Rolurile cheie ale serviciilor de proces de afaceri în 2023

Deși Business Process Services (BPS) sunt adesea considerate mai puțin semnificative în comparație cu competențele de bază ale unei organizații, este incontestabil că aceste procese joacă un rol crucial. În timp ce competențele de bază ale unei afaceri definesc propunerea sa unică de valoare, gestionarea eficientă a operațiunilor de afaceri este la fel de vitală pentru realizarea unui flux de lucru fluid și pentru promovarea unei colaborări mai bune.

Serviciile de proces de afaceri cuprind o serie de activități care sprijină funcționarea generală a unei organizații. Aceste servicii pot include domenii precum finanțe și contabilitate, resurse umane, servicii pentru clienți, achiziții și managementul lanțului de aprovizionare. Deși este posibil ca aceste funcții să nu contribuie direct la produsele sau serviciile primare ale unei companii, ele sunt esențiale pentru menținerea eficienței operaționale și asigurarea bunei funcționări a afacerii.

Managementul eficient al operațiunilor de afaceri implică eficientizarea proceselor, optimizarea alocării resurselor și implementarea unor sisteme și tehnologii robuste. Prin gestionarea eficientă a acestor activități non-core, organizațiile își pot concentra energia și resursele pe competențele lor de bază, sporindu-și astfel avantajul competitiv pe piață.

În plus, managementul eficient al proceselor de afaceri permite o mai bună colaborare între diferite departamente și echipe din cadrul organizației. Atunci când procesele sunt bine definite, sarcinile sunt atribuite clar și canalele de comunicare sunt stabilite, promovează coordonarea perfectă și sporește productivitatea. Această colaborare duce la îmbunătățirea procesului de luare a deciziilor, la rezolvarea mai rapidă a problemelor și la eficacitatea organizațională generală.

Diferența dintre BPS și BPO

Tehnic vorbind, Business Process Services (BPS) și Business Process Outsourcing (BPO) sunt adesea folosite în mod interschimbabil pentru a se referi la diferitele procese de afaceri necesare într-o organizație. Cu toate acestea, la o examinare mai atentă, există distincții subtile care pot fi identificate între cele două.

În timp ce atât BPS, cât și BPO cuprind externalizarea proceselor de afaceri, BPS încorporează un strat suplimentar de tehnologie. Este un amestec cuprinzător de oameni, procese și tehnologie care îl diferențiază de BPO-urile tradiționale. Această integrare a tehnologiei permite organizațiilor să-și eficientizeze operațiunile, să automatizeze sarcinile repetitive și să îmbunătățească eficiența generală.

În ultimii ani, a existat o evoluție în terminologia industriei. Termenul BPO a trecut în BPS și, din 2023, este acum denumit Business Process Management (BPM). Schimbarea terminologiei reflectă o concentrare mai largă asupra aspectului de management al proceselor de afaceri. BPM pune accent pe managementul strategic al proceselor comerciale, urmărind optimizarea și automatizarea acestora pentru atingerea obiectivelor organizaționale.

Odată cu apariția tehnologiilor avansate, cum ar fi inteligența artificială, automatizarea proceselor robotizate și analiza datelor, BPM a apărut ca o abordare cuprinzătoare pentru gestionarea și îmbunătățirea proceselor de afaceri. Aceasta implică proiectarea fluxurilor de lucru eficiente, implementarea automatizării inteligente, monitorizarea performanței și îmbunătățirea continuă a proceselor pentru a stimula productivitatea și competitivitatea.

Obiectivul principal al BPM este de a gestiona și automatiza procesele comerciale ale unei organizații, permițându-i să funcționeze mai eficient și mai eficient. Prin valorificarea tehnologiei și alinierea proceselor cu obiectivele organizaționale, BPM dă putere afacerilor să atingă niveluri mai ridicate de productivitate, economii de costuri și satisfacție a clienților.

În concluzie, în timp ce BPS și BPO sunt adesea folosite interschimbabil, BPS cuprinde o fuziune de oameni, procese și tehnologie. Terminologia industriei s-a mutat către Business Process Management (BPM), care se concentrează pe gestionarea și automatizarea proceselor comerciale pentru a conduce la succesul organizațional în peisajul afacerilor moderne.

