Cum să scrieți un e-mail de urmărire unui potențial client [+ 5 exemple]

Când începeți un proiect potențial cu un client, aveți adesea probleme să-l faceți să răspundă la e-mailurile dvs.? Sunteți îngrijorat de eficiența e-mailurilor dvs. de urmărire?

Acest lucru poate fi frustrant în cel mai înalt grad.

În același timp, doriți să evitați să vă pierdeți șansa de a colabora pe termen lung cu potențialii dvs. acționând nepoliticos, nerăbdător sau neprofesionist în timp ce încercați să-i câștigați.

Întrebarea rămâne atunci cum să abordăm această provocare fără a afecta potențialul de cooperare ulterioară?

Pentru a vă ajuta să înțelegeți de ce clienții dvs. nu răspund și ce să faceți într-un astfel de scenariu, această postare va discuta unele dintre cele mai comune capcane și cele mai bune sfaturi despre cum să trimiteți e-mailuri de urmărire către potențialii dumneavoastră clienți.

Apoi, vă vom arăta câteva exemple de e-mailuri ulterioare și vă vom oferi sfaturi utile pentru a vă ajuta să vă personalizați propriile e-mailuri și să reduceți timpul pe care îl petreceți pentru a le scrie zilnic.

Să ne scufundăm!

Ce sunt e-mailurile de urmărire?

În lumea afacerilor, este o practică obișnuită să trimiteți unui client un e-mail de urmărire după ce a avut loc contactul inițial.

Este o tehnică pe care o folosim atunci când vrem sau avem nevoie de ceva de la o altă persoană.

Mai mult, e-mailurile ulterioare sunt folosite în principal pentru a reaminti destinatarilor acțiunile în așteptare (cum ar fi plata unei facturi sau furnizarea de feedback).

De ce sunt e-mailurile de urmărire relevante pentru afaceri?

Atunci când furnizați servicii pentru clienți, este esențial să mențineți linii deschise de comunicare cu clientul pe toată durata proiectului.

A trebui să jonglezi cu mai mulți clienți înseamnă că acest tip de comunicare este adesea trecut cu vederea, ceea ce, în schimb, poate încetini progresul proiectelor tale. În plus, eșecul în a trimite e-mailuri de urmărire poate avea ca rezultat clienții să aibă o impresie greșită despre tine și despre afacerea ta.

Scopul e-mailurilor de urmărire este:

• Amintiți-le clienților potențiali să vă răspundă
• Păstrați proiectele pe drumul cel bun
• Asigurați-vă că informațiile nu se pierd în amestecare
• Dați un sentiment de organizare și dedicare proiectelor
• Spune-le clienților tăi, atât noi, cât și vechi, că le iei afacerea în serios.

Cele mai frecvente motive pentru a nu primi un răspuns?

Motivul pentru care nu ați primit un răspuns nu este întotdeauna lipsa de interes față de oferta dvs. Probabil că nu primiți răspunsuri de la clienții dvs. deoarece:

• Sunt prea ocupați pentru a-ți scrie înapoi.
• Este posibil ca e-mailul dvs. să fi fost pierdut în spam-ul sau în căsuțele de e-mail.
• Ar putea avea nevoie de mai mult timp pentru a lua în considerare cererea dvs. sau pentru a se consulta cu alții.

Toți ezităm când banii sunt în joc, nu? De ce nu ar face-o?

Acesta este motivul pentru care folosim e-mailuri ulterioare, pentru a asigura clienții noștri că sunt pe mâini sigure .

Am acoperit ceea ce sunt acestea, așa că acum haideți să intrăm în pașii promisi pentru a scrie e-mailuri ulterioare care să primească răspunsuri și să vă facă să vă remarcați.

Cum să scrieți e-mailuri ulterioare

Există argumente pro și contra în fiecare situație și este important să le recunoașteți pe ambele înainte de a trece la pașii de bază ai unui e-mail bun de urmărire.

