Cum să scrieți un e-mail informal: introduceți, reflectați și finalizați cu stil

Ați vrut vreodată să aflați câteva sfaturi utile despre cum să scrieți un e-mail informal?

Distincția principală între e-mailul formal și informal este tonul folosit în scris .

E-mailurile profesionale folosesc un limbaj formal și politicos , în timp ce e-mailurile personale folosesc un limbaj mai obișnuit și mai conversațional .

Acest articol va descoperi dacă există reguli pentru alcătuirea unui e-mail obișnuit și care sunt acele reguli.

În plus, veți putea găsi câteva sfaturi bonus pentru îmbunătățirea scrisului, atât pentru scrisul formal, cât și pentru cel informal.

Prin urmare, mai îndurați-mă puțin!

E-mailuri formale versus informale

Înainte de a merge mai departe, aș dori să subliniez câteva diferențe cheie între e-mailurile de afaceri și cele informale.

Folosim e-mailuri formale atunci când:

• este necesar să scrieți pentru afaceri și aplicații profesionale
• având un format predefinit şi specific
• Este necesar să folosiți o terminologie formală și politicoasă.
• propoziții care sunt lungi și dificile

Folosim e-mailuri informale atunci când:

• utilizarea e-mailurilor pentru comunicarea personală
• nu există un format sau o structură stabilite
• trimiterea de e-mailuri către prieteni și membri ai familiei
• folosind un limbaj simplu și casual
• propozițiile noastre sunt scurte și simple

Pentru un e-mail mai obișnuit, este bine să discutați despre orice vă gândiți . Pe de altă parte, atunci când trimiteți un e-mail oficial, cel mai bine este să mergeți direct la subiect.

În plus, e-mailurile atât pentru scopuri profesionale, cât și ocazionale au unele asemănări. Ei amândoi:

• Utilizați o terminologie simplă și ușor de înțeles.
• Joacă un rol important în facilitarea dialogului productiv.
• Utilizați aceeași structură de fiecare dată: introducere, corp principal și rezumat.

Cum se scrie un e-mail informal?

După cum am menționat, folosim e-mailurile informale în scopuri personale - familie, prieteni sau persoane pe care le cunoaștem bine.

Și, în timp ce majoritatea e-mailurilor informale includ un salut, un corp și o închidere, aceasta nu este o regulă strictă și rapidă.

Deoarece e-mailul este atât de casual, puteți folosi, de asemenea, în siguranță fraze scurte și acronime cu foarte puține sau deloc propoziții complexe.

În plus, aveți voie să păstrați e-mailurile informale scurte și dulci sau să includeți multe detalii și informații.

Și, chiar dacă scrieți un e-mail informal, unele lucruri sunt doar obiceiuri proaste, nu?

Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le evitați atunci când vă creați e-mailurile:

• Propozitii incomplete
• Propoziții în curs
• Propoziții lungi și complicate
• Erori gramaticale

Nu numai că există capcane de evitat, dar există și factori de care trebuie să țineți cont atunci când compuneți un e-mail informal. Să le verificăm:

1. Scrieți o linie de subiect

Este necesară o linie de subiect pentru toate e-mailurile. E-mailul ocazional este mai simplu, deoarece conținutul nu necesită multă gândire. Adică, sunteți liber să utilizați orice ton al vocii în linia de subiect care vă convine.

• Iată planul.
• Iată videoclipul pe care îl căutați.
• Acest articol merită citit.
• Citeste prin!

2. Deschideți cu salutare ocazională

Când începeți e-mailul informal, un simplu „bună ziua” sau „hei” este tot ceea ce este necesar pentru a începe o conversație prietenoasă prin e-mail. Pentru o formă mai puțin formală de salut, nu trebuie să ne îngrijorăm prea mult cu privire la cuvintele pe care le alegem.

Și pentru a adăuga entuziasm și prietenie, putem folosi și mai multe semne de exclamare și emoticoane:

• Bună [Nume],
• Bună [Nume],
• Hei acolo!
• Bună!
• Hei!

3. Subliniază Motivul pentru care te-ai adresat

Fiecare e-mail, fie formal sau informal, ar trebui să indice motivul e-mailului :

• „Iată PDF-ul pe care l-ați dorit”.
• „Vreau doar să vă anunț că nu voi reuși astăzi”.
• „Mă întrebam dacă ai timp să mă întâlnești în jurul orei 17:00?”

De asemenea, dacă aveți nevoie ca perceptorul să ia o acțiune, asigurați-vă că faceți asta cât mai clar posibil:

• Pot să vă întreb ce părere aveți despre ideile/sugestiile mele?
• Poți să-mi spui când ai fi disponibil să ne întâlnim săptămâna viitoare?
• Vă rugăm să examinați următoarele atașamente înainte de următoarea noastră întâlnire.
• Vă rog să examinați ordinea de zi a întâlnirii și să-mi spuneți dacă aveți sugestii?

