Ce este o factură — Ghidul complet

Indiferent dacă gestionați o afacere mică cu o singură persoană sau o corporație mare, crearea și trimiterea facturilor este o parte importantă a operațiunilor dumneavoastră. Facturile sunt modul în care proprietarii de afaceri sunt plătiți: clienții vă plătesc atunci când le facturați.

Scrierea unei facturi de vânzare pentru produsul sau serviciul dvs. este destul de simplă. Cu toate acestea, este important să vă asigurați că toate informațiile solicitate sunt incluse pe facturile dvs.: o factură incompletă sau incorectă poate duce la neînțelegeri între client și dvs. și poate chiar provoca dispute legate de bani (și evitarea acestor probleme este mult mai ușor cu software pentru facturi pentru întreprinderi mici).

Livrarea facturii este, de asemenea, o parte importantă a acestui proces: odată ce creați o factură, aceasta trebuie trimisă și către client printr-un mediu de încredere: fie prin poștă, e-mail sau alt canal.

În acest articol vă explicăm toate elementele importante ale unei facturi, cum să creați una și cum să livrați facturile clienților dumneavoastră. De asemenea, discutăm despre modul în care software-ul de facturare precum Hiveage poate face întregul proces ușor și eficient pentru dvs.

În acest articol . . .

1. Ce este o factură?
2. Cum vă poate îmbunătăți scrierea facturilor afacerea?
3. Ce ar trebui să includă o factură?
4. Aspectul general al facturii
5. Cum se face o factură: pași de urmat
6. În rezumat: informații esențiale de adăugat
7. Informații opționale de adăugat
8. Cum se trimite o factură
9. Cum se scrie un e-mail pentru factură
10. Cum se face o factură în MS Word
11. Cum se scrie o factură cu software-ul de facturare
12. Întrebări frecvente despre cum să scrieți o factură

Ce este o factură? ↩

Deci, ce este o factură? O factură este un document pe care ar trebui să-l trimiteți unui client după ce i-ați livrat un produs sau serviciu. Facturile stabilesc cât trebuie să plătească clientul pentru bunurile sau serviciile pe care le-a primit și cum ar trebui să facă acest lucru.

Este important de reținut că facturile nu sunt facturi sau chitanțe; sunt cereri de plată pentru serviciile prestate. În timp ce facturile implică o acțiune de plată imediată, facturile sfătuiesc clienții când și cum să plătească. În plus, clienții primesc chitanțe după ce plătesc: facturile solicită plata, deci nu pot servi drept chitanțe.

Cum îți poate îmbunătăți afacerea scrierea facturilor? ↩

Acum că ne-am ocupat de ceea ce este o factură, să vedem cum crearea și trimiterea facturilor profesionale către clienții dvs. vă poate ajuta să fiți plătit mai repede. Cu facturarea la timp puteți evita plățile întârziate sau disputele cu clienții cu privire la banii pe care vi-i datorează pentru serviciile prestate.

A avea facturi elegante și atractive din punct de vedere vizual poate, de asemenea, să creeze o impresie mai bună asupra clienților tăi. Acesta arată că calitatea și grija sunt importante pentru afacerea dvs.

Ce ar trebui să includă o factură? ↩

Elementele de bază pe care trebuie să le includă toate facturile profesionale sunt:

1. Un titlu distinct care are cuvântul „Factură”
2. Numele companiei, informațiile de contact și sigla dvs
3. Data facturii și data scadenței plății
4. Număr de factură
5. Numele și adresa clientului
6. Serviciile oferite împreună cu tariful, cantitatea și suma totală pentru fiecare
7. Termeni de plata

Aspect general al facturii ↩

Stilul general al facturii dvs. ar trebui să arate profesional și elegant. Orice altceva poate însemna că nu vă luați plățile în serios.

Dacă nu știți de unde sau cum să începeți, consultați șabloanele noastre gratuite de factură sau generatorul de facturi gratuit. Am creat aceste șabloane de factură și generatorul de facturi, precum și serviciul nostru de facturare, pentru a elimina aceste probleme legate de procesul de facturare.

În orice caz, următorii ar fi pașii cheie pentru crearea unei facturi:

Cum se face o factură: pași de urmat ↩

1. Creați aspectul facturii

Primul lucru de făcut este să stabiliți aspectul facturii dvs. Va avea nevoie de o secțiune antet care conține informații de contact, date etc. (explicate mai jos) și un corp principal în care vor fi enumerate detaliile produselor/serviciilor care necesită plată. Când decideți asupra aspectului, selectați fonturi și culori care arată profesional. Poate doriți să includeți sigla companiei dvs. pentru consecvența și autenticitatea mărcii. Asigurați-vă că există un titlu care conține cuvântul „Factură”.

2. Adăugați informațiile de contact necesare

Includeți informațiile de contact ale companiei dvs., astfel încât clienții să cunoască serviciul pe care l-au achiziționat și de la ce furnizor. Numele companiei, adresa și numărul de telefon sunt informații esențiale pe care trebuie să le aveți.

