Facturarea pentru designeri: 8 pași simpli pentru a fi plătit la timp

Designerii sunt întotdeauna dornici să ofere cea mai bună soluție pentru clienții lor. Cu toate acestea, nu este un secret pentru nimeni că aceeași bandă de profesioniști dedicați acordă mai puțină atenție urmăririi plăților și gestionării facturilor. Realitatea este că folosirea instrumentelor și proceselor potrivite aici este la fel de importantă ca și a avea instrumentele potrivite pentru munca de proiectare.

Gestionarea fluxului de numerar este o parte integrantă a unei afaceri: atunci când nu sunteți plătit la timp pentru munca pe care ați finalizat-o deja, aceasta va avea un impact major asupra profitului dumneavoastră. Pentru designeri, generarea de facturi pentru clienți sau amintirea acestora de întârzierea plăților nu este cea mai plăcută parte a muncii lor. Ați prefera să vă petreceți timpul pentru a găsi următoarea soluție de design. Cu toate acestea, ținerea evidenței facturilor și înregistrarea plăților este esențială dacă conduceți o agenție de proiectare.

În acest articol, ne uităm la modul în care designerii pot stăpâni arta facturării în opt moduri simple. Hai să aruncăm o privire:

1. Decideți-vă prețul

„Cât ar trebui să percep un client?” este întrebarea de un milion de dolari, uneori chiar literal. Prețul este întotdeauna un element pe care designerii nu îl pot ignora și, pe baza experienței, a concurenței, a nivelului de serviciu (în special a vitezei serviciilor) și a locației, designerii pot decide asupra unui preț.

Chiar dacă prețul pare a fi fix pentru anumite proiecte, este întotdeauna negociabil. Designerii tind să creadă că negocierea face parte din jocul lor, dar de cele mai multe ori clienții pur și simplu refuză să facă asta. Cu toate acestea, majoritatea designerilor consideră că procesul de negociere este practic, deoarece vă ajută să comunicați mai bine cu clientul și să creați un impact pozitiv asupra relației dvs. cu el sau ea - o situație de câștig pentru ambele părți.

Utilizatorul Hiveage și fondatorul RC Design, Rachel Christmas a spus:

Cea mai importantă parte a facturării clienților de design grafic este să fiți foarte sincer în privința costurilor, astfel încât să nu aveți surprize și să nu vă subestimați talentul atunci când faceți acest lucru. Mă asigur că sunt foarte detaliat cu privire la fiecare element rând – cercetare, editări, costuri grele de proiectare suportate – astfel încât să realizeze întreaga valoare a serviciului.

Acestea fiind spuse, proiectarea este o profesie care are nevoie de multe abilități și talente. Este nevoie de ani pentru a vă stăpâni ochiul pentru a alege combinația perfectă de culori sau pentru a schița aspectul ideal. Așa că este important să percepeți ceea ce meritați cu adevărat: nu vă limitați la percepția că vă veți pierde clienții dacă percepeți o taxă mai mare. Nu este niciodată ușor să lucrezi cu clienți care solicită întotdeauna cea mai ieftină opțiune. Negociați-vă prețul sau chiar oferiți o reducere semnificativă utilizatorilor cărora vedeți o valoare mai mare în păstrarea ca clienți.

2. Creați termeni mai buni

Când un client te contactează inițial pentru detaliile tale, nu garantează că vei primi proiectul. Pentru a asigura tranzacția, trebuie să stabiliți termenii și condițiile de plată adecvate pentru clientul dvs.: trebuie să faceți propria cercetare pentru a crea o ofertă/estimare care să ofere clienților informații clare despre condițiile dvs. Cel mai important, acești termeni ar trebui să reflecte și abilitățile și talentele tale.

Conform acestui articol, aceștia sunt câțiva dintre termenii de bază pe care trebuie să îi includeți într-o estimare:

• Prețul tău final
• Plată data scadenței
• Tip de plata
• Taxă pentru plăți întârziate
• Ramburs în avans: total sau parțial?
• Numărul de revizuiri incluse
• Politica de rambursare

Menționarea acestor termeni importanți va evita confuziile și surprizele în timpul proiectului. Este mai probabil să fii plătit cu întârziere (sau poate nici măcar un ban) dacă continui să-ți surprinzi clientul cu adăugiri tardive.

