Cum se măsoară comunicarea la locul de muncă: un ghid complet

Măsurați comunicarea internă la locul de muncă pentru a determina cel mai bine cât de eficientă este? Pentru a înțelege dacă face o diferență, o zgârietură, în afacerea ta? Din păcate, studiile arată că60% dintre companii nici măcar nu au o strategie de comunicare internă pe termen lung ,iar companiile care au una, 12% nu măsoară deloc valorile de comunicare internă.

Și poate vă gândiți: „Care este mare lucru? Şi ce dacă?" Dar, stai, există un motiv pentru care ne concentrăm pe această chestiune specială legată de HR.

De ce este importantă măsurarea comunicațiilor interne la locul de muncă

Ar trebui să măsurați comunicațiile interne la locul de muncă? Este chiar atât de important? DA! De un milion de ori, da. Comunicarea internă este piatra de temelie a companiei dumneavoastră.

La ce ne referim totuși? Gândiți-vă la asta astfel, ca piatra de temelie a companiei dvs., comunicarea internă are un impact direct și mare asupra productivității și angajării angajaților, eforturilor de colaborare, moralului biroului și alinierii în cadrul organizației.

Dacă descoperiți că implicarea angajaților este scăzută, moralul suferă, colaborarea este practic inexistentă, viziunea companiei nu este executată eficient, clienții nu sunt pe deplin mulțumiți, cifra de afaceri este în creștere și productivitatea scade, atunci este timpul pentru a privi mai atent strategia de comunicare internă. Dar înainte de a vă putea îmbunătăți chiar strategia de comunicare internă, trebuie să o măsurați. La urma urmei, cum poți să-ți îmbunătățești comunicarea internă sau chiar să iei o decizie eficientă cu privire la aceasta atunci când nu ai datele pentru a face copii de rezervă sau pentru a înțelege ce funcționează și ce trebuie îmbunătățit rapid.

„Importanța comunicării interne nu poate fi subestimată; este unul dintre puținele roluri care ating toate domeniile organizației.” – Jenni Field, președinte la CIPR Inside

Însă lipsa datelor și a valorilor comunicațiilor interne este rezultatul următoarelor probleme:

• Valorile comunicațiilor interne sunt împrăștiate în departamente, platforme și canale
• KPI-urile pentru comunicarea internă nu sunt aliniate cu obiectivele companiei
• Demonstrarea valorii unei comunicări interne eficiente este dificilă
• Proprietarii de afaceri și partenerii nu consideră comunicarea internă ca o strategie eficientă în care să investească
• Nu partajarea comunicării prin canalele potrivite pentru fiecare angajat are loc mult prea des, perspectiva „o mănușă se potrivește tuturor” limitează
• Comunicatorii interni nu știu cum să ducă comunicarea la nivelul următor
• Comunicarea prin scurgere împărtășită cu angajații duce doar la neînțelegeri
• Prea multe concepții greșite despre comunicarea internă fac dificil de înțeles ce înseamnă aceasta cu adevărat

Acum că problemele comunicării interne sunt mai bine înțelese, putem trece la răspunsul la modul de măsurare a comunicării la locul de muncă.

Cum se măsoară comunicarea la locul de muncă

• Definiți-vă obiectivele de afaceri

Iată că a ști cum să măsurați comunicarea la locul de muncă nu este atât de simplu, deoarece nu există o listă unică de KPI pentru comunicarea internă care să funcționeze în general.

KPI-urile pentru comunicațiile interne vor diferi pentru fiecare companie, deoarece nicio afacere nu are aceleași obiective pe care doresc să le urmărească. În plus, ceea ce intenționați să faceți cu datele diferă și el.

Care sunt unele KPI pentru comunicarea internă? Afișări de pagină pe paginile dvs. de intranet, urmăriți ratele de deschidere în comunicațiile prin e-mail, urmărirea ratei de clic în e-mailuri, urmărirea vizionărilor video în e-mailuri și paginile intranet, urmărirea sondajelor personalului cu răspunsuri predefinite etc.

Stabiliți o linie de referință pentru a înțelege mai bine când știți ce măsurați, apoi puteți determina eficient eficiența eforturilor dvs. actuale.

Odată ce știți ce obiective doriți să atingeți, devine mai ușor și mai clar să vă setați KPI-urile pentru comunicarea internă.