Am împărțit pașii pe care trebuie să-i faceți pentru a stăpâni această metodă în lucruri de făcut și ce nu, astfel încât să puteți trece rapid la curent.

Sa incepem!

E-mail de urmărire - DO-uri

1. Ține cont de linia ta de subiect

A fi concis și punctual este cel mai bun mod de a merge cu subiectul e-mailurilor tale ulterioare.

Fiți clar cu ce aveți nevoie și indicați motivul pentru care contactați . Iată câteva exemple de linii de subiecte ulterioare bune:

• Etapele fazei #1 din [Numele proiectului]
• Factură restante de la [Data]
• Avem nevoie de asistența dvs. în [problemă]
• Actualizări ale întâlnirii de la [Date]
• Întrebări sau îngrijorări?

Subiectul e-mailului dvs. ar trebui să fie simplu și clar despre ceea ce aveți nevoie de la destinatar. Cu cât subiectul este mai natural, cu atât ratele de răspuns la care te poți aștepta sunt mai mari.

2. Faceți totul despre ei

Dacă aveți un obiectiv clar în minte pentru e-mailul de urmărire, să vă puneți în pielea clientului și să scrieți conținut care să-l facă să se simtă apreciat este ușor.

E-mailurile de urmărire sunt mai mult decât scurte mementouri. Sunt linii deschise pentru a construi relații puternice cu clienții tăi . Prin urmare, accentul trebuie să fie pus pe ei.

Iată câteva idei despre cum să acordați atenția clienților dvs. într-un mod sofisticat:

• Solicitați feedback cu privire la o propunere sau un punct de vedere.
• Solicitați o modalitate de a vă îmbunătăți ofertele.
• Evocați ciudateniile propunând o soluție la cea mai presantă problemă a lor

Acest lucru le va da impresia că nu numai că vă pasă de ei, ci și să vă faceți timp să cercetați și să luați în considerare diverse opțiuni pentru a le satisface nevoile specifice.

3. Păstrați-l pe scurt

Ați auzit vreodată de regula celor 12 secunde?

Regula celor 12 secunde este cantitatea medie de timp pe care oamenii o petrec citind e-mailurile.

Și, mai ales în lumea afacerilor, nimeni nu are mult timp de alocat pe e-mailuri aprofundate care durează câteva minute pentru a le citi.

Majoritatea cititorilor vă vor trece doar e-mailurile, așa că cel mai bine este să păstrați orice urmărire cât mai scurtă posibil, acoperind în continuare toate bazele.

4. Apelați clienții dvs. la acțiune

Fiecare e-mail de urmărire ar trebui să aibă un îndemn, cu excepția cazului în care este strict informațional. Mulți agenți de marketing nu reușesc să țină seama de acest detaliu crucial, care contribuie major la faptul că oamenii nu își iau e-mailurile la fel de în serios pe cât ar trebui.

Cu alte cuvinte, dacă doriți ca clienții și potențialii dvs. să întreprindă o anumită acțiune, trebuie să le faceți clar această acțiune.

Iată câteva gânduri pentru început:

• Vă rugăm să comentați.
• Contactaţi-ne.
• Dați data preferată.
• Hai să vorbim.

Notă: pentru a configura un CTA eficient, evitați să dați un sentiment de nesiguranță. De exemplu, puteți observa o diferență între aceste două propoziții:

• „Te rog, dacă găsești timp, aș aprecia oportunitatea de a programa o întâlnire pentru a discuta detalii despre proiect” și
• „Trimite-ne o oră și o dată preferate, ca să ne putem programa următoarea întâlnire.”

Diferența este în dăruire și îndrăzneală. Nu ezita să-l folosești.

5. Învață să ai răbdare

Acum am ajuns la miezul problemei - Cât timp ar trebui să așteptăm înainte de a trimite un e-mail de urmărire?

