Cum se scrie un e-mail pentru factură — Șablon de e-mail pentru factură

Ziua de plată este una dintre cele mai bune părți ale finalizării unui proiect. Dacă ați lucrat recent cu clientul și ați încheiat proiectul, probabil că va trebui să facturați clientul pentru a fi plătit.

Cu toate acestea, mulți independenți și întreprinderi mici se tem că nu vor primi plăți pentru munca lor și ajung să rămână neplătiți. Chiar și plățile întârziate pot fi o durere majoră atunci când vă gestionați fluxul de numerar.

Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să urmezi câțiva pași simpli, dar importanți, atunci când comunici cu clientul despre chestiuni legate de factură. Prin urmare, este înțelept să aveți un șablon de e-mail pentru facturi care să fie simplu și ușor de înțeles.

În acest articol vă împărtășim sfaturi și sfaturi pe care le puteți folosi atunci când trimiteți un e-mail cu factură. De asemenea, vom distribui un șablon de e-mail de factură ușor de utilizat, care vă va face mai ușor să fiți plătit!

În acest articol . . .

• De ce să folosiți un șablon de e-mail pentru factură?
• Cum creez un șablon de e-mail de factură?
• Ce scrieți în e-mailurile cu factură?
• Exemplu de șablon de e-mail pentru factură
• Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru o factură
• Cum trimit o factură prin e-mail?
• Cum scriu o factură oficială?
• Automatizarea e-mailurilor de facturare cu software de facturare

De ce să folosiți un șablon de e-mail pentru factură?

Răspunsul rapid este că șabloanele de e-mail vă economisesc timp: cu un șablon, nu ar trebui să tastați mesajul de fiecare dată când trebuie să scrieți un e-mail cu factură unui client.

Acest lucru este util în special pentru companiile cu produse sau servicii variate, astfel încât acestea să știe ce informații sunt necesare în mesaj și cum ar trebui să fie formatate.

Un șablon este, de asemenea, un instrument util dacă trimiteți o factură către mai mulți clienți, deoarece vă asigură că mesajele sunt consecvente.

Un alt avantaj al utilizării șabloanelor pentru facturi este că acestea pot fi personalizate pentru fiecare client prin introducerea în avans a numelui și a altor informații relevante în substituenți.

Cum creez un șablon de e-mail pentru factură?

Unul dintre cele mai importante lucruri de luat în considerare atunci când creați un șablon de e-mail este că este relevant și personalizat pentru afacerea sau munca dvs. Ar trebui să reflecte nu numai tipul de muncă pe care o desfășurați, ci și tipul de relație pe care o aveți cu clienții dvs.

Cu toate acestea, șablonul dvs. de e-mail ar trebui să fie, de asemenea, suficient de generic încât să poată fi aplicat la majoritatea sau la toți clienții dvs., permițându-vă să faceți pur și simplu modificări rapide atunci când este necesar înainte de a-l trimite.

Odată ce sunteți gata să vă redactați e-mailul, puteți urma pașii de mai jos pentru a crea șablonul perfect pe care să-l trimiteți clienților dvs. Poate fi o bătaie de cap să faci facturi de la zero, așa că un exemplu generic poate face procesul mult mai rapid.

Păstrați e-mailul cu factura profesională și simplă

Proprietarii de afaceri întâmpină adesea probleme în a-și scrie e-mailurile pentru facturi. Ei își fac griji cât de formale ar trebui să fie sau ce ar trebui să includă în scrisoare.

Scopul unui e-mail cu factură este să fiți plătit, dar doriți ca clientul dvs. să fie mai dispus decât să-și primească banii. De asemenea, vrei să se simtă respectați pentru tranzacția de afaceri pe care au făcut-o cu tine.

Dacă doriți să vă asigurați că mesajul dvs. de e-mail nu este ignorat, este important ca mesajul respectiv să fie profesional. Păstrați limbajul simplu, dar precis: evitați să folosiți prea multe abrevieri, cuvinte complexe sau jargon pe care doar o persoană din interiorul companiei ar înțelege.

Scopul unui e-mail de facturare este pur și simplu acela de a trimite factura clientului dvs.: nu trebuie să conțină multe alte informații. De dragul timpului dvs., precum și al clientului dvs., tot ce trebuie să includeți este un scurt mesaj prin care îi mulțumim pentru afacerea lor și să subliniați că ați atașat o factură pentru munca dvs. Dacă doriți să fiți plătit la timp, vă ajută să folosiți un e-mail scurt și la obiect.

Aveți o linie de subiect descriptivă

Vă recomandăm să includeți cele mai importante informații în subiectul e-mailului. Subiectul trebuie să fie clar: clientul ar trebui să știe că îi facturați, atunci când văd subiectul mesajului dvs. în lista de e-mailuri din căsuța de e-mail. În caz contrar, s-ar putea să nu-și dea seama că ați trimis o factură, întârziendu-vă astfel plata din neatenție.

