Ghidul complet de resurse umane pentru întreprinderile mici în 2022

În calitate de proprietar sau manager de mică afacere, ești obișnuit să porți multe pălării. Nu numai că sunteți responsabil pentru supravegherea strategică și conducerea afacerii dvs., dar sunteți și foarte implicat în sarcinile de zi cu zi, mai ales când vine vorba de HR.

Însă domeniul de aplicare al funcțiilor HR, chiar și pentru o afacere mică, este vast. Îți poate copleși rapid timpul și s-ar putea să te trezești petrecând ore întregi cu documentele și administrarea resurselor umane. Abia ai timp suficient pentru a te asigura că nimic nu scapă printre crăpături, cu atât mai puțin să te concentrezi pe dezvoltarea și creșterea afacerii tale.

Deloc surprinzător, a avea suficient timp pentru a face totul este una dintre primele cinci griji pentru proprietarii de afaceri mici.

De aceea apare inevitabil nevoia de a delega HR – fie unei alte persoane, fie unei echipe din cadrul organizației dumneavoastră. Dar de unde știi când este momentul potrivit să faci asta? Și cum înființați o persoană sau o echipă de HR dedicată?

Citiți mai departe pentru a afla!

Ce este HR?

HR înseamnă resurse umane. Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM) definește managementul resurselor umane ca fiind „procesul de gestionare a angajaților unei organizații... pentru a îndeplini în mod eficient obiectivele unei organizații”.

O echipă de resurse umane este responsabilă în ultimă instanță pentru întreaga experiență a angajaților, de la angajare până la reziliere, demisie sau pensionare – și tot ce se află între ele.

Aceasta include:

• Recrutare și reținere
• Gestionarea compensațiilor și beneficiilor
• Salarizarea, inclusiv respectarea taxelor
• Satisfacția, implicarea, siguranța și bunăstarea angajaților
• Onboarding și offboarding
• Rapoarte de performanta
• Recompensele și recunoașterea angajaților
• Dezvoltarea și menținerea resurselor angajaților, cum ar fi manuale de instruire și manuale pentru angajați
• Crearea culturii companiei
• Participarea și comunicarea angajaților
• Antrenament și dezvoltare
• Urmărirea timpului și prezența
• Respectarea legislației muncii

Întreprinderile mici se confruntă cu problemele de resurse umane din momentul în care își angajează primul angajat. Cu doar o mână de personal, ar putea fi posibil să gestionezi singur sarcinile de resurse umane, pe lângă responsabilitățile de management și proprietate. Dar, pe măsură ce afacerea dvs. crește, este ușor să vedeți cum această listă devine prea mult pentru ca o singură persoană să o gestioneze singură!

Funcții cheie de resurse umane pentru întreprinderile mici

Domeniile cheie ale resurselor umane pentru întreprinderile mici sunt:

1. Recrutare și reținere
2. Compensatii si beneficii
3. Implicarea angajaților
4. Antrenament și dezvoltare
5. Respectarea legislației muncii.

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre acestea și de ce sunt importante pentru afacerea ta.

Atragerea și reținerea talentelor de top este una dintre cele mai importante funcții de resurse umane pentru întreprinderile mici. Dar nu vine ieftin. Practicile de recrutare și păstrare de calitate necesită timp și bani pentru a fi dezvoltate și puse în aplicare.

Recrutarea implică pregătirea fișelor postului, crearea unui cadru pentru deciziile de angajare, gestionarea procesului de recrutare, inclusiv interviurile, completarea documentelor de conformitate, cum ar fi contractele de muncă și documentele de eligibilitate pentru muncă și proiectarea și implementarea unui proces de onboarding.

Diversitatea, echitatea și incluziunea (DEI) este un aspect important al recrutării pentru companiile de toate dimensiunile. DEI trebuie să fie mai mult decât un gest simbolic. Trebuie să pătrundă fiecare nivel și funcție a organizației dvs., inclusiv HR. DEI este un factor important în atragerea talentelor de top – aproape 80% dintre angajați doresc să lucreze pentru o organizație care apreciază DEI.

Pe lângă atragerea de noi talente, HR este responsabilă și de politicile și practicile de reținere. Strategiile menite să crească satisfacția și implicarea angajaților, precum și formarea și dezvoltarea, sunt modalități bune de îmbunătățire a reținerii angajaților.

