustărilor pragului salarial ale regulii finale a DOL din 2016, milioane de lucrători americani au trecut linia dintre clasificarea angajaților scutiți și cei neexcuți. Pentru a rămâne conformi, angajatorii trebuie să asigure o clasificare adecvată a angajaților în orice moment. Toți angajatorii sunt obligați să mențină o urmărire exactă a timpului și să înregistreze integritatea pentru a menține rentabilitatea salariilor .

Clasificarea corectă (și reclasificarea) a angajaților dvs. conform celor mai recente linii directoare FLSA este primul pas către respectarea reglementărilor privind orele suplimentare. Ar trebui să vă verificați în mod regulat clasificările angajaților și să nu așteptați actualizările de reglementare. Statutul de scutire a angajaților se poate schimba nu numai ca urmare a ajustărilor pragului salarial (care va avea loc la fiecare 3 ani de la 1 ianuarie 2020), ci și a altor circumstanțe, cum ar fi schimbări organizaționale.

De exemplu, un angajat care nu mai îndeplinește sarcini incluse în criteriile de scutire sau câștigă mai puțin de 913 USD pe săptămână, ar trebui reclasificat imediat ca neexceptat, pentru a fi plătit pentru ore suplimentare în conformitate cu reglementările DOL .

O modificare a clasificării unui angajat, precum cea din exemplul de mai sus, poate deveni costisitoare pentru angajator. Nu există nicio modalitate de a ocoli testul îndatoririlor în stabilirea scutirii, dar este posibil să reduceți cheltuielile prin creșterea salariului unui angajat pentru a-l face eligibil pentru scutire. Așadar, merită să comparați costurile de creștere a salariului de bază pentru angajații scutiți cu opțiunea de a-i reclasifica ca ne-scutiți și de a le plăti orele suplimentare conform cerințelor FLSA.

De exemplu, un angajat al cărui salariu este semnificativ mai mic de 913 USD pe săptămână și rareori lucrează ore suplimentare este mai bine clasificat ca neexceptat, indiferent de rolul său în organizație. Cu toate acestea, pentru un angajat al cărui salariu este aproape de aceeași sumă săptămânală și are tendința de a lucra mai mult de 40 de ore pe săptămână în mod regulat, ar putea fi mai rentabil să-și crească salariul pentru a-și menține statutul de scutire .

Acuratețea și integritatea datelor utilizate pentru salarizare sunt cruciale pentru conformitatea cu reglementările DOL, indiferent de plățile și politicile pentru orele suplimentare. În plus, înregistrările istorice de prezență vă pot ajuta să identificați angajații a căror clasificare s-ar putea modifica în conformitate cu noul FLSA, astfel încât să puteți lua măsuri înainte de a vă costa.

[tg_shortcode id="1631″]

Evitarea proceselor de salarizare a orelor suplimentare și a auditurilor DOL

Odată cu noile reguli în vigoare, întreprinderile mici cu clasificări depășite ale angajaților vor fi cu siguranță o pradă ușoară a auditurilor DOL . Dar acesta nu este singurul motiv pentru a vă asigura că gestionarea prezenței în afaceri este în conformitate cu cerințele FLSA.

Având în vedere că 42% din cauzele cu salariul și orele de judecată sunt legate de orele suplimentare și, din moment ce doriți să evitați să fiți târât în ​​instanță, este logic să țineți o evidență exactă a orelor suplimentare în conformitate cu reglementările. Cu toate acestea, ținerea evidenței OT poate fi dificilă atunci când clasificarea unui angajat se schimbă în non-exceptat, în timp ce continuați să-i plătiți ca scutit. Atât DOL, cât și angajatul menționat mai sus vă pot costa mai mult decât reputația dvs. de angajator.

