10 moduri de a îmbunătăți comunicarea cu personalul în organizațiile mari

Știm că comunicarea eficientă cu personalul este ceva pe care majoritatea managerilor și proprietarilor de afaceri îl consideră a fi o parte trivială a lor de zi cu zi. La urma urmei, există și alte sarcini mult mai importante pentru care să vă faceți griji.

Cu toate acestea, cercetările din industrie au demonstrat că „comunicarea slabă la locul de muncă îi costă acum liderilor de afaceri o productivitate pierdută uimitoare de 37 de miliarde de dolari, cu pierderi medii de peste 62 de milioane de dolari pe an”.

Întrucât, un raport Willis Tower Watson a constatat că companiile cu o comunicare eficientă cu personalul conduc de fapt laprofituri totale cu 47% mai mari pentru acționari decât companiile cu probleme de comunicare.

Nu se poate sublinia suficient cât de vitală este comunicarea eficientă cu personalul. Dar cu metodele și strategiile potrivite, puteți întoarce lucrurile pentru a menține productivitatea ridicată fără daune financiare grave.

Mai jos, vă prezentăm 10 moduri prin care puteți îmbunătăți comunicarea cu personalul din organizațiile mari. După cum am menționat, aceste sfaturi se concentrează pe utilizarea unei aplicații de comunicare, cum ar fi Connecteam, dar puteți aplica sfaturile metodei de livrare actuale cu mici ajustări.

Pentru a vă face cu adevărat eficientă metoda de comunicare cu personalul, trebuie să vă luați în considerare angajații, deoarece o singură dimensiune nu se potrivește tuturor!

Luați în considerare următoarele pentru a îmbunătăți comunicarea cu personalul:

• Care este cel mai bun moment pentru a trimite comunicații cu personalul?
• Ce îi entuziasmează? Ce le pasă?
• Când este cel mai bun moment pentru a trimite comunicații? Primul lucru dimineața sau după prânz?

De asemenea, este important să rețineți că angajații dvs. nu au cum să se implice sau să vă trimită feedback înapoi.

În plus, asigurați-vă că comunicarea cu personalul este segmentată în diferite grupuri, de exemplu, locație, rol de post, departament etc. Acest lucru este esențial, deoarece dacă mesajul dvs. nu este relevant pentru fiecare angajat, atunci doar creați zgomot.

Asigurați-vă că trimiteți comunicații personalului celor pentru care este relevant – de exemplu, echipajul din Brooklyn are noi ore stabilite, dar cei din Manhattan nu sunt afectați, așa că nu ar trebui să li se trimită mesaje.

Angajații se vor implica mai mult atunci când conținutul partajat este relevant pentru ei.

„Pentru a asigura rezonanța și a încuraja adoptarea continuă a canalului, adaptați mesajele pe baza motivațiilor, intereselor și experienței angajaților – și asigurați-vă că momentul este relevant.

Gartner

Crearea obiceiurilor potrivite este esențială, în special în ceea ce privește comunicarea cu personalul.

Trebuie să vă asigurați că aveți o comunicare frecventă și structurată. De exemplu, buletine informative lunare, o actualizare trimestrială de la CEO sau un brief operațional săptămânal.

Faceți aceste obiceiuri de comunicare și mai ușor de executat prin crearea unui șablon care este ușor de utilizat pentru toată lumea și necesită mai puțină energie pentru a le pune împreună. Și, pe de altă parte, respectând un șablon, angajații tăi se obișnuiesc să consume comunicarea într-un mod specific care este digerabil dintr-o privire.

Obiceiurile de comunicare ale personalului ar trebui să funcționeze ca un ceas.

Comunicarea nu este o stradă cu sens unic.

Angajații tăi vor să se simtă auziți și apreciați, altfel moralul și productivitatea sunt afectate de ratele de rotație în creștere.

Mai ales când Gallup a realizat un sondaj care a raportat că angajații nu primesc suficient feedback sau nu oferă suficient feedback.

Cu o aplicație de comunicare a angajaților, există nenumărate funcții de utilizat pentru a obține feedback, cum ar fi:

• Sondajele
• Sondaje în direct
• Cutie de sugestii
• Chat privat

Cu toate acestea, nu vă limitați sau angajații dvs. doar la a împărtăși feedback. Asigurați-vă că sunt împuterniciți și confortabil să vă abordeze cu toate ideile, problemele, succesele și orice altceva este necesar.

Este important să construiți o relație sănătoasă cu angajații dvs., mai ales atunci când 12% dintre angajați își părăsesc locul de muncă pentru salarii mai mari, în timp ce 75% vor părăsi compania direct din cauza unei relații proaste cu managerul lor.

Ca atare, acțiunea de a colecta feedback în mod regulat, de a acționa pe baza feedback-ului și de a construi o relație de lucru sănătoasă cu echipa dvs. duce la o comunicare îmbunătățită cu personalul.