Nu așteptați prea mult. Cele mai bune practici spun că vă puteți aștepta să primiți răspunsuri de la clienții dvs. într-o zi sau două.

Permiteți clienților dumneavoastră această fereastră de timp înainte de a urmări este o idee bună.

De fapt, este mult mai inteligent să-i întrebi pur și simplu când vor fi cei mai receptivi să audă din nou de la tine. Astfel, vei stabili o relație bună pe baza propriilor decizii, evitând în același timp să fii prea enervant.

Notă: luați în considerare că este posibil ca clienții dvs. să nu își verifice e-mailurile în timpul weekendurilor și sărbătorilor.

Este dificil să-ți programezi urmăririle, astfel încât să nu pari prea persistent imediat după ce le-ai atras atenția.

Întotdeauna este mai bine să le oferi mai mult spațiu decât să acționeze prea devreme.

E-mail de urmărire NU trebuie

Acum, este timpul să ne uităm la cele mai comune capcane atunci când trimiteți e-mailuri ulterioare:

1. Căutând vina - Chiar dacă clienții dvs. nu au trimis informațiile așa cum au promis, un e-mail de urmărire ar trebui să se concentreze pe a le reaminti cu blândețe acțiunea respectivă. Concentrarea pe colaborarea viitoare și pe beneficiile clientului vă va aduce un alt set de carduri.

2. Linia de subiect slabă - Linia de subiect este primul lucru pe care îl vede clientul tău și un filtru principal pentru a decide dacă este important sau nu. Fii concis cu privire la ceea ce ai nevoie de la clienții tăi. Acest lucru îi va ajuta pe clienții dvs. să vă filtreze e-mailurile ca fiind relevante.

3. Așteptați prea mult un răspuns - Dacă așteptați prea mult, clientul dvs. poate pune proiectul pe ultimul loc sau uita de el. A reaminti nu este egal cu enervant dacă este făcut corect. Astfel, urmăriți rapid.

4. Comportament insistent - Pentru a-i arăta clientului că acesta este un memento prietenos, fii politicos și ușor. Stabiliți așteptări spunându-le când veți urmări dacă nu răspund.

5. Fără CTA - Dacă clientul dvs. scanează doar e-mailurile dvs., este posibil să piardă orice apel la acțiune și să îl seteze să se oprească. Oferiți-le o schiță clară a următorilor pași și un calendar pentru finalizarea proiectului.

6. Comunicare incorectă - Trebuie să înveți preferințele de comunicare ale clienților tăi. Majoritatea clienților preferă mementourile blânde prin e-mail, dar unii preferă apeluri telefonice scurte. Dacă vă oferă informațiile de care aveți nevoie, se plătește!

Șabloane de e-mail de urmărire

1. Șablon de e-mail „Doar se înregistrează”.

Dacă trebuie să urmăriți oferta dvs. sau să le amintiți clienților despre e-mailul anterior, evitați să aveți nevoie.

Exprimați-vă empatia pentru programul lor încărcat și propuneți o întâlnire dacă sunt interesați.

Sfat profesionist: Soluțiile de inteligență artificială (AI) precum TextCortex vă pot ajuta să scrieți e-mailuri captivante și personalizate atunci când sunteți prea ocupat sau când pur și simplu nu doriți să utilizați un șablon.

De exemplu, suplimentul Chrome al TextCortex include o funcție utilă „ Bunlet to email ” care poate fi folosită pentru a compune rapid e-mailuri din punctele dvs. cele mai importante.

Pur și simplu setați elementele principale pe care doriți să le acoperiți în e-mailul dvs., selectați marcatoarele, faceți clic pe siglă și apăsați opțiunea „ Bunlet to email ”.

2. Șablon de e-mail „Urmăriți oferta”.

Clientul dvs. potențial poate analiza mai multe oferte deodată. Un scurt e-mail demonstrează că doriți să creați o conexiune.