• Stabiliți obiective

Aruncă o privire la campaniile tale actuale de comunicare sau la mesajele pe care le-ai trimis, cum ar fi e-mailurile sau canalele de grup WhatsApp. Care dintre canale par să aibă cele mai bune performanțe? La ce angajați doriți să ajungeți mai mult? Care este definiția ta a succesului?

Definiți ce valori urmează compania dvs., cum sunt urmărite valorile și ce indică datele curente.

• Utilizați mediile potrivite

Există diverse canale, sau medii, pentru comunicarea cu angajații tăi și totul depinde foarte mult de tipul afacerii, unde lucrează angajații tăi (pe teren sau la birou), dimensiunea echipei și așa mai departe.

Odată ce ați terminat toate cele de mai sus, puteți alege cel mai bun canal (mediu) pentru a furniza comunicații angajaților:

• Întâlnirea față în față este obligatorie cel puțin o dată pe lună pentru a realiza o conexiune personală, pentru a îmbunătăți angajamentul și pentru a obține feedback.
• Întâlnirile echipei pot fi organizate în interior sau într-o locație specială, cum ar fi un picnic în aer liber.Acest lucru ajută la construirea de camaraderie între membrii echipei și permite o mai bună colaborare.
• Apelurile video vă permit să aveți o conversație pe desktop, astfel încât să partajați o prezentare și să spuneți o poveste.Companiile folosesc adesea Zoom.
• Aplicațiile de comunicare pentru angajați sunt cea mai bună soluție pentru companiile cu angajați fără birou și pe teren, deoarece oferă soluția perfectă pentru comunicarea din mers. De exemplu,
  • Toată lumea are un telefon mobil, astfel încât să îi poți menține pe toată lumea pe aceeași pagină
  • Puteți crea canale pentru a comunica în funcție de locație, titlul postului, departament etc
  • Toate comunicările legate de muncă sunt colectate sub un singur acoperiș
  • Comunicarea în timp real ajută la creșterea angajamentului și a productivității
  • Toate datele sunt vizuale și acționabile, astfel încât să știți întotdeauna cine a deschis și vizionat mesajul dvs., câți angajați au completat sondajul pe care l-ați trimis, cine a răspuns la sondajul live și așa mai departe. Pentru orice angajat care nu a citit mesajul dvs., trimiteți-i un memento de notificare push pentru a face acest lucru.

Este ieftin – Connecteam oferă un plan gratuit pe lângă planurile sale plătite la prețuri accesibile, doar faceți clic aici pentru a începe gratuit!

Proiectat pentru echipe fără birou

O experiență modernă de comunicare pentru tine și echipa ta.

Află mai multe

• Recenzie SWOT

Efectuarea unei analize SWOT a strategiei tale de comunicare internă poate fi un instrument eficient pentru companiile care doresc să-și consolideze comunicarea. Când înțelegeți cu ce provocări vă confruntați și ce resurse aveți la dispoziție pentru a le face față, puteți crea o strategie eficientă pentru a comunica mai bine.

Utilizați metoda SWOT pentru a identifica punctele forte și punctele slabe ale comunicării, ce oportunități sunt disponibile pentru a îmbunătăți comunicarea și cu ce amenințări vă confruntați pentru a comunica mai bine?

• Puncte forte: atributele interne, pozitive ale companiei dvs., care sunt sub controlul dumneavoastră, să se adapteze
• Puncte slabe: factori negativi care vă îndepărtează punctele forte și pe care trebuie să vă îmbunătățiți pentru a avea succes
• Oportunități: factori externi din mediul de lucru care pot contribui la succesul tău
• Amenințări: factori externi pe care nu îi puteți controla, așa că aveți nevoie de planuri de urgență

• Creați mesajul înainte de a fi trimis

Când schițați exact ceea ce doriți să spuneți și ce doriți să obțineți ca reacție din partea publicului dvs., nu veți pierde niciun detaliu și puteți alinia cel mai bine mesajul pe măsură ce trece timpul.

Concentrați-vă pe ce, de ce, unde, când, cum și cine. Dacă nu puteți răspunde pur și simplu, atunci trebuie să regândiți obiectivul.

De exemplu, un obiectiv de „creștere a angajării angajaților la locul de muncă” NU este deloc specific.

