Ce este un sistem de management al calității? – Un ghid complet pentru începători pentru sistemele de management al calității

Nu este visul fiecărei companii să maximizeze productivitatea, să livreze produse și servicii de top clienților mulțumiți și să identifice și să profite constant de oportunități de îmbunătățire? Deși poate suna prea frumos pentru a fi adevărat, un sistem de management al calității (QMS) poate transforma acest lucru în realitate.

Cu toate acestea, acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut. Multe companii se luptă cu implementarea cu succes a acestor sisteme complexe. Și tocmai de aceea suntem aici pentru a vă sprijini!

Pentru a face totul mult mai ușor, acest ghid complet pentru începători vă va oferi toate cunoștințele despre ce este un sistem de management al calității, beneficiile acestuia și cum puteți crea și implementa cu succes unul în compania dumneavoastră.

Să ne scufundăm în ea!

Ce este un sistem de management al calității (SMC)?

Să începem de la început și să răspundem la întrebarea, ce este de fapt un sistem de management al calității?

QMS – adică un sistem de management al calității – este un sistem care documentează politicile, procedurile și controalele necesare pentru ca o organizație să își îmbunătățească continuu calitatea produselor sau serviciilor, asigurându-se că așteptările și cerințele clienților sunt îndeplinite sau depășite.

Mai simplu spus, un sistem de management al calității ajută o companie să-și coordoneze și să-și direcționeze activitățile pentru a îndeplini cerințele clienților și de reglementare și pentru a îmbunătăți continuu eficiența și eficiența operațiunii sale.

Beneficiile utilizării sistemelor de management al calității

Implementarea unui sistem de management al calității poate afecta pozitiv fiecare aspect al performanței organizației dumneavoastră. Principalele beneficii includ:

• Îndeplinirea cerințelor clienților : Acest lucru ajută la construirea încrederii în compania dvs., ceea ce vă întărește și crește baza de clienți, vânzările și afacerile repetate.
• Respectarea cerințelor organizaționale : Acest lucru asigură că compania dumneavoastră respectă politicile și reglementările și își oferă produsele și serviciile în cel mai eficient mod din punct de vedere al costurilor și al resurselor. Acest lucru creează spațiu pentru creștere și mai multe profituri.
• Oportunitatea de îmbunătățire continuă : Urmărirea operațiunilor și a satisfacției clienților vă va oferi informații despre schimbările necesare pentru a vă asigura că produsul sau serviciile dumneavoastră sunt de cea mai înaltă calitate. Acest lucru va reduce orice reclamații și returnări ale clienților, economisind timp și bani pe termen lung.

Aceste beneficii oferă alte avantaje, inclusiv:

• Politici centrale de control al calității clar definite.
• Procese coerente și standardizate.
• Creșterea productivității.
• Utilizarea mai eficientă a resurselor companiei.
• Costuri reduse.
• Îmbunătățirea moralului companiei și angajaților, angajamentului și înțelegerii contribuției individuale.
• Pregătirea transmisă de a produce rezultate consistente.
• Abilitatea de a identifica defectele, lacunele de producție și satisfacția clienților și problemele din cadrul proceselor, obiectivelor sau funcțiilor.
• Potențial ridicat de identificare a oportunităților de formare.
• Colaborarea sporită a angajaților pentru a răspunde așteptărilor clienților.

Diferite tipuri de QMS?

Fiecare companie are setul său unic de produse sau servicii, obiective, standarde din industrie și multe altele. Prin urmare, există și multe tipuri diferite de sisteme de management al calității pentru a satisface aceste nevoi diverse, și anume:

• Sisteme standardizate : Aceste sisteme de management al calității urmează un set de coduri și reglementări federale. Acestea includ certificări ISO, cum ar fi ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485 și ISO 45001.
• Managementul calității totale (TQM) : Această abordare pune accent pe calitate în fiecare aspect al unei afaceri. Acesta își propune să dezvolte produse și servicii de calitate pe termen lung prin defalcarea fiecărui proces și activitate pentru a determina modul în care acestea afectează eficiența și obiectivele de calitate ale organizației.
• Îmbunătățirea continuă a calității (CQI) : Acest QMS se concentrează pe îmbunătățirea constantă a calității, punând accent pe contribuția echipelor și a indivizilor mai degrabă decât pe procese și funcții.
• Six Sigma : Această abordare utilizează statistici și date pentru a analiza și a reduce probabilitatea de erori sau defecte. Face acest lucru în cinci faze: definirea, măsurarea, analizarea, îmbunătățirea și controlul.

