Numărul facturii — Ce trebuie să știți

Trimiterea facturilor este o parte importantă și esențială a desfășurării afacerii: este, la urma urmei, modul în care ești plătit (prin facilitarea procesului de conturi de plăți al clientului tău). Prin urmare, gestionarea corectă a procesului de facturare este importantă pentru gestionarea sănătății financiare a afacerii dumneavoastră. În acest articol, discutăm despre un element cheie dintr-o factură: numărul facturii.

Ce este un număr de factură? De ce este important? Ce format ar trebui să aibă? Acestea sunt câteva dintre întrebările la care vom răspunde în detaliu. Rețineți că acesta este un articol suplimentar la ghidul nostru despre cum să scrieți o factură.

Ce este un număr de factură?

Numărul facturii – denumit uneori ID factură – este un număr sau un cod unic atribuit fiecărei facturi pe care o trimiteți. Scopul numărului facturii este de a identifica respectiva factură dintre toate facturile trimise de dvs.

Numărul facturii poate fi alfanumeric și poate folosi uneori caractere speciale, cum ar fi cratima sau cratima. Împreună cu celelalte detalii din factură, cum ar fi numele companiei expeditorului și detaliile de contact, numărul facturii face mai ușor atât pentru vânzător, cât și pentru client să se refere la tranzacția financiară fără nicio neînțelegere.

De exemplu, doi dintre clienții dvs. ar putea cumpăra exact același produs sau serviciu. Veți putea identifica cu ușurință fiecare tranzacție pur și simplu după numărul facturii asociate, fără a fi nevoie să căutați alte detalii ale facturii. De asemenea, clienții tăi vor putea comunica cu tine cu privire la plățile lor etc. cu ușurință, referindu-se la numărul de pe factura pe care au primit-o de la tine.

De ce este importantă numerotarea facturilor?

După cum am subliniat deja, numerele de factură sunt esențiale pentru a găsi și identifica tranzacțiile cu ușurință. În procesul de a face afaceri, veți trimite numeroase documente, inclusiv cotații, facturi și comenzi de cumpărare. Cea mai simplă modalitate de a face referire la fiecare dintre acestea ar fi numerele sau ID-urile pe care le-ați atribuit - pentru facturi, ar fi ID-ul facturii.

În multe jurisdicții, este, de asemenea, o cerință legală ca facturile numerotate. Acestea pot chiar necesita o anumită secvență pentru a fi atribuită ca sistem de numerotare a facturilor. Înainte de a oferi numere de factură afacerii dumneavoastră sau fiecărui proiect, vă rugăm să verificați cerințele legale și profesionale ale țării sau statului dumneavoastră.

Numerotarea facturilor este, de asemenea, esențială pentru sistemul dvs. de contabilitate. Indiferent dacă utilizați servicii profesionale de contabilitate sau angajați un contabil intern, acesta va avea nevoie de numere de factură pentru a vă gestiona înregistrările financiare.

Cum arată un număr de factură?

Pentru a urmări facturarea, fiecare factură trebuie să aibă un număr unic care urmează o secvență. Astfel, fiecare număr de factură va fi distinct, dar va exista o secvență ușor de înțeles pentru modul în care sunt atribuite facturilor.

Un număr de factură poate fi doar un număr sau o combinație de cifre și litere, iar structura exactă depinde de modul în care alegeți să organizați și să atribuiți numerele facturii. De exemplu, dacă vă organizați facturile pe an, un număr ar putea citi 2020-2435: primele patru cifre de aici se bazează pe an, iar restul codului reprezintă locul în care se încadrează factura în succesiune. Dacă utilizați un software de facturare online precum Hiveage, această secvență de numere de factură poate fi definită o dată și apoi gestionată automat pentru dvs. atunci când creați facturile.

Unde găsesc numărul facturii?

Dispunerea facturilor variază între furnizori, dar toate urmează un standard general comun. O factură va include numele companiei dvs., numele clientului, data facturii, data (datele) când plățile sunt scadente, suma totală de plătit, produsele sau serviciile care au fost oferite, taxe și alte taxe . . . si numarul facturii.

Numărul facturii ar trebui să apară undeva ușor de găsit, de obicei în partea de sus a facturii. Plasarea acestora ar trebui să fie consecventă în toate facturile, astfel încât atât dvs., cât și clientul să nu fie nevoiți să o căutați. Unele facturi ar putea avea numărul în mai multe locuri de pe factură, dar aceasta nu este o cerință.

Cu ce ​​număr de factură ar trebui să încep?

Nu există o regulă specifică privind configurarea formatului de număr al facturii. Într-o secțiune ulterioară vom discuta mai multe opțiuni. Dacă utilizați un software de facturare online precum Hiveage, veți avea opțiunea de a alege dintr-un set de opțiuni standard sau de a vă defini propriile opțiuni. De asemenea, software-ul se va ocupa de incrementarea automată a secvenței de numere a facturii, astfel încât să nu duplicați niciodată accidental numărul de facturi.

