Un ghid despre cum să gestionați o echipă de la distanță

Lucrarea la distanță a fost un subiect fierbinte în ultimii ani.

De fapt, raportul Gallup State of the American Workplace a constatat că aproximativ 43% dintre lucrătorii din Statele Unite lucrează de la distanță. Și pe măsură ce acest număr continuă să crească, managerii recunosc că trebuie să ridice nivelul de implicare cu angajații pe care abia îi cunosc sau îi văd; este o sarcină gigantică, provocatoare. Mai ales dacă implicarea și comunicarea dintre manager și angajat sunt scăzute, acestea vor afecta direct nivelurile de productivitate.

Astfel, odată cu recenta pandemie, companiile care nu se gândeau încă la lucrul la distanță au trebuit să gândească rapid și să se adapteze noului lor mediu. A fost destul de ușor să pregătești angajaților echipamente pentru a lucra de acasă în câteva zile. Cu toate acestea, gestionarea eficientă a echipelor de la distanță a devenit o dinamică cu totul nouă.

Mulți manageri s-au îngrijorat de productivitate, deoarece angajații au trecut la o situație de lucru de la domiciliu. Cu toate acestea, un studiu de la Universitatea Stanford a constatat că „ creșterea productivității în rândul lucrătorilor de la distanță este echivalentă cu o zi suplimentară de persoană pe săptămână . Iar lucrătorii de la distanță sunt, în medie, mai puțin probabil să se epuizeze și, în multe privințe, mai angajați decât lucrătorii interni.”

Indiferent dacă compania dvs. are trei, 30 sau 300 de lucrători la distanță, este esențial să știți cum să gestionați o echipă de la distanță. Când aveți o înțelegere puternică a modului de a gestiona eficient angajații de la distanță, atunci stabiliți o cultură puternică a companiei, atrageți talente de top și păstrați tot ce este mai bun de la echipa internă la lucrătorii de la distanță.

Descărcați Managing Staff Remotely: The Complete Guide (eBook) gratuit!

Dacă sunteți interesat de sfaturi, derulați în jos, dar dacă doriți să obțineți mai multe cunoștințe despre ceea ce vă confruntați, aruncați o privire la aceste provocări.

Provocările gestionării angajaților de la distanță

Te confrunți cu o serie întreagă de noi provocări atunci când ai angajați la distanță, iar majoritatea dintre aceștia ar putea să nu fie ceea ce te-ai obișnuit atunci când toată lumea se află în aceeași clădire de birouri. Prin urmare, trebuie să vă adaptați la modul în care gestionați de obicei lucrurile la birou, deoarece nu se va traduce întotdeauna bine cu echipa dvs. de la distanță.

Acestea sunt cele mai frecvente provocări cu care te vei confrunta:

• comunicare limitată, ceea ce duce adesea la neînțelegeri, cu conducerea și colegii de muncă
• lipsa de coeziune cu echipa
• stabilirea programelor, nu există 9 la 5
• fără sarcini sau roluri clare
• respectând timpul fiecărui angajat
• limitări tehnice, cum ar fi lipsa accesului la computerul companiei sau la e-mail
• dificil de urmărit performanța angajaților de la distanță
• niveluri scăzute de implicare
• lipsa culturii companiei

Când gestionați o forță de muncă de la distanță, trebuie să cunoașteți provocările cu care vă confruntați, astfel încât să fiți pregătit pentru orice vi se întâmplă. Ghidul nostru vă va ghida prin depășirea acestor provocări și vă va oferi instrumentele de care nu știați niciodată că aveți nevoie.

Cele mai bune practici pentru gestionarea eficientă a angajaților de la distanță

Cu angajații de la distanță, trebuie să vă asigurați că utilizați instrumente cu care sunt familiarizați. De exemplu, Zoom pentru video, comunicarea față în față poate ajuta la implicare. În timp ce Slack sau Google Hangouts vă ajută să rămâneți conectat în timp real. Dar dacă sunteți gata să duceți lucrurile la următorul nivel și să oferi lucrătorilor de la distanță tot ceea ce au nevoie pentru a reuși, atunci aveți nevoie de o aplicație mobilă. Și nu orice aplicație mobilă, aveți nevoie de aplicația mobilă care a fost creată pentru lucrătorii de la distanță, fără birou – Connecteam.