Factura trebuie să aibă, de asemenea, informațiile de contact ale clientului, cum ar fi numele, adresa și, eventual, un număr de telefon. Acesta definește pentru cine este factura și, de asemenea, se asigură că factura este livrată persoanei corecte.

3. Includeți numărul facturii, data facturii și data scadenței facturii

Numărul facturii este o parte critică a facturii totale. Când generați o factură, asigurați-vă că are un număr unic, astfel încât să puteți urmări cu ușurință starea plății acesteia. Nu repetați un număr de factură, deoarece vă poate deruta în viitor, mai ales în sezonul fiscal. Majoritatea companiilor mențin o secvență consistentă de numerotare a facturilor (de exemplu, INV-001, INV-002, INV-003, . . . ). În unele jurisdicții, aceasta este o cerință legală.

Data facturii este ziua în care emiteți factura. Data scadentă este ultima zi în care clientul trebuie să vă plătească. Includerea atât a datei facturii, cât și a scadenței este o indicație a timpului pe care clientul are pentru a efectua plata și ajută la prevenirea facturilor restante.

4. Asigurați-vă că aveți elemente rând cu informațiile adecvate

Elementele rând sunt acolo unde descrieți produsele sau serviciile pe care le-ați livrat clientului. Deși nu trebuie să fiți prea detaliat în descrierile dvs. ale serviciilor, ar trebui să adăugați suficiente explicații la elementele rând, astfel încât clienții dvs. să știe pentru ce plătesc.

Lângă fiecare serviciu, asigurați-vă că arătați cât costă. Afișarea cantității, a prețului pe unitate și a costului total pentru anumite bunuri sau servicii permite clientului să își înțeleagă clar obligațiile de plată.

5. Adunați totalul

După ce completați informațiile despre elementul rând, adăugați suma totală. Adăugați subtotalurile pentru fiecare serviciu și, pe un rând separat, evidențiați suma totală a plății (de exemplu, cu text aldine). Asigurați-vă că includeți orice taxe și reduceri aplicabile înainte de a indica acest sold final.

6. Explicați Termenii și Metodele de plată

Discutarea condițiilor de plată înainte de a efectua serviciul este esențială, dar le puteți include și atunci când scrieți o factură. Acest lucru poate preveni disputele și clarifică momentul în care plata este datorată și modul în care clienții dvs. pot efectua plata.

Când explicați termenii și informațiile de plată, includeți:

1. Data scadentă a facturii
2. Politici de returnare sau garanții de rambursare
3. Penalități pentru întârzierea plăților
4. Cum se efectuează plăți (numerar, cec, online etc.)

Adăugarea termenilor de plată la factură nu este esențială, dar cu siguranță poate îmbunătăți experiența clientului și simplifica procesul de plată.

În rezumat: Informații esențiale de adăugat la scrierea unei facturi ↩

Acum că știți cum să scrieți o factură informativă, profesională și simplă, iată o detaliere a tot ceea ce trebuie să includeți:

1. Numele companiei dvs., adresa și numărul de telefon
2. Numele și adresa clientului
3. Numărul facturii, data emiterii și data scadenței
4. Descrierea serviciilor
5. Cantitatea și subtotalul fiecărui serviciu, sub formă de listă detaliată
6. Suma totală datorată și soldul datorat

Acestea sunt elementele pe care trebuie să le aveți pe toate facturile. Lipsa uneia dintre cele de mai sus poate duce la confuzie, controverse și, în cazuri extreme, pierderea clienților.

Informații opționale de adăugat la scrierea unei facturi ↩

Există informații care nu sunt esențiale pentru tranzacție, dar care pot îmbunătăți experiența clienților pentru anumite tipuri de facturi. Iată câteva lucruri care vă pot îmbunătăți șablonul de factură:

1. Descrierea condițiilor de plată, cum ar fi garanțiile de satisfacție
2. Cum se finalizează tranzacția
3. Notă personală

După cum sa menționat anterior, garanțiile de satisfacție și alte informații în acest sens nu sunt necesare pentru factura dvs. deoarece, cel mai probabil, le-ați explicat înainte de a efectua serviciul. Dacă nu ați făcut-o, atunci este o idee bună să includeți acele informații.

Dacă, de asemenea, nu ați menționat clientului dumneavoastră în prealabil, ar trebui să explicați cum să finalizați tranzacția. Indiferent dacă este online, prin cec sau prin poștă în numerar, opțional puteți face cunoscut modul în care doriți să plătească clientul.

În cele din urmă, o notă personală poate fi o atingere plăcută la sfârșitul scrierii unei facturi. Iată câteva lucruri pe care le puteți spune:

1. Salutați-i pe numele lor
2. Mulțumește-le că fac afaceri cu tine
3. Spuneți-le că așteptați cu nerăbdare să faceți din nou afaceri cu ei în curând
4. Menționați câteva detalii despre experiența lor
5. Explicați orice aspecte ale facturii, cum ar fi reduceri și oportunități promoționale
6. În general, păstrați un ton prietenos

Cum se trimite o factură ↩

Acum că știi cum să scrii o factură, trebuie să știi cum să trimiți una. Există mai multe moduri de a face acest lucru. Uneori, modul în care scrieți o factură depinde de modul în care alegeți să trimiteți una.

