Cum să creați o foaie de parcurs de proiect eficientăFoaie de parcurs pentru proiecte în 2022

Poate vă întrebați ce este o foaie de parcurs în managementul proiectelor?

Planul de proiect este o imagine de ansamblu vizuală pe o singură pagină a obiectivelor și a rezultatelor la nivel înalt de-a lungul cronologiei. Este o metodă benefică de gestionare a așteptărilor părților interesate și de comunicare a obiectivelor proiectului și a programului proiectului altor echipe.

Cu un plan clar, tu și membrii echipei tale veți obține o imagine mai bună a sferei proiectului și a potențialelor probleme de căutat.

Cum să schițăm proiectul?

În mod ideal, ați dori ca planul dvs. să se poată încadra pe o singură pagină. Acest lucru poate părea imposibil, având în vedere cantitatea de informații pe care doriți să o includeți; cu toate acestea, este esențial să fie scurt și precis.

Prea multe detalii pot încetini planul de dezvoltare și pot crea o mizerie de digerat rapid, în special pentru cei care au la timp pentru membrii noii echipei care trebuie să fie rapid la curent.

Sfaturi de top pentru gestionarea proiectelor despre cum să schițați

Alegeți un instrument pentru gestionarea proiectelor

Automatizarea este cel mai bun prieten al tău. În loc să creați un plan manual, utilizați un instrument pentru gestionarea proiectului, care să vă ajute să vă dezvoltați și să vă prezentați obiectivele într-un mod care să fie captivant pentru toți participanții.

Team Gantt oferă o funcție puternică de roadmapping cu șabloane pentru planificarea proiectelor, permițându-vă să construiți rapid o foaie de parcurs și să o reutilizați în proiecte viitoare. Imprimați PDF-ul cronologic pentru a oferi rapid informații părților interesate cheie.

Selectați rezultatul (rezultatele) dorit(e) în lumina cerinței de afaceri

Planificarea produselor se bazează pe rezultate, în special pentru echipele Agile. Aceasta înseamnă că sunt concentrați pe transformarea pe care ați dori să o faceți pentru a avansa planul general. Produsele sau caracteristicile pe care le dezvoltați sunt doar un ajutor pentru a vă atinge obiectivele.

Cel mai eficient loc pentru a începe este cu o cerință de afaceri. Ce vrei să obții cu planul tău de afaceri? De ce trebuie luat în considerare?

Examinați-vă strategia și viziunea pentru a identifica domeniile care pot fi îmbunătățite. Puteți, de asemenea, să vă uitați prin alte surse, cum ar fi cercetarea tendințelor pieței, analiza concurenților, solicitările interne ale părților interesate și solicitările utilizatorilor care au finalizat deja sarcinile din backlog.

Identificați punctele de date relevante

În termeni simpli, ce puncte de informații cuantificabile veți utiliza pentru a urmări obiectivele noastre? Apoi, specificați numerele care vor fi folosite pentru a evalua modul în care este îndeplinit fiecare obiectiv menționat mai sus.

Faceți un orar

Programul pentru proiect nu trebuie să includă date sau ore specifice la care intenționați să finalizați etapele de referință sau să finalizați sarcini. În schimb, ar trebui să fie folosit ca plan de implementare și să definească perioada de timp generală a proiectului.

De asemenea, ar trebui să determine timpul necesar pentru finalizarea fiecărei etape și să sublinieze momentul în care intenționați să atingeți obiectivele proiectului. Ar trebui să vă asigurați că aveți instrumente sau programe de management de proiect care să vă permită să monitorizați măsura în care urmați acest plan. Monday.com oferă un sistem de cronologie care evidențiază diferitele faze și oferă timpul necesar (sau va dura) pentru fiecare.

Sortați problemele în teme largi

În această etapă, veți analiza o pâlnie inversă care merge de la un obiectiv la o mână de valori de impact și o listă extinsă de probleme de rezolvat (și, cel mai probabil, câteva elemente de backlog care pot fi încorporate):

• Rezultatele așteptate (pe baza nevoilor companiei)
• Măsuri de impact (pentru a măsura succesul)
• Probleme de rezolvat (care ar putea schimba comportamentul utilizatorului)

Va fi dezordonat. Dar, este esențial să vedeți calea de la început până la soluția finală (și să observați câte moduri pot duce la același rezultat). Nu sari într-o singură soluție în acest moment. Munca unui produs este un amestec de cunoștințe, experiență și intuiție. Este o greșeală să dezvolți orb atunci când creezi foaia de parcurs pentru dezvoltarea ta.

Schițați-vă planul

Cu instrumentul pe care l-ați ales pentru harta rutieră cu obiective și puncte de date clar definite, puteți desena variabilele pe cronologia pentru a facilita monitorizarea timpului. Creați dependențe de sarcini pentru a vă permite să urmăriți cu ușurință progresul pe care îl realizează proiectul, luând mai multe puncte de date și comparându-le unul lângă altul.

Costuri estimate

Costul nu se referă doar la echipamentele și instrumentele pe care trebuie să le achiziționați și pe care le plătiți pentru a finaliza sarcina, ci și alți factori precum numărul de ore de lucru pentru fiecare membru al echipei și abilitățile unice necesare pentru diferite proiecte.

Asigurați-vă că aveți acces la echipamentul și personalul potrivit înainte de a începe proiectul. Dacă vi se cere să solicitați asistență de la o altă echipă sau chiar să angajați lucrători temporari sau independenți, includeți aceste informații și în propunerea proiectului dumneavoastră.

Examinați și modificați

Realizarea unui plan pentru proiectul dvs. nu este un exercițiu cu o singură lovitură. Dacă ți se schimbă circumstanțele, nu respecti termenele limită, ți-ai epuizat bugetul, suferi de o erupție de boli sau când lumea prezintă circumstanțe neașteptate și neobișnuite, este esențial să-ți adaptezi planul la noua normalitate.

Care este motivul pentru care o foaie de parcurs pentru un proiect este vitală?

Una dintre cele mai importante probleme în gestionarea proiectelor este comunicarea dintre membrii echipei, departamente și părți interesate, investitori, precum și investitori, părți interesate și alte departamente. Ați auzit că peste 80% dintre angajați își pierd jumătate din timp refăcând sarcini din cauza proceselor de comunicare slabe din cadrul companiei?

Ce face mai exact o schiță a proiectului: îi informează pe toți cei implicați în proiect cu privire la cele mai recente informații despre progresul acestuia?

Desigur, cu cât proiectul dvs. este mai mare și mai complex, cu atât instrumentul de gestionare a proiectului este mai mare. Cu acesta, utilizatorii proiectului pot monitoriza progresul proiectului, pot vizualiza sarcinile principale și etapele de referință și pot fi primii informați despre obiectivele și modificările fluxului de lucru.

Desigur, veți dori să fiți cu ochii pe actualizarea foii de parcurs. Este o parte esențială a utilizării hărților. După ce ai făcut-o, asigură-te că toată lumea se află în vârful obiectivelor principale ale proiectului tău.

Concluzie

Foile de parcurs pot fi instrumente puternice. Cu toate acestea, realitatea vieții nu este întotdeauna așa cum planificăm noi. O foaie de parcurs de produs trebuie să fie flexibilă, cu ochiul spre viitor, dar cu picioarele pe pământ.

Începeți cu o cerință de afaceri, identificați problemele de abordat și transformați-o într-o foaie de parcurs iluminată și acționabilă pentru produsul dvs. Întreaga companie va avea direcția necesară pentru a-ți atinge obiectivele.