HR este de obicei responsabil pentru determinarea filozofiei de compensare a unei organizații, a strategiei de compensare și a structurii de salarizare, inclusiv salariul de bază și salariul suplimentar.

Când proiectați o structură de salarizare, trebuie să fiți conștienți de orice salariu minim legal, precum și de ceea ce concurența dvs. oferă angajaților.

O parte importantă a pachetului dumneavoastră de compensare este beneficiile angajaților, cum ar fi asigurarea de sănătate, concediul plătit, programul de lucru flexibil, comisioanele și programele de bunăstare a angajaților. Beneficiile contează pentru angajați. Deși salariul este important, 79% dintre angajați ar accepta beneficii noi sau suplimentare în cazul unei creșteri de salariu.

La fel ca salariul minim legal, este important să identificați orice beneficii pe care trebuie să le furnizați prin lege. Acestea depind de locația dvs. și pot include beneficii precum compensarea lucrătorilor, concediu plătit și asigurare de invaliditate.

Un alt aspect al compensației este salariul și impozitele. Chiar și pentru întreprinderile mici cu angajați limitati, aceste procese pot deveni rapid complexe și consumatoare de timp. Mulți proprietari de afaceri mici subestimează cât timp poate dura salarizarea, care poate fi de aproape cinci ore în fiecare perioadă de plată.

Implicarea angajaților este legătura pe care o are un angajat cu o organizație și cu obiectivele acesteia. Joacă un rol important în succesul afacerii tale. Vă poate afecta în mod direct profitabilitatea – angajații angajați sunt mai productivi și mai puțin probabil să lipsească de la serviciu. Pe de altă parte, 74% dintre angajații dezangajați activ caută noi locuri de muncă sau sunt cu ochii pe alte oportunități.

HR se ocupă de proiectarea strategiilor și proceselor care abordează orice probleme de bază care afectează implicarea, cum ar fi creșterea moralului angajaților. Procedând astfel, îmbunătățește reținerea și rezultatul final.

Oferirea de oportunități de dezvoltare profesională continuă angajaților dvs. este crucială pentru creșterea nivelurilor de motivație și implicare. Angajații sunt înfometați de șanse de a învăța noi abilități. Într-un sondaj Deloitte, aproape 80% dintre Millennials au identificat formarea formală la locul de muncă, formarea la locul de muncă și dezvoltarea profesională ca fiind importante pentru a-i ajuta să performanțeze cât mai bine.

Un program de instruire și dezvoltare bine conceput ajută, de asemenea, să pregătească angajații pentru promoții interne, economisindu-vă costul recrutării externe.

Responsabilitățile de formare și dezvoltare ale resurselor umane includ pregătirea unui manual pentru angajați care stabilește misiunea companiei dumneavoastră, valorile de bază, așteptările angajaților, politicile companiei și procedurile disciplinare și de reziliere.

Chiar și pentru întreprinderile mici, există o gamă largă de legi și reglementări ale muncii care guvernează interacțiunile angajaților. Una dintre funcțiile principale ale resurselor umane este să urmărească orice evoluție a legislației și reglementărilor muncii și să se asigure că organizația dumneavoastră le respectă pe deplin.

De exemplu, întreprinderile mici din SUA trebuie să își ia în considerare obligațiile în temeiul unei serii de legi federale, inclusiv:

• Legea privind securitatea și sănătatea în muncă din 1970
• Titlul VII din Legea drepturilor civile din 1964
• Legea privind discriminarea în funcție de vârstă în angajare din 1967
• Titlurile I și V din Legea americanilor cu dizabilități din 1990
• Legea concediului de familie și medical
• Legea privind standardele echitabile de muncă
• Legea națională a relațiilor de muncă

Costul nerespectării reglementărilor poate fi mare, ceea ce duce la amenzi mari sau alte sancțiuni. Alte costuri includ deteriorarea reputației și perturbarea afacerii dvs. în timp ce vă ocupați de problemă. Cel mai important, totuși, angajații vor să știe că sunteți angajat în problemele de conformitate menite să îi protejeze.

Beneficiile delegării resurselor umane

HR eficient este esențial pentru succesul unei afaceri, indiferent de dimensiunea acesteia. HR stabilește tonul pentru comunicarea internă și are un impact direct asupra culturii companiei dvs., precum și asupra rezultatului dvs. Angajații tăi sunt cea mai valoroasă resursă a ta — a avea grijă de bunăstarea lor prin politici și proceduri de HR trebuie să fie o prioritate.

Numirea unei persoane dedicate HR sau înființarea unui departament HR necesită o investiție inițială de timp și bani. Dar există multe avantaje în a face acest lucru, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

• Economisește timp . În calitate de proprietar sau manager al unei mici afaceri, timpul tău este extrem de valoros. Asumarea responsabilităților de resurse umane, pe lângă conducerea afacerii, vă poate împovăra cu un volum mare de muncă, inclusiv sarcini administrative consumatoare de timp și managementul documentelor. Prin delegarea resurselor umane, vă puteți elibera timp pentru a vă concentra asupra altor decizii strategice și de management la nivel înalt care vizează dezvoltarea afacerii dvs.
• Vă economisește bani . Costul luării unor decizii greșite în domeniul resurselor umane – sau al nu luării deciziilor deloc – poate fi costisitor. De exemplu, când vine vorba de angajări proaste, Gallup estimează în mod conservator că costul înlocuirii unui angajat poate fi de 0,5-2 ori salariul anual.

O persoană sau o echipă dedicată HR își poate concentra timpul și resursele pe luarea unor decizii de HR de calitate și eficiente. De asemenea, ei pot dezvolta eficiențe mai bune prin standardizarea și centralizarea proceselor de HR și luarea deciziilor.

• Dezvolta expertiza in domeniul resurselor umane . Numind o anumită persoană sau echipă care să gestioneze resursele umane, puteți începe să dezvoltați cunoștințele instituționale ale organizației dvs. Procedând astfel, cei cu rol de HR pot deveni specialiști, cu cunoștințe specifice despre organizația dvs. și angajații acesteia. Această combinație crește șansele de luare a deciziilor în domeniul resurselor umane mai eficiente.
• Asigură conformitatea . Având în vedere complexitatea și natura în continuă schimbare a legilor și reglementărilor muncii, este nerealist să vă așteptați să fiți la curent cu respectarea în timp ce gestionați afacerea în același timp. O echipă de HR dedicată are timpul și cunoștințele necesare pentru a urmări evoluțiile, a menține înregistrările necesare și a gestiona auditurile. Nerespectarea legilor și reglementărilor necesare poate fi costisitoare, așa că delegarea responsabilităților de resurse umane este o investiție utilă.

O alternativă – companiile de externalizare a resurselor umane

În loc să desemneze o persoană dedicată HR sau să creeze o echipă de HR internă, unele întreprinderi mici folosesc servicii de externalizare a resurselor umane, cum ar fi o organizație profesională de angajare (PEO).

Un PEO acționează ca un angajator substitut pentru o organizație, contractând cu angajații în numele organizației. Această structură permite PEO să se ocupe de o gamă largă de funcții administrative de resurse umane în numele întreprinderii mici, inclusiv salarizare, impozite, beneficii pentru angajați, compensarea lucrătorilor, conformitate și alte asistență pentru resurse umane.

Dacă luați în considerare această opțiune, este important să cântăriți costurile și beneficiile. Pentru proprietarii de afaceri mici, perspectiva de a externaliza administrarea resurselor umane poate fi atractivă – vă economisește mult timp și vă pune resursele umane în mâinile unei terțe părți cu experiență.

Dar, de obicei, PEO percepe taxe mari pentru serviciile lor de resurse umane pentru întreprinderile mici. Angajarea unui serviciu de outsourcing de resurse umane poate, de asemenea, înăbuși cunoștințele instituționale ale organizației dvs., care pot fi deosebit de utile pe măsură ce afacerea dvs. crește. De asemenea, angajații pot avea rezerve cu privire la relațiile cu o terță parte pentru probleme de angajare.

Când este momentul potrivit pentru a delega HR?

Momentul potrivit pentru a numi profesioniști dedicați în resurse umane sau pentru a crea o echipă de resurse umane internă depinde de circumstanțele afacerii dvs., inclusiv de buget, creșterea proiectată și dimensiunea.

Ca regulă generală, mulți specialiști în resurse umane spun că ar trebui să luați în considerare delegarea funcțiilor de resurse umane atunci când organizația dvs. crește la mai mult de 10 angajați. În acest moment, gestionarea resurselor umane poate deveni prea mult pentru proprietarul sau managerul unei mici afaceri, mai ales în ceea ce privește conformitatea, deoarece cerințele de conformitate pot fi complexe, formulate dens și pot evolua des.

Alți indicatori includ atunci când:

• Încep să apară erori, de exemplu, cerințele de conformitate sunt ratate
• Organizația se confruntă cu o perioadă de schimbare sau creștere semnificativă
• Pur și simplu nu poți ține pasul cu procesele de HR de zi cu zi, precum și cu celelalte activități ale tale
• Procesele de HR vă ocupă cea mai mare parte a timpului, lăsându-vă în imposibilitatea de a vă concentra pe munca la nivel de strategie

Când ajungeți în acest punct, este timpul să vă gândiți serios să numiți o persoană sau o echipă de HR dedicată.

Cum să înființezi un departament de resurse umane în 7 pași

Procesul de delegare a resurselor umane este specific circumstanțelor afacerii dvs. și depinde de factori precum vârsta și dimensiunea afacerii dvs., creșterea ei proiectată și industria. Ca punct de plecare, iată opt pași care vă vor ajuta să vă identificați nevoile de resurse umane și să configurați un departament intern de resurse umane.

Înțelegerea stării actuale a resurselor umane în cadrul organizației dumneavoastră vă ajută să identificați nevoile și oferă un cadru pentru construirea unei echipe de resurse umane. Priviți funcțiile cheie ale resurselor umane prezentate la începutul acestui articol și reflectați dacă organizația dvs. le îndeplinește în prezent. Dacă o face, cât de bine o face? Dacă nu, este un domeniu pe care trebuie să îl abordați?

Colectarea feedback-ului de la alți angajați sau departamente despre nevoile lor de resurse umane poate ajuta, de asemenea, la acest pas. La sfârșitul acestui proces, veți fi identificat nevoile și prioritățile de resurse umane ale organizației dvs.

Odată ce ați identificat nevoile de resurse umane ale organizației dvs., puteți structura o echipă care să le răspundă.

S-ar putea să descoperi că ai nevoie doar de o singură persoană dedicată HR pentru început, cum ar fi un generalist HR. Afacerile mai mari sau cele care se extind rapid pot avea nevoie de o echipă de resurse umane mai mare. Aceasta poate include o combinație între un manager de resurse umane, un manager de angajare, un coordonator de resurse umane și asistenți de resurse umane.

Chiar și cu o echipă de resurse umane mică, este important să definiți clar rolurile și responsabilitățile pentru a vă asigura că abordați nevoile organizaționale.

Odată ce știți ce posturi trebuie să ocupați, puteți căuta persoane talentate care să le ocupe. Când recrutați extern pentru un rol de HR, fiți atenți la abilitățile esențiale, cum ar fi inteligența emoțională, comunicarea puternică, rezolvarea conflictelor, rezolvarea problemelor și gestionarea timpului.

Nu uitați de angajații dvs. existenți – îi puteți promova oricând intern dacă cineva are abilitățile necesare.

O altă modalitate de a vă construi echipa de HR este identificarea angajaților actuali cu potențial și investirea în formarea și dezvoltarea lor pentru o trecere ulterioară într-un rol de HR.

Utilizarea software-ului pentru a automatiza sarcinile zilnice și a eficientiza procesele de HR este esențială pentru a crea o echipă de HR eficientă.

O mare parte a resurselor umane este păstrarea înregistrărilor. Diverse documente de resurse umane trebuie păstrate în scopuri de conformitate și audit, cum ar fi informații despre salarizare, înregistrări de formare, documente de recrutare, formulare de eligibilitate pentru angajare, măsuri disciplinare și înregistrări de reziliere. Utilizarea unei soluții software HR cu o aplicație mobilă permite angajaților și echipei dvs. de HR să actualizeze și să acceseze aceste înregistrări de oriunde și oricând.

