Cum să vă automatizați firma de avocatură și să reduceți deșeurile

Vă întrebați cum să vă automatizați firma de avocatură? Nu esti singur; este o considerație comună pentru firme în 2020.

Nu este un secret pentru nimeni că industria juridică rămâne în urma altora când vine vorba de tehnologie, iar majoritatea firmelor s-au împăcat cu faptul că implementarea tehnologiei va fi esențială în următorii ani.

Deși gestionarea volumului și complexității crescute a informațiilor rămâne o preocupare pentru 72% dintre avocați, doar 31% indică că organizația lor este „foarte pregătită” să rezolve această problemă.

Acest lucru se datorează faptului că, dacă nu pentru nimic altceva, strategiile simple de transformare digitală – în special cele care abordează fluxurile de lucru pe hârtie – devin un instrument necesar pentru firme pentru a face față unui aflux din ce în ce mai mare de informații cu care trebuie să se ocupe.

Astăzi vom analiza cum să vă automatizați firma de avocatură și câteva măsuri simple pe care le puteți pune în aplicare pentru a vă afla pe drumul cel bun.

Firmele de avocatură au nevoie de digitalizare

Dacă vreo industrie are nevoie de mai multă digitalizare, aceasta este industria legală.

Este o întorsătură a soartei că industria care are cea mai mare nevoie de automatizare rămâne în urma celorlalte – luați în considerare, de exemplu, modul în care furnizorii de servicii medicale și comercianții cu amănuntul folosesc inițiativele digitale pentru a stimula afacerile.

Un angajat obișnuit de birou va imprima aproximativ 8.500 de coli de hârtie pe an; un sondaj al avocaților a constatat că aceștia tipări în jur de 100.000 de coli.

Având în vedere cantitatea de informații cu care avocații trebuie să se confrunte zilnic și costurile ascunse asociate cu obiceiurile de tipărire risipitoare, firmele de avocatură sunt candidați excelenți pentru digitalizare în ceea ce privește automatizarea fluxurilor lor de lucru pe hârtie.

Mai mult de 7 avocați din 10 din Europa și SUA spun că atât „Facerea față cu volumul și complexitatea crescută a informațiilor”, cât și „accent pe o productivitate și eficiență îmbunătățite” sunt două dintre cele mai mari probleme pe care trebuie să le rezolve.

Rezolvarea obiceiurilor de imprimare

Știm că hârtia este în mod eficient esențială pentru operațiunile unei firme de avocatură și este puțin probabil să se schimbe, indiferent dacă aveți sau nu un nou sistem.

Totuși, ceea ce puteți face este să puneți în acțiune un plan care va ajuta la reducerea risipei, îmbunătățind în același timp securitatea, conformitatea și eficiența.

Pentru că, la fel de bune și înrădăcinate în cultura stivelor de hârtie, astăzi există multe complicații pentru un sistem bazat exclusiv pe hârtie.

Pentru început, este mult mai greu să stabiliți o pistă de audit dacă totul se bazează pe hârtie și există probleme de securitate care apar din cauza documentelor libere care nu sunt susținute sau protejate în cea mai mare măsură permisă de tehnologia modernă.

Deci, cum vă reînnoiți obiceiurile de imprimare rezolvă acest lucru?

Multe firme de avocatură folosesc acum servicii de tipărire gestionate pentru a răspunde nevoilor lor de imprimare.

În 2018, doar 23% dintre companii au fost de acord că MPS (servicii de imprimare gestionate) au jucat un rol important în transformarea digitală. În 2020, acest număr este de până la 54%.

Un furnizor de servicii va examina configurația dvs. curentă, va stabili un plan de etaj în scopuri de eficiență, apoi va instala imprimante multifuncționale și o bază de date centrală conectată și vă va ajuta cu gestionarea conținutului companiei.

Cu o configurare inteligentă a imprimantei și un sistem ECM instalat, lucrătorii pot captura și scana documente, care vor fi stocate automat în noua dumneavoastră bază de date centralizată.

Aceasta oferă firmelor de avocatură o serie de avantaje:

• Eficiență îmbunătățită în stocarea datelor
• Preluare mai rapidă a datelor și informațiilor
• Stocare în cloud pentru informații procesate care îndeplinește standardele moderne de conformitate și securitate

Doar 37% dintre liderii din domeniul juridic și al conformității indică că au un cadru oficial de guvernanță a informațiilor în firmele lor.

Există și beneficii suplimentare; nu în ultimul rând că, cu o rețea de imprimante care este complet integrată în infrastructura dvs. IT, aveți acum vizibilitate totală asupra obiceiurilor și utilizării dvs. de imprimare, permițându-vă să stabiliți limite dacă este necesar și să reduceți risipa.