În schimb, setați obiectivul să fie mult mai specific, astfel încât să fie mai ușor de măsurat. De exemplu, schimbați-l pentru a „crește implicarea angajaților în cadrul sucursalei din Atlanta cu 18% până la sfârșitul trimestrului al doilea pentru a lansa efectiv noul produs X în trimestrul al treilea”.

• Creați obiective SMART

Asigurați-vă că ați creat un mesaj SMART. Ce întrebi? SMART înseamnă specific, măsurabil, realizabil, relevant și bazat pe timp.

• Specific: stabiliți ce doriți să realizați și asigurați-vă că toată lumea va înțelege mesajul
• Măsurabil: stabiliți etape și ținte pentru a urmări eficient progresul
• Atins: mențineți obiectivele gestionabile și realiste
• Relevant: creează obiective care să-ți dezvolte echipa și să se conecteze la obiectivele companiei tale
• Bazat pe timp: urmați o anumită cronologie pentru a rămâne cel mai bine pe drumul cel bun

• Conturează mesajul tău

Sue Dewhurst și Liam Fitzpatrick evidențiază sfaturi pentru comunicatori în cartea lor despre cum să-ți contureze cel mai bine mesajul:

• Intrări: ce resurse veți dezvolta și implementați pentru comunicarea internă?
• Rezultate: este conținutul informativ și captivant?Ați obținut rezultatele pe care le-ați planificat? Dacă nu, de ce?
• Satisfacție: sunt angajații tăi mulțumiți de comunicarea internă?A fost înțeles mesajul? Au fost primite informațiile în timp util? Le-ai permis angajaților tăi să-și împărtășească feedback-ul?
• Out-take: ce rezultate au câștigat angajații dvs.?
• Rezultate: a influențat comunicarea dumneavoastră internă comportamentul unui angajat?Lucrează toată lumea spre un scop comun?

• Uită-te la ratele de cifra de afaceri

Când aveți angajați care sunt fericiți și mulțumiți în rolul lor, aceștia vor rămâne în companie pentru o perioadă mai lungă de timp. Cu toate acestea, angajații nemulțumiți și nemulțumiți vor începe rapid să caute noi locuri de muncă.

Urmăriți rata de rotație pentru a înțelege cel mai bine cât de eficientă este comunicarea internă. Când echipa ta este mai conectată și mai aliniată cu ceea ce se întâmplă în companie, atunci se simte de încredere și apreciată. Cu toate acestea, atunci când această încredere nu există deloc, productivitatea și cifra de afaceri cresc.

În ceea ce privește KPI-urile pentru comunicațiile interne, acesta este unul ușor de urmărit, dar poate fi greu de legat direct de comunicarea internă.

• Trimite sondaje

Trimiterea de sondaje către echipa și conducerea dvs. este esențială în două etape cheie - atunci când stabiliți KPI-urile și în timp ce măsurați rezultatele. (Da, v-am spus că a fost în două momente esențiale).

De ce ar trebui să te deranjezi cu sondajele? Pentru că vă permite să obțineți informații esențiale în timp real cu privire la obiectivele dvs. de la toate departamentele și nivelurile de angajați. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că puteți seta KPI-urile cu imaginea completă la îndemână. Ca să nu mai vorbim că vă permite să vă adaptați și să vă îmbunătățiți obiectivele și strategiile atunci când este necesar.

Dar, este vital să trimiteți sondaje care să conducă la acțiune și să nu fie o pierdere de timp. Așadar, asigurați-vă că sondajele dvs. sunt scurte, la obiect și anonime. Orice este prea lung nu face decât să enerveze și mai mult echipa ta și, practic, asigură o colecție de răspunsuri inexacte, ineficiente.

Concluzie cu privire la măsurarea comunicațiilor interne la locul de muncă

Nu este un secret pentru nimeni că este greu să măsori eficient unde sunt punctele tale tari și punctele slabe când vine vorba de comunicarea internă. Cu toate acestea, cu KPI-uri clare pentru comunicațiile interne setate, devine mai ușor să colectați datele necesare pentru a vă duce compania mai departe. Aceste date vă permit să urmăriți progresul și dacă sunt îndeplinite obiective mai largi.

După cum am spus la început, comunicarea internă este piatra de temelie a companiei dumneavoastră. Când este făcut corect, productivitatea și implicarea angajaților, eforturile de colaborare, moralul biroului și alinierea în cadrul organizației sunt toate afectate pozitiv.

Luați legătura cu echipa noastră pentru a afla mai multe despre soluția noastră de comunicare.