Cum să formatați un e-mail: cele mai bune practici și exemple

Sujan Patel

• 29 mai 2023

Indiferent dacă trimiteți un e-mail unei persoane din organizația dvs., unui manager de angajare, unei agenții de marketing sau ca parte a unei campanii de e-mail rece, formatarea contează. Nu numai că este important să fii profesionist, dar e-mailul trebuie, de asemenea, să fie ușor de citit și să transmiți ideea într-un mod clar și concis. Dacă v-ați trezit vreodată să vă întrebați „Cum formatați un e-mail?” te avem acoperit.

Cum să formatați un e-mail profesional în 2023

Ar trebui să formatați orice e-mail profesional în mod similar cu o scrisoare de afaceri tipică - lăsați spațiu alb între fiecare paragraf și aveți grijă la orice greșeli de scriere și greșeli gramaticale. Înainte de a aborda fiecare aspect al unui mesaj, iată câteva sfaturi rapide despre cum să formatați un e-mail:

1. Mai lung nu este mai bine - ține-l scurt și la obiect.
2. Evitați folosirea unui limbaj prea complicat și a propozițiilor lungi.
3. Asigurați-vă că destinatarul poate scana cu ușurință textul pentru a obține punctul principal al mesajului.
4. Verificați întotdeauna înainte de a apăsa trimite.
5. Dacă sunteți predispus să faceți greșeli de scriere, imprimarea unei copii fizice a e-mailului vă poate face mai ușor să detectați greșeli decât să o revizuiți pe ecran.

Linia de subiect

Asigurați-vă că includeți un subiect în fiecare e-mail pe care îl trimiteți. Dacă o omiteți, șansele ca cineva să vă deschidă e-mailul sunt aproape deloc. Linia de subiect este locul perfect pentru a rezuma motivul pentru e-mailul dvs. Păstrați-l pe scurt, simplu și informativ.

Iată câteva exemple de linii de subiect excelente pentru un e-mail profesional:

• Cerere pentru [Titlul postului] – [Numele dvs.]
• Cu privire la întâlnirea din [Data]
• Mulțumesc – [Titlul postului] interviu – [Numele tău]
• Trimit de [Nume] pentru a discuta [Subiect]

Urarea

Unul dintre cele mai rele lucruri pe care le puteți face atunci când scrieți un e-mail profesional este să nu îl adresați unei anumite persoane. Gândește-te: dacă ai deschide un e-mail și a început cu „Dragă echipă de vânzări” sau „Dragă agenție de marketing”, te-ai deranja să citești restul? Probabil ca nu. Dacă nu aveți disponibil numele persoanei, probabil îl puteți găsi verificând pagina LinkedIn a companiei sau sunând la recepția companiei.

De asemenea, atunci când vă adresați cuiva într-un e-mail profesional, evitați „Hei”, „Bună” și „Bună”. A rămâne cu „Dragă” mai formal este întotdeauna un pariu sigur.

Corpul

De cele mai multe ori, aveți nevoie doar de trei paragrafe scurte într-un e-mail profesional. Uneori, este posibil să aveți nevoie de mai mult pentru a vă transmite întregul mesaj, dar cu cât este mai scurt, cu atât mai bine. Cele trei paragrafe pe care ar trebui să le includeți sunt:

1. O introducere: descrieți pe scurt cine sunteți.
2. Motivul pentru care scrii: ține-l la obiect. Dacă trebuie să adăugați detalii suplimentare și să creați mai multe paragrafe, împărțiți-le în câteva propoziții fiecare pentru a îmbunătăți lizibilitatea.
3. Mulțumiri: Mulțumiți destinatarului pentru timpul acordat și încurajați-l să răspundă.

Închiderea și semnătura

Există multe modalități adecvate de a închide un e-mail oficial. Cel mai important lucru este să nu fii prea casual. Câteva modalități excelente de a închide un e-mail profesional includ:

• Cu sinceritate
• Cu respect
• Cel mai bun
• Mulțumesc
• Cu apreciere

Ai grijă să folosești expresii ocazionale precum:

• Dragoste
• Mai tarziu
• Mereu
• Noroc
• Ciao

După închidere, ar trebui să includeți semnătura de e-mail. Ar trebui să conțină, cel puțin, numele și adresa dvs. de e-mail. Dacă este cazul, ar trebui să includeți și numărul dvs. de telefon, astfel încât destinatarul să vă poată contacta direct. În plus, ai putea include un link către profilul tău LinkedIn, astfel încât informațiile despre tine sau despre compania ta să fie ușor accesibile.