De la BPS la BPaaS

Afacerile au beneficiat de transformarea digitală și cum! Tehnologia a adus beneficii afacerilor, ducând la servicii cloud. Business Process as a Service sau BPaaS este un serviciu cloud complet configurabil care ajută companiile să rămână la curent cu cele mai bune procese și practici din industrie. Ea duce procesele de afaceri cu un pas mai departe prin creșterea eficienței și reducerea costurilor și a timpilor de nefuncționare. Afacerile beneficiază prin:

• Livrabilitate mai bună a produselor și serviciilor

Implementarea BPaaS permite companiilor să-și îmbunătățească livrarea produselor și serviciilor prin valorificarea tehnologiilor avansate bazate pe cloud. Cu BPaaS, companiile își pot eficientiza procesele de afaceri, pot automatiza sarcini repetitive și pot asigura fluxuri de lucru mai fluide. Prin eliminarea erorilor manuale și optimizarea operațiunilor, BPaaS îmbunătățește calitatea generală și promptitudinea livrării produselor și serviciilor. În plus, natura configurabilă a BPaaS permite companiilor să-și alinieze procesele cu cele mai bune practici din industrie, sporind și mai mult satisfacția și loialitatea clienților.

• Tehnologie de ultimă oră la costuri reduse

Unul dintre avantajele semnificative ale BPaaS este capacitatea sa de a oferi acces la tehnologie de ultimă oră la costuri reduse. Prin valorificarea infrastructurii bazate pe cloud și a resurselor oferite de furnizorii de BPaaS, companiile pot profita de tehnologii de ultimă oră, care altfel ar fi costisitoare de implementat și întreținut pe cont propriu. BPaaS elimină necesitatea unor investiții inițiale semnificative în hardware și software, făcându-l o soluție rentabilă. Companiile pot beneficia de cele mai recente progrese, cum ar fi AI, învățarea automată, analiza datelor și instrumentele de automatizare, permițându-le să rămână competitive în peisajul digital fără a suporta cheltuieli substanțiale.

• Acomodarea nevoilor de afaceri fluctuante

Flexibilitatea și scalabilitatea BPaaS îl fac o soluție ideală pentru satisfacerea nevoilor de afaceri fluctuante. Pe măsură ce companiile cresc sau experimentează schimbări ale cererii, BPaaS se poate extinde cu ușurință în sus sau în jos pentru a îndeplini cerințele în evoluție. Capacitatea de a adapta și ajusta rapid resursele și capabilitățile asigură o eficiență optimă și rentabilitate. Fie că se extinde în timpul sezonului de vârf sau se reduce în perioadele mai lente, BPaaS permite companiilor să-și alinieze operațiunile cu dinamica pieței. Această agilitate ajută organizațiile să rămână agile, receptive și mai bine echipate pentru a face față cerințelor în schimbare ale clienților lor și ale industriei.

Flexibilitatea și agilitatea operațională unică a BPaaS l-au făcut unul dintre cele mai preferate servicii cloud alături de infrastructura ca serviciu (IaaS) și platformă ca serviciu (PaaS). Se poate spune că viitorul BPS este BPaaS.

Rolurile cheie ale serviciilor de proces de afaceri

Tehnologia schimbă natura fundamentală a afacerilor. Organizațiile dau acum loc unor modele de afaceri inovatoare, conduse de tehnologia nouă, conduse de dinamica de nouă generație. Peisajul afacerilor în schimbare și așteptările clienților perturbă costurile tradiționale față de serviciile de proces de afaceri orientate spre forță de muncă. BPS este utilizat în mai multe industrii. Iată câteva roluri esențiale ale serviciilor de procese de afaceri în 2023:

• Introducerea datelor: Introducerea datelor implică introducerea și gestionarea diferitelor tipuri de date în sisteme informatice sau baze de date în mod precis și eficient. Include sarcini precum introducerea informațiilor despre clienți, actualizarea înregistrărilor sau transcrierea datelor din documente fizice în formate digitale.
• Asistență prin e-mail: Asistența prin e-mail se referă la furnizarea de asistență și la rezolvarea întrebărilor sau îngrijorărilor clienților prin comunicare prin e-mail. Aceasta implică răspunsul prompt la întrebările clienților, furnizarea de informații relevante, depanarea problemelor și asigurarea satisfacției clienților prin corespondență prin e-mail.
• Web Design: Web design presupune crearea de site-uri web atrăgătoare și funcționale din punct de vedere vizual. Aceasta implică proiectarea machetelor, selectarea schemelor de culori, crearea de grafice și codarea paginilor web pentru a oferi o experiență online captivantă și ușor de utilizat.
• Scrierea conținutului: Scrierea conținutului implică crearea de materiale scrise în diverse scopuri, cum ar fi conținutul site-ului web, articolele de blog, postările pe rețelele sociale și materialele de marketing. Scriitorii de conținut cercetează, scriu și editează conținut care este informativ, captivant și adaptat publicului țintă.
• Procese vocale: Procesele vocale se referă la gestionarea interacțiunilor cu clienții prin apeluri telefonice. Include sarcini precum asistența pentru clienți, telemarketing, vânzări și rezolvarea plângerilor sau problemelor clienților prin telefon.
• Scriere tehnică: Scrierea tehnică implică crearea de documente care explică concepte sau proceduri tehnice complexe într-un mod clar și concis.Scriitorii tehnici produc manuale de utilizare, ghiduri de instruire și documentație pentru software, hardware sau produse științifice.
• Transcriere medicală: Transcrierea medicală implică convertirea rapoartelor medicale înregistrate vocal dictate de profesioniștii din domeniul sănătății în documente scrise.Transcriptorii ascultă înregistrările audio și le transcriu cu acuratețe în rapoarte medicale, asigurând confidențialitatea și respectarea ghidurilor specifice industriei.
• Externalizarea procesului juridic: Externalizarea procesului juridic se referă la delegarea sarcinilor de asistență juridică către furnizorii externi de servicii.Include cercetarea juridică, revizuirea documentelor, redactarea contractelor, asistența în litigii și alte sarcini administrative juridice, permițând firmelor de avocatură și departamentelor juridice să-și eficientizeze operațiunile și să reducă costurile.
• Externalizarea procesului educațional: Externalizarea procesului educațional implică externalizarea diferitelor sarcini și servicii educaționale. Poate include dezvoltarea de curriculum, crearea de cursuri online, servicii de sprijin pentru studenți, îndrumare, notare și sarcini administrative pentru a spori eficiența și eficacitatea instituțiilor de învățământ.
• Externalizarea procesului de cunoaștere: Externalizarea procesului de cunoaștere implică externalizarea sarcinilor specializate bazate pe cunoștințe, care necesită adesea expertiză și abilități specifice domeniului.Include servicii precum analiza datelor, cercetarea și dezvoltarea, managementul proprietății intelectuale, cercetarea de piață și consultanță.
• Externalizarea procesului de recrutare: Outsourcingul procesului de recrutare se referă la externalizarea tuturor sau a unor părți specifice ale procesului de angajare și recrutare către furnizori externi de servicii. Aceasta implică sarcini precum postarea de locuri de muncă, selectarea candidaților, interviuri, verificări ale antecedentelor și onboarding, având ca scop eficientizarea și îmbunătățirea procesului de recrutare.

Industrii bancare pe servicii de proces de afaceri

În timp ce majoritatea întreprinderilor externalizează procesele pentru a se concentra pe competențele lor de bază, unele sectoare se bazează în principal pe externalizare. Următoarele sunt sectoarele industriale în care există o mare prevalență a serviciilor de proces care sunt externalizate:

IT: industria IT se bazează în mare măsură pe serviciile proceselor de afaceri pentru a eficientiza operațiunile, a gestiona dezvoltarea software-ului, a oferi suport tehnic și a gestiona gestionarea datelor și securitatea cibernetică.

Bănci: băncile externalizează diferite procese, inclusiv asistența pentru clienți, gestionarea contului, procesarea împrumuturilor și conformitatea, pentru a îmbunătăți eficiența, a reduce costurile și a îmbunătăți experiența clienților.

Companiile aeriene: companiile aeriene externalizează procese precum emiterea de bilete, rezervările, gestionarea bagajelor și serviciul pentru clienți pentru a asigura operațiuni bune, pentru a îmbunătăți experiența pasagerilor și pentru a se concentra pe funcțiile de bază ale aviației.

Telecom: Companiile de telecomunicații externalizează procese precum asistența pentru clienți, managementul rețelei, facturarea și asistența tehnică pentru a optimiza operațiunile, a îmbunătăți calitatea serviciilor și a gestiona progresele tehnologice rapide.

Asigurări: Companiile de asigurări externalizează procesarea daunelor, administrarea polițelor, subscrierea și serviciul pentru clienți pentru a crește eficiența operațională, a gestiona reglementări complexe și a îmbunătăți satisfacția clienților.

Agenții de turism : agențiile de turism externalizează sarcini precum gestionarea rezervărilor, planificarea itinerarului, emiterea de bilete și serviciul pentru clienți pentru a eficientiza operațiunile, a extinde ofertele și a îmbunătăți experiența clienților.

Managementul activelor: firmele de administrare a activelor externalizează procesele de back-office, inclusiv contabilitatea portofoliului, decontarea tranzacțiilor, raportarea și conformitatea, pentru a îmbunătăți eficiența operațională, a reduce costurile și a se concentra pe strategiile de investiții.

Sectoarele guvernamentale: sectoarele guvernamentale externalizează diferite procese administrative, inclusiv gestionarea salariilor, procesarea documentelor, servicii IT și asistență pentru clienți, pentru a eficientiza operațiunile și a îmbunătăți furnizarea de servicii publice.

Asistență medicală și farmaceutică: asistența medicală și industriile farmaceutice externalizează procese, cum ar fi codificarea medicală, facturarea, transcrierea, studiile clinice și gestionarea datelor pentru a îmbunătăți eficiența, conformitatea și pentru a se concentra pe îngrijirea și cercetarea pacienților.