Caracteristici cheie pe care angajații de la distanță le apreciază și au nevoie:

• Implicarea angajaților, anunțuri și ultimele știri: Implicați-vă angajații prin partajarea de actualizări frecvente privind atingerea obiectivelor companiei, depășirea obiectivelor etc. Și sărbătoriți poveștile de succes cu imagini, videoclipuri, povești și multe altele.
• Sondaje, casete de sugestii și sondaje live: obțineți informații pe baza sondajelor în cadrul organizației, creați o casetă de sugestii pentru a obține feedback și informații fără a întreba față în față. Atrageți o politică uși deschise, astfel încât angajații să se simtă liberi să-și introducă ideile în HR și management.
• Chat de grup cu angajați sau comunicare pe îndelete: trimiteți mesaje la nivelul întregii companii oriunde și oricând. Permiteți angajaților să se implice apreciind, comentând și făcând parte din conversație. Utilizați anunțuri unidirecționale sau administrarea conținutului.
• Partajați fișiere și integrați cu ușurință: trimiteți imagini, GIF-uri, videoclipuri, note audio, manuale de instruire, formulare, documente, politici ale companiei și multe altele în timp real. Toate acestea se pot face din interiorul aplicației gratuite. Creați biblioteci media și cursuri pentru a vă îmbarca de la distanță sau pregătiți angajații actuali cu politici noi.
• Documente digitale: formulare gata de semnare fără hârtie, manuale ale angajaților, liste de verificare, politici de prezență și multe altele.

Connecteam este atât de ușor de utilizat, încât chiar și angajații care nu cunosc tehnologie se pot îmbarca în câteva minute. Connecteam a fost conceput pentru companiile fără birou, așa că nu este nevoie de instruire cu privire la modul de utilizare a aplicației de chat în echipă - înscrieți-vă în mai puțin de 5 minute și începeți să utilizați aplicația.

„Dacă tu, managerul, nu creați canale de comunicare bune și deschise, lucrătorul de la distanță se va simți, ei bine, „la distanță” și uitat”, a spus Keith Ferrazzi, fondatorul și CEO-ul Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein de la DRIVEN Professionals, explică că pentru a gestiona o echipă productivă de la distanță, ai nevoie de o strategie de comunicare eficientă.

• Aveți un număr de „inregistrări” formale săptămânale
• Stabiliți obiective de performanță lunare, trimestriale și anuale
• Fiți clar cu privire la așteptările și cerințele sarcinilor, cum ar fi parametrii, termenele limită și valorile
• Stabiliți ce canale să utilizați, cum ar fi chat-uri unu-la-unu, întâlniri de echipă sau forumuri deschise pentru feedback și idei

Prin implicarea în activități de team-building, construiți și promovați relații care conduc direct la o mai bună reținere, o productivitate mai mare și satisfacție și fericire generală a angajaților.

Cercetările arată că lucrătorii de la distanță au relații mult mai slabe cu colegii lor decât angajații care lucrează în interior.

Managerii trebuie, prin urmare, să se angajeze într-o socializare regulată a echipei pentru a construi o conexiune umană și pentru a construi încredere și incluziune cu întreaga echipă. Pe măsură ce angajații de la distanță sunt mai implicați, aceștia au un impact pozitiv asupra culturii companiei.

Indiferent de tipul sau dimensiunea afacerii, este nevoie de timp și de câteva ingrediente pentru a crea o cultură pozitivă a companiei, cum ar fi angajarea celor mai buni oameni, încurajarea comunicării sănătoase și regulate și transmiterea culturii dvs. în întreaga companie. În funcție de tipul de cultură al companiei în care doriți să locuiți, trebuie să fiți proactiv în transferul acesteia către echipa dvs. de la distanță.

Aveți un plan pe care îl urmați religios, în caz contrar, lucrătorii dvs. de la distanță nu vor simți de fapt o legătură cu cultura companiei. De exemplu, te lauzi cu comunicarea deschisă, dar în calitate de manager, nu ești niciodată disponibil să vorbești despre magazin și apoi ceva. Ceea ce trebuie să faceți este să țineți o politică virtuală de uși deschise pentru a vă încuraja echipa de la distanță să comunice cu dvs. în orice moment. Când această mentalitate și plan de acțiune sunt introduse în cultura companiei dvs., gestionarea angajaților de la distanță este o sarcină mai ușoară.

Angajații de la distanță se simt adesea invizibili. Pentru manageri, este mai ușor să recunoașteți angajații care sunt în interior, deoarece sunteți în preajma lor cinci zile pe săptămână. Cu toate acestea, nu este deloc cazul cu personalul de la distanță. În timpul întâlnirilor, prin actualizări și anunțuri la nivel de companie sau oricând se prezintă oportunitatea, oferiți-le echipei de la distanță un strigăt. Lăudați-vă cu realizările lor, menționați că au fost implicați într-o vânzare de succes, împărtășiți zile de naștere sau urări de aniversare și așa mai departe.

Nu numai că vei îmbunătăți productivitatea și vei spori implicarea. Le arătați lucrătorilor de la distanță că vă pasă și recunoașteți toată munca lor grea. După cum se spune, „un pic merge departe”.

Mark Mortensen, profesor asociat de Comportament organizațional la INSEAD, a declarat: „A fi generos cu laudele publice și recunoașterea angajaților de la distanță vă ajută să vă asigurați că munca lor este recunoscută și este un semnal pentru colegii de muncă că își trag greutatea.”