În plus, acest tip de e-mail va demonstra și un sentiment de dedicare față de proiectul în sine. Credeți sau nu, uneori este tot ce este nevoie pentru a vă câștiga clienții.

3. Șablon de e-mail „Sense of Urgency”.

Efectul FOMO (frica de a pierde din nou) a fost și continuă să fie un instrument de marketing puternic.

Punerea unei date de expirare pe oferta dvs. poate încuraja în mod subliminal clienții să răspundă imediat la e-mailul dvs.

Nimeni nu vrea să rateze o afacere bună, nu?

Sfat profesionist: Pe lângă numeroasele funcții de rescriere, suplimentul Chrome de la TextCortex are o opțiune de schimbător de ton destul de utilă, care vă poate rescrie conținutul într-un ton diferit de voce.

Pentru a-l folosi, selectați propoziția sau paragrafele pe care doriți să le rescrieți într-o varietate de tonuri diferite, faceți clic pe logo și alegeți funcția „Ton” .

Faceți clic pe linkul tip sunet din partea de jos a ferestrei de sugestie și selectați tonul vocii „ Urgent ” pentru a adăuga urgență e-mailului dvs. atunci când utilizați funcția „ Ton ”.

4. Șablon de e-mail „Hai să ne reconectam”.

Oamenii de afaceri sunt oameni de acțiune. Acestea fiind spuse, este mai probabil să primiți un răspuns pe e-mailul de urmărire dacă faceți o contestație directă.

Indiferent de tipul de solicitare, clienții tăi nu vor înțelege greșit dacă e-mailurile tale de urmărire mențin același grad de profesionalism.

Sfat profesionist: Indiferent de subiect sau de public, funcția „Parafrazare” a TextCortex vă poate ajuta să mențineți un standard ridicat de calitate a scrierii.

Selectați-vă propozițiile sau paragrafele în bloc , faceți clic pe logo și alegeți opțiunea „Parafrazare” .

5. Șablon de e-mail „Urmărire întâlnire”.

După întâlnirea cu clienții, se recomandă trimiterea unui e-mail de urmărire. Este un pas matur care ar putea duce la multe relații fructuoase în timp.

Această formă de e-mail de urmărire este doar o mulțumire rapidă pentru timpul acordat clientului.

Pentru a încheia

Nu există nicio îndoială dacă ar trebui să utilizați e-mailurile ulterioare în strategia dvs. de afaceri.

Petrecerea timpului cultivând conexiuni este o investiție în sănătatea afacerii dvs., care va oferi dividende sub forma unui succes continuu în încheierea de tranzacții și menținerea relațiilor .

Chiar și totuși, acest lucru nu le face distractive. Mai ales dacă trebuie să le scrii în fiecare zi.

Vă sugerăm să încercați TextCortex dacă sunteți blocat pentru inspirație, să vă săturați să folosiți aceleași șabloane vechi sau pur și simplu curioși să vedeți ce altceva există.

În plus, utilizarea TextCortex poate transforma cea mai proastă zi de scris într-o sarcină existentă.

Și asta nu este tot.

Pe lângă funcțiile de rescriere disponibile în extensia Chrome, TextCortex vă oferă acces la:

• Acces la peste 20 de șabloane AI prefabricate online.
• Creați conținut în peste 72 de limbi cu acest instrument AI multilingv.
• Pânză care poate fi editată în timp real pentru a se adapta atât conținutului uman, cât și generat de inteligență artificială.
• Modificarea și redarea în timp real a conținutului
• Vă puteți accesa propriul asistent personal de scriere AI pe peste 30 de platforme web , inclusiv Docs, Gmail, Linkedin și multe altele, toate dintr-un singur tablou de bord.

Descărcați extensia TextCortex Chrome astăzi și răsfățați-vă cu un asistent personal de scriere AI care poate face minuni pentru conținutul dvs.