Stabilirea așteptărilor clare cu clientul este esențială pentru o relație fericită și sănătoasă între furnizor și client. Prin urmare, cel mai important pas pe care un designer ar trebui să-l urmeze atunci când facturează un client este să fie clar în ceea ce este inclus în proiectul pentru care se face factura. Lucruri precum ce formate de fișiere vor fi livrate, câte runde de revizuiri sunt incluse și condițiile de plată sunt doar câteva dintre elementele pe care ar trebui să le atingeți atunci când trimiteți factura. Cu cât sunteți mai direct și mai direct cu privire la ceea ce este inclus, cu atât este mai puțin loc pentru comunicarea greșită și presupunerile false. În cele din urmă, cu cât factura dvs. este mai detaliată, cu atât mai bine.

La O Design includem întotdeauna o notă personalizată în subsolul facturii noastre. Această notă îi mulțumește clientului pentru afacerea sa și întărește metodele de plată și termenii de plată preferate. Credem că acest lucru ne ajută cu plăți prompte de la clienții noștri, iar nota personalizată ne ajută să arătăm că prețuim obiceiul lor.

A avea termene de plată adecvate încă de la început va asigura o relație sănătoasă cu clienții dvs., a spus Kay Mankoo de la Delve Design:

Termenii de plată vor permite clientului dumneavoastră să știe exact cum și când așteptați plata. Acești termeni ar trebui să includă dacă facturați la oră sau în funcție de proiect atunci când un client trebuie să vă plătească și consecințele cu care se confruntă dacă pierde o dată de plată. Ca companie, avem nevoie de un flux de numerar constant, iar stabilirea unor astfel de condiții de plată în procesul nostru de facturare ne ajută cu adevărat să primim plăți la timp.

Permiteți clienților o anumită perioadă de timp de la acea dată să efectueze plata și să fie clar dacă există taxe în cazul în care nu plătesc la timp. Acest lucru îi ajută pe toată lumea să știe exact ce se așteaptă și când și înseamnă că este mult mai probabil să fiți plătit la timp, deoarece ați stabilit o anumită dată. Îmi place să anunț clienții mei că le voi trimite o factură și cu puțin timp înainte, așa că nimic nu este o surpriză!

3. Alegeți un serviciu de facturare online

Utilizarea unui software de facturare online pentru designeri vă va ajuta să verificați starea facturilor din mers și vă va permite să le gestionați eficient. Aderarea la astfel de servicii vă va accelera întotdeauna treburile legate de factură. Spre deosebire de menținerea foilor de calcul sau a documentelor manuale, un serviciu online oferă o organizare mai bună, precum și o acuratețe ridicată datelor dvs. financiare, reducând în același timp semnificativ costurile și timpul. Hiveage este un serviciu de facturare online ușor de utilizat, cu funcții puternice care vă vor ajuta să trimiteți facturi și estimări, să urmăriți timpul, cheltuielile și kilometrajul, folosind o singură platformă.

4. Proiectați facturi cu aspect profesional

De ce să nu-ți folosești abilitățile uimitoare de proiectare pentru a evoca o factură care arată frumos? O factură bine documentată, cu un design elegant, dar simplu, nu vă va marca doar ca un mare designer, ci și un om de afaceri bine organizat, cu perspicacitate profesională. Luați-vă câteva minute din programul încărcat pentru a vă regla designul. Factura ta vorbește despre tine și brandul tău: nu o considera ușor.

O factura buna trebuie sa reflecte cu claritate tot ceea ce s-a promis a fi livrat in timpul unui proiect. Elementele enumerate ar trebui să fie familiare clientului, altfel ar putea întâlni ceva pentru care nu a fost de acord să fie taxat. Inutil să spun că un sistem de factură bun funcționează doar dacă comunicarea care duce la acesta este făcută corect. De aceea, un designer ar trebui să lucreze întotdeauna la o estimare, o propunere sau o declarație de lucru perfect clară. Acest prim pas va face ca facturarea să fie o simplă simplă când lucrarea este terminată.

Crearea unei experiențe bune pentru clienți nu se termină doar când se termină munca; mesajele pe care le scriem în facturi sunt o altă oportunitate de a intra în legătură cu clienții noștri. Îmi place să personalizez mesajele pe care le includ atunci când trimit o factură. A le informa clienților că aștept cu nerăbdare să lucrez din nou cu ei și că sunt încântat de proiectele lor este un pas către construirea unei relații mai puternice.

5. Pregătiți rapid facturile

După un proiect de design agitat, mulți designeri și-ar plăcea să ia o pauză binemeritată. Ceea ce se întâmplă de obicei cu aceste pauze lungi este că designerii tind să uite de factura pe care trebuiau să o trimită câteva zile înapoi clientului. Acest lucru va duce la plăți întârziate și ciocniri neplăcute cu clientul. Ai fost singur de vină pentru că nu ai trimis factura la timp.

