Sute de companii HVAC aleg Connecteam pentru a face față provocărilor comune

A fi responsabil de o companie HVAC necesită manipularea multor piese în mișcare, atât la propriu, cât și la figurat! În mod regulat, tehnicienii călătoresc la diferite locuri de muncă, piesele și stocurile ajung și ies, facturile sunt depuse, salariile și programele trebuie finalizate, vehiculele parcului au nevoie de întreținere, implicarea angajaților necesită atenție și multe altele. Dar pur și simplu nu sunt suficiente ore în zi.

Cu toate aceste provocări, am decis să analizăm mai atent de ce sute de companii HVAC au ales Connecteam ca soluție pentru toate problemele lor. Și exact cum folosesc aplicația noastră pentru angajați pentru a rămâne la curent cu toate.

Provocări cu care se confruntă companiile HVAC înainte de Connecteam:

• Trebuie respectate protocoalele de siguranță

„Actualizarea întregii noastre echipe cu privire la pericole sau incidente necesită mult timp, acest lucru ne poate costa mult timp și poate chiar pune în pericol personalul nostru. Pierdem mult timp apelând angajații pentru a ne asigura că sunt la curent cu protocoalele de siguranță atunci când este necesar. Și faptul că trebuie să programăm întâlniri care funcționează pentru fiecare angajat pentru a discuta protocoalele de siguranță este o bătaie de cap cu care nu mai sunt dispus să mă ocup.”

„Actualizarea protocoalelor de siguranță doar risipă hârtie pentru a imprima totul și pentru a le adăuga în liere. Distribuirea acestor actualizări către mai multe locuri de muncă necesită timp și nu putem fi siguri că întreaga noastră echipă este la curent cu schimbările.”

• Rapoartele sunt nesfârșite

„De fiecare dată când apare un raport, putem pierde o mulțime de timp jucând ping-pong dacă a fost făcută o greșeală, și asta dacă chiar primim raportul la timp.”

„Toate documentele sunt completate prin metode tradiționale, adică hârtie și foi de calcul Excel. Acesta este un proces total ineficient, deoarece formularele trebuie văzute și acționate imediat de către conducere, dar nu primim întotdeauna aceste formulare. În plus, trimitem o mulțime de informații și atașamente prin e-mail și asta necesită mult timp și nu putem urmări dacă toată lumea a deschis e-mailul și l-a citit.”

• Urmărirea timpului este un proces complicat

„Pot petrece o zi întreagă doar urmărind timpul și salarizarea și nu este eficient, deoarece sunt blocat să trec prin grămezi nesfârșite de foi de calcul Excel și mâzgăliri ilizibile pe hârtie. Acest lucru face prea ușor să se întâmple greșeli.”

„Sunt mereu angajat într-un joc de ping pong cu echipa mea din cauza greșelilor pe care le văd sau doar încercând să găsesc pe cineva care să acopere o tură.”

De asemenea, merită menționat faptul că integrarea Connecteam cu QuickBooks Online și Gusto ajută la exportarea foilor de pontaj pentru statul de plată ușor și 100% precis.

• Comunicarea internă este o sarcină grea

„Să comunic orice cu întregul meu personal nu este ușor – trebuie să folosesc Whatsapp și e-mailurile și nu pot fi niciodată sigur că mesajul a fost transmis. Fie că este un mesaj încurajator, o recenzie pozitivă, un nou protocol, condiții meteorologice nefavorabile, un anunț de resurse umane sau orice altceva. Nu am o modalitate de a urmări cine a primit și a citit mesajele mele și, de obicei, este esențial pentru mine să știu cine a citit și nu a citit ceea ce am trimis. Și coordonarea întâlnirilor pentru a transmite astfel de mesaje este un timp pe care nu ni-l putem permite.”

„Echipa mea nu poate întotdeauna să mă contacteze pentru că jonglez cu o duzină de sarcini și, când ajung la ele, de obicei este irelevant în acel moment.”

Cum te ajută Connecteam să faci față provocărilor comune

Fă siguranța și conștientizarea o prioritate

Lucrul la înălțime și într-un mediu cu risc ridicat, siguranța este un aspect crucial al companiilor HVAC, prin urmare creșterea gradului de conștientizare și standarde este un obiectiv comun pentru companiile HVAC care folosesc Connecteam.

• Raportare rapidă și ușoară : angajații pot trimite rapoarte direct la birou în timp ce sunt în mișcare, astfel încât biroul sau supervizorul relevant să poată evalua și răspunde în timp real.De exemplu, rapoarte privind echipamentele de service și rapoartele privind palanul și umiditatea.
• Resurse digitale de siguranță : asigurați-vă că toate protocoalele, sfaturile și resursele de siguranță sunt disponibile la atingerea unui buton, în plus, materiale cheie precum „lecțiile învățate”, constatările incidentelor și sfaturile periodice de siguranță sunt disponibile în orice moment.
• Antrenamente în curs de desfășurare în materie de siguranță : managerii și ofițerii de siguranță sunt capabili să urmărească progresul fiecărui angajat, astfel încât să fie conștienți de cine a terminat un curs sau un test și pot chiar trimite mementouri celor care nu au terminat.
• Comunicarea siguranța pe primul loc: este ușor să distribuiți și să comunicați actualizări și protocoale legate de siguranță, cum ar fi rapoarte de găsire a incidentelor, actualizări procedurale în timp real sau factori de risc, cum ar fi condiții meteorologice nefavorabile sau rute închise.