„Lucrul care face ca distanța dintre colegi să se simtă ca distanță este decalajul în comunicare. Dacă trimit un mesaj cuiva care locuiește la câteva ore distanță și nu răspunde timp de câteva ore, îmi voi dori să lucrăm în aceeași cameră, ca să nu trebuia să ne ocupăm de asta. Dar dacă de fiecare dată când le dau un mesaj, ei răspund imediat, atunci este la fel ca și cum am fi amândoi la birou împreună.” – spune Kellan, Customer Experience la BambooHR

Asigurați-vă că calendarul dvs. este actualizat și marcați datele în calendar atunci când nu sunteți la birou sau nu sunteți disponibil. Anunțați angajații când vă veți afla în zona îndepărtată a angajatului.

Cereți angajaților dvs. de la distanță să facă același lucru. Dacă există anumite ore și zile în care nu sunt disponibile, ar trebui să vă anunțe în prealabil. Adesea, indisponibilitatea se datorează unor motive personale, cum ar fi îngrijirea copiilor sau programările la medic. Fiind sfătuit, nu veți încerca să ajungeți la ei în acele momente.

În plus, dacă găzduiți întâlniri la care un lucrător de la distanță nu poate participa, înregistrați-le, astfel încât să poată reveni mai târziu.

Cei mai buni manageri își construiesc încrederea prin individualizare, fără să încalce promisiunile, să solicite feedback și să se angajeze în conversații frecvente – mai ales atunci când există un chat video, deoarece creează o linie de vedere și încurajează încrederea.

„A ști la cine să apelezi pentru ajutor crește productivitatea și ajută la dezvoltare, dar lucrătorilor la distanță le lipsește această perspectivă. Managerii care se transformă în proxy în rețeaua lor de lucru de la distanță se dovedesc atât demni de încredere pentru lucrător, cât și indispensabili pentru succesul lucrătorului.”

„Este important să gestionăm așteptările și să rămânem concentrat pe obiective atunci când îmbrățișăm o forță de muncă de la distanță. Nu vă faceți griji atât de mult pentru ceea ce se face. În schimb, concentrează-te pe ceea ce se realizează. Dacă ne atingem obiectivele, atunci grozav. Dacă nu, trebuie să analizăm situația în continuare. Totul este despre realizare, nu activitate.” – Donald Hatter, Donald Hatter Inc.

Când stabiliți și dezvoltați obiective și sunteți clar cu privire la așteptările dvs., asta este ceea ce contează. Nu vă concentrați doar pe cât de mult a lucrat lucrătorul dvs. de la distanță într-o singură zi de lucru. Priviți imaginea de ansamblu, își îndeplinesc obiectivele? Își întind mâna dacă rămân blocați și au nevoie de ajutor? Sunt disponibili și își asumă mai multă responsabilitate? Ce au realizat?

Nu este nevoie să microgestionați fiecare sarcină și să vă întrebați angajatul, la urma urmei, odată ce v-ați construit și stabilit încrederea, nevoia de a-l întreba pe angajatul dvs. iese pe fereastră.

„Lumea se transformă rapid către o forță de muncă interesată de învățare și de progresul abilităților, mai degrabă decât de stabilitate. Lucrul de 30 de ani pentru aceeași companie a mers pe calea dodo-ului. Sunt interesat personal de obiectivele de învățare și de viață ale echipei mele, iar întâlnirile noastre vor lua adesea un moment pentru a le conecta interesele la obiectivele companiei mele. Implicarea și performanța rămân mult mai ridicate.” – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

Concluzia privind gestionarea angajaților de la distanță

Lucrul cu angajații de la distanță nu este ceva de care ar trebui să te ferești, mai ales că devine din ce în ce mai popular. Amazon, Capital One și American Express sunt doar câteva dintre companiile mai mari care se îndreaptă spre lucrul de la distanță. Cercetările arată că 91% dintre angajați se bucură de un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată atunci când lucrează de la distanță. Nivelurile de stres au scăzut, cu aceste cifre, munca la distanță este calea de urmat.

Cu angajați mai fericiți, gestionarea acestora devine mult mai ușoară. Managerii își dezvoltă rolul în timp, ceea ce se reduce la înțelegerea relației dintre manager și angajat ca ingredient cheie pentru succes. Echipa ta este pâinea și untul tău. Fără o echipă eficientă, nu vei ajunge la linia de sosire. În schimb, concentrează-te pe gestionarea eficientă a echipei tale de la distanță pentru a le transforma în cel mai mare activ al tău. Nu o să crezi cât de mult poți realiza atunci când comunicarea corectă este pusă în aplicare. Angajații tăi te vor suna pentru a aranja întâlniri și pentru a te sfătui cu privire la progresul lor. Fii managerul de care toată lumea se bucură.