Pentru Arika Yager de la Arika Kay Designs, facturarea este o luptă de ceva vreme. După atâtea încercări și erori, ea a aflat importanța completării unei facturi atunci și acolo, mai degrabă decât să stea mult timp pe ea:

Am descoperit că atunci când cineva cere o ofertă sau îmi iau un proiect este important să mă așez în acea seară și să creez factura. Cel mai important pas este facturarea regulată. Odată ce este creat, îl trimit apoi sau aștept până când sunt mai avansat în procesul meu și solicit plata înainte de finalizare.

Mulți designeri sugerează că ar trebui să începeți să lucrați la factura înainte de a o termina efectiv. Evident, nu ar părea 100% complet, dar ar dura doar 10-15 minute din timpul tău pentru a adăuga restul detaliilor la finalizarea proiectului. De asemenea, este mai bine ca fluxul de numerar să factureze rapid și să colecteze banii de la client.

Utilizatorul și designerul Hiveage Margaret Weinberg consideră că este important să aibă un program pentru facturare și să se respecte.

În trecut, l-am amânat pentru că am simțit că mi-a împiedicat munca creativă. Cu toate acestea, amânarea la facturare este un deserviciu pentru clienții mei și în cele din urmă poate discredita statutul meu de profesionist, rezultând clienți enervați și neplată. Acum fac un efort concertat de a factura lunar și de a factura imediat clienții dacă aceștia o solicită. Este la fel de important ca orice termen limită de proiectare.

6. Asigurați-vă că adăugați toate detaliile necesare

Faceți mai ușor pentru clienții dvs. să vă caute detaliile adăugându-le în corpul e-mailului. Asigurați-vă că le puneți și în factură, astfel încât să le fie ușor să vă plătească rapid.

Câteva dintre detaliile pe care ar trebui să le adăugați în factură:

• Detaliile contului dvs. bancar
• Termeni de plată
• Plată data scadenței
• Taxe pentru plăți întârziate

Detaliile relevante dintr-o factură creează o platformă pentru o mai bună comunicare între dvs. și client. Dacă clientul evită plățile dvs., aceleași detalii pot fi folosite în scopuri legale.

„Cel mai important pas în facturarea clienților mei pentru afacerea mea de design este o descriere detaliată a elementelor de facturare. Doriți să înlăturați orice mister care înconjoară procesul de proiectare și optimizare prin descrierea completă a activității pe care le-ați efectuat, cât timp a durat pentru a efectua munca și cât va fi taxa.”

În factură, trebuie să menționați ce servicii au fost efectuate pentru client și, de asemenea, tarifele respectivelor servicii. Pentru client, acesta va arăta clar ce ați făcut pentru el, îl va ajuta să identifice elementele pentru care au fost facturați și pentru ce a plătit deja. Pentru tine, te va ajuta să-ți gestionezi evidențele și să cunoști detaliile clienților care au fost deja facturați.

Millicent Flynn, fondatoarea Millicent Design, și-a împărtășit gândurile despre faptul că este clară cu privire la detaliile pe care urmează să le împărtășiți clientului dvs.

Cel mai important pas atunci când facturați un client este să justificați valoarea serviciilor dumneavoastră prin comunicarea clară a ceea ce s-a realizat în descrierea facturii. Trebuie să ne amintim că clienții noștri nu sunt designeri și pot contesta factura dvs. dacă nu cred că oferiți rezultate imediate. De la generarea de idei la cercetarea de piață până la conceptualizare - includeți totul. Acest lucru va ajuta clientul să recunoască procesul și valoarea designului. Este mai puțin probabil ca aceștia să-ți conteste factura și mai probabil să plătească la timp!

Cel mai important lucru este să fii transparent. Clientul ar trebui să poată reproduce ceea ce plătește, așa că includ întotdeauna o scurtă descriere a pachetului de lucru pentru care taxez clientul. Dacă folosesc un sistem de bilete precum JIRA, fac întotdeauna referire la numărul biletului în descriere, astfel încât să poată obține descrierea completă în sistemul de bilete.

Jason Bumblis de la Pacer Studios a spus că facturarea detaliată a ajutat cu siguranță organizația sa să fie plătită mai repede.

„Cel mai important pas atunci când se facturează un client este să îți iei timp și să oferi detalii. Nimănui nu-i place să plătească atunci când nu este sigur pentru ce plătește. De-a lungul anilor, am constatat că, atunci când suntem detaliați cu facturarea noastră, ne face plătiți mai repede și duce la mai puține întrebări din partea clienților cu privire la ce sunt taxele.”

Este foarte important să-ți detaliezi serviciile într-o factură. Nu spuneți doar „lucrare de proiectare”: clienții vor să știe exact pentru ce plătesc.