S-ar putea să credeți că comunicarea cu personalul este doar despre muncă, tot timpul. Cu toate acestea, aceasta este o concepție greșită.

Pentru a face munca cu adevărat captivantă, trebuie să oferiți căi pentru un mediu de lucru sănătos și distractiv. Această cultură a companiei este cea care duce la un moral și o productivitate mai ridicate.

Cum poți fi creativ cu comunicarea cu personalul? Utilizați aplicația de comunicare cu angajații pentru a trimite următoarele:

• Începeți competiția pentru animale de companie cu cel mai drăguț/cel mai prost animal de companie angajat
• Partajați o interacțiune pozitivă cu un client
• Distribuie un GIF amuzant pentru a începe ziua
• Votează cine are cel mai bun costum de Halloween

Există multe modalități creative de a îmbunătăți comunicarea cu personalul, așa că gândiți-vă puțin în afara cutiei și adăugați acea conexiune umană pentru a conduce comunicarea internă cu personalul acasă.

Poate doriți să luați în considerare angajarea unui manager de implicare a angajaților pentru a duce cu adevărat la un alt nivel.

Nu ar trebui să vă întrebați cum să faceți angajații să comunice mai bine, deoarece dacă vă măsurați metodele și canalele de comunicare, atunci știți instantaneu ce funcționează și ce nu.

Acest lucru sună puțin intimidant, dar cu o aplicație de comunicare a angajaților, aveți acces direct la rezultate în timp real. De exemplu, câți angajați ți-au deschis mesajul, s-au implicat cu el, nu s-au deschis sau nu au luat măsuri, etc. E totul în fața ochilor tăi.

În caz contrar, ceea ce poți face este să stabilești o linie de bază pentru a înțelege ce măsori și cum funcționează, pentru a determina cel mai bine eficacitatea eforturilor tale.

Printr-o abordare țintită și măsurabilă a comunicării cu personalul, aveți o cale mai simplă pentru a îmbunătăți comunicarea cu personalul. Începeți prin a trimite actualizări în timp real personalului dvs. sau doar membrilor echipei desemnați. Și asigurați-vă că cele mai importante mesaje ajung la toți angajații, de la un anunț de ultimă oră sau știri de la CEO, actualizări operaționale și așa mai departe.

Nu există o singură modalitate de a stăpâni comunicarea cu personalul, dar ar trebui să te uiți la toate metodele. Întâlnirea 1:1 creează și stabilește o metodă directă de conversație cu angajații tăi.

Dacă lucrați într-un birou, întâlnirile unu-la-unu pot avea loc oriunde - în afara clădirii pentru aer curat sau într-o sală de conferințe. Dacă aveți angajați la distanță sau fără birou, atunci un chat video este cel mai bun mod de a interacționa cu ei.

Unu-la-unu poate fi rapid, chat-uri de informații precum idei, proiecte, termene limită și așa mai departe. Sau puteți programa întâlniri individuale mai formale. Depinde de tine și de angajatul tău să alegi care este cea mai bună metodă.

Amintiți-vă că unu-la-unu nu sunt obligatorii, „Dacă nu este nimic de discutat, este în regulă să anulați. Oamenii, de prea multe ori, văd 1:1 ca fiind obligatorii, dar este înviorător când amândoi recunoașteți că lucrurile sunt în regulă pentru moment, sau că timpul poate fi petrecut mai bine în alte moduri... și puteți face acest lucru atâta timp cât amândoi sunteți de acord să nu luați o cerere de anulare personală”, spune Ben Saitz, Chief Customer Officer la RocketFuel.

Cu toții am auzit că o imagine valorează cât o mie de cuvinte și există un motiv pentru asta!

Comunicarea vizuală funcționează. Acestea pot include infografice, hărți, organigrame, rapoarte vizuale, prezentări, postere, broșuri etc.

Sau puteți alege o comunicare vizuală distractivă, cum ar fi meme-uri, GIF-uri, imagini sau videoclipuri.

Asigurați-vă că mesajul dvs. vizual este captivant și motivant în timp ce designul este atrăgător.

Elementele vizuale ajută la o mai bună înțelegere în cazul în care cuvintele singure nu pot face treaba.

De fapt, comunicarea vizuală contează cu adevărat, deoarece ajută la implicarea echipei dvs., comunică cu ușurință informații complexe, spune o poveste și simplifică informațiile.

Am menționat valoarea întâlnirilor unu-la-unu, dar atunci când este posibil, organizați și întâlniri de echipă.

Acest lucru ajută la construirea unui mediu profesional în care toți membrii echipei dumneavoastră se simt confortabil să comunice între ei. Dar păstrează-l consecvent. Este o dată pe săptămână? Bi-săptămânal sau lunar?