Cum ajută automatizarea proceselor de afaceri?

Companiile își pot automatiza procesele și își pot accelera fluxurile de lucru. Acest lucru crește productivitatea, reduce orele de lucru și oferă un avantaj competitiv general. Iată câteva exemple despre modul în care automatizarea serviciilor de proces poate ajuta o afacere:

1. Echipele de marketing și vânzări pot automatiza cu ușurință e-mailurile de marketing și pot urmări propunerile și rapoartele de vânzări.
2. Departamentul financiar poate gestiona cu ușurință toate conturile și datoriile cu o mai mare acuratețe.
3. Echipele de asistență pentru clienți și ORM pot prelua date și jurnalele de conversații în câteva secunde pentru a escalada problemele.
4. Resurse umane pot accelera integrarea angajaților, concentrându-se pe alte sarcini esențiale.

Servicii de automatizare în procesele de afaceri

Unele servicii de procese de afaceri trebuie să fie automatizate, indiferent de industrie. Business Process Automation (BPA) este utilizarea de software pentru a automatiza procese repetate, în mai multe etape, care altfel ar necesita ore lungi și alte resurse. În comparație cu alte tipuri de automatizare, BPA este adaptat nevoilor specifice ale organizației.

Dar BPA este adesea confundat cu Robotic Process Automation (RPA). În timp ce RPA folosește software pentru a imita pașii repetitivi, software-ul BPA tinde să se ocupe de sarcini mai complexe. De asemenea, trei factori fac diferența între cele două procese: integrare, prețuri și fluxuri de lucru.

Exemple de RPA includ:

• Navigarea paginilor
• Conectarea la sisteme
• Copierea și lipirea datelor
• Eliminarea dublărilor și inexactităților

Procesele pe care firmele trebuie să le automatizeze

Deși automatizarea proceselor de afaceri poate părea obișnuită în zilele noastre, a început cu linia de asamblare în mișcare a mașinilor sale Model T a lui Henry Ford în 1913. Înaintând rapid cu un secol, puterea de calcul a crescut de un trilion de ori, rezultând un proces de afaceri mai rapid, mai bun și mai eficient. automatizare. Având în vedere că serviciile proceselor de afaceri sunt automatizate la fiecare pas al funcției organizaționale, unele procese rareori necesită intervenție manuală. Iată câteva procese pe care companiile le automatizează pentru o mai bună rentabilitate și productivitate:

• Analiză și planificare: automatizarea proceselor de analiză și planificare permite companiilor să adune și să analizeze datele rapid, să ia decizii informate și să dezvolte planuri strategice pentru îmbunătățirea performanței și a competitivității.
• Managementul operațiunilor: Automatizarea managementului operațiunilor simplifică fluxul de lucru, optimizează alocarea resurselor și îmbunătățește eficiența operațională generală, asigurând operațiuni de afaceri bune și livrarea la timp a produselor și serviciilor.
• Solicitări de comenzi de achiziție: Automatizarea solicitărilor de comenzi de achiziție simplifică și accelerează procesul de achiziție, reducând erorile manuale, îmbunătățind gestionarea stocurilor și permițând relații mai bune cu furnizorii și controlul costurilor.
• Managementul rețelelor sociale: automatizarea sarcinilor de gestionare a rețelelor sociale, cum ar fi programarea postărilor, monitorizarea angajamentului și analiza valorilor, permit companiilor să mențină o prezență online consistentă, să interacționeze eficient cu publicul și să conducă campanii eficiente de marketing pe rețelele sociale.
• Asistență și experiență pentru clienți: automatizarea asistenței și experienței clienților îmbunătățește timpii de răspuns, oferă opțiuni de autoservire și personalizează interacțiunile, ceea ce duce la îmbunătățirea satisfacției, loialității și reținerii clienților.

Concluzie

Serviciile de procese de afaceri joacă un rol crucial în menținerea eficienței proceselor organizaționale de bază. Prin folosirea instrumentelor de marketing automatizate, companiile pot simplifica comunicarea după comandă, rezultând operațiuni simplificate și o reducere a comenzilor cu risc ridicat. Această automatizare contribuie la îmbunătățirea asistenței și experienței clienților, deoarece companiile pot răspunde prompt întrebărilor și preocupărilor clienților. Pe piața actuală, care pune un accent puternic pe retenția și implicarea clienților, automatizarea serviciilor proceselor de afaceri nu este doar benefică, ci și necesară. Permite companiilor să aloce resurse în mod eficient, să se concentreze pe construirea de relații de durată cu clienții și să ofere experiențe excepționale care stimulează loialitatea și creșterea. Prin adoptarea automatizării, companiile pot rămâne competitive, pot îmbunătăți eficiența operațională și pot satisface cerințele în evoluție ale bazei lor de clienți.

Apel la acțiune !