Un articol din Entrepreneur discută despre importanța punerii tuturor detaliilor necesare într-o factură, folosind limbajul potrivit. Vă poate reduce semnificativ timpul de plată și, de asemenea, creează o conexiune cu clientul dvs., definește un proces pentru a fi plătit și înlătură obstacolele care altfel ar împiedica plata.

[O estimare] oferă clientului o sfera exactă a ceea ce trebuie să plătească. În plus, acest lucru va atenua (sperăm) orice confuzie sau ambiguitate cu privire la așteptările și îndatoririle proiectantului și, desigur, pentru ce plătește clientul. În esență, este nevoie de o ghicire și găsesc că clienții sunt mai înclinați să trimită plata atunci când știu exact ce primesc!

7. Ușurează plățile clienților tăi

Oferiți clienților posibilitatea de a finaliza plata imediat ce primesc factura. Când adăugați toate detaliile relevante în factură, așa cum sa menționat mai sus, este doar o chestiune de timp să primiți plata în contul dvs. bancar.

Elisa Gutierrez de la Elisa Design a recomandat ca plata să fie împărțită în diferite elemente în diferite etape de facturare. Iată ce a spus ea:

De exemplu, dacă plata este împărțită în trei părți, prima plată va fi așteptată atunci când direcția de proiectare a fost aprobată. Așadar, imediat după aprobarea direcției de proiectare, trebuie trimisă o notificare clientului, care să-l avertizeze că prima factură va fi trimisă și că aceasta este scadentă imediat. A doua plată va fi facturată atunci când este prezentată prima dovadă completă a proiectului. Din nou, o notă ar putea fi trimisă anterior prezentării dovezii, avertizând clientul că va fi trimisă o nouă factură. Și, în sfârșit, plata finală va fi facturată odată ce fișierele sunt aprobate și gata, dar înainte ca fișierele să fie trimise la imprimantă.

De ce nu încercați o metodă de plată online? Puteți activa cu ușurință un gateway de plată în factură pentru ca clientul să vă plătească convenabil. Activarea acestor gateway-uri vă va permite să efectuați plata prin card de credit sau debit direct fără a fi nevoie să configurați facilități speciale cu banca dvs. Hiveage acceptă o serie de gateway-uri de plată online și vă permite să acceptați plăți online de la utilizatori.

8. Urmăriți pentru a evita plățile întârziate

Când faci o afacere, găsești clienți care sunt destul de lași în a-și plăti facturile și o altă grupă de ei care vor dispărea fără să plătească deloc. Este destul de frustrant.

Când facturile dvs. neplătite se apropie de scadența, acest articol din Vandelay Design vă sugerează să luați un moment pentru a urmări clientul, a-i reaminti și a vedea dacă plata este pe cale sau dacă există probleme. Doar trimite-le un e-mail casual. Întrebați-i cum sunt și amintiți-le despre plata lor foarte politicos, folosind cuvinte precum „vă rog” și „mulțumesc”. De asemenea, puteți continua cu un apel telefonic politicos. Nu fi nepoliticos și cere bani: pur și simplu discută cu ei și profită de momentul perfect pentru a-ți aminti de plată.

Ramon Thompson de la Newsaturday Design Studio a spus:

Clienții, spre deosebire de noi, se îngrijorează de un milion de alte lucruri legate de afacerea lor. Vă ajută să trimiteți un memento pentru a vă menține factura în prim-plan, reducând șansa ca o plată să fie ratată. Am avut clienți care îmi mulțumesc pentru că mi-au trimis memento-uri și insistă să continui să fac asta pentru că vor uita.

Dacă toate acestea nu funcționează, fiți foarte ferm și cereți plata. Nu uita să le reamintești cât de repede le-ai prestat serviciul fără întrebări și același lucru ar trebui făcut atunci când te plătești pentru serviciile oferite.

Concluzie: Facturare online pentru plăți mai rapide

Facturarea nu vă ajută doar să vă dezvoltați afacerea și să fiți plătit la timp ca designer, ci și să construiți profesionalism în a face afaceri cu clienții dvs. În acest articol, am săpat în 8 sfaturi simple, dar eficiente, pe care fiecare designer ar trebui să le urmeze pentru a fi plătit la timp, facturându-și în mod corespunzător clienții. Sunt:

1. Decideți o strategie de preț
2. Creați termeni și condiții practice pentru clienții dvs
3. Optează pentru un serviciu de facturare online
4. Creați facturi frumoase
5. Acționați prompt pentru a finaliza facturile
6. Adăugați toate detaliile relevante
7. Activați metode de plată ușoare
8. Urmăriți progresul plății

Aveți și alte sfaturi care să facă din facturare o experiență plăcută pentru designeri? Spune-ne gândurile tale în secțiunea de comentarii de mai jos!