Vă recomandăm să includeți numărul facturii și data scadenței în rândul de subiect atunci când scrieți e-mailul. De exemplu:

Factura [Număr] pentru [Produs/Serviciu] scadentă la [Data]

Astfel, te poți asigura că clientul tău știe exact de ce îl contactezi și că este timpul ca ei să te plătească pentru serviciile tale.

Ce scrieți în e-mailurile cu facturi?

Mesajul dvs. ar trebui să includă o scurtă descriere a lucrării pe care ați efectuat-o pentru client. Ar trebui să indicați dacă taxa dvs. este pe proiect sau timp lucrat.

În plus, ar trebui să includeți tariful dvs., astfel încât clientul să aibă clar cât de mult percepeți. De asemenea, este înțelept să adăugați orice alte cheltuieli care ar putea să nu fie acoperite de plata clientului (cum ar fi transportul), astfel încât să nu existe surprize.

Ca de obicei, scrisoarea de facturare sau e-mailul ar trebui să înceapă cu un salut. Dacă nu ați mai comunicat cu destinatarul de ceva timp, se obișnuiește să includeți un mesaj scurt.

Apoi, ar trebui să vă informați clientul că luați legătura pentru a-i factura pentru munca pe care ați efectuat-o și că ați atașat factura la acest e-mail.

Atașați Factura

Vă recomandăm să atașați factura ca fișier/document în loc să o includeți în corpul e-mailului. PDF este, în general, cel mai bun, deoarece funcționează pe toate tipurile diferite de dispozitive și sisteme de operare și puteți evita problemele de compatibilitate. Dacă trimiteți factura ca atașament, clientul dvs. o poate tipări cu ușurință și o poate salva pentru evidențele sale.

Utilizați acest șablon de e-mail pentru factură

Dacă vă întrebați cum să scrieți un e-mail de factură, puteți încerca să utilizați următorul exemplu de mesaj de factură:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Rețineți că acest exemplu de e-mail de facturare este scurt și clar. Nu este nevoie să includeți detalii sau conversații inutile decât dacă aveți o relație foarte strânsă cu clientul și simțiți că ar fi potrivit. Acest lucru este, desigur, la propria discreție.

Cum să vă personalizați e-mailul pentru factura

Este recomandat să vă personalizați e-mailul, astfel încât clientul să nu simtă că a primit o scrisoare de factură generică.

Când trimiteți facturile prin e-mail, ar trebui să includeți un salut personalizat, astfel încât clientul să știe că ați depus ceva timp și efort pentru a contacta. Dacă simțiți că este adecvat, poate doriți să includeți și un mesaj personalizat în corpul e-mailului.

Acest lucru vă ajută să vă distingeți afacerea de alții care folosesc același șablon și îi va face pe client să simtă că are o experiență mai implicată cu dvs.

Cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru o factură

Dacă ați lucrat la un proiect mai mare sau mai complex pentru un client, ar putea fi potrivit să includeți o scrisoare de intenție împreună cu facturile. Această scrisoare de factură este o oportunitate pentru dvs. de a vă prezenta tarifele, munca pe care ați efectuat-o, precum și de a defalca tariful și de a explica de ce ați perceput suma pe care ați perceput-o.

Scrisoarea dvs. de intenție ar trebui să includă câteva detalii de bază despre cine sunteți și ce furnizați. Asigurați-vă că includeți numele companiei sau numele companiei în scrisoarea de facturare. De asemenea, ar trebui să includeți un interval de timp al proiectului la care ați lucrat, inclusiv datele de început și de sfârșit.

Apoi, ar trebui să detaliați fiecare sarcină pe care ați finalizat-o ca parte a proiectului și cât de mult percepeți pentru aceasta. Dacă încărcați pe oră sau pe zi, includeți acest lucru și ca parte a defalcării.

Cum să scrieți un e-mail pentru o factură restante

Dacă clientul dvs. nu a ratat data scadentă a unei facturi, poate fi necesar să îl contactați din nou pentru a urmări plata. Poate fi incomod să contactezi un client în mod repetat pentru aceeași problemă, dar trebuie să fii plătit pentru munca pe care ai efectuat-o pentru el.

Fiți politicos, dar fermi în mesajul pe factură

Urmărirea plăților este, din păcate, o plângere comună atunci când lucrezi ca freelancer. Clientul dumneavoastră poate avea o explicație pentru motivul pentru care nu a putut să vă plătească înainte de data scadentă.

Cu toate acestea, nu ar trebui să-i lași să evite să plătească pentru munca ta. Asigurați-vă că e-mailul dvs. este politicos, dar ferm. Dacă aceasta este prima situație în care vă contactați clientul pentru a-i urmări, nu este nevoie să fiți prea personal.

Puteți folosi următorul exemplu de e-mail pentru a urmări o întârziere a plății:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


După cum puteți vedea mai sus, atunci când urmăriți o întârziere a plății, este important să furnizați numărul facturii și data la care este scadentă.

Cum trimit o factură prin e-mail?