Nu doriți să lăsați descoperirea clasificării greșite a angajaților în seama DOL sau a angajatului. Vrei să ai un software bun de salarizare care să te ajute să fii la curent cu schimbările pe măsură ce acestea au loc, astfel încât să poți lua măsuri. Auto-auditul este un început bun pentru întreprinderile foarte mici, în timp ce IMM-urile aleg adesea furnizori externi de servicii pentru a efectua auditurile în mod regulat.

Dacă îl asculți pe GI Joe și ar trebui să îl asculți întotdeauna pe GI Joe, cunoașterea este jumătate din luptă. Este adevărat și în acest caz. Informați-vă și informați angajații cu privire la politicile companiei privind orele suplimentare și modificările statutului lor de scutire este singura modalitate de a vă asigura că angajații dvs. respectă conformitatea și productivitatea .

Oferirea angajaților dvs. de cunoștințe corporative importante, cum ar fi politicile de telemuncă sau manualele angajaților, vă poate economisi pe statul de plată și poate preveni acele procese nedorite după fapt.

Viitorul este acum, iar tehnologia este aici pentru a transforma conformitatea și eficiența costurilor dintr-o durere în ceva ce faci foarte bine.

Aplicațiile mobile de urmărire a timpului oferă funcții precum alerte de ore suplimentare în timp real, trimise atât la telefoanele mobile ale angajatului, cât și ale managerului. Aplicațiile de partajare a documentelor pun politicile pentru orele suplimentare în palmele angajaților tăi, astfel încât nimeni să nu poată pretinde că nu le-a primit niciodată, mai ales când se fac modificări.

Dar pentru o conformitate totală, fără efort, o aplicație de urmărire a timpului care se integrează perfect în soluția dvs. de salarizare este cea mai rapidă și mai ușoară cale.

Starea de drept

În acest moment, modificările orelor suplimentare ale FLSA din 2016 sunt înghețate în limbul legal, prin amabilitatea unui judecător din Texas, care a decis că nivelul salarial al Regulii finale a depășit autoritatea Departamentului și a concluzionat că Regula finală este invalidă. Cel mai recent comunicat de presă al DOL precizează că:

La 31 august 2017, judecătorul Amos Mazzant de la Curtea de District din SUA a pronunțat o hotărâre sumară împotriva Departamentului Muncii în cauze consolidate care contestă Regula finală a orelor suplimentare. Instanța a reținut că nivelul salarial al Regulii finale a depășit autoritatea Departamentului și a concluzionat că Regula finală este invalidă. În octombrie 2017, Departamentul Muncii a lansat un recurs împotriva deciziei judecătorului. Odată ce această contestație este înscrisă, Departamentul de Justiție va depune o moțiune la al cincilea circuit pentru a suspenda recursul în timp ce Departamentul Muncii reevaluează nivelul salariului pentru scutire.

Pentru a complica lucrurile și mai mult, trebuie să luați în considerare legile de stat care pot avea reguli diferite pentru orele suplimentare care cer un nivel de salariu mai mare sau mai mic pentru scutirea de salariu pentru orele suplimentare. Exemple bune sunt California și Samoa Americană.

Vrei să fii un angajator care respectă legea și să eviți acele audituri DOL temute și procese pentru orele suplimentare. Dar legiuitorii de stat și agențiile federale nu sunt pe cale să vă faciliteze lucrul, așa că nu aveți de ales decât să acordați atenție și să efectuați ajustări ale salariilor înainte de a apărea problemele.

Rețineți că orice modificări sunt implementate orelor suplimentare FLSA - va trebui să țineți întotdeauna o evidență exactă a stărilor de scutire a angajaților și a situației orelor suplimentare. Dacă sunteți în topul scutirilor de la FLSA, probabil vă va economisi bani și, în același timp, vă va permite să oferiți angajaților dvs. măriri. În cele din urmă, urmărirea stărilor de scutire vă va ajuta să evitați litigiile costisitoare, așa că nu uitați să fiți cu ochii pe premiul FLSA.