De asemenea, puteți utiliza o aplicație de gestionare a angajaților pentru a automatiza o serie de sarcini legate de HR, inclusiv urmărirea timpului pentru salarizare, integrare, sondaje ale angajaților, instruire și chiar recompense și recunoaștere.

Indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt esențiali pentru măsurarea eficienței echipei dvs. de resurse umane. KPI-urile HR includ fluctuația angajaților, satisfacția, costurile de formare, productivitatea, absenteismul și ratele de promovare internă.

Stabilirea acestor obiective vă ajută să revizuiți ulterior performanța persoanei sau a echipei dumneavoastră de HR și contribuția acestora la strategia generală de afaceri. Între timp, ei ghidează și luarea deciziilor în domeniul resurselor umane.

Luarea deciziilor în domeniul resurselor umane este, de asemenea, ghidată de bugetul dumneavoastră. Alocarea resurselor financiare echipei dvs. de resurse umane le ajută acum să prioritizeze cheltuielile și să asigure funcționarea eficientă a resurselor umane.

Pentru a face acest lucru, examinați cheltuielile anterioare de resurse umane ale organizației dvs. și estimați nevoile de resurse umane așteptate. Rețineți că bugetul dvs. de resurse umane trebuie să acopere funcții esențiale, cum ar fi salariile, beneficiile, DEI și siguranța și bunăstarea angajaților, precum și recrutarea, tehnologia de resurse umane și formarea și dezvoltarea.

Un buget de resurse umane trebuie să provină de la nivelul de conducere, astfel încât să funcționeze alături de bugetul mai larg și obiectivele de afaceri ale unei organizații.

Odată ce echipa dvs. de resurse umane este înființată, ea se poate pune la lucru abordând resursele umane ale organizației dvs. Aceasta implică dezvoltarea unei strategii de resurse umane, precum și sprijinirea politicilor și procedurilor.

În timp ce delegarea funcțiilor de HR le elimină din lista zilnică de activități, va trebui totuși să supraveghezi echipa de HR. Ar trebui să continuați să revizuiți nevoile de resurse umane ale companiei dvs. ca parte a strategiei dvs. de afaceri mai ample, mai ales că compania dvs. mică continuă să crească. De-a lungul timpului, este posibil să descoperiți că trebuie să adăugați sau să ajustați roluri sau să redefiniți prioritățile de HR pentru a reflecta nevoile în schimbare ale afacerii dvs.

Alte resurse de resurse umane pentru întreprinderile mici

Atunci când decideți dacă să delegați responsabilități de HR, doriți să fiți cât mai informat posibil.

Iată câteva resurse suplimentare despre resursele umane pentru întreprinderile mici:

• Societatea pentru managementul resurselor umane (SHRM) are o serie de articole utile
• Întreprinderile mici din SUA pot consulta site-ul web al Departamentului Muncii — în special pentru întrebări despre probleme de conformitate — sau blogul de resurse umane al Camerei de Comerț din SUA.
• Academy to Innovate HR (AIHR) oferă mai multe resurse online gratuite de HR, inclusiv bloguri, un podcast, ghiduri și studii de caz
• Blogul nostru Connecteam are o gamă largă de articole pe diverse subiecte de resurse umane pentru întreprinderile mici

E timpul să delegați resursele umane în afacerea dvs. mică?

În calitate de proprietar de mică afacere, fără îndoială ați petrecut mult timp gestionând funcțiile zilnice de resurse umane ale afacerii dvs. Dar această abordare poate deveni rapid imposibil de gestionat, mai ales pe măsură ce afacerea dvs. și numărul de angajați crește.

Delegarea resurselor umane pentru afacerea dvs. mică unei persoane sau unei echipe de resurse umane dedicate vă eliberează timp și, de obicei, vă economisește banii afacerii pe termen lung. Se asigură că organizația dumneavoastră respectă toate legile și reglementările relevante ale muncii. În același timp, construiește o echipă internă care cunoaște dezavantajele nevoilor de resurse umane ale organizației tale.

La pachet? Dacă încă gestionați nevoile de resurse umane ale afacerii pe care o dețineți sau pe care o conduceți, poate fi timpul să luați în considerare delegarea acelor responsabilități. Este o schimbare de care poți beneficia tu, afacerea și angajații tăi.