Frecvența acestor întâlniri poate ajuta la eliminarea barierelor de comunicare sau a neînțelegerilor dintre manageri și angajați, deoarece vă aflați cu toții într-un mediu în care să vorbiți deschis despre proiectele la care lucrați, provocările cu care vă confruntați sau întrebările pe care le puteți avea.

Fie că este vorba de un e-mail, o postare socială, o actualizare a aplicației de chat de comunicare sau orice metodă de comunicare pe care o utilizați, este important să dezvoltați mesajul înainte de a apăsa trimite.

Ar trebui să fii specific, astfel încât toată lumea să înțeleagă scopul.

Luați în considerare următoarele:

• Ce: Ce înseamnă?Ce a dus la acest mesaj?
• De ce: de ce contează?
• Unde: Unde/ce locații sunt afectate de acest lucru?De unde puteți obține informații suplimentare?
• Când: Când va avea loc asta?
• Cum : Cum va fi implementat?
• Cine: Cine a luat decizia?Pe cine contactați pentru mai multe informații?

Dacă punem acest lucru în context, este posibil să fi schimbat recent protocoalele de sănătate și siguranță din cauza pandemiei globale. Deci, în loc să trimiteți doar mesaje pentru a spune „acest lucru este din cauza COVID”, faceți-l mai clar și mai specific. „Pentru a asigura sănătatea și siguranța personalului și a clienților noștri și pentru a respecta liniile directoare ale CDC, vom lansa noi protocoale…..” Înțelegeți ideea până acum.

A fi specific poate ajuta la evitarea confuziei pe drum.

Alegerea mediului de comunicare adecvat este cheia aici, mai ales când luați în considerare care instrument este cel mai bun pentru optimizarea mesajului dvs. Și, de asemenea, trebuie să luați în considerare modul în care publicul dvs. ar prefera să primească astfel de informații.

Există numeroase medii, cum ar fi un buletin informativ tipărit sau digital, grupuri Facebook și WhatsApp, ecrane TV, avizier, întâlniri față în față, întruniri precum o ședință zilnică sau a primăriei, intranet (pe care nimeni nu îl folosește), e-mail și desigur, aplicația de comunicare a angajaților.

Detaliem aceste medii mai jos:

• Comunicarea față în față vă permite să creați o conexiune personală, astfel încât să puteți spori implicarea și să obțineți feedback brut.
• E-mailul vă asigură că puteți atașa fișiere și atașamente cu ușurință într-un mod logic și fiabil.
• Întâlnirile de echipă construiesc camaraderie, asigurându-vă în același timp că mesajul dvs. ajunge la mai mulți angajați dintr-o singură mișcare.Luați în considerare implicarea în jocuri și exerciții de teambuilding pentru a spori implicarea într-un mod distractiv.
• Videoclipul vă ajută să spuneți o poveste vizual și să partajați prezentări vizuale care pot conduce mesajul acasă.
• Un panou de anunț este cel mai eficient atunci când nu vă bazați pe tehnologie pentru a partaja informații precum actualizări de politici, postări de locuri de muncă, modificări de program, urări de ziua de naștere și multe altele.
• Trimiterea mesajelor text sau WhatsApp este obișnuită, deoarece este gratuit și ușor de utilizat atunci când trebuie să partajați actualizări rapide, să atașați fișiere și multe altele.
• O aplicație de comunicare cu angajații este cel mai modern mediu și instrument care asigură că nimic nu cade între fisuri.În plus, permite un canal de comunicare bidirecțională.
  • Comunicarea este gestionată în timp real, în timp ce sunteți în deplasare, pentru a stimula cel mai bine implicarea, moralul și productivitatea
  • Creați canale după locație, titlul postului, departament sau orice altceva, pentru a comunica rapid cu echipa potrivită la momentul potrivit
  • Toată comunicarea de lucru este stocată într-un singur loc și este separată de spațiul de stocare personal al unui lucrător

Găsirea mediului potrivit este esențială pentru stabilirea unei comunicări interne eficiente și pentru stimularea angajamentului.

Ascultați cum o companie de servicii pe teren cu peste 200 de angajați utilizează Connecteam pentru comunicarea internă și implicarea zilnică!

Mergem înainte cu comunicarea cu personalul

Succesul companiei pe termen lung este direct legat de cât de eficientă este comunicarea cu personalul dumneavoastră.

Mai sus, v-am ghidat prin strategii acționabile pentru a îmbunătăți comunicarea cu personalul, astfel încât să puteți menține angajații fericiți și să păstrați compania prosperă.

În plus, asigurați-vă că sunteți la curent cu cele mai recente tendințe de comunicare la locul de muncă pentru a vă asigura că nu pierdeți nimic care poate ajuta la îmbunătățirea comunicării cu personalul.