Elementele și cerințele de bază ale unui SMC

Un sistem de management al calității este compus din mai multe elemente care vă ajută fiecare să îndepliniți cerințele clienților și ale organizației dumneavoastră. În timp ce sistemele de management al calității ar trebui să răspundă nevoilor unice ale unei companii, aspectele pe care fiecare SMC ar trebui să le aibă includ:

Politica și obiectivele calității

Politica dvs. de calitate definește ce înseamnă calitate în cadrul companiei dvs., permițându-vă să stabiliți așteptări. Obiectivele de calitate leagă cerințele clienților și obiective specifice, măsurabile și realizabile, transpunând în practică viziunea companiei dumneavoastră.

Manual de calitate:

Acesta este un document care descrie sistemul de management al calității al companiei dumneavoastră. Conform cerințelor ISO (Organizația Internațională de Standardizare) 9000, ar trebui să includă:

1. O descriere completă a domeniului de aplicare a QMS.
2. Detalii complete despre fiecare cerință a standardului ISO 9001.
3. Detalii și explicații ale oricăror elemente ale SMC care nu au putut fi aplicate și au fost excluse din implementare.
4. Referințe pentru procedurile specifice de calitate utilizate în cadrul organizației.
5. O diagramă de flux care ilustrează seria și interacțiunile dintre procesele dvs. principale de afaceri.
6. Politicile și obiectivele companiei privind calitatea care arată că se angajează pe deplin față de calitate.

Structura companiei și modelul responsabilităților

Acesta ar trebui să fie o diagramă clară și actualizată a structurii organizației dumneavoastră și a rolurilor și responsabilităților definite ale fiecărui individ, care pot fi conectate la procedurile de operare standard. Acest document ar trebui să abordeze întregul ciclu de viață al produsului sau al serviciului.

Management de date

Pentru a avea un cadru de succes al sistemului de management al calității, trebuie să aveți la dispoziție date semnificative despre calitate. Politica dvs. de gestionare a datelor ar trebui să acopere tipurile de date, metodele de colectare, sursele, responsabilitățile, stocarea, ștergerea și evaluarea.

Tipurile de date ar trebui să acopere:

• Satisfacția clientului
• Calitate furnizor
• Urmărirea produsului sau serviciului și proceselor
• Neconformități
• Tendințe
• Măsuri corective sau preventive

Procesele

Abordarea sistemelor de management al calității față de controlul calității este de a pune în aplicare procese standardizate, repetabile. Standardele de management al calității cer companiilor să identifice și să definească toate operațiunile lor. Acest lucru creează o imagine cuprinzătoare a proceselor companiei dvs. și a modului în care acestea interacționează cu resurse precum angajații, echipamentele sau tehnologia.

Pe baza acestor definiții, companiile pot formula standarde de proces, pot crea metode de măsurare a succesului, pot utiliza o abordare standardizată pentru a asigura rezultate de calitate și pot lucra pentru îmbunătățirea constantă.

Oportunități de îmbunătățire constantă

Crearea proceselor pentru îmbunătățirea continuă necesită o documentare clară a controalelor în cadrul companiei, inclusiv a:

• planificare QMS
• Obiective de calitate
• Cerințe de conformitate
• Design de siguranță
• Gândire bazată pe riscuri și oportunități
• Neconformitate și acțiune corectivă (CAPA)
• Îmbunătățirea treptată și inovație revoluționară
• Evaluarea și inspecția SMC

Satisfacția clientului

Unul dintre elementele principale ale SMC este cerința ca companiile să urmărească satisfacția clienților pentru a verifica dacă sunt îndeplinite standardele de calitate ale produsului sau serviciului lor.

Pentru a măsura corect satisfacția clienților, este necesar să se definească metodele adecvate de măsurare a atitudinilor și reclamațiilor clienților. Astfel de metode pot include anchete de satisfacție a clienților și proceduri de reclamație.