Vă prezentăm SHAKEspeare AI Email Writer

SHAKEspeare este un scriitor de e-mailuri AI alimentat de informații din mii de campanii de e-mail rece, pentru a învăța continuu și a scrie automat e-mailuri eficiente. Poate ajuta la depășirea oricărui blocaj al scriitorilor prin generarea automată a 3 variante de e-mail pentru tine în mai puțin de un minut.

Scriitorul de e-mail AI vă permite să vă conectați cu potențialii dvs. la scară, păstrând în același timp un ton și o senzație personalizate. Spune-i lui SHAKEspeare despre oferta ta de afaceri și despre scopul e-mailului tău rece, iar acesta se ocupă de scrierea pentru tine. E-mailurile vor fi întotdeauna scurte și la obiect, cu un îndemn clar la acțiune și câteva dovezi sociale. Când ați terminat de scris diferitele variante de e-mail, tot ce trebuie să faceți este să selectați schița care vă place cel mai mult și să o adăugați la o campanie Mailshake.

SHAKEspeare este, de asemenea, inclus gratuit atunci când vă automatizați contactul la rece cu Mailshake.

E-mailuri profesionale: șablon pentru formatul corect de e-mail

Iată cel mai bun și mai simplu format de e-mail pentru a trimite un mesaj profesional:

Subiect: scurt, simplu și la obiect. Rezumați-vă e-mailul în câteva cuvinte.

Salut: „Stimată [Prenume și Nume]” sau „Stimată [Domn/Doamnă. Nume]"

Primul paragraf: Fii clar și direct. În acest paragraf, ar trebui să vă prezentați și să precizați motivul e-mailului dvs. Indiferent dacă aplicați pentru un loc de muncă, puneți întrebări despre o întâlnire sau oferiți un produs sau serviciu, menționați-l în primele câteva propoziții.

Al doilea paragraf: Această secțiune ar trebui să intre în mai multe detalii despre motivul mesajului dvs. Dacă aplicați pentru un loc de muncă, precizați ce beneficii puteți aduce companiei. Când aveți întrebări, puneți-le - nu divaga mai departe. Și dacă vindeți ceva, fiți direct și descrieți cum produsul sau serviciul dvs. poate rezolva problemele destinatarului.

Al treilea paragraf: Încheiați e-mailul dvs. profesional mulțumind destinatarului pentru timpul și considerația acordată. Fii politicos și respectuos, dar nu te porți ca și cum ar fi cel mai bun prieten al tău sau ca și cum le-ai face o mare favoare luând legătura.

Închidere: „Cu drag/Cu respect/Cel mai bun/etc. [Numele și prenumele dvs.]”

Semnătura: [Numele și prenumele tău]/ [Adresa ta de e-mail]/ [Numărul tău de telefon] (opțional) / [Adresa URL a profilului tău LinkedIn] (opțional)

Formatarea unui e-mail profesional rece: cele mai bune practici și exemple

Formatarea și scrierea unui e-mail profesional rece urmează multe din aceleași linii directoare ca și scrisorile de afaceri tipice, dar există câteva nuanțe.

Să ne uităm la cele mai comune două formate de e-mailuri reci și la cele mai bune practici de urmat:

Formatul de e-mail rece AIDA

AIDA (atenție, interes, dorință și acțiune) este unul dintre cele mai puternice formate pentru trimiterea de e-mailuri la rece. Iată cum arată:

Salutare: „Bună [Prenumele]” (Salutările mai obișnuite sunt frecvente în e-mailurile reci, dar „Dragă” ar trebui să fie folosit aproape întotdeauna pentru cazuri formale, cum ar fi un e-mail de afaceri tipic.)

Primul paragraf: În loc să te prezinți așa cum ai face într-un e-mail de afaceri tipic, vrei să începi prin a recunoaște o problemă cu care compania sau persoana probabil se confruntă și pe care produsele sau serviciile tale o rezolvă.

Al doilea paragraf: Prezentați pe scurt produsul dvs. și spuneți cum poate rezolva problema lor și ce beneficii specifice le poate aduce pentru el/afacerea lor.

Al treilea paragraf: Iată unde să includeți un scurt, specific îndemn la acțiune. De exemplu, „Doriți să vedeți cum [Produsul] vă poate crește [ROI/leads/sales/etc.]? Anunțați-mi un moment potrivit pentru a programa o demonstrație personalizată.”

Formatul de e-mail rece BAB

BAB (înainte, după, bridge) este un alt format puternic care folosește puterea motivației pentru a declanșa un răspuns. Iată cum arată:

Salutare: „Bună [Prenumele]”

Primul paragraf: Începeți cu o întrebare intrigantă. De exemplu, „Ce ar face compania dumneavoastră cu 200% mai mulți clienți potențiali?” Urmăriți cu o statistică de la unul (sau mai mulți) clienți care arată că produsul dvs. le aduce acel beneficiu.