Dacă urmează să trimiteți o factură prin e-mail, cel mai bine este să o includeți ca atașament. De asemenea, puteți utiliza un software de facturare pentru a genera facturi, deoarece acest lucru ușurează procesul (indiciu: facem unul excelent).

De asemenea, puteți folosi un e-mail pentru a trimite un link către o factură pe care ați generat-o prin servicii precum PayPal. Multe astfel de gateway-uri de plată acceptă generarea de bază a facturii.

Când trimiteți e-mailul cu factura atașată, asigurați-vă că includeți informațiile relevante în document, cum ar fi numele companiei dvs., suma pe care o percepeți și numărul facturii.

Este o idee bună să includeți numele și adresa companiei dvs. în antetul e-mailului sau în blocul de semnătură, pentru a vă asigura că este clar că trimiteți o factură, spre deosebire de alte tipuri de e-mailuri.

Cum scriu o factură oficială?

După cum am explicat în articolul nostru detaliat despre cum să scrieți o factură, este important ca factura dvs. să includă toate informațiile necesare clientului dvs. pentru a procesa plata. astfel, șabloanele de factură bune conțin următoarele detalii.

Elementele cheie ale unui șablon de factură

1. Detaliile companiei dvs. (nume, logo, informații de contact)
2. Număr de factură
3. Numele complet și datele de contact ale clientului
4. Data facturii
5. Data scadenței
6. Suma datorata
7. Lista detaliată a serviciilor/produselor împreună cu defalcarea tarifelor și prețurilor
8. Detalii suplimentare, cum ar fi termenii și condițiile și metodele de plată

Un șablon de factură bun ar trebui să vă permită să împărțiți fiecare produs sau serviciu într-un articol și apoi să subliniați cât de mult percepeți pentru fiecare articol. Acesta este cel mai clar mod pentru clientul dvs. de a vedea cât de mult percepeți și de ce.

Când este timpul ca ei să vă plătească, detalierea serviciilor dvs. face, de asemenea, mult mai ușor pentru client să știe cât de mult datorează. Dacă nu reușiți să faceți acest lucru, este posibil să descoperiți că anumiți clienți încearcă să conteste suma pe care ați perceput-o, iar acest lucru provoacă întârzieri inutile.

Din păcate, întârzierile de plată sunt adesea parte din freelancing, dar dacă descompuneți informațiile cât mai clar posibil, atunci limitați șansa ca acest lucru să se întâmple cât de mult este posibil.

Automatizarea e-mailurilor de facturare cu Hiveage

Instrumente precum Hiveage vă ajută să automatizați procesul de creare a facturilor și de a le trimite prin e-mail clienților dvs. Acest lucru face procesul foarte simplu și reduce semnificativ bătăile de cap pentru dvs.

Folosind un software pentru a vă automatiza facturarea, puteți limita cantitatea de energie pe care trebuie să o cheltuiți pentru munca de administrare și crearea de documente și vă puteți concentra în schimb pe munca efectivă.

Prin automatizarea procesului de e-mail de facturare, vă puteți asigura, de asemenea, că toate îndeplinesc același standard și includ întotdeauna informații relevante. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la omiterea accidentală a detaliilor vitale, cum ar fi un număr unic pentru factură sau instrucțiuni de plată.

Cu Hiveage, aveți și opțiunea de a atașa la mesajul de e-mail o copie PDF a facturii. Un proces de facturare fiabil, configurat astfel, cu instrumentele potrivite, va asigura că finanțele micii afaceri rămân sănătoase.

Pentru a recapitula, beneficiile cheie ale automatizării facturării sunt că puteți:

• Economisi timp
• Reduceți numărul de greșeli și greșeli de scriere din facturile dvs
• Adăugați noi funcții la e-mailurile de facturare, cum ar fi metode de plată suplimentare sau chiar un sistem automat de recomandă.

În funcție de tipul de model de afaceri pe care îl aveți, este important să alegeți un software care să răspundă cerințelor dumneavoastră specifice. În cazul Hiveage, principalii noștri clienți sunt freelanceri și întreprinderile mici, iar serviciul este optimizat pentru a le ușura viața.

În concluzie: Elemente ale unui e-mail de facturare bun

E-mailul cu factura este una dintre cele mai importante componente ale operațiunii dvs. de afaceri. Dacă nu este făcut corect, poate deruta și frustra clienții care pot întâmpina dificultăți în a înțelege ce cereți sau cum ar trebui să răspundă la o solicitare de plată. Un e-mail de facturare bun include o serie de elemente, inclusiv:

• Numărul facturii
• Data scadenței
• Suma datorata
• Instrucțiuni de plată clare și ușor de urmat
• O scurtă prezentare a produselor livrate sau a produselor vândute
• Observați când plățile sunt restante cu o ofertă despre cum veți gestiona soldurile restante.

Un e-mail bine scris este primul pas în stabilirea unei relații bune cu clientul și pentru a fi plătit la timp. Utilizați șabloanele noastre de e-mail de factură sau, mai bine, utilizați software-ul nostru simplu și puternic de facturare online, pentru a vă asigura că nu pierdeți plăți!