Cum să detaliezi facturile pentru o claritate îmbunătățită

Facturile dvs. sunt, evident, calea către a vă plăti, dar dacă nu sunt detaliate corect, ar putea întârzia plata și ar putea invita la întrebări de la clienții dvs., uneori ducând chiar la creanțe vechi. La fel ca o potecă plină de obstacole, fiecare obstacol te ține de banii tăi câștigați cu greu.

Cu toate acestea, implementând câteva sfaturi simple, vă puteți asigura că facturile sunt clare, perspicace și, cel mai important, plătite la timp. Puteți trece apoi la următoarea lucrare, unde ciclul începe din nou.

În acest articol, vom discuta despre cum să detalizăm corect și vom oferi câteva sfaturi utile pentru crearea unei facturi detaliate. Să începem!

Beneficiile detalierii corecte a facturilor

Înainte de a trece mai departe, haideți să discutăm despre ce este „itemizarea”. În termeni foarte simpli, înseamnă să descrii munca pe care ai făcut-o și să oferi un cost. Cu alte cuvinte, este o defalcare a ceea ce ați finalizat, cu un cost asociat pentru fiecare:

Doar din acea scurtă descriere, probabil că puteți înțelege de ce detalierea este un avantaj pentru clienții și clienții dvs. În primul rând, ei pot vedea exact pentru ce plătesc și cum este repartizat costul. Acest lucru face ca plata unei facturi să fie foarte rapidă pentru ei, deoarece trebuie pur și simplu să privească factura și să inițieze plata.

Cu toate acestea, deși plata promptă este un beneficiu, poate, de asemenea, să simplifice rezolvarea conflictelor. De exemplu, toate interogările, cu excepția celor mai complexe, nu ar trebui să dureze mai mult de o privire pentru a fi rezolvate, având în vedere nivelul de detaliu pe care îl veți furniza. Factura ar trebui să arate exact ce lucrare ați efectuat și defalcarea costurilor. Orice mai puțin va avea ca rezultat un proces de rezoluție prelungit.

Creați o factură detaliată pentru o claritate îmbunătățită

Veți fi încântați să aflați că crearea unei facturi detaliate este un proces simplu și se bazează pe câteva sfaturi de bun simț. Iată doar trei dintre ele!

1. Oferiți descrieri directe și ușor de înțeles

În primul rând, o barieră principală în calea acceptării plății pentru un client sau client este descrierile neclare. La urma urmei, dacă o linie pur și simplu afirmă „Lucrări redate”, există puține lucruri de spus clientului la ce se referă de fapt aceasta și dacă taxa este corectă. Acest lucru are un efect secundar, deoarece veți fi chemat să oferiți claritate – ceea ce poate provoca întârzieri inutile.

Pe scurt, totul pe o factură ar trebui să se concentreze pe oferirea clientului o singură acțiune: plata facturii. Aceasta înseamnă că ar trebui să poată răspunde la întrebările Costul acestei lucrări este corect? și înțeleg pentru ce plătesc? Dacă acele răspunsuri sunt „Nu” în oricare dintre cazuri, descrierile tale necesită ceva lucru.

Din fericire, aceasta este o soluție ușoară. Vă sfătuim să oferiți cât mai multe detalii puteți oferi într-un singur rând. Desigur, acest lucru depinde de munca pe care ați efectuat-o, dar vă recomandăm, de asemenea, împărțirea sarcinilor mai mari în sub-intrări ușor de înțeles.

2. Împărțiți proiectele mai mari în bucăți mai mici

Destul de des, nu veți finaliza doar una sau două lucrări mici pentru un client, ci un proiect mai amplu format din multe sub-sarcini. În funcție de lucrarea în sine, nu este nimic în neregulă în a menține proiectul pe o singură linie, mai ales dacă ați convenit deja asupra costului total.

Cu toate acestea, împărțirea proiectului în mai multe intrări care au un preț corespunzător permite clientului dvs. să vadă două lucruri:

• Exact munca pe care ai făcut-o.
• Cât costă fiecare sarcină.

Pe lângă asigurarea unei plăți rapide, aceasta are și un alt avantaj. Prin defalcarea fiecărei sarcini dintr-un proiect, clientul ar putea fi tentat să extindă munca cu dvs. în funcție de prețul individual al fiecărei sarcini.

În plus, ei sunt, de asemenea, capabili să bugeteze pentru proiecte viitoare pe plan intern, fără a vă implica inițial. Există, de asemenea, un avantaj atunci când obținem acele bugete aprobate de superiori.

Vestea bună este că, dacă ai în ordine restul detaliilor, împărțirea unui proiect în componentele sale ar trebui să fie o simplă. Cu toate acestea, puteți începe acest proces chiar de la început cu funcționalitatea de estimare a lui Hiveage:

Aici, puteți oferi clientului dvs. o ofertă detaliată de la început și o puteți transforma într-o factură la sfârșitul unui proiect. Prin detalierea de la început, puteți emite o factură completă în câteva secunde, ceea ce oferă încă un drum clar către o factură depusă.

3. Nu uitați să vă detaliați și costurile

În cele din urmă, avem un element de detaliere pe care poate nu l-ați luat în considerare anterior. În timp ce sarcinile pe care le îndepliniți ar trebui să fie complet detaliate, la fel ar trebui și costul acestor sarcini.

Mai simplu spus, prin defalcarea costului cu facturarea detaliată, clientul va putea vedea nu doar prețul total pentru fiecare intrare, ci și tariful bazat pe timp, dacă este cazul, împreună cu orice cost unitar asociat cu lucrarea.

După cum am sugerat în acest articol, oferirea clientului cât mai multe informații posibil îl eliberează să plătească o factură. O defalcare completă a costurilor este doar un alt aspect care poate ajuta.

Cu toate acestea, crearea de facturi detaliate necesită o anumită gândire. Cu siguranță va trebui să afișați totalul total al intrării în cauză, dar defalcarea acelui total depinde de nișa sau afacerea dvs. De obicei, veți include unele dintre următoarele:

• O sumă unitară, dacă vindeți produse sau servicii în multipli.
• Taxa bazată pe timp, cum ar fi un tarif orar (dacă sunteți freelancer sau creativ)
• Rata pe unitate, care de obicei se leagă de ambele de mai sus.

Vestea bună este că majoritatea software-ului de facturare care merită să ofere capacitatea de a împărți costurile în unități și tarife, astfel încât, indiferent de soluția aleasă, veți putea crea o factură detaliată fără agitație.

Concluzie: Cum să utilizați un șablon de factură detaliată

Cu cât plătiți mai ușor pentru client, cu atât venitul crește mai repede. Detalierea facturilor pentru o claritate absolută vă poate ajuta să vă asigurați că procesul de plată decurge fără probleme. La urma urmei, fără o defalcare clară a muncii pe care le-ați efectuat, un client va trebui să treacă prin interogări – ceea ce este o pierdere-pierdere pentru ambele părți.

În această postare, am analizat cum să detaliem facturile pentru o mai bună claritate. Credem că există trei sfaturi de urmat:

1. Asigurați-vă că descrierile fiecărei sarcini sau posturi sunt clare și ușor de înțeles.
2. Este posibil să fie nevoie să împărțiți proiecte mai mari în sarcini mai mici.
3. Detaliați costurile unui loc de muncă pentru a vă ajuta clienții să descopere dacă sunt taxați corect.

Aveți sfaturi pentru a oferi facturare detaliată clară? Spune-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!