Al doilea paragraf: Arătați-le că clientul pe care l-ați menționat mai sus este similar ca dimensiune și industrie cu compania la care vă adresați.

Al treilea paragraf: Spuneți cu încredere că îi puteți ajuta să obțină aceleași rezultate. Includeți un îndemn pentru a programa un apel sau o demonstrație.

Cauți mai mult? Consultați aceste 17 șabloane eficiente de e-mail !

Nu uitați să urmăriți!

Odată ce ați învățat cum să formatați un e-mail, următorul domeniu important pe care să vă concentrați este e-mail-ul dvs. de urmărire. De ce este atât de crucială urmărirea e-mailurilor tale reci? Uită-te la aceste două statistici de urmărire a vânzărilor:

• 60% dintre clienți vor spune nu de patru ori înainte de a face o achiziție. Cu toate acestea, 48% dintre agenții de vânzări nu fac nici măcar o singură încercare de urmărire.
• 70% dintre agenții de vânzări încetează să contacteze după un e-mail, dar aveți șanse de 25% să primiți un răspuns dacă trimiteți urmăriri.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți cu e-mailurile dvs. ulterioare, am creat aceste 14 șabloane pentru a vă ajuta să faceți vânzarea.

Sunteți gata să vă îmbunătățiți jocul de e-mail? Înscrieți-vă la cursul de master gratuit Cold Email: Aflați cum să formatați, să scrieți și să optimizați cele mai bune e-mailuri profesionale, inclusiv e-mailuri reci și urmăriri.

Întrebări frecvente despre formatarea e-mailului (FAQs)

Cum formatez un e-mail profesional?

Pentru a formata un e-mail profesional, începeți cu un salut formal, cum ar fi „Dragă”, urmat de numele sau titlul destinatarului.

Apoi, scrieți un mesaj clar și concis folosind un limbaj simplu și fără jargon.

În cele din urmă, încheiați e-mailul cu o semnare politicoasă, cum ar fi „Cel mai bun” sau „Cu respect” și evitați să utilizați expresii ocazionale de semnare, cum ar fi „Dragoste” sau „Noroc”.

De asemenea, asigurați-vă că verificați dacă există greșeli de scriere și erori înainte de a apăsa în sfârșit butonul de trimitere! Gramatica este super utilă în acest sens.

Cum format un e-mail pentru o cerere de angajare?

Pentru a formata un e-mail pentru o cerere de angajare, începeți cu un salut profesionist, cum ar fi „Dragă manager de angajare”, apoi explicați de ce sunteți cel mai bun candidat pentru poziție. Includeți detalii și calificări relevante pentru a vă demonstra abilitățile și experiența.

La sfârșitul mesajului, mulțumiți destinatarului pentru timpul acordat și furnizați informații de contact pentru a vă putea contacta.

Ce ar trebui să fie inclus în corpul unui e-mail?

Când scrieți corpul unui e-mail, asigurați-vă că precizați clar ceea ce încercați să comunicați în mesaj.

Includeți o scurtă prezentare despre dvs. sau de ce vă adresați destinatarului. Apoi furnizați mai multe detalii despre solicitarea dvs. și adăugați orice context sau informații de fundal necesare care vă pot ajuta să explicați ceea ce solicitați.

În sfârșit, încheie cu o concluzie care reiterează punctele principale ale mesajului tău dacă este prea lung și mulțumește cititorului pentru timpul acordat. Un TDLR este o modalitate excelentă de a rezuma un e-mail fără a suna neprofesionist.

Ce dimensiune de font ar trebui să folosesc pentru formatarea unui e-mail?

Pentru a vă asigura că e-mailul dvs. este ușor de citit, se recomandă să utilizați o dimensiune standard a fontului, cum ar fi 12 puncte pentru corpul mesajului și 10-14 puncte pentru linia de subiect.

Ar trebui să evitați să utilizați fonturi prea mari, cum ar fi 18 sau 24 de puncte, deoarece pot părea prea îndrăznețe și copleșitoare.

Cum ar trebui să adresez un e-mail dacă nu știu numele destinatarului?

Dacă nu știți sau nu sunteți sigur de numele destinatarului, cel mai bine este să mergeți cu un salut generic, cum ar fi „Dragă [Posiție/Titlu]” sau „Cui îi poate interesa”.

Ce este o semnătură bună de e-mail?

O semnătură de e-mail bună este una care include cel puțin numele dvs. complet, adresa de e-mail și numărul dvs. de contact, astfel încât destinatarul să vă poată contacta direct.

De asemenea, puteți adăuga link-uri către conturile de rețele sociale și o fotografie de profil pentru a face e-mailurile mai „umane”.