Liste de verificare și rapoarte zilnice

Pentru a menține operațiunile de zi cu zi, listele de verificare și rapoartele sunt de obicei utilizate pentru a reduce frecarea din activitățile zilnice, pentru a automatiza fluxul de informații și pentru a obține o mai bună supraveghere a problemelor de afaceri și a angajaților. Listele de verificare și rapoartele comune create de companiile HVAC pe Connecteam includ:

• Observarea pericolelor de siguranță
• Raport de incident
• Raport de accident de mașină
• Formular de inspecție de siguranță (pentru supraveghetori)
• Biletul de comandă de reparație
• Lista de verificare a inspecției de siguranță
• Rambursarea cheltuielilor
• Raport de incident client
• Analiza performanței angajaților

În plus, toate înregistrările care sunt trimise de angajați sunt înregistrate digital, pot fi trimise automat la o adresă de e-mail predefinită sub formă de copie PDF și pot fi exportate într-o foaie Excel.

Raționalizarea comunicării

Comunicarea cu fiecare angajat este esențială, dar nu este ușor de realizat. Cu instrumentele de comunicare ale Connecteam, este mult mai ușor să ajungeți și să comunicați cu angajații de pe teren:

• Grupuri și canale de chat: pentru a eficientiza comunicarea de zi cu zi, ușor și eficient, discutați despre angajatul lunii, condițiile meteorologice nefavorabile, cea mai bună rută către șantier, recenziile excelente ale clienților și multe altele.Începeți un chat unu-la-unu sau creați grupuri specifice diversificate în funcție de locație, departament sau mai multe.
• Notificări push și actualizări în timp real: trimiteți anunțuri formale și informale, inclusiv actualizări de resurse umane, anunțuri, distribuire de informații, rapoarte de siguranță și multe altele.
• Directorul angajaților: găsiți datele de contact potrivite ale colegilor, managerilor și multe altele.Căutați după nume, post, departament și așa mai departe.

Protocoalele companiei sunt disponibile instantaneu

Companiile HVAC trebuie să aibă resurse comune disponibile într-un singur clic pentru toți angajații lor, pentru a asigura conformitatea:

• Proceduri de operare standard (SOP)
• Protocoale de siguranță și urgență
• Manualul angajatului
• Codul de etică
• Politica de prevenire a hărțuirii sexuale
• Politică uniformă

Nevoile de resurse umane

Departamentul de resurse umane al unei companii HVAC utilizează Connecteam pentru comunicare, implicarea angajaților și pentru automatizarea proceselor.

• Recomandări: recomandați cu ușurință prietenii sau familia pentru un post în companie pentru a crește acoperirea recrutării.
• Cerere de concediu și concediu medical: angajații primesc o actualizare instantanee dacă cererile au fost aprobate sau respinse.
• Formular de informații personale: îmbarcarea noilor angajați necesită anumite informații, cum ar fi informații personale, informații de contact, contact de urgență, documente precum formulare fiscale / act de identitate cu fotografie etc.
• Actualizarea informațiilor de contact: angajații își pot actualiza cu ușurință informațiile de contact direct în aplicație, iar departamentul de resurse umane le știe în timp real - de la modificări la adresă, nume, număr de telefon mobil, e-mail, informații despre contul bancar și multe altele.
• Sondajele de satisfacție a angajaților sau evaluările de performanță: HR poate folosi șabloanele prefabricate sau chiar pot crea propriile lor pentru a trimite sondaje și a urmări răspunsurile în timp real.În plus, este ușor să menținem recenzii de performanță în mod regulat pentru un feedback mai precis.

Scopuri de conformitate

Angajații HVAC trebuie să respecte și acest lucru se realizează prin formulare „Citiți și semnați” și cursuri de perfecționare periodice. Cu Connecteam, toate documentele sunt înregistrate și trimise automat sub formă de copie PDF către e-mailuri predefinite, care pot fi personalizate prin formular. În plus, utilizatorii pot exporta un raport rezumat ori de câte ori este necesar.

Documentele citite și semnate includ:

• Confirmarea manualului angajatului
• Acord uniform
• Politica de prevenire a hărțuirii sexuale
• Raport de constatare a incidentului
• Alte documente citite și semnate.

Antrenamentele periodice de perfecționare includ:

• Conducerea de iarnă
• Formare privind hărțuirea sexuală
• Antrenamentul de ventilație
• Siguranta sistemului de incalzire si racire
• Formare de perfecționare a protocolului.

Instruirea tuturor angajaților

Cu Connecteam, companiile HVAC pot oferi instruire prin intermediul aplicației, astfel încât toți angajații să fie contactați în mod regulat. În plus, puteți urmări progresul și puteți executa o formare oricând, iar angajații pot completa materialul în timpul lor.

• Instruire pentru sănătate și siguranță
• Training pentru prevenirea hărțuirii sexuale
• Utilizarea și întreținerea echipamentelor
• Teste și chestionare.

Cu toate acestea, nu este vorba doar de integrarea noilor angajați, ci și de îmbunătățirea continuă a abilităților profesionale ale angajaților dvs. „seniori”, pentru a evita lipsurile de cunoștințe.

Programarea locurilor de muncă

Companiile HVAC se ocupă de gestionarea nevoilor complexe de programare, dar Connecteam face acest lucru mult mai ușor de gestionat:

• Trimiteți apelurile de serviciu către angajați în timp real, cu toate informațiile de care au nevoie. Păstrați înregistrări ale orei și locației de check-in și check-out cu ștampile GPS.
• Permiteți angajaților să adauge note de schimb și comentarii pentru explicații suplimentare atunci când este necesar.
• Permiteți angajaților să accepte și să respingă ture (opțional – poate fi dezactivat).

Connecteam este o soluție all-in-one de management al angajaților, cu numeroase capacități pentru a vă extinde afacerea. Și având în vedere prețul său uimitor, este o alegere ușor de făcut. Începeți încercarea gratuită acum și nu ezitați să ne trimiteți un mesaj la [email protected] .

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici