Cum să scrieți un e-mail oficial care obține rezultate (cu șabloane)
Publicat: 2023-09-13
- 20 august 2023
Cuprins
Ați fost vreodată în mijlocul scrierii unui e-mail și v-ați oprit să vă întrebați dacă sunteți prea casual? Indiferent dacă sunteți un agent de vânzări care compune un e-mail oficial, trimite o întrebare profesională sau lucrezi cu un client nou, există câteva bune practici de urmat dacă vrei să obții rezultate.
Cum să scrii un e-mail formal în 9 pași
Urmați acești nouă pași pentru a transmite tonul potrivit pentru următorul dvs. e-mail formal, fie că este vorba despre prima dvs. de informare sau de o continuare.
1. Luați în considerare adresa dvs. de e-mail
Când trimiteți un e-mail oficial de la adresa dvs. de e-mail personală, este important să vă asigurați că arată profesional și reflectă cu acuratețe tonul pe care doriți să îl obțineți.
Dacă încă mai folosești unul de ani în urmă cu litere fără sens, șiruri de numere aleatorii, echipa ta sportivă preferată sau orice altceva care ar putea fi considerat neprofesionist de către un asociat sau un client, este timpul pentru o actualizare. Cea mai bună adresă de e-mail pentru trimiterea de e-mailuri formale tinde să fie o combinație între numele și prenumele dvs.
2. Utilizați fonturile potrivite
Albastrul ar putea fi culoarea ta preferată, dar asta nu înseamnă că este potrivită ca culoare de text pentru un e-mail formal. În aceeași notă, deși este posibil să aveți un font preferat atunci când trimiteți mesaje prietenilor și familiei, rămâneți la stiluri fără distragere pentru e-mailurile formale - Arial, Calibri sau Times New Roman.
Vrei ca mesajul tău să fie ceea ce atrage atenția cuiva, nu fontul pe care îl alegi.
3. Alegeți cu atenție subiectul
Mai scurt este mai bine - într-o anumită măsură. Potrivit Kinsta, majoritatea liniilor de subiect ale e-mailului au 100 de caractere sau mai puțin, dar punctul ideal pentru rate mai mari de deschidere și de clic este între 110 și 140 de caractere.
Există câteva lucruri de luat în considerare atunci când scrieți subiectul:
- Cine este publicul tău? Subiectul dvs. va arăta diferit atunci când trimiteți un e-mail oficial unui manager de marketing față de un coleg profesionist.
- Ce le pasă cititorilor tăi? În afară de adresa ta de e-mail, subiectul e-mailului tău formal este ceea ce oferă cititorului prima impresie despre tine. Atrageți-i să-l deschidă concentrându-se pe ceea ce le pasă, fie că este vorba despre punctele dureroase ale clienților sau despre o conexiune reciprocă.
Unul dintre cele mai importante aspecte ale liniei dvs. de subiect este că trebuie să reflecte cu acuratețe mesajul e-mailului dvs. formal. Subiectele spam sunt o modalitate excelentă de a pierde încrederea și credibilitatea.
Aveți nevoie de câteva idei de subiect? Consultați aceste bune practici și exemple .
4. Folosiți salutul potrivit
Odată ce acești trei pași sunt îndepliniți, este timpul să alegeți un e-mail formal de întâmpinare adecvat. Păstrați salutările obișnuite, cum ar fi „Hei” și „Bună”, pentru prietenii și familia dvs.
Câteva salutări formale prin e-mail care poartă tonul potrivit includ:
- Buna ziua
- Salutari
- dragă
Dacă trimiteți un e-mail unui potențial sau asociat de afaceri, este necesar un ton mai formal. De asemenea, doriți să includeți întotdeauna numele destinatarului. Dacă nu îl știi, găsește-l. Dacă acest lucru nu este plauzibil, vă puteți adresa e-mailului oficial „Pe cine poate viza” sau „Echipă de vânzări”, „Echipă de marketing” etc., dar acele salutări nu ar trebui să fie niciodată prima alegere.
5. Prezentați-vă în mod corespunzător
Prima propoziție a e-mailului formal ar trebui să vă prezinte pe dumneavoastră și compania dumneavoastră pe scurt. Destinatarul nu are nevoie de povestea ta de viață.
Iată câteva sfaturi despre cum să te prezinți oficial prin e-mail:
- Ține-l pe scurt. Dacă luați mai mult de o propoziție pentru a vă prezenta, probabil că cititorul va trece peste întregul paragraf.
- Conduceți cu o întrebare. „Ați putea folosi mai mult trafic web? Sunt John Smith cu GenericSEOCompany și aș dori să ajut.”
Rețineți că cititorul vrea să știe ce puteți face pentru ei; nu sunt la fel de interesați de cine ești sau de ce faci ceea ce faci (încă).
6. Tăiați puful
E-mailurile formale ar trebui să fie întotdeauna scurte și la obiect. Este mai bine să trimiteți un e-mail cu două sau trei propoziții decât să includeți informații irelevante. În aceeași notă, nu trimiteți e-mailurile ca un singur bloc mare de text - despărțiți-l folosind paragrafe scurte și puncte.
Bucățile de text îngreunează destinatarului să găsească punctele principale ale e-mailului tău formal. Formatarea e-mailului pentru a include o mulțime de spațiu alb facilitează citirea și găsirea informațiilor importante; de asemenea, crește probabilitatea de a primi un răspuns.
7. Încheiați-o în mod corespunzător
Ești gata să-l închei? Asigurați-vă că încheiați e-mailul formal în mod corespunzător.
Ca și salutul dvs., lăsați frazele ocazionale pentru a coresponde cu familia și prietenii. De exemplu, în loc să se încheie cu „Mulțumesc”, mergeți cu „Mulțumesc” mai formal.
Unele închideri formale de e-mail care poartă tonul potrivit sunt:
- Cu sinceritate
- Cu respect
- Salutări
- Aşteptăm cu nerăbdare să auzim veşti de la dumneavoastră
Odată ce ați creat o relație cu corespondentul dvs., puteți alege câteva finaluri formale mai casual și mai distractive de e-mail. Până atunci, rămâneți cu frazele formale de încheiere enumerate mai sus.
8. Nu uita de o semnătură profesională
Adresa de e-mail și linia de subiect îi oferă destinatarului prima impresie despre tine, iar semnătura ta de e-mail îi lasă cu ultima.
O semnătură formală de e-mail ar trebui să includă:
- Numele complet
- Denumirea funcției
- Informații de contact
- Link-uri către profilurile dvs. relevante din rețelele sociale
Nu vă mulțumiți cu o semnătură plictisitoare, generică - consultați cei mai buni generatori de semnături de e-mail pentru e-mailuri de afaceri și formale.
9. Verificați (și corectați din nou)
Odată ce ați trimis e-mailul formal, nu mai aveți cale de întoarcere. Chiar dacă îl citești de mai multe ori înainte de a apăsa trimite, este ușor să treci cu vederea greșelile simple.
Grammarly și Hemingway sunt ambele instrumente gratuite pe care le puteți folosi pentru a detecta greșelile de ortografie și greșelile gramaticale pe care este posibil să le fi ratat.
Cele mai importante lucruri pe care trebuie să le verificați de două ori, de trei ori și de patru ori sunt numele destinatarului și numele companiei acestuia - dacă ați deschide un e-mail și numele dvs. a fost scris greșit, v-ați deranja chiar să îl citiți? Probabil ca nu. Același lucru este valabil și pentru numele companiei: Milkshake și Mailshake sunt două lucruri foarte diferite.
10 șabloane formale de e-mail de folosit în 2023
Pentru a finaliza articolul, iată încă 10 șabloane formale de e-mail pe care le puteți personaliza și utiliza.
1. Cerere de informații
Subiect: Solicitare de informații despre [Produs/Serviciu]
Stimate [Numele Destinatarului],
Numele meu este [Numele tău] de la [Compania ta]. Mă contactez pentru a căuta mai multe informații despre [Produsul/Serviciul].
Ați putea vă rog să oferiți informații detaliate sau să sugerați un moment potrivit pentru o discuție?