Cu toate acestea, atunci când scrieți un motiv pentru a contacta, țineți cont de cititorul dvs. din punct de vedere practic. Este benefic pentru toată lumea ca e-mailurile să fie cât mai concise posibil.

4. Încheierea cu declarația de închidere

Încheierea e-mailurilor tale informale este similară cu linia de deschidere - folosește un ton prietenos pentru a semna :

• Ne vedem mai târziu,
• Ai grijă,
• Ne vedem în curând,
• Mulțumiri,
• Vineri fericita,
• Un week-end bun să aveţi!

Șablon informal de e-mail

Dacă încă nu sunteți sigur cum ar trebui să arate e-mailul dvs. informal, puteți încerca să utilizați acest șablon atunci când vă creați următorul e-mail.

În practică, e-mailul dvs. poate arăta cam așa:

„Bună Tonya,

Mulțumesc pentru atenție. Să ajungem din urmă cândva în curând, chiar mi-ar plăcea să te văd. Ce zici de mâine la prânz? Ești liber?

Ai grijă,

Billy.”

Cu toate acestea, acestea sunt doar câteva dintre ceea ce vă poate ajuta. Instrumentele bazate pe inteligență artificială, cum ar fi TextCortex, au dezvoltat mai multe caracteristici pentru scrierea oricărui e-mail.

De exemplu, dacă doriți să scrieți un e-mail cu funcția „Bullet to email ” a TextCortex, tot ce aveți nevoie este să clarificați principalele concluzii sub formă de marcatori, să le evidențiați și să faceți clic pe logo .

Odată ce alegeți caracteristica desemnată, suplimentul TextCortex va solicita fereastra de sugestii cu mai multe variante ale rezultatului de e-mail.

Odată ce alegeți cea mai bună ieșire, extensia de rescriere oferă mai multe opțiuni de rescriere pentru a vă ajuta să vă modificați în continuare conținutul. Unele dintre aceste opțiuni sunt:

1. Funcția de rescriere — vă permite să vă modificați propozițiile sau paragrafele pentru un context mai bun.

2. Funcția de completare automată — generează propoziții și paragrafe întregi pe baza câtorva cuvinte.

3. Funcția de extindere — vă îmbunătățește propozițiile sau paragrafele prin adăugarea de cuvinte suplimentare care se potrivesc contextului.

4. Funcția de rezumat — creează versiuni mai scurte de propoziții și paragrafe.

5. Funcția de ton — schimbă tonul propozițiilor dvs., păstrând în același timp sensul inițial.

6. Funcția de traducere — poate traduce textul original în peste 10 limbi diferite.

7. Postare lungă — generează postări pe blog din idei de 5 cuvinte.

Încheierea

Luând în considerare toate lucrurile, este sigur să concluzionați că nu există reguli stricte pe care trebuie să le urmați atunci când compuneți e-mailuri informale.

Sunt mult mai rapid de scris și implică mult mai puțin efort decât e-mailurile formale. Chiar și totuși, asta nu îi face plăcut să compună.

Cu toate acestea, cu trusa potrivită, ele pot deveni distractive.

Acesta este adevăratul scop al TextCortex - să vă preia munca de scris, îmbunătățindu-vă în același timp abilitățile de scriere și făcând întregul proces mai puțin dureros.

Ce este TextCortex?

TextCortex este un instrument AI bazat pe module care utilizează algoritmi puternici și o bază de date mare de bune practici pentru a genera și rescrie textul într-un material original și captivant.

Scriitorii săi AI folosesc recunoașterea modelelor pentru a vă dezvolta și modifica scrisul cu un grad ridicat de acuratețe, concentrându-se în același timp pe producerea celui mai credibil rezultat posibil.

TextCortex este disponibil ca aplicație web și supliment Chrome.

Cu extensia noastră de rescriere, veți putea:

• Modifică-ți conținutul pe peste 30 de platforme online, cum ar fi Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook și multe altele.
• Utilizați generarea AI și funcționalitățile avansate de rescriere din mers în orice casetă de text.
• Îmbunătățiți-vă rapid abilitățile de scriere , menținând în același timp o calitate constantă a scrisului.

În același timp, aplicația web TextCortex vă permite să:

• Folosiți peste 20 de șabloane AI pentru a genera postări pe blog, descrieri de produse, e-mailuri, reclame, postări pe rețelele sociale etc.
• Folosiți simultan scrierea manuală și generarea AI în cadrul aceleiași pânze editabile.
• Editați și formatați conținutul în timp real.
• Salvați proiectele dvs. ca șabloane pentru utilizare ulterioară.

Descărcați extensia Chrome astăzi și bucurați-vă de partea interesantă a scrierii oricărui tip de conținut.