Instrumente de calitate

SMC ar trebui să dicteze o politică clară pentru întreținerea fiecărui instrument utilizat pentru măsurarea calității pe baza standardelor recunoscute la nivel național sau internațional. Această politică ar trebui să includă, de exemplu, standarde recunoscute pentru calibrarea instrumentelor și linii directoare pentru identificarea și înregistrarea calibrării.

Utilizarea software-ului pentru a standardiza utilizarea rapoartelor digitale și a listelor de verificare pentru astfel de sarcini este foarte utilă.

Controlul și managementul documentelor

Un sistem de management al calității definește standarde pentru tipurile de documentație necesare pentru managementul calității, cum ar fi o politică de calitate, un manual de calitate, procese și evidență. Trebuie să aveți documentația adecvată pentru a dovedi performanța SMC.

Pași pentru stabilirea și implementarea unui QMS

Pașii de bază pentru stabilirea și implementarea sistemului dumneavoastră de management al calității sunt:

1. Proiectați și construiți

În timpul fazei de proiectare și construcție, stabiliți structura, procesele și planurile de implementare ale SMC. Managementul superior ar trebui să supravegheze acest pas pentru a se asigura că dezvoltarea SMC este influențată de obiectivele afacerii, nevoile, produsele și serviciile furnizate și nevoile clienților.

În primul rând, compuneți trei documente definitorii: domeniul dvs. de aplicare a SMC, politica de calitate și obiectivele SMC. Apoi creați resursele necesare pentru implementarea procedurilor QMS. Acestea includ hărți de proces și diagrame de flux cu instrucțiuni detaliate de lucru și o structură organizațională care detaliază rolurile și responsabilitățile pe parcursul dezvoltării produselor sau furnizării de servicii.

În această fază, asigurați-vă că procedurile de testare pentru asigurarea calității sunt aliniate cu standardele de calitate și dezvoltați metrici pentru a monitoriza și măsura succesul.

2. Implementează

Puteți implementa cel mai bine sistemul de management al calității în etape. Câteva practici excelente de luat în considerare în fiecare fază sunt:

• Înainte de implementare, partajați informații și manuale de calitate despre anumite procese cu personalul dvs. și solicitați feedback.
• Educați și instruiți-vă angajații cu privire la instrumentele și sistemele relevante.
• Instruiți managerii de departament cu privire la procedurile dumneavoastră de control al documentelor.
• Instruiți proprietarii de proces cu privire la valorile de urmărire.

Intranet-urile și software-ul companiei pot fi extrem de utile pentru a ajuta la implementarea sistemelor de management al calității. Software-ul all-in-one de management al angajaților Connecteam, de exemplu, vă oferă toate instrumentele de care aveți nevoie. Cu acesta, puteți partaja documente și informații importante, puteți crea și urmări cu ușurință formarea, gestionați fluxurile de lucru și multe altele, indiferent de unde lucrează angajații dvs.

3. Control și măsură

Controlul și măsurarea corectă a eficacității sistemului dumneavoastră de management al calității se realizează în principal prin efectuarea de inspecții regulate și sistematice ale SMC. Auditul intern va arăta care procese se aliniază cu politica de calitate a companiei dumneavoastră și cu obiectivele operaționale. De asemenea, evidențiază eventualele puncte slabe ale controalelor procesului.

Pe baza acestor constatări, conducerea poate decide dacă și ce îmbunătățiri trebuie să faceți.

4. Examinați și îmbunătățiți

După ce sistemul de management al calității a fost în funcțiune pentru o anumită perioadă de timp, efectuați o revizuire de management pentru a măsura eficacitatea SMC. Colectați informații de la:

• Constatările inspecției
• Valori raportate
• Date adunate
• Cazuri de neconformitate
• Rezultatele sondajului de satisfacție a clienților
• Respectarea cerințelor de reglementare
• Verificări de control al calității

Acest lucru vă permite să inițiați acțiuni corective mai eficient și vă ajută să identificați procesele care nu contribuie suficient la atingerea obiectivelor dvs. de calitate.

Cele mai mari obstacole QMS și cum să le evitați

Să ne uităm la unele dintre cele mai mari obstacole în implementarea sistemelor de management al calității și cum să le evităm.

1. Dezorganizare

Lipsa organizației afectează negativ fiecare aspect al afacerii dvs., cel mai important fiind controlul documentelor. Pe măsură ce documentele conduc aproape fiecare acțiune în cadrul unei companii, devine greu și obositor să urmăriți, să monitorizați, să actualizați, să accesați, să găsiți și să partajați documente critice. Acest lucru lasă loc pentru greșeli, pierde timp prețios, scade moralul angajaților și îngreunează atingerea obiectivelor companiei în ceea ce privește productivitatea, calitatea și profitabilitatea.

Depășiți acest obstacol folosind un sistem de management al documentelor care se potrivește cel mai bine nevoilor și obiectivelor companiei dvs. Software-ul de gestionare a documentelor Connecteam, de exemplu, vă permite să încărcați, să accesați și să partajați cu ușurință documente și fișiere importante pentru ca angajații să le poată accesa oriunde și oriunde.

2. Prea multă muncă, personal insuficient

Companiile cu personal insuficient se confruntă adesea cu probleme precum nemulțumirea angajaților, rate crescute de rotație a angajaților, muncă neterminată și greșeli frecvente. Acest lucru, la rândul său, poate duce la o calitate mai slabă, abateri de la sistemul de management al calității, inspecții eșuate, scăderea satisfacției clienților și scăderea vânzărilor și a profiturilor.

Depășiți acest obstacol angajând mai mulți angajați calificați dacă acest lucru se încadrează în bugetul dvs. O altă opțiune este să găsești modalități de a crește eficiența companiei tale, astfel încât personalul tău să nu fie suprasolicitat. Acest lucru poate ajuta la îmbunătățirea moralului, la reducerea erorilor și la creșterea productivității și a calității rezultatelor dvs.

3. Rezistența la schimbare

Întrucât implementarea unui sistem de management al calității necesită multe schimbări, cooperarea și asistența angajaților dumneavoastră sunt cruciale pentru succesul acestuia. Și întrucât face parte din natura umană să reziste schimbării, cheia este să înțelegem că este mai puțin despre schimbarea naturii umane și mai mult despre abordarea principalului motiv din spatele rezistenței.

Depășește acest obstacol acceptând că este un răspuns firesc. Va trebui să comunicați eficient și să recunoașteți că schimbarea poate fi o provocare, sărbătorind micile victorii și acceptând că eșecul face parte din proces.

4. Lipsa unui plan bine gândit:

La fel ca multe alte lucruri în viață fără un plan adecvat, implementarea unui sistem de management al calității și fără unul este o rețetă pentru dezastru. Cu toate acestea, multe companii încearcă să implementeze un QMS fără a avea un plan bine gândit și eșuează.

Depășește acest obstacol creând un plan. Acest lucru poate fi mai ușor de spus decât de făcut dacă sunteți nou în managementul calității și în toate regulile, reglementările, liniile directoare și conceptele care vin odată cu acesta.

Pentru a face totul mai simplu, concentrează-te pe care sunt obiectivele și valorile tale de afaceri și pe ceea ce își doresc clienții. Acestea sunt pietrele de încercare ale planului de implementare a managementului calității pentru a vă ajuta să decideți cum se aplică un ghid, o regulă sau un regulament pentru compania dvs.

Care este diferența dintre QMS și asigurarea calității (QA)?

Asigurarea calității (QA) este o componentă a managementului calității mai degrabă decât una independentă de acesta. QA este orice proces sistematic pentru a determina dacă un produs sau serviciu îndeplinește cerințele specificate. Acesta creează și menține cerințe pentru dezvoltarea, producerea sau furnizarea de produse sau servicii de încredere.

Dincolo de crearea cadrului pentru o abordare structurată pentru QA, un sistem de management al calității analizează și procesele, îmbunătățește funcționalitatea și permite personalului relevant să atingă cel mai înalt nivel posibil de calitate.

Concluzia sistemelor de management al calității

Pentru a rezuma totul, stabilirea și implementarea unui sistem de management al calității în compania dumneavoastră vă permite să vă asigurați că produsele sau serviciile dumneavoastră sunt de cea mai înaltă calitate, să sporiți satisfacția clienților, să respectați cerințele organizaționale și să intrați pe calea îmbunătățirii și creșterii constante. .

Acum, echipat cu toate sfaturile și trucurile despre cum să puneți în funcțiune unul cu succes pentru compania dvs., tot ce trebuie să faceți este să începeți! Mult noroc!