Vă mulțumesc anticipat,
[Semnătura ta de e-mail]
2. Cerere de întâlnire
Subiect: Solicitare de întâlnire la [Data]
Bună ziua [Numele destinatarului],
Acesta este [Numele tău] de la [Compania ta]. Aș dori să aranjez o întâlnire pe [Data] pentru a discuta [Subiect]. Vă rog să-mi spuneți disponibilitatea dvs.
Salutări,
[Semnătura ta de e-mail]
3. Urmărire după o întâlnire
Subiect: Acțiuni și note de la întâlnirea noastră
Stimate [Numele Destinatarului],
Vă mulțumesc pentru întâlnirea cu mine la [Date]. Am compilat o prezentare generală a elementelor de acțiune și a punctelor de remarcat. [Scurtă listă de puncte]. Să discutăm pașii suplimentari.
Cu sinceritate,
[Semnătura ta de e-mail]
4. Propunere de afaceri
Subiect: Propunere de afaceri de la [Compania dvs.]
Bună ziua [Numele destinatarului],
Sunt [Numele tău] de la [Compania ta]. Avem o propunere de afaceri de care ar putea beneficia ambele părți. [Descrieți pe scurt propunerea]. Putem discuta asta mai detaliat?
Cu respect,
[Semnătura ta de e-mail]
5. Cerere de locuri de muncă
Subiect: Cerere de locuri de muncă la [Numele companiei]
Salutari,
Sunt [Numele dvs.], sunt interesat de postul [Titlul postului] la stimata dumneavoastră companie. [Descrieți pe scurt calificările și experiența dvs.]. Am putea discuta mai departe despre asta?
Salutări,
[Semnătura ta de e-mail]
6. Solicitare de feedback de la client
Subiect: Solicitare pentru feedback-ul dvs. valoros
Stimate [Numele Destinatarului],
Sunt [Numele tău], [Poziția ta] la [Compania ta]. Apreciem opinia dvs. și am aprecia feedback-ul dvs. despre [Produs/Serviciu].
Mulțumesc,
[Semnătura ta de e-mail]
7. E-mail de scuze
Subiect: Scuzele noastre sincere pentru [problemă]
Stimate [Numele Destinatarului],
Ne pare rău să vă informăm că [descrieți problema]. Lucrăm cu sârguință pentru a rezolva acest lucru și ne cerem scuze pentru orice inconvenient cauzat.
Cu sinceritate,
[Semnătura ta de e-mail]
8. Cotatie de pret
Subiect: Ofertă de preț pentru [Produs/Serviciu]
Bună ziua [Numele destinatarului],
Vă mulțumim pentru interesul față de [Produsul/Serviciul] nostru. Se ataseaza oferta conform cererii dvs. Să discutăm mai multe detalii.
Salutări,
[Semnătura ta de e-mail]
9. Invitație la un eveniment
Subiect: Invitație la [Eveniment] pe [Data] – RSVP
Salutări [Numele destinatarului],
Suntem încântați să vă invităm la [Eveniment] pe [Data]. Vă rugăm să găsiți detaliile evenimentului atașat. Cu toate acestea, spațiul și băuturile răcoritoare pentru oaspeți sunt limitate, așa că vă rugăm să răspundeți înainte de a participa la eveniment.
Așteptăm cu nerăbdare să ni te alături și sperăm că vei reuși.
Salutări calde,
[Semnătura ta de e-mail]
10. Anunț de actualizare a produsului
Subiect: Funcții noi interesante în [Numele produsului]
Bună ziua [Numele destinatarului],
Suntem încântați să anunțăm câteva funcții noi pentru [Numele produsului]. Aceste caracteristici [descrieți-le pe scurt aici]. Credem că aceste modificări vor [descrie beneficiile]. Să programăm un apel pentru a vă prezenta aceste îmbunătățiri.
Salutări,
[Semnătura ta de e-mail]
Scrierea unui e-mail formal nu trebuie să fie o provocare. Urmați acești nouă pași și veți fi gata să trimiteți e-mailuri profesionale, formale, care au rezultate. Dacă doriți să stăpâniți arta informației prin e-mail, consultați cursul nostru gratuit Cold Email Masterclass.