Numărul facturii este același cu numărul facturii?

Rețineți că un număr de factură este diferit de un număr de factură. Un număr de factură este suma totală de bani datorată companiei dumneavoastră. Suma de bani de pe factura provine din totalul tuturor facturilor.

De exemplu, să presupunem că faci un proiect care necesită materiale de la mai multe companii. Când lucrarea este terminată, trebuie să facturați clientului pentru toate materialele plus manopera. Fiecare dintre aceste articole poate fi pe propria factură, cu propriul număr de factură. Ar fi mai convenabil să se creeze apoi o singură factură cu toate acele cifre, cu propriul număr, astfel încât clientul să se poată referi la un singur document în loc de mai multe facturi separate.

Ce este o copie a facturii?

O copie a facturii este exact ceea ce sună: este pur și simplu o copie a unei facturi existente, folosită pentru a genera detaliile pentru o tranzacție identică. De exemplu, dacă aveți un client care achiziționează în mod obișnuit același produs sau serviciu, în loc să creați noi facturi pentru fiecare achiziție, puteți crea pur și simplu o copie a facturii originale. Atunci articolele achiziționate, cantitatea, prețul și taxa vor rămâne aceleași.

În Hiveage facilităm acest lucru cu funcția „Factură duplicată”.

Cele mai bune practici atunci când aveți de-a face cu numerele de factură

Următoarele sunt câteva sfaturi pentru generarea numerelor dvs. de facturare: acestea vor face comunicarea dintre clienții dvs. și dvs. mai ușoară și mai puțin ambiguă.

A face

• Asigurați-vă că numerele facturilor sunt ordonate secvenţial
• Creați un format de număr care să aibă sens acum și în viitor
• Folosiți software de facturare ori de câte ori este posibil (Hiveage oferă chiar și un plan gratuit)
• Verificați legile locale pentru păstrarea înregistrărilor financiare
• Faceți numărul facturii ușor de găsit pe factură
• Puneți numărul facturii în același loc pe fiecare factură (de obicei în antetul facturii)
• Includeți numărul facturii în toate cererile de plată de la clientul dvs. pentru a facilita comunicarea și contabilitatea
• Păstrați aspectul și structura facturii consistente
• Includeți data la care plățile sunt scadente și faceți ca facturarea viitoare să urmeze o secvență adecvată

Nu

• Nu complicați prea mult formatul numărului facturii
• Nu atribuiți în mod arbitrar numere de factură
• Nu modificați numărul facturii la mijlocul tranzacției

Diferite moduri de a vă organiza numerele facturilor

Nu există o abordare universală pentru un sistem de numerotare a facturilor. Acest lucru este adevărat chiar dacă utilizați software de facturare.

Următoarele sunt câteva metode comune pe care le puteți utiliza pentru a atribui numere de factură. Găsește-l pe cel care funcționează pentru tine și apoi ține-l. Schimbarea continuă a metodologiei unice pentru numărul de factură creează confuzie pentru dvs. și clienții dvs.

Sistem simplu de numerotare a facturilor

Cel mai simplu mod de a numerota facturile ar fi să începeți de la 1 și să creșteți în continuare pentru facturile ulterioare. Este o practică obișnuită ca numărul facturii să fie de câteva cifre, astfel încât acesta ar putea apărea ca 001, 002, 003 și așa mai departe. De asemenea, puteți adăuga un prefix pentru facturi, pentru a le separa de alte tipuri de documente (de exemplu, estimări). Opțiunea implicită din Hiveage utilizează INV ca prefix al numărului de factură pentru facturi. O simplă secvență de numere de factură bazată pe cele de mai sus ar fi: INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Atribuiți numere de factură după client

O opțiune pe care o puteți alege este să oferiți fiecărui client un cod unic. De exemplu, poate fi un număr precum 760 sau un cod de litere bazat pe numele clientului. De fiecare dată când facturați acel anumit client, 760 poate fi prefixul din numărul facturii. Primul număr de factură pentru acel client ar putea fi 760-001, numerele ulterioare fiind 760-002, 760-003 și așa mai departe.

Numerele facturii după dată sau an

Un alt mod obișnuit de a crea numere de factură este după dată. Aceasta poate fi o modalitate simplă de a vă ajuta să urmăriți facturile, indicând, de asemenea, când au fost emise. O astfel de opțiune este să utilizați data ca prefix, în format AAAAMMZZ (de exemplu, 20201025-001).

Acest lucru, totuși, face numere lungi de factură. Puteți opta pentru a le scurta pur și simplu folosind anul ca prefix. O astfel de secvență ar putea lua forma 2020-001, 2020-002 și așa mai departe.