Iată câteva modalități posibile de a vă trimite facturile:

1. E-mail
2. Poștă
3. Software de facturare online

E-mailul este o modalitate obișnuită pentru companii de a trimite o factură. Cu toate acestea, factura în sine este de obicei un document atașat. Per total, e-mailul este o modalitate eficientă de a trimite factura, deoarece majoritatea companiilor folosesc aceasta ca formă principală de comunicare.

Unii proprietari de afaceri merg, de asemenea, pe calea de modă veche. Trimiterea facturii nu este cea mai populară formă, deoarece totul este simplificat prin e-mail în zilele noastre. Dacă crezi că acesta este cel mai bun mod de a-ți conduce afacerea, atunci mergi!

Software-ul de facturare precum Hiveage elimină stresul creat de facturi online și trimiterea acestora. Deși ar trebui să înțelegeți în continuare elementele de bază despre cum să scrieți o factură, un serviciu de factură vă poate face lucrurile mult mai ușoare. Aceștia vă pot oferi opțiunea de a trimite factura direct de pe platformă prin e-mail, de a descărca factura care va fi trimisă de dvs. sau de a o tipări pentru a o trimite prin poștă.

Cum se scrie un e-mail pentru factură ↩

Scrierea unui e-mail pentru factură este destul de simplă. Iată care sunt elementele importante pe care trebuie să le includă e-mailul:

1. Un subiect clar și captivant
2. Un mesaj de e-mail simplu și scurt
3. Document de factura atasat

Subiectul nu trebuie să fie prea lung. Puteți include numărul facturii sau numele companiei dvs., dar cel mai important, asigurați-vă că includeți cuvântul „factură”.

Mesajul de e-mail nu trebuie să fie foarte lung. Deoarece factura conține majoritatea informațiilor, puteți pune un mesaj scurt și dulce. În cea mai mare parte, lăsați factura să vorbească.

Asigurați-vă că atașați factura la e-mail. Aceasta este cea mai esențială parte a e-mailului, deoarece conține toate informațiile pentru a face bani.

Cum se face o factură în Microsoft Word ↩

Word are propriul șablon pentru facturi, care poate fi la îndemână pentru proprietarii de afaceri mici. Iată cum să faci o factură folosind Word:

1. Deschideți un nou document Word
2. Creați un antet
3. Selectați antetul facturii
4. Urmați pașii de mai sus pentru a scrie o factură completă, asigurându-vă că există un număr clar al facturii

Dacă utilizați alte instrumente din suita MS Office: Excel vine și cu șabloane de factură din cutie.

Cum se scrie o factură folosind software-ul de facturare ↩

Facturarea este una dintre acele necazuri inevitabile ale conducerii unei afaceri mici, motiv pentru care am încercat să rezolvăm singuri această problemă cu Hiveage. Evident că suntem părtinitori către propria noastră soluție, dar există mai multe software-uri de factură care vă pot ajuta să scrieți și să trimiteți facturi.

Utilizarea unui serviciu de facturare este una dintre cele mai rapide și mai simple modalități de a vă crea facturile online. S-ar putea să nu aveți nevoie nici să știți cum să creați o factură, deoarece ar avea toate câmpurile necesare pe care să le completați. Unele software de facturare ajută și la gestionarea tranzacțiilor, permițând plățile online pe factură în sine.

Printre utilizatorii de afaceri mici, Hiveage este iubit pentru ușurința sa de utilizare în gestionarea întregului proces de facturare. Cu Hiveage puteți pregăti oferte, obține aprobarea clienților, crea și trimite facturi regulate și recurente, accepta plăți online, genera rapoarte financiare detaliate și multe altele. Înscrieți-vă gratuit și vedeți cum puteți începe să creați facturi în câteva minute!

Întrebări frecvente privind facturarea

Cum scriu o factură?

Marcați clar documentul ca factură. Adăugați propriile detalii de contact, apoi Clientul și adresa comercială a acestuia. Scrieți o descriere a bunurilor/serviciilor pentru care facturați, a tarifelor și a sumei totale (de preferință în formatul unui tabel). Adăugați data facturii și data scadenței plății. Includeți termenii de plată și modul în care veți accepta plata (numerar, transfer bancar, online etc.).

Ce este exemplul de factură?

Consultați un șablon de factură gratuit potrivit pentru afacerea dvs. (vezi articolul de mai sus) sau generatorul de facturi gratuit.

Puteți scrie o factură de mână?

Facturile scrise de mână sunt acceptabile, dar nu este recomandabil. Acestea vor fi suficiente pentru afaceri foarte mici, dar majoritatea clienților vor avea nevoie de ceva mai profesionist.

Puneți detalii bancare pe o factură?

Când este folosită ca metodă de plată preferată, furnizarea detaliilor dvs. bancare pe factură facilitează procesarea plăților pentru clienți. Evită comunicarea înainte și înapoi pentru a confirma informațiile esențiale și face întregul proces mai rapid.