De asemenea, merită remarcat faptul că furnizorii gestionați se ocupă de consumabilele de imprimare și de reparații pentru flota dvs., ceea ce este un alt motiv pentru care sunt populari în rândul firmelor de avocatură - pentru o industrie care este atât de dependentă de documente în fiecare zi, acea asigurare suplimentară că vor Niciodată să nu se epuizeze sau să se confrunte cu o problemă mecanică defectuoasă este un beneficiu imens.

Automatizarea fluxului de lucru

Când vă gândiți cum să vă automatizați firma de avocatură, eliminarea blocajelor care apar atât de frecvent în fluxurile de lucru ale firmelor este o prioritate de top.

Un sondaj din 2019 a întrebat respondenții care este cea mai mare provocare pentru firma lor în ceea ce privește fluxul de lucru; Răspunsul principal a fost blocajele care au cauzat întârzieri în operațiunile de lucru, 36% dintre avocați indicând că aceasta este problema lor cea mai problematică.

Peste jumătate dintre companii sunt de acord că gestionarea imprimării este importantă pentru strategiile lor digitale și asta se datorează în primul rând pentru că de obicei acționează ca un punct de lansare pentru implementarea altor tehnologii la locul de muncă.

Aici automatizarea fluxurilor de lucru poate fi următorul pas în crearea unei firme mult mai productive și mai eficiente.

Nici automatizarea fluxurilor de lucru nu este ceva care nu a trecut sub radar – 57% dintre angajații caselor de avocatură sunt de acord că adăugarea mai multor automatizări prin intermediul software-ului le-ar putea rezolva problemele.

Deci, cum arată asta exact?

Automatizarea fluxului de lucru într-o firmă de avocatură poate acoperi practic orice document care este procesat într-un fel printr-un computer sau MFP și este cel mai potrivit pentru sarcini care sunt manuale și previzibile.

Lucruri precum introducerea datelor, facturarea și pregătirea documentelor sunt toate lucruri care pot fi automatizate pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți eficiența și să vă eficientizați operațiunile.

Avocații pierd până la șase ore pe săptămână cu probleme de gestionare a documentelor.

Platforma dvs. ECM va fi soluția pe care o utilizați pentru a începe să vă identificați și să vă automatizați fluxurile de lucru.

Dumneavoastră (sau partenerul dvs., dacă ați ales un MSP care să vă ajute) vă veți observa fluxurile actuale de lucru și veți construi o hartă care vă asigură automat că documentele sunt trimise instantaneu către cine are nevoie de ele - de fapt, nu mai urmăriți documente libere.

De asemenea, puteți automatiza procese cheie, cum ar fi facturarea și integrarea (unde documentele capturate sunt citite și indexate automat), economisind timp și bani pentru personalul care este blocat să se ocupe de aceste sarcini manuale repetitive.

Ce urmeaza

Am menționat mai devreme cum firmele de avocatură ezită adesea să se angajeze în inițiative digitale pentru operațiunile lor.

După cum am văzut astăzi, cazul pentru introducerea unor măsuri de automatizare destul de simple în firma dvs. este convingător, în special atunci când luați în considerare beneficiile pe care le aveți.

În ceea ce privește tipărirea, care este un fel de călcâi al lui Ahile pentru firmele de avocatură, automatizarea proceselor de captare și imprimare a documentelor prin implementarea unui parc de imprimante inteligente conectate poate aduce unele beneficii foarte semnificative.

Organizațiile cheltuiesc aproximativ 1-3% din veniturile anuale pe imprimare. 90% dintre companiile nord-americane nu știu cât cheltuiesc pentru imprimare.

Odată ce vă pricepeți la imprimare, următorul pas natural este să începeți să vă simplificați fluxurile de lucru printr-o automatizare suplimentară.

Acest lucru este util în special pentru acele sarcini manuale care se pot dovedi atât de consumatoare de timp pentru personal, iar crearea unor fluxuri de lucru mai eficiente pentru firma dumneavoastră vă va îmbunătăți productivitatea și vă va economisi bani pe costurile forței de muncă.

Concluzii

• Multe firme de avocatură au procese de lucru ineficiente pentru fluxurile lor de documente.
• Gestionarea imprimării este un excelent punct de plecare pentru viitoarele inițiative digitale.
• Captarea documentelor cu indexare automată ajută la reducerea risipei, la accelerarea proceselor și la îmbunătățirea conformității.
• Automatizarea fluxului de lucru reduce timpul petrecut cu sarcinile care nu mai trebuie îndeplinite de o persoană, permițând personalului să se concentreze asupra locurilor de muncă care necesită mai multă atenție umană.

Vrei să știi cum să-ți automatizezi firma de avocatură? Imprimarea și gestionarea documentelor sunt părți importante ale reducerii costurilor pentru firmele de avocatură care țin cont de buget și caută modalități de a reduce cheltuielile și de a-și îmbunătăți fluxurile de lucru. Pentru mai multe informații despre ce putem face pentru dvs., aruncați o privire pe pagina noastră Enterprise Content Management și descoperiți ce ați putea obține dintr-un parteneriat cu Impact.