Numerele facturii în funcție de proiect

Dacă lucrați pe bază de proiect, o altă modalitate de a formata numărul facturii este să aveți un cod de proiect ca prefix. Astfel, acest lucru necesită ca fiecare dintre proiectele dvs. să aibă și un cod unic. Apoi, fiecare dintre facturile ridicate pentru acel proiect anume poate avea codul proiectului ca prefix al numărului facturii.

De exemplu, dacă codul proiectului este WAB25, secvența de numere a facturii pentru acel proiect va lua forma WAB25-001, WAB25-002 și așa mai departe.

O mare parte din această activitate poate fi automatizată cu ușurință folosind software-ul de facturare precum Hiveage: puteți pur și simplu să configurați formatul numărului facturii cu oricare dintre opțiunile de mai sus și apoi să continuați să vă creați facturile fără a vă deranja să generați numărul corect pentru fiecare factură. În acest fel, facturile dumneavoastră sunt întotdeauna numerotate sistematic, facilitând găsirea și actualizarea unei facturi.

Cum să utilizați numerele de factură în alte extrase de cont

Numerele facturii sunt probabil să apară în diverse alte documente în plus față de factura finală. Acest lucru vă permite să identificați toate înregistrările care sunt asociate cu un anumit loc de muncă.

De exemplu, să presupunem că pregătiți o estimare pentru un client. Ei preiau postul și acum doriți să urmăriți și să identificați o achiziție legată de acel job. Toate facturile create pentru lucrare ar trebui apoi să se refere la comanda de cumpărare, menționând numărul acestuia. În plus, odată ce trimit o plată finală sau o plată parțială, vrei să fii sigur că înregistrările tale sunt actualizate. Oriunde este înregistrată tranzacția legată de factură, ați dori să aveți numărul corect al facturii menționat pentru o referință încrucișată ușoară.

Cum funcționează numerele de factură în Hiveage

Software-ul de facturare poate fi cel mai simplu mod de a gestiona numerotarea facturilor. Hiveage vă permite să definiți un format de numerotare a facturilor pentru facturile dvs. și îl va incrementa automat de fiecare dată când creați o nouă factură. Acest lucru elimină necazul de a fi nevoit să urmăriți secvența de numerotare și vă permite să vă concentrați asupra elementelor cheie ale facturii: clientul și produsele sau serviciile pentru care facturați. Orice altceva, inclusiv taxe, reduceri, taxe de transport și metode de plată, poate fi prestabilit și aplicat automat pentru toate facturile dvs.

Hiveage acceptă, de asemenea, facturarea recurentă, unde puteți configura un program regulat de facturi pentru un anumit client (de exemplu, abonamente lunare sau anuale). În astfel de cazuri, Hiveage poate fie să folosească următorul număr de factură disponibil atunci când generează acele facturi automate, fie puteți defini o secvență separată de numerotare a facturilor pentru programul de facturare recurent. Astfel, puteți avea atât o secvență implicită de numere de factură, cât și profiluri recurente care aderă la aceasta sau folosesc propriile secvențe.

O limitare în Hiveage în acest moment este secvențele de numere de factură separate, bazate pe proiecte (când acestea nu sunt legate de un profil recurent). Aceasta este una dintre caracteristicile viitoare aflate în prezent în foaia noastră de parcurs pentru produse, la momentul scrierii acestui articol.

Automatizarea numărului facturii este doar una dintre multele caracteristici convenabile din Hiveage, care face gestionarea finanțelor tale simplă și ușoară. Scopul nostru, ca întotdeauna, este să reducem aceste probleme administrative, astfel încât să vă puteți concentra pe dezvoltarea carierei dvs. de freelancer sau a unei mici afaceri. Încercați Hiveage înregistrându-vă pentru o perioadă de încercare gratuită cu funcții complete (nu este necesar un card de credit) și vedeți cum vă poate fi simplificată facturarea.

Întrebări frecvente despre formatul numărului de factură

Ce este un număr de factură?

Este un număr unic care este atribuit fiecărei facturi. Facturile profesionale au numere secvențiale ale facturii. Asigurați-vă că evitați numerele duplicate ale facturii. Majoritatea programelor de contabilitate automatizează acest proces pentru dvs.

Am nevoie de un număr de factură?

Da, din motive contabile, legale și fiscale, alocarea numerelor de factură este esențială.

Cum găsesc un număr de factură?

Numărul facturii apare în antetul facturii și este specificat clar ca atare.

Câte cifre sunt la un număr de factură?

Nu există reguli cu privire la sistemul de numerotare a facturilor, în afară de faptul că acestea sunt alfanumerice (pot include cifre și litere). Numerele facturilor de obicei nu conțin simboluri sau caractere speciale. Majoritatea companiilor numără facturile cu trei până la patru cifre.